Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

Så skapar du bra möten

De är för många, för långa och för dåliga. I Sverige lägger vi två miljarder timmar om året på möten. Ibland kanske helt i onödan. Men det går att få till både bättre och färre möten.
Linnea Andersson Publicerad
illustration av klocka och mobila
Vi lägger mycket av vår arbetstid på möten. Många som vi varken vill eller borde vara med på. Illustration: Anna Skoog

Visst har du haft en sådan där riktigt bra morgon? Du känner dig peppad på väg till jobbet och tänker att ”i dag kommer jag ha flow.” På förmiddagen ska du sätta tänderna i den där nya rapporten, skissa på förslag inför onsdagens workshop och på eftermiddagen har du ett kort avstämningsmöte klockan 15. Tror du.

Men så öppnar du Outlook och ser att kalendern är proppfull av möten – ett du hade glömt av och två du inte ens visste att du förväntades delta i. Du tänker att du ändå borde hinna jobba undan lite på eftermiddagen, men efter 15-mötet (det fjärde för dagen) är du dränerad på energi och orkar bara svara på några mejl mellan det planlösa scrollandet vid skärmen.

När Jörgen Dyssvold jobbade som marknadschef för en hotellkedja såg han ofta människor komma ut från konferenser med nedsänkta axlar – mötena sög musten ur dem. Där och då såddes ett frö som ledde till att Jörgen Dyssvold sa upp sig och startade företaget Herr Omar. Ett företag med minst sagt höga ambitioner – att rädda världen från dåliga möten.
 

Jobbmöten största tidsboven

Frågar du honom lider arbetslivet inte bara av dåliga möten, de är dessutom för många. Mötesforskaren Steven Rogelberg och hans team vid University of North Carolina har uppskattat att tjänstepersoner och chefer lägger runt 20 timmar i veckan på möten och enligt en amerikansk undersökning upplever 93 procent att jobbmöten är den största tidsboven.

– Vi lägger halva arbetstiden på något som vi inte tycker är effektivt, säger Jörgen Dyssvold, vars företag räknat på hur mycket arbetsgivare skulle tjäna på att minska mötestiden.

Bara att korta ett möte från 60 till 45 minuter – vilket enligt honom är fullt rimligt med ändrade arbetssätt – skulle frisätta 200 timmar per medarbetare och år, drygt en arbetsmånad. Det är då enbart räknat på svinntid.

Enligt Jörgen Dyssvold blir vinsten ännu större om man även ser till den energi som går förlorad på ”slösmöten” och som till exempel i stället skulle kunna läggas på friskvård.

För många dåliga möten riskerar dessutom att leda till onödiga kostnader för arbetsgivare i form av ohälsa och förlorad kompetens. Jörgen Dyssvold menar att en kalender full av möten kan leda till frustration hos medarbetare som blir stressade av att känna sig tvungna att gå på mötena, vilket till slut faktiskt kan leda till sjukskrivning. Och värdefulla talanger, som vet sitt värde på arbetsmarknaden, söker sig vidare till nya jobb om de i tid och otid blir kallade till onödiga möten.

– Tidigare hörde arbetsgivare främst av sig till oss för att få ner kostnaden för möten, men nu pratar de om möten som en stor bov bakom förlorad kompetens.

 

Arbetsmiljöverket granskar digitala arbetssätt 

Pandemin och distansarbete har dessutom lett till ännu fler möten. Att boka in en tid med en kollega är numera bara en knapptryckning bort, Varje medarbetares kalender står till allas förfogande och eftersom många möten i dag är digitala kan de ligga rygg i rygg i kalendern. Det gör att många tvingas sitta i möten fem-sex timmar om dagen och kanske inte ens hinner ta pauser mellan dem.

Arbetsmiljöverket ska därför i en EU-gemensam insats granska vilka risker som finns med digitala arbetssätt och inspektera omkring 2 000 arbetsplatser som jobbar digitalt. Myndigheten hänvisar bland annat till att digitala system kan öka risken för överbelastning och utmattning av hjärnan.

Utöver att korta mötestiden – och spara tid och pengar – tror Jörgen Dyssvold att arbetsgivare kan förbättra anställdas arbetsmiljö genom att se över såväl rutiner kring möten som innehållet. Dels genom att ta fram regler för vem och vilka som bjuds in och förväntas delta, dels genom att utbilda både de som håller i möten och de som deltar. 

Tips till mötesdeltagare

  • Kom förberedd. Se till att redan ha förberett några tankar eller frågor utifrån mötesagendan, som förhoppningsvis finns med i inbjudan.
  • Bli en bättre lyssnare. Träna på att förstå och försök låta bli att hitta anledningar att slå ner på vad den som talar säger.
  • Delta och var aktiv. Nicka och bekräfta den som håller i mötet.
  • Ställ följdfrågor. Men i stället för att räcka upp handen och hinna glömma bort vad du ville när det väl är din tur är det bättre att ta ögonkontakt med möteshållaren och göra en anteckning så att du kan parkera frågan. Den blir ofta mer genomtänkt då.
  • Ta med penna och papper. Studier visar att man minns bättre om man antecknar för hand. Det gör dig också mer engagerad än om du sitter bakåtlutad och ser mötet som en föreläsning där du i efterhand kan be om att få en power point-presentation mejlad till dig.
  • Avbryt när det blir rundgång. Om chefen eller den som leder mötet inte bryter in om två personer pratar väldigt mycket eller om samtalet går i cirklar, kan du själv göra det och föreslå till exempel att ni antingen gör a eller b.

Källa: Jörgen Dyssvold/Herr Omar

Tips till möteshållare

  • Bjud in med måtta. Lägg in för vilka det är obligatoriskt att delta och för vilka det är frivilligt.
  • Förbered dig. Om du lägger en timme på förberedelser och får ner mötet med 15 minuter så kortar du mötestiden för samtliga övriga deltagare. Gör en enkel, kort agenda.
  • Involvera gruppen. Bra möten ska fungera som en symfoniorkester – tänk att alla deltagare spelar ett instrument och att du är dirigenten.
  • Jobba systematiskt. Utvärdera och kartlägg vilka olika typer av möten ni har i din organisation. Vilket är syftet? Vad leder de till? Vila bör delta? Kostnad?
  • Bli skicklig. Många möten med låg energi beror på möteshållaren. Gå en kurs eller skaffa inspiration och kunskap på annat sätt.

Källa: Jörgen Dyssvold/Herr Omar 

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Arbetsmiljö

Läkare utan gränser: Vi har ansvar för kollegorna i Gaza

Två år av hat och hot och hemska vittnesmål. Anställda på Läkare utan gränser i Sverige har aldrig tidigare haft det så tufft som under katastrofen i Gaza. Samtidigt dör deras kollegor i Gaza.
Johanna Rovira Publicerad 4 november 2025, kl 06:01
Tre medarbetare på Läkare utan gränser
Jonathan Bryskhe, Mia Hejdenberg och Linnea Carlsson Pettersson på Läkare utan gränser Sverige vittnar om två supertuffa år på grund av katastrofen i Gaza. Foto: Anders G Warne

En morgon i början av oktober stod ett gäng anställda vid Läkare utan gränser och väntade på bussen i en zon i Gaza som av Israel pekats ut som säker. Samtliga bar västar som visade att de var humanitär medicinsk personal. Trots det blev de beskjutna av israeliska styrkor. En dog omedelbart, en annan några dagar senare. Flera andra skadades allvarligt. 

– Det var vår fjortonde och vår femtonde kollega som fått sätta livet till i Gaza, säger Linnea Carlsson Pettersson, sociala mediespecialist på Läkare utan gränser Stockholm, men också huvudskyddsombud. 

– De var på väg till jobbet för att rädda liv och blev av med sina egna. 

Ett annat gäng anställda har samlats i en betydligt tryggare del av världen, konferensrummet Islamabad på Läkare utan gränsers kontor i Liljeholmen. De är här för att summera de senaste två åren och berätta om sin arbetsmiljö. 

Förutom Linnea Carlsson Pettersson, som också är huvudskyddsombud är där klubbordföranden Mia Hejdenberg, medicinsk humanitär rådgivare och Jonathan Bryskhe, enhetschef på kommunikationsavdelningen. 

– Vi är vana att jobba med kriser, men Gaza har tagit saker till en annan nivå. Dels handlar det om intensiteten - det har pågått längre än någon annan katastrof. Men också den starka polariseringen i Palestinafrågan som saknar motstycke, säger Mia Hejdenberg.

Grova påhopp i Gaza-inlägg

Att sprida vittnesmål om det teamen på plats upplever hör till organisationens viktigaste arbetsuppgifter. Flertalet av Gaza-inläggen på sociala medier får hundratals kommentarer, majoriteten kritiska. Ofta grova påhopp. Inte sällan rasistiska. 

– Från dag ett har vi fått kritik från folk som anser vi är vidriga för att vi ger sjukvård till människor som inte har någonstans att ta vägen, säger Jonathan Bryskhe.   

– Vi tycker ju att alla i hela världen borde stötta oss, men man får tycka olika. Men när man börjar kränka folk, där går gränsen, säger Mia Hejdenberg. 

Hon har fått sin beskärda del kränkningar och hat. Eftersom journalister inte släpps in i Gaza har Läkare utan gränser hamnat i fokus. Mia Hejdenberg har i sin roll figurerat mycket på tv och reaktionerna efteråt låter inte vänta på sig. 

– Det har varit alltifrån beröm till ord som jag helst inte vill uttala. Mig veterligen har vi aldrig tagit emot direkta hot, säger Mia Hejdenberg, men citerar i nästa andetag ett meddelande hon fått som utförligt beskriver vad avsändaren anser om henne och ska göra med henne när han väl hittar henne.

Är inte det ett hot? 

– Jo, kanske, men det har kommit på mina privata kanaler, säger Mia Hejdenberg, till synes obekymrad.   

– Vi som jobbar här har blivit lite avtrubbade. Vi nås av så ofattbara vittnesmål att man knappt kan tro dem, säger Jonathan Bryskhe och Linnea Carlsson Pettersson håller med: 

– Jag kan faktiskt bli rädd för mig själv. Det som påverkade mig starkt i början har nästan blivit vardag. Det är en skrämmande insikt.  

Kollegor i Gaza dödas

Fast det är inte de horribla vittnesmålen eller den obevekliga kritiken som utgör den största påfrestningen för teamet, utan det faktum att deras kollegor på plats i Gaza lider och dödas. Den vetskapen finns det ingen chans att vifta bort. 

– Vi har ansvar för våra kollegor i Gaza, det är en otrolig psykisk press att veta hur de har det, säger Jonathan Bryskhe. 

– De kan inte ta sig därifrån. Vi har kollegor som ägnar dygnets lediga timmar med att jaga mat till sina barn.  Ett par kollegor har dött i samband med matleverenser, säger Mia Hejdenberg. 

Teamet i Gaza ständigt i centrum

Kollegorna i Gaza är ständigt i centrum för Läkare utan gränser Stockholm. Men det är kollegorna i teamet och lagandan som fått trion att inte gå sönder under de senaste två åren. 

– Hade jag varit ensam hade jag kraschat på en gång.  Men vi har ett starkt team, vi stöttar varandra till 100 procent, säger Jonathan Bryskhe. 

– Vi har en tillåtande miljö. Vi kan säga ”Jag orkar inte mer, jag måste ta ett steg tillbaka”. Alla respekterar det, säger Mia Hejdenberg. 

Det finns också tydliga regler och strikta gränser för hur mycket man får jobba och man har ändrat rutinerna för hur inläggen på sociala medier modereras. 

Personalen har fått psykosocialt stöd tidigare och nu sneglar man på brandkåren för att se om deras modell med kamratstöd för att bearbeta trauman kan vara något att ta efter. Allt kan bli bättre. Det finns flera förslag på önskelistan. 

”Önskar att Meta tog ansvar”

– Jag önskar att Meta tog ansvar. Jag är innerligt trött på att arbeta med en plattform som väljer att tillåta desinformation och påhopp bortom vad man skulle acceptera i ett offentligt samtal. Det driver på en utveckling i samhället som är otroligt farlig, säger Jonathan Bryskhe. 

– Min önskan är mer tid. Vi får otroligt många vittnesmål och vårt jobb är att få ut även rösterna från andra platser än Gaza. Vi arbetar trots allt i 74 andra länder, säger Linnea Carlsson Petterson. 

Fred står så klart också på önskelistan och knappt en vecka efter intervjun ser det ut som att det kanske, kanske finns en liten chans till det. 

– Vapenvilan ger naturligtvis andrum för människor som levt i ständig rädsla – men efter två år av krig är behoven i Gaza enorma, och vi måste snabbt få in mer humanitär hjälp för att lindra det värsta, säger Mia Hejdenberg. 

Vad är läkare utan gränser?

  • Médecins Sans Frontieres (MFS grundades i Frankrike av en grupp journalister och läkare. MFS arbetar för närvarande i 75 länder.
     
  • Läkare utan gränser i Sverige jobbar med insamling, rekrytering,  kommunikation och visst stöd till den operativa verksamheten.
     
  • I Stockholm finns runt 100 anställda, varav 60 är medlemmar i Unionen. 
     
  • 1100 kollegor finns på plats i Gaza. Under de senaste två åren har de tagit emot över en miljon patientbesök.  
Arbetsmiljö

Experten: Bästa vett- och etikettråden för kontoret

Hälsa på alla och svara på varenda meddelande. Det är några etikettråd för svenska kontor från Annmarie Palm, expert i business behaviour.
– Att svara på mejlen är något vi är sämst på i Sverige, säger hon.

Elisabeth Brising Publicerad 3 november 2025, kl 13:01
annmarie_palm.jpg
Annmarie Palm, till vänster, är vett- och etikettexpert och ger råd om hur man ska bete sig i arbetslivet. Att äta lunch med fötterna på skrivbordet är inte särskilt artigt. Foto: Liza Simonsson/Colourbox

Annmarie Palm är direktör i bemötande, eller i service och kundbemötande, som det kallas i Nacka kommun. 

I tidningen Dagens samhälle svarar hon på frågor om vett och etikett på jobbet under rubriken Pejla med Palm och har gett ut en bok i ämnet.

– Jag ser det här med bemötande som en samhällsfråga, säger hon. 

Har vi blivit mer ociviliserade mot varandra?

Ja, inte av illvilja tror jag, men vi lever i en så individualistisk tid att vi har tappat lite av känslan för varandra. 

Vad är vett och etikett på jobbet för dig?

– Att svara på mejl till exempel. Att kunna förstå att upprätthålla en relation är viktigt för att inte bli bortvald. Många har inte det konsekvenstänket i dag. Om jag inte svarar hur blir jag betraktad då? Det finns inget som är så irriterande, förlänger arbetsprocesser och skapar osäkerhet som att inte återkoppla direkt. 

Vad är det mer? 

Att pejla sina relationer. När man lär känna varandra mer på en arbetsplats kan en jargong lätt gå åt ”rått men hjärtligt”-håll. Men alla kanske inte känner sig bekväma med det. Var medveten om jargongen, att man kanske gör sig rolig på andras bekostnad, eller trycker till varandra i dialogen. 

Påverkar framgången och hjälpen du får

Vad kan vi göra åt oartigt beteende?

Vi behöver alla bli medvetna om hur vi kan bidra till en bättre värld med hur vi är mot varandra. Det låter klyschigt men är sant. Fokusera på att sprida mer av hur otroligt mycket fint det finns - för det smittar av sig. 

Varför är det så viktigt med etikett på jobbet?

Ett gott bemötande ger företaget bäst förutsättningar att driva saker framåt. Om du satsat på att bygga bra relationer lönar det sig alltid när du behöver hjälp. Du behöver inte tycka om alla, men respektera alla. 

Hur kommer det sig att du jobbar med det här?

– Jag kommer från en familj där det var viktigt med grundläggande vett och etikett. Jag har alltid varit väldigt observant på sådana här saker och kan se ur andras perspektiv.

3 råd från experten: Vett och etikett 

  1. Var artig. Hälsa på alla på samma sätt. Förstå att hur vi beter oss påverkar resultatet. Prata om vilket beteende som ska gälla på ert jobb.
     
  2. Ha en bra svarskultur. Det är tyvärr vanligt i Sverige att inte svara, utan låta folk hänga i luften. Skriv att du inte hinner i stället, att du återkommer, om du är väldigt stressad.
     
  3. Säg tack och förlåt. Mycket kan förändras när människor lägger tid på det.