Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

Så skapar du bra möten

De är för många, för långa och för dåliga. I Sverige lägger vi två miljarder timmar om året på möten. Ibland kanske helt i onödan. Men det går att få till både bättre och färre möten.
Linnea Andersson Publicerad
illustration av klocka och mobila
Vi lägger mycket av vår arbetstid på möten. Många som vi varken vill eller borde vara med på. Illustration: Anna Skoog

Visst har du haft en sådan där riktigt bra morgon? Du känner dig peppad på väg till jobbet och tänker att ”i dag kommer jag ha flow.” På förmiddagen ska du sätta tänderna i den där nya rapporten, skissa på förslag inför onsdagens workshop och på eftermiddagen har du ett kort avstämningsmöte klockan 15. Tror du.

Men så öppnar du Outlook och ser att kalendern är proppfull av möten – ett du hade glömt av och två du inte ens visste att du förväntades delta i. Du tänker att du ändå borde hinna jobba undan lite på eftermiddagen, men efter 15-mötet (det fjärde för dagen) är du dränerad på energi och orkar bara svara på några mejl mellan det planlösa scrollandet vid skärmen.

När Jörgen Dyssvold jobbade som marknadschef för en hotellkedja såg han ofta människor komma ut från konferenser med nedsänkta axlar – mötena sög musten ur dem. Där och då såddes ett frö som ledde till att Jörgen Dyssvold sa upp sig och startade företaget Herr Omar. Ett företag med minst sagt höga ambitioner – att rädda världen från dåliga möten.
 

Jobbmöten största tidsboven

Frågar du honom lider arbetslivet inte bara av dåliga möten, de är dessutom för många. Mötesforskaren Steven Rogelberg och hans team vid University of North Carolina har uppskattat att tjänstepersoner och chefer lägger runt 20 timmar i veckan på möten och enligt en amerikansk undersökning upplever 93 procent att jobbmöten är den största tidsboven.

– Vi lägger halva arbetstiden på något som vi inte tycker är effektivt, säger Jörgen Dyssvold, vars företag räknat på hur mycket arbetsgivare skulle tjäna på att minska mötestiden.

Bara att korta ett möte från 60 till 45 minuter – vilket enligt honom är fullt rimligt med ändrade arbetssätt – skulle frisätta 200 timmar per medarbetare och år, drygt en arbetsmånad. Det är då enbart räknat på svinntid.

Enligt Jörgen Dyssvold blir vinsten ännu större om man även ser till den energi som går förlorad på ”slösmöten” och som till exempel i stället skulle kunna läggas på friskvård.

För många dåliga möten riskerar dessutom att leda till onödiga kostnader för arbetsgivare i form av ohälsa och förlorad kompetens. Jörgen Dyssvold menar att en kalender full av möten kan leda till frustration hos medarbetare som blir stressade av att känna sig tvungna att gå på mötena, vilket till slut faktiskt kan leda till sjukskrivning. Och värdefulla talanger, som vet sitt värde på arbetsmarknaden, söker sig vidare till nya jobb om de i tid och otid blir kallade till onödiga möten.

– Tidigare hörde arbetsgivare främst av sig till oss för att få ner kostnaden för möten, men nu pratar de om möten som en stor bov bakom förlorad kompetens.

 

Arbetsmiljöverket granskar digitala arbetssätt 

Pandemin och distansarbete har dessutom lett till ännu fler möten. Att boka in en tid med en kollega är numera bara en knapptryckning bort, Varje medarbetares kalender står till allas förfogande och eftersom många möten i dag är digitala kan de ligga rygg i rygg i kalendern. Det gör att många tvingas sitta i möten fem-sex timmar om dagen och kanske inte ens hinner ta pauser mellan dem.

Arbetsmiljöverket ska därför i en EU-gemensam insats granska vilka risker som finns med digitala arbetssätt och inspektera omkring 2 000 arbetsplatser som jobbar digitalt. Myndigheten hänvisar bland annat till att digitala system kan öka risken för överbelastning och utmattning av hjärnan.

Utöver att korta mötestiden – och spara tid och pengar – tror Jörgen Dyssvold att arbetsgivare kan förbättra anställdas arbetsmiljö genom att se över såväl rutiner kring möten som innehållet. Dels genom att ta fram regler för vem och vilka som bjuds in och förväntas delta, dels genom att utbilda både de som håller i möten och de som deltar. 

Tips till mötesdeltagare

  • Kom förberedd. Se till att redan ha förberett några tankar eller frågor utifrån mötesagendan, som förhoppningsvis finns med i inbjudan.
  • Bli en bättre lyssnare. Träna på att förstå och försök låta bli att hitta anledningar att slå ner på vad den som talar säger.
  • Delta och var aktiv. Nicka och bekräfta den som håller i mötet.
  • Ställ följdfrågor. Men i stället för att räcka upp handen och hinna glömma bort vad du ville när det väl är din tur är det bättre att ta ögonkontakt med möteshållaren och göra en anteckning så att du kan parkera frågan. Den blir ofta mer genomtänkt då.
  • Ta med penna och papper. Studier visar att man minns bättre om man antecknar för hand. Det gör dig också mer engagerad än om du sitter bakåtlutad och ser mötet som en föreläsning där du i efterhand kan be om att få en power point-presentation mejlad till dig.
  • Avbryt när det blir rundgång. Om chefen eller den som leder mötet inte bryter in om två personer pratar väldigt mycket eller om samtalet går i cirklar, kan du själv göra det och föreslå till exempel att ni antingen gör a eller b.

Källa: Jörgen Dyssvold/Herr Omar

Tips till möteshållare

  • Bjud in med måtta. Lägg in för vilka det är obligatoriskt att delta och för vilka det är frivilligt.
  • Förbered dig. Om du lägger en timme på förberedelser och får ner mötet med 15 minuter så kortar du mötestiden för samtliga övriga deltagare. Gör en enkel, kort agenda.
  • Involvera gruppen. Bra möten ska fungera som en symfoniorkester – tänk att alla deltagare spelar ett instrument och att du är dirigenten.
  • Jobba systematiskt. Utvärdera och kartlägg vilka olika typer av möten ni har i din organisation. Vilket är syftet? Vad leder de till? Vila bör delta? Kostnad?
  • Bli skicklig. Många möten med låg energi beror på möteshållaren. Gå en kurs eller skaffa inspiration och kunskap på annat sätt.

Källa: Jörgen Dyssvold/Herr Omar 

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Arbetsmiljö

Våga fråga om självmordstankar

Vi måste våga prata om självmord och psykisk ohälsa för att minska stigmat. Våga fråga varandra om hur vi mår. Alternativet är tystnad – och den kan vara livsfarlig. Det menar psykologen Anna Lagerblad.
Petra Rendik Publicerad 10 september 2025, kl 15:00
Psykologen Anna Lagerblad
Många som har självmordstankar eller har försökt ta sitt liv är i arbetsför ålder och går till jobbet trots sitt mående. Därför kan arbetsplatsen vara en viktig arena för att fånga upp medarbetare som inte mår bra, anser psykologen Anna Lagerblad. Foto: Privat /Stina Stjernkvist/TT

Varje år avslutar cirka 1 500 personer sina liv. Ungefär lika många försöker begå självmord men överlever. Många fler tänker tanken. Psykisk sjukdom, depression, ångest och kritiska livshändelser som skilsmässa, uppsägning, ekonomiska svårigheter eller sjukdom ökar risken för suicid.

För den som aldrig drabbats av psykisk ohälsa kan det vara svårt att förstå hur någon självmant vill dö. Önskan att överleva är stark hos oss människor, det krävs mycket för att gå emot den kraften, förklarar Anna Lagerblad, psykolog på Capio Ångest och Depression i Stockholm.

– Men när någon mår så pass dåligt kan självmord uppfattas som en lösning på problemen. Det är den deprimerade hjärnans logik, men det är också en permanent lösning på temporära problem, säger Anna Lagerblad.

Inom psykiatrin pratar man ibland om den suicidala krisens tre O:n. Den psykiska smärtan är så pass outhärdlig att man helt enkelt inte står ut längre.

– Det andra är att problemen känns ofrånkomliga, du ser ingen lösning. Det tredje är att lidandet känns oändligt, du tappar hoppet och ser ingen ljusning i tunneln, säger Anna Lagerblad.

Självmordstankar i arbetsför ålder

Många som har självmordstankar eller har försökt ta sitt liv är i arbetsför ålder. Långt ifrån alla är sjukskrivna, utan man går till jobbet trots sitt mående. Därför kan arbetsplatsen vara en viktig arena för att fånga upp medarbetare som inte mår bra.

– Kollegor följer varandra över tid och kan upptäcka förändringar i beteendet. Vid en depression är det också vanligt att isolera sig. Kanske är arbetskamraterna de enda man faktiskt träffar, säger Anna Lagerblad.

Självmordstankar syns inte på utsidan men det finns tecken att vara uppmärksam på. Kollegan kanske börjar dra sig undan fikaraster, har svårare att klara av sitt arbete, har humörsvängningar och mycket korttidsfrånvaro.

Vad kan man som kollega göra då?

– Fråga: ”Hur mår du? Jag saknade dig på fikat i dag.” Var modig och fortsätt fråga om magkänslan säger att det är något som inte stämmer. Ta dig också tid att lyssna utan att döma eller komma med lösningar, säger Anna Lagerblad.

Rädsla att prata om självmord

Det finns en rädsla att det skulle kunna vara farligt att prata om självmord för att det skulle trigga personen att ta sitt liv. Men det är i själva verket tvärtom, studier visar att det i stället kan förebygga självmord.

– Är man deprimerad smalnar perspektivet av. Att då få sätta ord på sitt mående och formulera sig inför någon utomstående kan ge större perspektiv och distans.

Ska jag fråga om kollegan funderar på att ta sitt liv?

– Det kan vara lite svårt att göra om man inte står varandra nära. Huvudansvaret för det ligger på vården. Har man tankar på att ta sitt liv är det ett tecken på allvarlig psykisk ohälsa som kräver professionell behandling, säger Anna Lagerblad.

Som kollega och ännu mer som chef kan du däremot hjälpa personen att söka vård eftersom det kan vara jobbigt att ta det första steget. Och som chef har du ett ansvar både för att förebygga psykisk ohälsa och för att stötta medarbetare som likt Malin i artikeln här intill återvänder till jobbet efter självmordsförsök och längre sjukskrivning.

Tystnad på jobbet kan vara livsfarlig

Som chef kan du också tänka på vilket klimat som ska råda på arbetsplatsen, tycker Anna Lagerblad. En trygg miljö signalerar att vi är här för att göra vårt jobb, men vi är också människor och livet kan slå hårt mot oss alla. Det är inget skamligt som måste döljas eller tystas ner.

– Chefer behöver bli bättre på att våga ta obehagliga samtal. Det duger inte att som chef vara rädd för att prata om psykisk ohälsa för då uppstår en tystnad som i värsta fall kan vara livsfarlig.