Kollegas nyhetsbrev
Är du Unionenmedlem? Prenumererar du inte redan på Kollegas utmärkta nyhetsbrev? Du registrerar dig via länken nedan, och får Kollegas bästa nyheter och tips direkt i din inkorg!
Så skapar du bra möten
De är för många, för långa och för dåliga. I Sverige lägger vi två miljarder timmar om året på möten. Ibland kanske helt i onödan. Men det går att få till både bättre och färre möten.
Visst har du haft en sådan där riktigt bra morgon? Du känner dig peppad på väg till jobbet och tänker att ”i dag kommer jag ha flow.” På förmiddagen ska du sätta tänderna i den där nya rapporten, skissa på förslag inför onsdagens workshop och på eftermiddagen har du ett kort avstämningsmöte klockan 15. Tror du.
Men så öppnar du Outlook och ser att kalendern är proppfull av möten – ett du hade glömt av och två du inte ens visste att du förväntades delta i. Du tänker att du ändå borde hinna jobba undan lite på eftermiddagen, men efter 15-mötet (det fjärde för dagen) är du dränerad på energi och orkar bara svara på några mejl mellan det planlösa scrollandet vid skärmen.
När Jörgen Dyssvold jobbade som marknadschef för en hotellkedja såg han ofta människor komma ut från konferenser med nedsänkta axlar – mötena sög musten ur dem. Där och då såddes ett frö som ledde till att Jörgen Dyssvold sa upp sig och startade företaget Herr Omar. Ett företag med minst sagt höga ambitioner – att rädda världen från dåliga möten.
Jobbmöten största tidsboven
Frågar du honom lider arbetslivet inte bara av dåliga möten, de är dessutom för många. Mötesforskaren Steven Rogelberg och hans team vid University of North Carolina har uppskattat att tjänstepersoner och chefer lägger runt 20 timmar i veckan på möten och enligt en amerikansk undersökning upplever 93 procent att jobbmöten är den största tidsboven.
– Vi lägger halva arbetstiden på något som vi inte tycker är effektivt, säger Jörgen Dyssvold, vars företag räknat på hur mycket arbetsgivare skulle tjäna på att minska mötestiden.
Bara att korta ett möte från 60 till 45 minuter – vilket enligt honom är fullt rimligt med ändrade arbetssätt – skulle frisätta 200 timmar per medarbetare och år, drygt en arbetsmånad. Det är då enbart räknat på svinntid.
Enligt Jörgen Dyssvold blir vinsten ännu större om man även ser till den energi som går förlorad på ”slösmöten” och som till exempel i stället skulle kunna läggas på friskvård.
För många dåliga möten riskerar dessutom att leda till onödiga kostnader för arbetsgivare i form av ohälsa och förlorad kompetens. Jörgen Dyssvold menar att en kalender full av möten kan leda till frustration hos medarbetare som blir stressade av att känna sig tvungna att gå på mötena, vilket till slut faktiskt kan leda till sjukskrivning. Och värdefulla talanger, som vet sitt värde på arbetsmarknaden, söker sig vidare till nya jobb om de i tid och otid blir kallade till onödiga möten.
– Tidigare hörde arbetsgivare främst av sig till oss för att få ner kostnaden för möten, men nu pratar de om möten som en stor bov bakom förlorad kompetens.
Arbetsmiljöverket granskar digitala arbetssätt
Pandemin och distansarbete har dessutom lett till ännu fler möten. Att boka in en tid med en kollega är numera bara en knapptryckning bort, Varje medarbetares kalender står till allas förfogande och eftersom många möten i dag är digitala kan de ligga rygg i rygg i kalendern. Det gör att många tvingas sitta i möten fem-sex timmar om dagen och kanske inte ens hinner ta pauser mellan dem.
Arbetsmiljöverket ska därför i en EU-gemensam insats granska vilka risker som finns med digitala arbetssätt och inspektera omkring 2 000 arbetsplatser som jobbar digitalt. Myndigheten hänvisar bland annat till att digitala system kan öka risken för överbelastning och utmattning av hjärnan.
Utöver att korta mötestiden – och spara tid och pengar – tror Jörgen Dyssvold att arbetsgivare kan förbättra anställdas arbetsmiljö genom att se över såväl rutiner kring möten som innehållet. Dels genom att ta fram regler för vem och vilka som bjuds in och förväntas delta, dels genom att utbilda både de som håller i möten och de som deltar.
Tips till mötesdeltagare
- Kom förberedd. Se till att redan ha förberett några tankar eller frågor utifrån mötesagendan, som förhoppningsvis finns med i inbjudan.
- Bli en bättre lyssnare. Träna på att förstå och försök låta bli att hitta anledningar att slå ner på vad den som talar säger.
- Delta och var aktiv. Nicka och bekräfta den som håller i mötet.
- Ställ följdfrågor. Men i stället för att räcka upp handen och hinna glömma bort vad du ville när det väl är din tur är det bättre att ta ögonkontakt med möteshållaren och göra en anteckning så att du kan parkera frågan. Den blir ofta mer genomtänkt då.
- Ta med penna och papper. Studier visar att man minns bättre om man antecknar för hand. Det gör dig också mer engagerad än om du sitter bakåtlutad och ser mötet som en föreläsning där du i efterhand kan be om att få en power point-presentation mejlad till dig.
- Avbryt när det blir rundgång. Om chefen eller den som leder mötet inte bryter in om två personer pratar väldigt mycket eller om samtalet går i cirklar, kan du själv göra det och föreslå till exempel att ni antingen gör a eller b.
Källa: Jörgen Dyssvold/Herr Omar
Tips till möteshållare
- Bjud in med måtta. Lägg in för vilka det är obligatoriskt att delta och för vilka det är frivilligt.
- Förbered dig. Om du lägger en timme på förberedelser och får ner mötet med 15 minuter så kortar du mötestiden för samtliga övriga deltagare. Gör en enkel, kort agenda.
- Involvera gruppen. Bra möten ska fungera som en symfoniorkester – tänk att alla deltagare spelar ett instrument och att du är dirigenten.
- Jobba systematiskt. Utvärdera och kartlägg vilka olika typer av möten ni har i din organisation. Vilket är syftet? Vad leder de till? Vila bör delta? Kostnad?
- Bli skicklig. Många möten med låg energi beror på möteshållaren. Gå en kurs eller skaffa inspiration och kunskap på annat sätt.
Källa: Jörgen Dyssvold/Herr Omar
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Skitig toa smutsar ner kontoret
Två av tre kontorsanställda tycker att toaletten på jobbet inte håller måttet, visar en ny branschundersökning. Nästan en fjärdedel av de tillfrågade uppger att de har avstått från att använda toaletten trots att de behövde.
Smuts, dålig lukt och pappershanddukar som växer på hög i en överfylld papperskorg.
Hygienen på jobbtoaletten handlar inte bara om renlighet. Den påverkar också hur människor upplever sin arbetsplats och i förlängningen hur de trivs och hur länge de väljer att stanna kvar.
För att få en bild av statusen på toaletter på arbetsplatser och i offentliga miljöer har Tork, ett varumärke inom det globala hygien- och hälsoföretaget Essity, ställt frågor till cirka tusen personer i Sverige. Drygt 600 av de tillfrågade arbetade på kontor.
Två av tre missnöjda med jobbtoaletten
*Två av tre (66 procent) kontorsanställda anser att arbetsplatsens toaletter sällan eller aldrig lever upp till deras förväntningar.
*Nästan en fjärdedel (24 procent) uppger att de har avstått från att använda toaletten trots att de behövde.
*Fyra av tio (40 procent) säger att de spenderat mindre tid på jobbet till följd av dåliga toalettupplevelser.
Det här kräver Arbetsmiljöverket 2025
Arbetsmiljöverket ska nästa år börja följa upp de föreskrifter om utformningen av arbetsplatser (AFS 2023:12), som trädde i kraft den 1 januari 2025. Hur toaletterna utformas och hur tillgängliga de är hör till det föreskrifterna reglerar. Men också i vilket skick de är.
– I arbetsmiljölagen och i våra föreskrifter står att det ska vara en god arbetsmiljö på arbetsplatsen, det gäller även i alla toalettutrymmen, säger Ewa Krynicka Storskog, arkitekt och handläggare på Arbetsmiljöverket.
Hur stor toaletten på en arbetsplats ska vara finns det föreskrifter som reglerar – men inte att det måste finnas toapapper och tvål.
Att det finns tvål är en förutsättning för att kunna förebygga smittspridning
– Man får utgå från att det i begreppet en god arbetsmiljö också ingår tvål och toapapper. Men föreskrifterna är inte specificerade på den detaljnivån. Att det finns tvål är ju också en förutsättning för att kunna förebygga smittspridning.
Till en god arbetsmiljö på toaletten räknar Ewa Krynicka Storskog även pappershanddukar, papperskorg, bägare för dricksvatten, klädkrok, spegel och sophink för sanitetsbindor och liknande.
Dålig hygien påverkar både hälsa och trivsel
Underhållet av toalettutrymmen är väldigt viktigt, understryker Ewa Krynicka Storskog. Hur ofta de behöver städas beror till viss del på verksamhetens art. Här måste varje arbetsgivare göra en riskbedömning och skapa tydliga rutiner för städningen.
– Har någon allergier kan toaletterna behöva städas oftare, men det står inte i föreskrifterna exakt hur ofta.
Att toalettmiljön är ren och välkomnande är viktigt för hur bra människor presterar på jobbet, menar Ewa Krynicka Storskog.
– Oroar man sig inför sina toalettbesök kan det skapa stress och ta fokus från arbetet. Känner man att man inte kan gå så ofta som man behöver kanske man dricker för lite och då finns en risk att man även drabbas medicinskt.
Kissa så ofta och länge du behöver
Kollega berättade nyligen om en Unionenmedlem som fick avdrag på sin lön för toalettbesök. Arbetsgivaren, en kaféägare i centrala Göteborg, ansåg att medarbetaren tillbringade för lång tid på toaletten.
Unionen har stämt arbetsgivaren, som även bedrev omfattande kameraövervakning av personalen.
– Alla medarbetare har rätt att gå på toaletten på betald arbetstid. Man går när man behöver, några regler om hur många eller långa besöken får vara finns inte, säger Ewa Krynicka Storskog.
En toalett per 15 anställda – och andra regler
En toalett på 15 arbetstagare är ett allmänt riktmärke. Den ska vara avskild från övrig verksamhet och inte ha direkt förbindelse med matutrymme, men ändå ligga i närheten av platsen där arbetet utförs, pausutrymmen, och tvättutrymmen. Toaletten ska ha en låsbar dörr.
En tillgänglig toalett ska rymma en rullstol. Toaletten ska ha en fri golvyta på minst 2,2 x 2,2 meter och en dörröppning som är 0,8 meter. Larm och kontrastmarkeringar bör finnas.
Om arbetsplatsen består av flera våningar ska det finnas minst en toalett på varje våningsplan. Ingen ska behöva gå till en annan våning eller byggnad för ett toabesök.
Alla medarbetare har rätt att på betald arbetstid gå på toaletten när de behöver. Det är inte reglerat i antal eller hur långa toalettbesöken kan vara.
Utformningen av toaletter arbetsplats regleras i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2023:12.
Källa: Arbetsmiljöverket
Experten om mobbning: ”Ställ krav på ordentliga utredningar”
Mobbningsexperten Ståle Einarsen anser att Arbetsmiljöverket borde ta i med hårdhandskarna för att arbetsgivare ska få stopp på trakasserier på jobbet. Men myndigheten är bakbunden av lagar och resurser.
Professor Gunnar Johansson vill, utifrån sina erfarenheter, förändra hur trakasserier på jobbet utreds.
Även den norske arbetsmiljöforskaren Ståle Einarsen är kritisk mot hur systemet fungerar i dag. Han vill att Arbetsmiljöverket tar en mer aktiv roll, och sätter press på arbetsgivaren.
När ord står mot ord om mobbning på en arbetsplats måste alla fakta upp på bordet, framhåller han.
– Det är viktigt att utgå från faktiska förhållanden och göra det på ett sätt så att det inte uppstår jävsproblematik. Det ska finnas en skriftlig dokumentation som kan kontrolleras av andra, säger Ståle Einarsen, professor i arbets- och organisationspsykologi vid Universitetet i Bergen.
Tillsammans med det norska Arbetsmiljöverket och arbetsmarknadens parter har han utvecklat ”Faktaundersökelse”, en metod för att utreda mobbningsärenden som även har använts på arbetsplatser i Sverige.
Metoden går ut på att undersöka fakta på ett systematiskt sätt. Utredaren, som ofta har uppdraget som en del av sin anställning inom företagshälsovården eller på en HR-avdelning, samlar information från de inblandade parterna, hör vittnen och går igenom skriftlig information.
– Det måste finnas en skriftlig dokumentation som kan kontrolleras av andra. Replikrätt är viktigt och man måste utreda alla de involverade parternas utsatthet, säger Ståle Einarsen.
Arbetsmiljöverket kräver inte utredning om mobbning
Utredningen går till på ungefär samma sätt om det är en chef eller kollega som är mobbaren. Men behovet av en oberoende utredning kan vara ännu större om det är en ansvarig chef som är anmäld för mobbning, betonar han.
Metoden fick snabbt brett genomslag i Norge när den lanserads för snart 20 år sedan. Men den har också fått kritik, till exempel att det trots ambitionen om en oberoende utredare är arbetsgivaren som formulerar problemet.
– Bäst vore om Arbetsmiljöverket hade en mer aktiv roll i mobbningsärenden. Det gäller både Norge och Sverige. Myndigheten borde kontrollera hårdare att utredningar verkligen kommer till stånd, men också ha resurser och kompetens för att själv kunna utföra oberoende utredningar i särskilt svåra fall, säger Ståle Einarsen.
Arbetsmiljöverket i Sverige ställer krav på arbetsgivare att förebygga och hantera mobbning och kränkande särbehandling, men myndigheten kräver inte att arbetsgivare utreder enskilda mobbningsfall på jobbet.
– I arbetsmiljölagen står inget om hur man ska hantera kränkande särbehandling. Därför ställer vi inte heller krav på utredning. Arbetsmiljöverket går inte in i enskilda ärenden, särskilt inte för att avgöra skuld eller kompensation, säger Ulrich Stoetzer, sakkunnig i frågor om kränkande särbehandling och andra former av organisatorisk och social arbetsmiljö.
Varför gör ni inte det?
– Det ligger inte i vårt uppdrag. Det är parterna och arbetsdomstolen som gör sådana avgöranden.
Så arbetsgivaren är inte skyldig att göra en utredning av ett mobbningsärende som uppstår på arbetsplatsen?
– Inte utifrån vår lagstiftning. Vi ställer inga krav om att det ska utredas om det förekommit kränkande särbehandling eller inte. Det vi ställer krav på är att arbetsgivaren ska utreda om det finns något i arbetsmiljön som bidragit till detta så man kan förebygga det i framtiden. Här utgår vi från våra föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete.
Finns det någon annan lagstiftning som kräver att arbetsgivaren utreder?
– Ja, om mobbningen kan få arbetsrättsliga konsekvenser. Om det handlar om någon form av diskriminering kan diskrimineringslagen tillämpas.
Kan Arbetsmiljöverket gå in och vara en oberoende part i en utredning om mobbning på jobbet?
– Det är tveksamt rent juridiskt. Om det ändå skulle gå är det en fråga om resurser. Då behöver vi ett helt annat uppdrag.
Arbetsmiljölagen är framåtsyftande och reglerar arbetsgivarens skyldighet att förebygga olyckor och brister i arbetsmiljön, framhåller Ulrich Stoetzer.
– Arbetsgivaren ska ha klargjort för alla arbetstagare att den här typen av beteende inte accepteras. Arbetsgivaren ska också undersöka arbetsmiljön med utgångspunkt i risken för kränkande särbehandling. Här handlar det om att titta på arbetsbelastning, konflikter och annat som kan bidra till att det uppstår sådant beteende, säger han.
1 av 10 utsatt för kränkande särbehandling
Ulrich Stoetzer är psykolog i grunden och har arbetat med frågor om kränkande särbehandling i 25 år.
– Man brukar prata om att 8-12 procent av alla anställda känner sig utsatta i någon grad, från att man kallar varandra saker man inte borde till systematisk mobbning. Att en av tio är utsatt för kränkande särbehandling är alarmerande. Dels för att det påverkar hälsan och kan leda till psykisk sjukdom, dels för att medarbetare riskerar att hamna utanför arbetsplatsens gemenskap.
Varför uppstår mobbning?
– Om arbetsmiljön är dålig med för hög arbetsbelastning ser vi att beteendet med mobbning och andra former av kränkande särbehandling ökar. Är man utsatt för ständig stress och press och känner att man inte har tillräckligt med tid så tar det på humöret och risken finns att nu börjar man ta ut sin frustration på andra, säger Ulrich Stoetzer.
Så säger lagen
- Arbetsmiljölagen slår fast att arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Till det räknas även kränkande särbehandling och mobbning.
- Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten (AFS 2023:2, §10).
- Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras (§11).
- Om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet, eller om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas (AFS 2023:1, §12)
- Syftet med att utreda en händelse är att komma fram till vilka åtgärder som behöver vidtas för att det inte ska hända igen. Det är viktigt att klarlägga bakomliggande orsaker i arbetsmiljön och inte fokusera på individuella faktorer eller på skuldfrågan.
Källa: Arbetsmiljöverket
