Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Så skapar du bra möten
De är för många, för långa och för dåliga. I Sverige lägger vi två miljarder timmar om året på möten. Ibland kanske helt i onödan. Men det går att få till både bättre och färre möten.
Visst har du haft en sådan där riktigt bra morgon? Du känner dig peppad på väg till jobbet och tänker att ”i dag kommer jag ha flow.” På förmiddagen ska du sätta tänderna i den där nya rapporten, skissa på förslag inför onsdagens workshop och på eftermiddagen har du ett kort avstämningsmöte klockan 15. Tror du.
Men så öppnar du Outlook och ser att kalendern är proppfull av möten – ett du hade glömt av och två du inte ens visste att du förväntades delta i. Du tänker att du ändå borde hinna jobba undan lite på eftermiddagen, men efter 15-mötet (det fjärde för dagen) är du dränerad på energi och orkar bara svara på några mejl mellan det planlösa scrollandet vid skärmen.
När Jörgen Dyssvold jobbade som marknadschef för en hotellkedja såg han ofta människor komma ut från konferenser med nedsänkta axlar – mötena sög musten ur dem. Där och då såddes ett frö som ledde till att Jörgen Dyssvold sa upp sig och startade företaget Herr Omar. Ett företag med minst sagt höga ambitioner – att rädda världen från dåliga möten.
Jobbmöten största tidsboven
Frågar du honom lider arbetslivet inte bara av dåliga möten, de är dessutom för många. Mötesforskaren Steven Rogelberg och hans team vid University of North Carolina har uppskattat att tjänstepersoner och chefer lägger runt 20 timmar i veckan på möten och enligt en amerikansk undersökning upplever 93 procent att jobbmöten är den största tidsboven.
– Vi lägger halva arbetstiden på något som vi inte tycker är effektivt, säger Jörgen Dyssvold, vars företag räknat på hur mycket arbetsgivare skulle tjäna på att minska mötestiden.
Bara att korta ett möte från 60 till 45 minuter – vilket enligt honom är fullt rimligt med ändrade arbetssätt – skulle frisätta 200 timmar per medarbetare och år, drygt en arbetsmånad. Det är då enbart räknat på svinntid.
Enligt Jörgen Dyssvold blir vinsten ännu större om man även ser till den energi som går förlorad på ”slösmöten” och som till exempel i stället skulle kunna läggas på friskvård.
För många dåliga möten riskerar dessutom att leda till onödiga kostnader för arbetsgivare i form av ohälsa och förlorad kompetens. Jörgen Dyssvold menar att en kalender full av möten kan leda till frustration hos medarbetare som blir stressade av att känna sig tvungna att gå på mötena, vilket till slut faktiskt kan leda till sjukskrivning. Och värdefulla talanger, som vet sitt värde på arbetsmarknaden, söker sig vidare till nya jobb om de i tid och otid blir kallade till onödiga möten.
– Tidigare hörde arbetsgivare främst av sig till oss för att få ner kostnaden för möten, men nu pratar de om möten som en stor bov bakom förlorad kompetens.
Arbetsmiljöverket granskar digitala arbetssätt
Pandemin och distansarbete har dessutom lett till ännu fler möten. Att boka in en tid med en kollega är numera bara en knapptryckning bort, Varje medarbetares kalender står till allas förfogande och eftersom många möten i dag är digitala kan de ligga rygg i rygg i kalendern. Det gör att många tvingas sitta i möten fem-sex timmar om dagen och kanske inte ens hinner ta pauser mellan dem.
Arbetsmiljöverket ska därför i en EU-gemensam insats granska vilka risker som finns med digitala arbetssätt och inspektera omkring 2 000 arbetsplatser som jobbar digitalt. Myndigheten hänvisar bland annat till att digitala system kan öka risken för överbelastning och utmattning av hjärnan.
Utöver att korta mötestiden – och spara tid och pengar – tror Jörgen Dyssvold att arbetsgivare kan förbättra anställdas arbetsmiljö genom att se över såväl rutiner kring möten som innehållet. Dels genom att ta fram regler för vem och vilka som bjuds in och förväntas delta, dels genom att utbilda både de som håller i möten och de som deltar.
Tips till mötesdeltagare
- Kom förberedd. Se till att redan ha förberett några tankar eller frågor utifrån mötesagendan, som förhoppningsvis finns med i inbjudan.
- Bli en bättre lyssnare. Träna på att förstå och försök låta bli att hitta anledningar att slå ner på vad den som talar säger.
- Delta och var aktiv. Nicka och bekräfta den som håller i mötet.
- Ställ följdfrågor. Men i stället för att räcka upp handen och hinna glömma bort vad du ville när det väl är din tur är det bättre att ta ögonkontakt med möteshållaren och göra en anteckning så att du kan parkera frågan. Den blir ofta mer genomtänkt då.
- Ta med penna och papper. Studier visar att man minns bättre om man antecknar för hand. Det gör dig också mer engagerad än om du sitter bakåtlutad och ser mötet som en föreläsning där du i efterhand kan be om att få en power point-presentation mejlad till dig.
- Avbryt när det blir rundgång. Om chefen eller den som leder mötet inte bryter in om två personer pratar väldigt mycket eller om samtalet går i cirklar, kan du själv göra det och föreslå till exempel att ni antingen gör a eller b.
Källa: Jörgen Dyssvold/Herr Omar
Tips till möteshållare
- Bjud in med måtta. Lägg in för vilka det är obligatoriskt att delta och för vilka det är frivilligt.
- Förbered dig. Om du lägger en timme på förberedelser och får ner mötet med 15 minuter så kortar du mötestiden för samtliga övriga deltagare. Gör en enkel, kort agenda.
- Involvera gruppen. Bra möten ska fungera som en symfoniorkester – tänk att alla deltagare spelar ett instrument och att du är dirigenten.
- Jobba systematiskt. Utvärdera och kartlägg vilka olika typer av möten ni har i din organisation. Vilket är syftet? Vad leder de till? Vila bör delta? Kostnad?
- Bli skicklig. Många möten med låg energi beror på möteshållaren. Gå en kurs eller skaffa inspiration och kunskap på annat sätt.
Källa: Jörgen Dyssvold/Herr Omar
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Ericsson kräver mer kontorsnärvaro på mindre jobbyta
Efter sommaren bestämde sig ledningen på Ericsson för nya riktlinjer – de anställda ska vara på kontoret mer. Det uppskattas inte av all personal. Framför allt inte då företaget har minskat sina kontorsytor.
I augusti gick ett internt mejl ut till de anställda på Ericsson där ledningen informerade om nya riktlinjer. I stället för en kontorsnärvaro på 50 procent skulle de anställda vara på kontoret 60 procent, eller tre dagar i veckan.
Det togs inte emot med glädjesång, speciellt då företaget just krympt sina kontorslokaler med två byggnader i Kista. Enligt Per Östberg, Unionens klubbordförande på Ericsson, har kravet på ökad kontorsnärvaro orsakat en del bekymmer.
– Det finns tillräckligt med platser för att alla ska kunna ha en arbetsplats. Däremot finns det inte tillräckligt med enskilda rum där man kan ta möten eller telefonsamtal, säger han.
– Det orsakar en del stress bland dem som har globala kontakter och behöver leta rum så fort de kommer till jobbet.
Svårt att hitta enskilt rum
En av dem som brukar ha bekymmer att hitta ett rum är utvecklaren Anna Sjöberg. De dagar hon åker in till kontoret i Kista bokar hon sin kontorsplats via en app. Telefonrum eller mötesrum går dock inte att boka.
– I appen ser det ut som att det ska vara fullt med folk på kontoret, men när man kommer dit så sitter alla i mötesrummen och det ekar tomt i det öppna landskapet.
– Jag måste alltid komma till jobbet i god tid för att hitta ett rum när jag har möten, det kan vara stressigt, säger hon.
Anna Sjöberg jobbar bland annat med internationella kontakter och sajter i andra delar av landet. Var hon sitter rent fysiskt spelar egentligen ingen roll.
– När jag väl är på arbetsplatsen så är mina kollegor ofta på andra möten, så jag ser egentligen ingen vits med att åka in oftare. Dessutom får jag mer gjort när jag är hemma. Däremot kan jag förstå om man vill skapa en ”Ericssonanda” för nyanställda på plats.
Ericsson: Hybridarbetet bestäms i dialog
Enligt Ericssons pressavdelning, som svarar via mejl, så menar arbetsgivaren att även om det finns en ”kontoret först”-policy är det fortfarande upp till varje chef, team och anställd att bedöma hur och var de arbetar bäst.
– Ericssons hybrida riktlinje har alltid gett möjligheten att i dialog komma fram till hur och var man arbetar bäst och att alla förstår vikten av och fördelarna med att träffas, utifrån ett individuellt och teamperspektiv.
Samtidigt som fler ska komma in till kontoret har ni krympt er kontorsyta det senaste året. Hur går det ihop?
– Ericssons kontorsstrategi bygger på att skapa rätt lokaler som ger rätt förutsättningar för verksamheten att utföra arbetet. Ericsson har många kvadratmeter kontorsyta och arbetar ständigt med att utveckla våra kontor. Vi bedömer att vi har gott om kontorsyta för de som vill jobba på kontoret.
Kommer ni att kontrollera att anställda är 60 procent av sin arbetstid på kontoret?
– Policyn ska ses som en rekommendation snarare än ett strikt krav där vi vill att våra anställda förstår betydelsen av möten mellan människor. Ericsson litar på sina anställda.
Hybridarbete effekt av coronapandemin
Synen på hybridarbete har ändrats efter coronapandemin. Att kunna jobba flexibelt har blivit en förmån som arbetsgivare kan erbjuda. För att få anställda att vilja komma tillbaka till kontoret måste arbetsgivaren kunna erbjuda något mer än en sittplats och ett skrivbord, tror Unionens klubbordförande Per Östberg.
– Ericsson försökte spara pengar genom att ta bort kaffeautomater på några våningar. Så får man till exempel inte folk att komma tillbaka till kontoret. Men de fick backa där, det blev protester, säger han.
För utvecklaren Anna Sjöberg är gemenskapen med kollegor det som skulle få henne att komma till kontoret mer.
– Om arbetsgivaren anordnade aktiviteter som skapade gemenskap mellan kollegor så skulle det kännas meningsfullt att åka till kontoret.
Ericsson requires more office presence on less workspace
After the summer, Ericsson's management decided on new guidelines: employees are to be in the office more. This is not appreciated by all staff, especially since the company has reduced its office spaces.
In August, an internal email was sent to Ericsson employees informing them of new guidelines. Instead of a 50 percent office presence, employees were now required to be in the office 60 percent of the time, or three days a week.
This was not met with enthusiasm, especially since the company had just reduced its office space by two buildings in Kista. According to Per Östberg, the Union's club chairman at Ericsson, the increased office presence requirement has caused some concerns.
– There are enough places for everyone to have a workspace. However, there are not enough private rooms where one can take meetings or phone calls, he says.
– It causes some stress among those who have global contacts and need to find a room as soon as they arrive at work.
Difficult to find a private room
One of those who often has trouble finding a room is developer Anna Sjöberg. On the days she goes to the office in Kista, she books her workspace via an app. However, phone rooms or meeting rooms cannot be booked.
– In the app, it looks like the office is full of people, but when you get there, everyone is in the meeting rooms, and the open landscape is empty. I always have to arrive at work early to find a room when I have meetings, it can be stressful, she says.
Anna Sjöberg works with international contacts and sites in other parts of the country. Where she physically sits doesn't really matter.
– When I am at the workplace, my colleagues are often in other meetings, so I don't really see the point of going in more often. Besides, I get more done when I'm at home. However, I can understand if they want to create an "Ericsson spirit" for new employees on site.
Ericsson: Hybrid work is determined through dialogue
According to Ericsson's press department, which responds via email, the employer believes that even though there is an "office first" policy, it is still up to each manager, team, and employee to determine how and where they work best.
– Ericsson's hybrid guideline has always provided the opportunity to come to an agreement through dialogue on how and where one works best and that everyone understands the importance and benefits of meeting, from both an individual and team perspective.
At the same time, more people are expected to come to the office, you have reduced your office space in the past year. How does that add up?
– Ericsson's office strategy is based on creating the right premises that provide the right conditions for the business to perform its work. Ericsson has many square meters of office space and is constantly working to develop our offices. We believe we have plenty of office space for those who want to work in the office.
Will you monitor that employees spend 60 percent of their working time in the office?
– The policy should be seen as a recommendation rather than a strict requirement where we want our employees to understand the importance of meetings between people. Ericsson trusts its employees.
Hybrid work as an effect of the coronavirus pandemic
The view on hybrid work has changed after the coronavirus pandemic. Being able to work flexibly has become a benefit that employers can offer. To get employees to want to return to the office, the employer must be able to offer something more than a seat and a desk, believes Union's club chairman Per Östberg.
– Ericsson tried to save money by removing coffee machines on some floors. That's not how you get people to come back to the office, for example. But they had to backtrack on that, there were protests, he says.
For developer Anna Sjöberg, the community with colleagues is what would make her come to the office more.
– If the employer organized activities that created a sense of community among colleagues, it would feel meaningful to go to the office.
This text has been translated with the help of AI.
