Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Fokusera mer så här!
Så du är tillbaka på jobbet? Inkommande mejl blippar i hörnet av skärmen. Mobilen plingar av nyhetsflashar. Kollegorna står strax bakom din stol och berättar tokiga anekdoter från skidbacken för varandra. Hur ska man någonsin kunna fokusera på jobbet? Jo, så här.
|
1. Träna på fokus!
Simultankapacitet var ett hett begrepp för några år sedan; att kunna jonglera med många bollar i luften och växla snabbt mellan högt och lågt, komplexa uppgifter och löst snack. Sedan kom forskning som visade att jonglören inte alls är bättre på att fokusera – inte om man avser varje enskild boll.
Den som är van att snabbt och lätt växla uppmärksamhet och ta in allt som händer bakom kontorsstolen samtidigt som hen håller koll på nyhetsläget i världen och svarar på mejl från chefen tror ofta att hen så fort det behövs kan zooma in och fokusera på en avskild uppgift. Att klara av att multitaska kan dessutom ge en berusande känsla av att vara ”on top”, som kan vara svår att släppa.
Men den dystra sanningen för alla oss som lever i flera parallella dimensioner av sociala nätverk, nyhetsfilter och själva den fysiska omgivningen, är att vi presterar sämre än de som inte fragmentiserar sin uppmärksamhet genom att hålla lite koll på allt.
- Själva grejen med att fokusera är att stanna i det. Multitasking är en katastrof för hjärnan – även om man upplever att man är bra på det så är vi inte det. Vi presterar sämre när vi gör flera saker samtidigt, säger hjärnforskaren Katarina Gospic till TT.
Att multitaska i jobbet är alltså direkt inopportunt för arbetsprestationen och därmed karriären, lönen, pensionen och så vidare. Men vad värre är, även om du bara låter hjärnan studsa omkring mellan olika distraktioner på fritiden – påverkar det din förmåga att fokusera även på arbetstid.
Läs mer: Många bollar i luften kan förminska hjärnan
Förmågan att fokusera är som en muskel - något man tränar upp och håller i form genom att motionera. Släpper man fokus, tappar man fokus. Muskeln blir slapp.
- Vi ser att användningen av mobiler, datorer och läsplattor ändrar på hjärnans funktioner, säger Larry Rosen, professor i psykologi vid University of California San Diego, till SVT.
Hans forskning visar att hjärnans förmåga att fokusera påverkas negativt när blodströmmar snabbt flyttas mellan de hjärncentra som stimuleras när man till exempel använder flera olika skärmar samtidigt. Som att kolla Facebook-statusar på mobilen samtidigt som man ser en film på TV.
Men det är inte så lätt att sluta titta på mobilen, som många vet. Varje pling innebär ett potentiellt dopaminrus, hjärnans belöningssystem går igång när du ser att någon gillat eller kommenterat ditt inlägg. Det är skönt att se att man är med i den digitala samvaron.
- Vi måste lära oss att inte reagera på grund av ångest och plocka upp telefonen av oro att missa att någon ringt, sms:at eller mejlat. Men det behövs beteendeträning. Vi dreglar över våra telefoner och vi måste öva på att leva utan dem, säger Larry Rosen.
2. Snooza inte - skriv ner! Det vore en enkel sak att fokusera på en uppgift om inte hjärnan hela tiden sprang iväg och började fundera över varför kollegan inte ringer tillbaka, vad den där omorganisationen egentligen handlar om eller ifall parkeringstiden är på väg att gå ut.
När hjärnan samtidigt tänker på annat blir det nämligen mindre energi över för den uppgift du står inför. Du blir helt enkelt lite dummare än du skulle behöva vara. Men oro och tankar på annat försvinner inte alltid för att du säger åt dem. Däremot kan du tillfälligt ta ut tankarna ur huvudet och föra ner dem i skrift.
Enligt Daniel J. Levitin, forskare i neurovetenskap, förhindras ”repetitions-loopar” i hjärnan när man skriver ner tankar och uppgifter. När du har något du vet att du måste göra, inte får glömma, fungerar hjärnan som en alarmklocka som du kan snooza men som snart påminner dig igen. Och igen.
Genom att skriva ner och schemalägga hanteringen av de problem eller uppgifter du inte kan släppa, signalerar du till dig själv att saken är, om än tillfälligt, hanterad och hjärnan kan slappna av. Som att ställa in väckarklockan på en ny tid så att du kan sova en timme till. Och du kan fokusera på det du ska.
3. Finn en plats för fokus. Stäng in dig i en madrasserad och ljudisolerad cell. Inte nödvändigtvis bokstavligen. Men tänk efter var och under vilka omständigheter du brukar kunna fokusera. Är det på ett bullrigt café på stan eller kan du stänga en dörr till ditt kontor?
Vi kan inte alltid själva bestämma hur våra arbetsplatser ska utformas, men det finns en del knep. Kanske kan öronskydd som sådana byggarbetare har hjälpa dig att skapa ett tyst rum mitt i det öppna kontorslandskapet? Ibland kan ett bra, riktat ljus hjälpa. Eller musik?
Goda vanor skapas genom insikter om förhållandet mellan aktivitet och resultat, och omständigheterna därikring. När väl vanan är etablerad kan olika nycklar aktivera beteendet, till exempel att fokusera så fort du sätter på dig de där öronskydden. Det menar Wendy Wood, professor i organisationspsykologi.
Arbetsgivare som ser till att hjälpa sina medarbetare att fokusera och stänga ute distraktioner får bättre produktivitet och mindre sjukfrånvaro.
Läs mer: Bästa arbetsplatsen ger rum för introverta
En av tankarna med aktivitetsbaserade kontorslösningar är att skapa särskilda rum för olika typer av arbetsuppgifter. Det finns forskning som visar att fokus ökar om man kan göra en typ av uppgifter vid ett skrivbord och en annan typ vid ett annat; att den specifika omgivningen då fungerar som sådana nycklar som triggar rätt fokus. Emellertid finns också annan forskning som visar att de aktivitetsbaserade kontorslösningarna i praktiken sällan funkar som de är tänkta att göra. Kanske för att de är beslutade och utformade ovanifrån, lika för alla, medan behoven för att nå fokus är individuella.
Läs mer: Framtidens arbetsplats
4. Stäng av manickerna. Om du inte vill bli distraherad – stäng då av alla distraherande push-notiser, mejlaviseringar och dylikt. Du måste inte reagera på ett mejl i samma sekund som det ramlar ner i din inkorg. Faktiskt inte. För varje gång din hjärna noterar en avisering av något slag tappar du fokus på det du gör. Du blir reaktiv, i stället för aktiv.
Ofta är den avisering du får, om till exempel ett nytt mejl, ändå ingenting du kan agera på direkt. Då hamnar uppgiften att svara på mejlet i stället i kön och repetitionsloopen eller väckarklockan i hjärnan drar igång för att påminna dig med korta intervaller. Då måste du ta dig tid att skriva ner uppgiften på den där listan, och så vidare. Stäng av, bara!
5. Sov. Din hjärna är en komplex apparat som gör mycket avancerade analyser dagarna i ända. Den behöver vila. Och för hjärnan innebär vila inte att ligga ner, utan att sova djupt. Så låt bli att natta dig själv genom att twittra eller plöja tv-serier från sängen. Det blå ljuset från en skärm stör dessutom din efterföljande sömn lika effektivt som om du just druckit en kopp kaffe.
Läs mer: Blått ljus effektivare än kaffe
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Ericsson kräver mer kontorsnärvaro på mindre jobbyta
Efter sommaren bestämde sig ledningen på Ericsson för nya riktlinjer – de anställda ska vara på kontoret mer. Det uppskattas inte av all personal. Framför allt inte då företaget har minskat sina kontorsytor.
I augusti gick ett internt mejl ut till de anställda på Ericsson där ledningen informerade om nya riktlinjer. I stället för en kontorsnärvaro på 50 procent skulle de anställda vara på kontoret 60 procent, eller tre dagar i veckan.
Det togs inte emot med glädjesång, speciellt då företaget just krympt sina kontorslokaler med två byggnader i Kista. Enligt Per Östberg, Unionens klubbordförande på Ericsson, har kravet på ökad kontorsnärvaro orsakat en del bekymmer.
– Det finns tillräckligt med platser för att alla ska kunna ha en arbetsplats. Däremot finns det inte tillräckligt med enskilda rum där man kan ta möten eller telefonsamtal, säger han.
– Det orsakar en del stress bland dem som har globala kontakter och behöver leta rum så fort de kommer till jobbet.
Svårt att hitta enskilt rum
En av dem som brukar ha bekymmer att hitta ett rum är utvecklaren Anna Sjöberg. De dagar hon åker in till kontoret i Kista bokar hon sin kontorsplats via en app. Telefonrum eller mötesrum går dock inte att boka.
– I appen ser det ut som att det ska vara fullt med folk på kontoret, men när man kommer dit så sitter alla i mötesrummen och det ekar tomt i det öppna landskapet.
– Jag måste alltid komma till jobbet i god tid för att hitta ett rum när jag har möten, det kan vara stressigt, säger hon.
Anna Sjöberg jobbar bland annat med internationella kontakter och sajter i andra delar av landet. Var hon sitter rent fysiskt spelar egentligen ingen roll.
– När jag väl är på arbetsplatsen så är mina kollegor ofta på andra möten, så jag ser egentligen ingen vits med att åka in oftare. Dessutom får jag mer gjort när jag är hemma. Däremot kan jag förstå om man vill skapa en ”Ericssonanda” för nyanställda på plats.
Ericsson: Hybridarbetet bestäms i dialog
Enligt Ericssons pressavdelning, som svarar via mejl, så menar arbetsgivaren att även om det finns en ”kontoret först”-policy är det fortfarande upp till varje chef, team och anställd att bedöma hur och var de arbetar bäst.
– Ericssons hybrida riktlinje har alltid gett möjligheten att i dialog komma fram till hur och var man arbetar bäst och att alla förstår vikten av och fördelarna med att träffas, utifrån ett individuellt och teamperspektiv.
Samtidigt som fler ska komma in till kontoret har ni krympt er kontorsyta det senaste året. Hur går det ihop?
– Ericssons kontorsstrategi bygger på att skapa rätt lokaler som ger rätt förutsättningar för verksamheten att utföra arbetet. Ericsson har många kvadratmeter kontorsyta och arbetar ständigt med att utveckla våra kontor. Vi bedömer att vi har gott om kontorsyta för de som vill jobba på kontoret.
Kommer ni att kontrollera att anställda är 60 procent av sin arbetstid på kontoret?
– Policyn ska ses som en rekommendation snarare än ett strikt krav där vi vill att våra anställda förstår betydelsen av möten mellan människor. Ericsson litar på sina anställda.
Hybridarbete effekt av coronapandemin
Synen på hybridarbete har ändrats efter coronapandemin. Att kunna jobba flexibelt har blivit en förmån som arbetsgivare kan erbjuda. För att få anställda att vilja komma tillbaka till kontoret måste arbetsgivaren kunna erbjuda något mer än en sittplats och ett skrivbord, tror Unionens klubbordförande Per Östberg.
– Ericsson försökte spara pengar genom att ta bort kaffeautomater på några våningar. Så får man till exempel inte folk att komma tillbaka till kontoret. Men de fick backa där, det blev protester, säger han.
För utvecklaren Anna Sjöberg är gemenskapen med kollegor det som skulle få henne att komma till kontoret mer.
– Om arbetsgivaren anordnade aktiviteter som skapade gemenskap mellan kollegor så skulle det kännas meningsfullt att åka till kontoret.
Ericsson requires more office presence on less workspace
After the summer, Ericsson's management decided on new guidelines: employees are to be in the office more. This is not appreciated by all staff, especially since the company has reduced its office spaces.
In August, an internal email was sent to Ericsson employees informing them of new guidelines. Instead of a 50 percent office presence, employees were now required to be in the office 60 percent of the time, or three days a week.
This was not met with enthusiasm, especially since the company had just reduced its office space by two buildings in Kista. According to Per Östberg, the Union's club chairman at Ericsson, the increased office presence requirement has caused some concerns.
– There are enough places for everyone to have a workspace. However, there are not enough private rooms where one can take meetings or phone calls, he says.
– It causes some stress among those who have global contacts and need to find a room as soon as they arrive at work.
Difficult to find a private room
One of those who often has trouble finding a room is developer Anna Sjöberg. On the days she goes to the office in Kista, she books her workspace via an app. However, phone rooms or meeting rooms cannot be booked.
– In the app, it looks like the office is full of people, but when you get there, everyone is in the meeting rooms, and the open landscape is empty. I always have to arrive at work early to find a room when I have meetings, it can be stressful, she says.
Anna Sjöberg works with international contacts and sites in other parts of the country. Where she physically sits doesn't really matter.
– When I am at the workplace, my colleagues are often in other meetings, so I don't really see the point of going in more often. Besides, I get more done when I'm at home. However, I can understand if they want to create an "Ericsson spirit" for new employees on site.
Ericsson: Hybrid work is determined through dialogue
According to Ericsson's press department, which responds via email, the employer believes that even though there is an "office first" policy, it is still up to each manager, team, and employee to determine how and where they work best.
– Ericsson's hybrid guideline has always provided the opportunity to come to an agreement through dialogue on how and where one works best and that everyone understands the importance and benefits of meeting, from both an individual and team perspective.
At the same time, more people are expected to come to the office, you have reduced your office space in the past year. How does that add up?
– Ericsson's office strategy is based on creating the right premises that provide the right conditions for the business to perform its work. Ericsson has many square meters of office space and is constantly working to develop our offices. We believe we have plenty of office space for those who want to work in the office.
Will you monitor that employees spend 60 percent of their working time in the office?
– The policy should be seen as a recommendation rather than a strict requirement where we want our employees to understand the importance of meetings between people. Ericsson trusts its employees.
Hybrid work as an effect of the coronavirus pandemic
The view on hybrid work has changed after the coronavirus pandemic. Being able to work flexibly has become a benefit that employers can offer. To get employees to want to return to the office, the employer must be able to offer something more than a seat and a desk, believes Union's club chairman Per Östberg.
– Ericsson tried to save money by removing coffee machines on some floors. That's not how you get people to come back to the office, for example. But they had to backtrack on that, there were protests, he says.
For developer Anna Sjöberg, the community with colleagues is what would make her come to the office more.
– If the employer organized activities that created a sense of community among colleagues, it would feel meaningful to go to the office.
This text has been translated with the help of AI.
