Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

Så skapar du bra möten

De är för många, för långa och för dåliga. I Sverige lägger vi två miljarder timmar om året på möten. Ibland kanske helt i onödan. Men det går att få till både bättre och färre möten.
Linnea Andersson Publicerad
illustration av klocka och mobila
Vi lägger mycket av vår arbetstid på möten. Många som vi varken vill eller borde vara med på. Illustration: Anna Skoog

Visst har du haft en sådan där riktigt bra morgon? Du känner dig peppad på väg till jobbet och tänker att ”i dag kommer jag ha flow.” På förmiddagen ska du sätta tänderna i den där nya rapporten, skissa på förslag inför onsdagens workshop och på eftermiddagen har du ett kort avstämningsmöte klockan 15. Tror du.

Men så öppnar du Outlook och ser att kalendern är proppfull av möten – ett du hade glömt av och två du inte ens visste att du förväntades delta i. Du tänker att du ändå borde hinna jobba undan lite på eftermiddagen, men efter 15-mötet (det fjärde för dagen) är du dränerad på energi och orkar bara svara på några mejl mellan det planlösa scrollandet vid skärmen.

När Jörgen Dyssvold jobbade som marknadschef för en hotellkedja såg han ofta människor komma ut från konferenser med nedsänkta axlar – mötena sög musten ur dem. Där och då såddes ett frö som ledde till att Jörgen Dyssvold sa upp sig och startade företaget Herr Omar. Ett företag med minst sagt höga ambitioner – att rädda världen från dåliga möten.
 

Jobbmöten största tidsboven

Frågar du honom lider arbetslivet inte bara av dåliga möten, de är dessutom för många. Mötesforskaren Steven Rogelberg och hans team vid University of North Carolina har uppskattat att tjänstepersoner och chefer lägger runt 20 timmar i veckan på möten och enligt en amerikansk undersökning upplever 93 procent att jobbmöten är den största tidsboven.

– Vi lägger halva arbetstiden på något som vi inte tycker är effektivt, säger Jörgen Dyssvold, vars företag räknat på hur mycket arbetsgivare skulle tjäna på att minska mötestiden.

Bara att korta ett möte från 60 till 45 minuter – vilket enligt honom är fullt rimligt med ändrade arbetssätt – skulle frisätta 200 timmar per medarbetare och år, drygt en arbetsmånad. Det är då enbart räknat på svinntid.

Enligt Jörgen Dyssvold blir vinsten ännu större om man även ser till den energi som går förlorad på ”slösmöten” och som till exempel i stället skulle kunna läggas på friskvård.

För många dåliga möten riskerar dessutom att leda till onödiga kostnader för arbetsgivare i form av ohälsa och förlorad kompetens. Jörgen Dyssvold menar att en kalender full av möten kan leda till frustration hos medarbetare som blir stressade av att känna sig tvungna att gå på mötena, vilket till slut faktiskt kan leda till sjukskrivning. Och värdefulla talanger, som vet sitt värde på arbetsmarknaden, söker sig vidare till nya jobb om de i tid och otid blir kallade till onödiga möten.

– Tidigare hörde arbetsgivare främst av sig till oss för att få ner kostnaden för möten, men nu pratar de om möten som en stor bov bakom förlorad kompetens.

 

Arbetsmiljöverket granskar digitala arbetssätt 

Pandemin och distansarbete har dessutom lett till ännu fler möten. Att boka in en tid med en kollega är numera bara en knapptryckning bort, Varje medarbetares kalender står till allas förfogande och eftersom många möten i dag är digitala kan de ligga rygg i rygg i kalendern. Det gör att många tvingas sitta i möten fem-sex timmar om dagen och kanske inte ens hinner ta pauser mellan dem.

Arbetsmiljöverket ska därför i en EU-gemensam insats granska vilka risker som finns med digitala arbetssätt och inspektera omkring 2 000 arbetsplatser som jobbar digitalt. Myndigheten hänvisar bland annat till att digitala system kan öka risken för överbelastning och utmattning av hjärnan.

Utöver att korta mötestiden – och spara tid och pengar – tror Jörgen Dyssvold att arbetsgivare kan förbättra anställdas arbetsmiljö genom att se över såväl rutiner kring möten som innehållet. Dels genom att ta fram regler för vem och vilka som bjuds in och förväntas delta, dels genom att utbilda både de som håller i möten och de som deltar. 

Tips till mötesdeltagare

  • Kom förberedd. Se till att redan ha förberett några tankar eller frågor utifrån mötesagendan, som förhoppningsvis finns med i inbjudan.
  • Bli en bättre lyssnare. Träna på att förstå och försök låta bli att hitta anledningar att slå ner på vad den som talar säger.
  • Delta och var aktiv. Nicka och bekräfta den som håller i mötet.
  • Ställ följdfrågor. Men i stället för att räcka upp handen och hinna glömma bort vad du ville när det väl är din tur är det bättre att ta ögonkontakt med möteshållaren och göra en anteckning så att du kan parkera frågan. Den blir ofta mer genomtänkt då.
  • Ta med penna och papper. Studier visar att man minns bättre om man antecknar för hand. Det gör dig också mer engagerad än om du sitter bakåtlutad och ser mötet som en föreläsning där du i efterhand kan be om att få en power point-presentation mejlad till dig.
  • Avbryt när det blir rundgång. Om chefen eller den som leder mötet inte bryter in om två personer pratar väldigt mycket eller om samtalet går i cirklar, kan du själv göra det och föreslå till exempel att ni antingen gör a eller b.

Källa: Jörgen Dyssvold/Herr Omar

Tips till möteshållare

  • Bjud in med måtta. Lägg in för vilka det är obligatoriskt att delta och för vilka det är frivilligt.
  • Förbered dig. Om du lägger en timme på förberedelser och får ner mötet med 15 minuter så kortar du mötestiden för samtliga övriga deltagare. Gör en enkel, kort agenda.
  • Involvera gruppen. Bra möten ska fungera som en symfoniorkester – tänk att alla deltagare spelar ett instrument och att du är dirigenten.
  • Jobba systematiskt. Utvärdera och kartlägg vilka olika typer av möten ni har i din organisation. Vilket är syftet? Vad leder de till? Vila bör delta? Kostnad?
  • Bli skicklig. Många möten med låg energi beror på möteshållaren. Gå en kurs eller skaffa inspiration och kunskap på annat sätt.

Källa: Jörgen Dyssvold/Herr Omar 

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Splittbild: porträttfoto av Matilda Berglund Calais på Attention i blå- och vitrandig skjorta (ansiktet maskerat), bredvid genrebild av ett barn bakifrån som sitter på en stoppad stol.
Föräldrar till hemmasittare kan tvingas ta semester, obetald ledighet eller gå ner i tid för att täcka upp när barnet är hemma. Matilda Berglund Calais på Attention beskriver ett ansvarsglapp där arbetsgivaren i praktiken avgör om vardagen går ihop. Samtidigt varnar Unionen för att olovlig frånvaro kan få arbetsrättsliga följder. Foto: Attention/Colourbox.

När ett barn inte klarar att vara närvarande i skolan minskas påfrestningarna till en nivå som barnet orkar med – så kallad anpassad skolgång. Lektion efter lektion plockas bort. Ibland återstår bara ett par, tre lektioner i veckan.

Innan det sker har barn och föräldrar som regel kämpat länge med att förmå barnet att gå normal lektionstid. Kamp och lirkande för att komma upp ur sängen, för att få på kläder, skjutsa, följa, övertala att stanna kvar.

Föräldrar som behöver vara fysiskt närvarande på arbetsplatsen – men samtidigt måste vara hemma med sina barn – börjar med att använda semesterdagarna, sedan tar de obetalad tjänstledighet. Om de får. Och går ned i arbetstid – om de får.

Semesterdagar och obetald ledighet blir första lösningen

Det hänger på arbetsgivarens goda vilja.

Men när ett barn väl fått anpassningar är det skolans beslut att barnet ska vara där endast ett fåtal lektioner i stället för hela skoldagar.

– Föräldrarna lämnas i ett vakuum. Skolan har beslutat att barnet inte behöver vara där. Men det finns ingenting som möjliggör för föräldern att vara hemma med barnet, säger Matilda Berglund Calais på Riksförbundet Attention, som arbetar för personer med NPF och deras anhöriga.

Att ha ett barn som är hemmasittare innebär inte att man har rätt till den ledighet från arbetet som för det mesta behövs. Om barnet har en NPF-diagnos kan man hänvisa till diskrimineringslagen, men i praktiken är det arbetsgivaren som avgör om ledighet eller kortare arbetstid är förenligt med arbetsgivarens behov.

Olovlig frånvaro kan bli arbetsrättsligt ärende

Den som hamnar i ett dilemma och väljer att prioritera barnets behov genom att vara frånvarande utan vab eller godkänd ledighet riskerar att bli uppsagd på grund av olovlig frånvaro – flera av de föräldrar som Kollega har pratat med har oroat sig för det.

Olle Brynja, Unionen, porträttbild.
Olle Brynja. Foto: Peter Knutson.

Olle Brynja, utredare på Unionen, konstaterar att det skydd som finns för anhöriga i diskrimineringslagen är begränsat.

– Det är upp till arbetsgivaren att avgöra vilka anpassningar som är rimliga, exempelvis med hänsyn till ekonomin eller till vad arbetet kräver.

Arbetsgivare som inte är villiga att göra anpassningar kan ta till helt andra medel, menar han.

– Det finns ofta möjlighet för arbetsgivaren att hitta förevändningar för att göra sig av med någon som uppfattas som besvärlig.

Fackets råd: agera tidigt innan frånvaron infekterar relationerna

Hans främsta råd är att vid problem kontakta facket, men också att vara proaktiv och bevaka att det förebyggande arbetet mot diskriminering fungerar bra Alla arbetsgivare ska jobba förebyggande mot diskriminering, och varje år utvärdera det arbetet.

– Det är tyvärr fortfarande många som inte uppfyller det kravet. Men de flesta arbetsgivare är ambitiösa och vill följa den lagstiftning som finns. Och när man utvärderar det förebyggande arbetet är det ju möjligt att man kommer fram till att personer som har barn med NPF riskerar bli missgynnande, säger Olle Brynja.

Kort sagt behöver medvetenheten öka. Även fackförbunden är relativt obekanta med den problematik som föräldrar till hemmasittare brottas med, eftersom det är ganska sällsynt att de kontaktar facket.

– Min spontana tanke är att det finns en stor okunskap om de rättigheter man har. Men det här är absolut en fråga som behöver tas om hand bättre i arbetslivet.

Matilda Berglund Calais på Attention betonar vikten av att komma in tidigt i processerna, innan hög och oförutsägbar frånvaro har hunnit infektera relationerna.

– Ofta kommer fackförbunden in först i förhandlingar om uppsägning. 

Orosanmälningar ökar pressen när frånvaron blir hög

I de här situationerna finns ofta samtidigt en press som gäller orosanmälningar. Många skolor har som rutin att orosanmäla vid hög frånvaro, eftersom det är ett tecken på att ett barn inte mår bra. Socialtjänsten utreder och kan besluta om insatser i hemmet. Även familjehemsplacering kan bli aktuell när föräldrar inte klarar att stötta barnet till en normal skolgång.

Många av de föräldrar som Kollega har talat med stressas av orosanmälningarna och att få föräldraförmågan ifrågasatt när det egentligen är förutsättningarna som brister.

Anpassad skolgång används allt oftare. Dessutom har flera kommuner börjat med distansundervisning för hemmasittare.

– När skolor beslutar om en åtgärd som innebär att barnet är hemma måste det möjliggöras även för föräldrarna. Eller så måste man på annat sätt säkerställa att barnet har en trygg plats att vara på när det inte är i skolan.

När systemen brister blir föräldern sista skyddsnätet

Matilda Berglund Calais konstaterar att föräldrarna saknar alternativ när alla samhällssystem runt barnet misslyckas – de gör vad som behövs för barnet, oavsett konsekvenserna för dem själva. 

– Ska man vara lite cynisk kan man säga att så länge föräldrarna löser det  behöver det inte bli någon annans problem.

Text: MARIKA SIVERTSSON

Ledighet och VAB när barnet är hemmasittare

UTAN OMVÅRDNADSBIDRAG

Man har rätt att gå ned i arbetstid fram tills barnet fyller tolv år, eller efter avslutat femte skolår om föräldern tar ut föräldrapenning.

Delledighet i form av förkortning av normal arbetstid med upp till en fjärdedel kan man vara tills barnet fyllt åtta år.

 

MED OMVÅRDNADSBIDRAG

Förkortning av normal arbetstid med upp till en fjärdedel.

En förälder har rätt till omvårdnadsbidrag om barnet på grund av funktionsnedsättning kan antas vara i behov av omvårdnad och tillsyn under minst sex månader, i viss omfattning till och med den dag barnet fyller 19 år.

 

VAB

Från om och med i år kan föräldrar vabba för möten med skola, förskola eller socialtjänsten som rör barnets 

behov av stöd, eller tillfällen då föräldern behöver lära personal hur barnets vård ska hanteras.

Förutsättningen är att barnet har en sjukdom, psykisk ohälsa eller funktionsnedsättning.

Fram till att barnet är tolv år kan man få vab under som mest 120 dagar per år. Efter 7 dagar krävs intyg från läkare eller sjuksköterska.

Vid fara för barnets liv kan man med läkarintyg vabba obegränsat tills barnet fyller 18 år.

 

Källa: Cecilia Arklid, förbundsjurist på Unionen.

Hemmasittare i siffror – därför är statistiken osäker

* Underrapportering. Det statistiska underlaget för hemmasittande barn är osäkert. 

   Skolorna rapporterar själva in frånvaro och redan där finns en underrapportering, enligt forskaren Sara Linderdahl vid Uppsala universitet.

* 19 000 hemmasittare är den siffra som oftast används.    Den kommer från föräldranätverket Rätten till utbildning som 2025 samlade in uppgifter om runt 400 000 elever.  Av dem hade 19 000 en frånvaro på 50 procent eller mer.

* 25 procent av landets 100 000 skolbarn med NPF kan antas vara helt eller delvis frånvarande från skolan.

 Uppskattningen bygger på en undersökning gjord av Riksförbundet Attention år 2025 (med svar från 2 700 föräldrar).

* 75 procent av de hemmasittande skolbarnen kan ha NPF, enligt en återkommande uppgift. Den kommer från ett tio år gammalt projekt som Kind (Center of Neurodevelopmental Disorders) vid Karolinska institutet hade i Salems kommun för att få elever tillbaka till skolan.

En person sedd bakifrån sitter på en säng och tittar ut genom ett fönster i ett sovrum. Bilden används som illustration till artikel om hemmasittare och press i arbetslivet.
Gliringar och ifrågasättanden följer Katja på jobbet när barnet är hemmasittare. Samtidigt växer arbetsbördan eftersom ingen tar över uppgifterna när hon måste vara borta. Foto: Getty.

Paniken stiger i bilen utanför skolan. Sonen spjärnar emot med alla fyra i öppningen till baksätet, Katja pressar på från insidan. Han måste ut. Skolplikt. Och jobbet kallar. Hon är redan sen. 

Flera år har gått, men Katja blir inte kvitt minnet. Det kommer med känslor av svek och sorg, som en bild som kan poppa upp när som helst.

– Jag har pratat med honom om det, förklarat hur ledsen jag är för det. Och att jag inte förstod bättre då.

Sonen är hemmasittare.

Katja själv är mellanchef på ett mindre företag. Hon kan arbeta mycket hemifrån och ta ledigt för att gå på möten med skola och BUP. Men hemmasituationen påverkar arbetsmiljön oerhört negativt ändå:

– Det kommer gliringar, och min roll ifrågasätts: ”Hur mycket ska du vara borta den här veckan?” ”Jag skulle vilja ta den här avstämningen på tisdag men vet ju inte om du är här …”.

Obetalda ledigheter blir en tacksamhetsskuld i lönesamtalen

I lönesamtalen påminns om generositeten med obetalda ledigheter hon egentligen inte har rätt till, detsamma gäller vid semesterperioder. Inte ska väl hon som tar sig så mycket friheter vara den som får sin önskade semester också?

– Tacksamhetsskulden finns hela tiden i undermeningarna. De anser att de verkligen har gått utanför ramarna för min skull, och det har de också. Jag får mer anpassningar än jag har rätt till.

Det går inte att kombinera med ett heltidsjobb

Rättigheter att vara ledig eller gå ned i arbetstid är kopplade till vab samt omvårdnadsbidrag (se faktaruta). Och i sig har man inte rätt att få någotdera bara för att man har ett barn som inte går till skolan.

När vab inte räcker uppstår gråzoner kring frånvaro

Kollega har intervjuat många fler föräldrar än de som är med i våra artiklar. Två av de övriga har utsatts för granskning på grund av misstanke om olovlig frånvaro från arbetet. 

Den som har mindre generösa arbetsgivare än Katja kan sitta löst: 

– Olovlig frånvaro gör vi oss alla skyldiga till. Har skjutsen till skolan tagit tid på grund av tjafs och motiveringssamtal, så försöker jag ta igen det på kvällen. Men det arbete vi föräldrar gör är så omfattande att det inte går att kombinera med ett heltidsjobb.

Av självbevarelsedrift jobbar hon så fort hon bara kan: 

– Det finns ingen som tar mina uppgifter. Sjukskrivning och vab ökar min arbetsbelastning enormt, högarna växer. 

– Jag har funderat en del över chefens arbetsmiljöansvar i fråga om det, men om jag drar i det fackliga kortet skulle jag inte kunna vara kvar här.

Hon håller huvudet lågt och klamrar sig fast, trots gliringar och negativ särbehandling. För det stämmer som de säger: de går utanför ramarna för hennes skull. Och det är inte alls säkert att en annan arbetsgivare skulle göra det.

Under förra året trodde hon ändå att hon skulle förlora sin anställning. Chefen aviserade att företaget går dåligt och att man eventuellt inte kan bära hennes kostnader längre. Men som det ser ut var det ett skrämskott:

– Jag hade just lyckats få igenom en löneförhöjning, det kan ha varit för mycket. Eftersom jag har insyn i ekonomin vet jag att den inte är dålig. Och jag är kvar fortfarande.

Katja heter egentligen något annat. 

Text: MARIKA SIVERTSSON.