Plötsligt gör nästan alla det. Har videomöten eller videosamtal. Tekniken finns, nu gäller det bara att finslipa detaljerna. Här är tipsen för ett effektivt och trevligt digitalt möte.
En person kallar och leder mötet. Hen ansvarar för att mötet börjar och slutar, och checkar av att alla är uppkopplade. Den som leder mötet ser också till att alla kommer till tals och får prata klart. Men våga också avbryta om någon blir lite för pratglad eller kommer ifrån ämnet.
Skippa mysdressen
För din och de andra skull, tänk lite på det yttre. Borsta håret, ta på dig ditt professionella fejs och klä dig som för ett möte i den riktiga världen.
Tänk bakgrund och ljus
Hitta en så ren bakgrundsmiljö som möjligt, så att övriga mötesdeltagare slipper distraheras av din stökiga bokhylla eller hysteriska tapet. Sitt så du inte har solen eller lampan i ansikte.
Visa ansiktet
Håll lagom avstånd, men man vill gärna se ansiktsuttryck. Tänk ungefär som att ni ser varandra i ögonen under ett vanligt samtal. Placera inte kameran för högt eller för lågt. Och titta i den ibland, inte bara på skärmen. Bäst är att synas från axlarna och uppåt med lite luft ovan huvudet.
Stäng av micken
Ha som regel att när du inte pratar trycka på mute, alltså stänga av mikrofonen. Du kanske inte längre hör dina ungar i bakgrunden eller tänker på att du harklar, men det gör alla andra.
Använd headset
Ljudet blir ofta bättre i headset, mikrofonen fångar upp din röst och filtrerar lite av det som sker i bakgrunden.
Fokusera
Det är så lätt att tänka att ingen ser att du börja fingra på mobilen. Men det märks och det är ohyfsat mot alla andra. Behöver du leta upp något som rör mötet så säger du till. ”Nu kollar jag upp vad som gäller och återkommer strax”.
Räds inte tystnad
Eftersom ni inte ser varandras kroppsspråk på samma sätt som under ett vanligt möte kan det skapa stress kring tystnad. Det är då vi gärna avbryter eller fyller i. Men ta det lugnt och ge varandra tid att vara eftertänksamma. Var inte oroliga för att det blir tyst då och då.
Haja teknik
Alla gör inte det och teknikstrul är att räkna med. Mötesledaren kan ha för vana att koppla upp sig lite tidigare än utsatt tid och då kan andra haka på och testa tekniken innan mötet kör igång.
Det absolut största cyberhotet mot din arbetsplats är du. För trots att du troligtvis vet hur du ska skydda dig mot angrepp från cyberbrottslingar, låter du bli. Men ansvaret att hålla databuset ute faller inte enbart på dig.
De är listiga, kreativa och ligger hela tiden steget före IT-experterna. Cyberbrottslingarna är dessutom extremt intresserade av just dig, eftersom du som anställd är deras väg in på företaget där de presumtivt kan tjäna storkovan på att stjäla, spionera, blockera och hota med att förstöra.
– Alla stora företag har någon form av grundskydd, som brandväggar och krypteringar. Så brottslingarna letar efter olika sätt att ta sig in och kan hitta dig exempelvis via Linkedin, förklarar Måns Jonasson, internetexpert på Internetstiftelsen.
Så kallad spearphishing, riktade attacker via mejl, handlar om att bedragare vill förmå dig att öppna en länk eller att installera något på datorn. Och en hel del lyckas i sitt uppsåt.
–Många är lata och trötta och gör saker av slentrian, det är då det blir farligt, säger Måns Jonasson.
Snällhet kan straffa sig
Farligt kan det också bli när vi är för snälla. Nätskurkarna tvekar inte att utnyttja vår hjälpsamhet.
– Generellt är vi hjälpsamma och blir man kontaktad av någon som utger sig för att jobba på en annan avdelning och ber om hjälp, brukar vi ställa upp. Det är tråkig att behöva vara skeptisk hela tiden, men fråga gärna en extra gång i stället för att göra ett dyrt misstag, säger Måns Jonasson.
Men vi är inte bara lata, trötta och alltför snälla, vi är också dessvärre högst oemottagliga för information om hur vi ska hålla cyberbuset borta. Informationskampanjer som brottsförebyggande metod är ineffektiv, konstaterar Karin Svanberg, enhetschef på Brottsförebyggande rådet, BRÅ.
– Vi förändrar dessvärre sällan vårt beteende bara för att någon talar om att vi gör fel eller riskerar något. Jämför med hur vi till exempel förhåller oss till rökning, fet mat och droger, säger hon.
Det finns alltså en förklaring till att världens vanligaste lösenord är 123456, trots att alla vid det här laget vet att knepiga, unika lösenord är A och O när det gäller att hålla hackarna på behörigt avstånd.
AI förändrar spelplanen för cyberbrottslingar
Men bedragarna blir alltmer förslagna och tar dessutom hjälp av ny teknik. Tidigare kunde man identifiera bedrägeriförsöken på lockbetenas usla stavning och grammatiska klumpighet, men tack vare AI har lurendrejeriförsöken blivit mer sofistikerade.
Klonade röstsamtal har redan förekommit i cyberbrottsammanhang och säkerhetsexperter förutspår att inom en mycket snar framtid kommer bedragare med hjälp av generativ AI även kunna förfalska videosamtal.
– Det gäller absolut att vara på sin vakt. Teoretiskt finns redan möjligheten att skapa en avatar och den tekniken kommer att bli bättre, även om det i dagsläget är ganska dyrt och komplicerat, säger Måns Jonasson.
Framöver behöver du alltså vara än mer observant och varken tro dina öron eller ögon om chefen eller kollegan ringer upp dig via teams och ber dig utföra någon tjänst som i förlängningen kan leda till att företagets konton töms.
– Det gäller att inta ett skeptiskt förhållningssätt och ha känselspröten ute, säger Måns Jonasson.
– Men det är taskigt att lägga hela ansvaret på de anställda, internetsäkerhet är en utmaning som kräver jobb på flera fronter. IT-systemen måste också bli smartare och enklare att använda så att det blir svårare att göra fel.
Ordlista
Social engineering/social ingenjörskonst: Social manipulation som omfattar flera olika tekniker för att lura åt sig uppgifter.
Spoofing: Bedragaren använder falsk avsändare i mejl, sms eller via telefon.
Phishing - nätfiske: Falska länkar infekterade med virus
Spearphishing: Nätfiske riktade mot specifika personer
Astroturfing/konstgräsrötter :- Fejkade kampanjer eller budskap som ser ut som det kommer från vanligt folk
Ransomewere: utpressningsvirus
DDOS: Hör till de cyberattacker som ökar mest. Attacker mot webbplatser för att överbelasta system med följden att dessa går dåligt eller kraschar helt.
Deepfake/djupfejk: Förfalskade videor, bilder, ljud som genom avancerad AIlåter avatarer tala och agera.
Öppna ej bifogade dokument/länkar från okända – de kan infektera med skadlig kod i syfte att norpa värdefull information/utpressa. Öppna heller inte bifogade dokument eller länkar från kända avsändare som verkar atypiska eller konstiga. Avsändaradressen kan vara förfalskad eller fått kontot kapat. För att kolla att avsändaren av ett mejl är ok: För musen över adressen utan att klicka och jämför adressen som dyker upp i rutan.
Ett långt lösenord är bättre än ett kort komplicerat. Använd inte samma lösenord överallt. Det går nämligen att köpa avlagda lösenord på Darknet.
Logga inte in på olika ställen via Facebook – du lämnar spår som kan användas mot dig.
Uppdatera mobilen och datorn omgående när det kommer propåer – säkerhetsuppdateringar beror ofta på att man hittat luckor som behöver täppas till.
Undvik att koppla in dig på gratis nätverk. Genom att använda en vpn-anslutning skyddas din dator.
Sätt inte in ett upphittat usb-minne eller laddsladd i datorn för att stilla din nyfikenhet. De kan innehålla skadligt virus eller spionsystemvara.
Lämna aldrig jobbdatorn obevakad och låt ingen annan använda den. Det förekommer att barn duperats att göra förälderns dator mottaglig för hackerattacker.