Om du är medlem i Unionen och inte redan prenumererar på Kollegas populära nyhetsbrev så kan du passa på att registrera dig via länken nedan.
Då får du Kollegas bästa nyheter, avslöjanden och smarta tips om allt som rör arbetsmarknaden direkt i din inkorg varje vecka.
|
1. Träna på fokus!
Simultankapacitet var ett hett begrepp för några år sedan; att kunna jonglera med många bollar i luften och växla snabbt mellan högt och lågt, komplexa uppgifter och löst snack. Sedan kom forskning som visade att jonglören inte alls är bättre på att fokusera – inte om man avser varje enskild boll.
Den som är van att snabbt och lätt växla uppmärksamhet och ta in allt som händer bakom kontorsstolen samtidigt som hen håller koll på nyhetsläget i världen och svarar på mejl från chefen tror ofta att hen så fort det behövs kan zooma in och fokusera på en avskild uppgift. Att klara av att multitaska kan dessutom ge en berusande känsla av att vara ”on top”, som kan vara svår att släppa.
Men den dystra sanningen för alla oss som lever i flera parallella dimensioner av sociala nätverk, nyhetsfilter och själva den fysiska omgivningen, är att vi presterar sämre än de som inte fragmentiserar sin uppmärksamhet genom att hålla lite koll på allt.
- Själva grejen med att fokusera är att stanna i det. Multitasking är en katastrof för hjärnan – även om man upplever att man är bra på det så är vi inte det. Vi presterar sämre när vi gör flera saker samtidigt, säger hjärnforskaren Katarina Gospic till TT.
Att multitaska i jobbet är alltså direkt inopportunt för arbetsprestationen och därmed karriären, lönen, pensionen och så vidare. Men vad värre är, även om du bara låter hjärnan studsa omkring mellan olika distraktioner på fritiden – påverkar det din förmåga att fokusera även på arbetstid.
Läs mer: Många bollar i luften kan förminska hjärnan
Förmågan att fokusera är som en muskel - något man tränar upp och håller i form genom att motionera. Släpper man fokus, tappar man fokus. Muskeln blir slapp.
- Vi ser att användningen av mobiler, datorer och läsplattor ändrar på hjärnans funktioner, säger Larry Rosen, professor i psykologi vid University of California San Diego, till SVT.
Hans forskning visar att hjärnans förmåga att fokusera påverkas negativt när blodströmmar snabbt flyttas mellan de hjärncentra som stimuleras när man till exempel använder flera olika skärmar samtidigt. Som att kolla Facebook-statusar på mobilen samtidigt som man ser en film på TV.
Men det är inte så lätt att sluta titta på mobilen, som många vet. Varje pling innebär ett potentiellt dopaminrus, hjärnans belöningssystem går igång när du ser att någon gillat eller kommenterat ditt inlägg. Det är skönt att se att man är med i den digitala samvaron.
- Vi måste lära oss att inte reagera på grund av ångest och plocka upp telefonen av oro att missa att någon ringt, sms:at eller mejlat. Men det behövs beteendeträning. Vi dreglar över våra telefoner och vi måste öva på att leva utan dem, säger Larry Rosen.
2. Snooza inte - skriv ner! Det vore en enkel sak att fokusera på en uppgift om inte hjärnan hela tiden sprang iväg och började fundera över varför kollegan inte ringer tillbaka, vad den där omorganisationen egentligen handlar om eller ifall parkeringstiden är på väg att gå ut.
När hjärnan samtidigt tänker på annat blir det nämligen mindre energi över för den uppgift du står inför. Du blir helt enkelt lite dummare än du skulle behöva vara. Men oro och tankar på annat försvinner inte alltid för att du säger åt dem. Däremot kan du tillfälligt ta ut tankarna ur huvudet och föra ner dem i skrift.
Enligt Daniel J. Levitin, forskare i neurovetenskap, förhindras ”repetitions-loopar” i hjärnan när man skriver ner tankar och uppgifter. När du har något du vet att du måste göra, inte får glömma, fungerar hjärnan som en alarmklocka som du kan snooza men som snart påminner dig igen. Och igen.
Genom att skriva ner och schemalägga hanteringen av de problem eller uppgifter du inte kan släppa, signalerar du till dig själv att saken är, om än tillfälligt, hanterad och hjärnan kan slappna av. Som att ställa in väckarklockan på en ny tid så att du kan sova en timme till. Och du kan fokusera på det du ska.
3. Finn en plats för fokus. Stäng in dig i en madrasserad och ljudisolerad cell. Inte nödvändigtvis bokstavligen. Men tänk efter var och under vilka omständigheter du brukar kunna fokusera. Är det på ett bullrigt café på stan eller kan du stänga en dörr till ditt kontor?
Vi kan inte alltid själva bestämma hur våra arbetsplatser ska utformas, men det finns en del knep. Kanske kan öronskydd som sådana byggarbetare har hjälpa dig att skapa ett tyst rum mitt i det öppna kontorslandskapet? Ibland kan ett bra, riktat ljus hjälpa. Eller musik?
Goda vanor skapas genom insikter om förhållandet mellan aktivitet och resultat, och omständigheterna därikring. När väl vanan är etablerad kan olika nycklar aktivera beteendet, till exempel att fokusera så fort du sätter på dig de där öronskydden. Det menar Wendy Wood, professor i organisationspsykologi.
Arbetsgivare som ser till att hjälpa sina medarbetare att fokusera och stänga ute distraktioner får bättre produktivitet och mindre sjukfrånvaro.
Läs mer: Bästa arbetsplatsen ger rum för introverta
En av tankarna med aktivitetsbaserade kontorslösningar är att skapa särskilda rum för olika typer av arbetsuppgifter. Det finns forskning som visar att fokus ökar om man kan göra en typ av uppgifter vid ett skrivbord och en annan typ vid ett annat; att den specifika omgivningen då fungerar som sådana nycklar som triggar rätt fokus. Emellertid finns också annan forskning som visar att de aktivitetsbaserade kontorslösningarna i praktiken sällan funkar som de är tänkta att göra. Kanske för att de är beslutade och utformade ovanifrån, lika för alla, medan behoven för att nå fokus är individuella.
Läs mer: Framtidens arbetsplats
4. Stäng av manickerna. Om du inte vill bli distraherad – stäng då av alla distraherande push-notiser, mejlaviseringar och dylikt. Du måste inte reagera på ett mejl i samma sekund som det ramlar ner i din inkorg. Faktiskt inte. För varje gång din hjärna noterar en avisering av något slag tappar du fokus på det du gör. Du blir reaktiv, i stället för aktiv.
Ofta är den avisering du får, om till exempel ett nytt mejl, ändå ingenting du kan agera på direkt. Då hamnar uppgiften att svara på mejlet i stället i kön och repetitionsloopen eller väckarklockan i hjärnan drar igång för att påminna dig med korta intervaller. Då måste du ta dig tid att skriva ner uppgiften på den där listan, och så vidare. Stäng av, bara!
5. Sov. Din hjärna är en komplex apparat som gör mycket avancerade analyser dagarna i ända. Den behöver vila. Och för hjärnan innebär vila inte att ligga ner, utan att sova djupt. Så låt bli att natta dig själv genom att twittra eller plöja tv-serier från sängen. Det blå ljuset från en skärm stör dessutom din efterföljande sömn lika effektivt som om du just druckit en kopp kaffe.
Läs mer: Blått ljus effektivare än kaffe
Murat Türk är Unionens klubbordförande på globala kundtjänstkonsulten Concentrix. Han tror att AI-drivna system och det som kallas algoritmisk arbetsledning kan ersätta mer av chefers uppgifter framöver.
– Det finns säkert planer att implementera AI som bestämmer hur grupperna ska schemaläggas. Jag tror även att AI kommer coacha medarbetare i sina prestationer och räkna prognoser och slutresultatet för en klient, säger han.
Men där är branschen inte än. Chefer följer upp resultaten öga mot öga.
Vad skulle du tycka om en AI-chef?
– Jag skulle inte föredra det, en personlig kontakt är bättre för att behålla en genuin relation mellan arbetsgivare och arbetstagare.
Hur tror du AI kommer påverka er arbetsmiljö?
– Det finns en viss risk att den kan räkna fel och risk att arbetsmiljön påverkas.
Algoritmic management, AM, är automatisering av chefsfunktioner. Digital teknik som kan förstärka eller automatisera ledningens beslutsfattande. Ibland kallas det att jobba datadrivet, eller med datainformerat ledarskap.
Det är system som kan
• Styra, övervaka eller utvärdera arbetet.
• Planera personalstyrkan, schemalägga.
• Anställa, belöna, befordra, disciplinera och avskeda.
Läs mer
Forskare: Vad händer med arbetsmiljön när AI blir chef?
Unionens rapport: Total datakontroll på jobbet?
Om AI börjar kommentera hur anställda når nyckeltalen blir det en stressigare arbetsmiljö, tror Murat Türk. Redan i dag testar företag egna ChatGPT-modeller som gör ärendeloggningar och skriver journal på kundservicesamtal. AI:n lyssnar på samtalet och loggar det. Den sammanfattar kundens ärende och vad lösningen blev.
I callcenterbranschen har det länge varit vanligt med digitala verktyg som ständigt mäter hur de anställda jobbar och om de når sina mål (KPI:er).
– Du kan följa prestationstabeller dagligen. Det finns nyckeltal man ska klara av, säger Ylva Harnesk, facklig klubbordförande för Unionen på kundtjänstföretaget Teleperformance i Stockholm.
Digitala system fördelar samtal och följer upp medarbetarnas resultat i olika kanaler som samtal, chatt och mejl. Arbetsmiljön präglas av ett strikt schema med korta förutbestämda pauser för att exempelvis gå på toaletten. Anställda förväntas följa kundköer och se hur många som är tillgängliga för samtal.
– Allting är schemalagt, som short breaks. Det är en betald paus då du står till arbetsgivarens förfogande. Men har man en orolig mage får man ha en dialog med arbetsgivaren om det, säger Ylva Harnesk.
Ylva Harnesk är själv nöjd med arbetsmiljön och tycker det är normalt med digital kontroll inom kundservice. De flesta telefonsamtal spelas in och det görs stickprovskontroller av cheferna.
Övervakningen av hur anställda jobbar, eller ”handling time”, som det heter internt, krävs också enligt klubbordföranden.
– Det finns alltid parametrar för hur man ska sköta samtal och följa GDPR. Vi måste bibehålla kvaliteten, annars har vi inte jobb, säger hon.
Men hon drar gränsen vid en AI som ersätter chefen.
– Vi har högst mänsklig feedback. Varje månad har du ett enskilt samtal med din chef.
AI kommer stort och spås påverka de flesta Unionen-yrken framöver.
– Vi ett stort globalt företag, jag vet att AI används på vissa områden. Men skulle de få för sig att införa det här utan att förvarna bryter de mot informationsplikten när det gäller arbetsmiljö, säger Ylva Harnesk.
Hon hänvisar till att större förändringar inte får införas över huvudet på personalen utan att riskbedömas enligt arbetsmiljölagen och förhandlas enligt medbestämmandelagen (mbl).
Systemet kan till exempel mäta:
Ditt arbete loggas digitalt. Chefen kollar vem du har kontakt med och hur lång tid du ägnar åt en uppgift. Tangenttryck. Hur länge du är borta från datorn. Din röst analyseras av ett program och dina känslor av en kamera kopplad till AI.
Är det en scen ur diktaturromanen 1984? Nej det är 2025 och förekommer på kundtjänstjobb i USA och några europeiska länder enligt rapporten Vad händer med arbetsmiljön när AI blir chef?
– Tekniken möjliggör en mer omfattande övervakning. Med den ständiga feedbacken får vi en digital taylorism på crack, säger Karin Hennum Nilsson, doktorand på Karolinska institutet och en av rapportförfattarna.
Hon beskriver hur mer eller mindre komplex teknik tar över olika arbetsledande funktioner från första linjens chefer. Det kallas algoritmisk arbetsledning.
– Det är inte automation av arbetet, utan av planering, återkoppling och övervakning av arbetet. Tekniken kan bygga på AI, men också på enkla algoritmer, säger Karin Hennum Nilsson.
Datadriven arbetsledning är vanligast i tjänstemannayrken. Enligt en OECD-rapport uppger 90 procent av företagen i USA att de har någon form av arbetsledning via en algoritm. I Europa är siffran 79 procent.
Taylorism är en amerikansk ledningsteori från början av 1900-talet då man ville effektivisera företag med tidsstudier av alla anställdas arbetsmoment. Det har lett till att färre anställda väntas prestera mer, med mindre självbestämmande och mer övervakning.
AI och algoritmiska system kan ersätta chefsuppgifter i många Unionen-branscher. Säljare, callcenters, kundtjänst, e-handel och logistik är påverkade, liksom HR, IT och media och kommunikation.
När digital teknik tar över chefsfunktioner kan det påverka arbetsmiljön negativt. Men enligt forskarna vid KI tas frågor om arbetsmiljö i princip aldrig med när nya system sjösätts. Facket involveras sällan.
– När man inför de här säger man att man ska skapa smidiga processer men tänker inte på konsekvenserna för människorna som ska arbeta i dem, säger Karin Hennum Nilsson.
I en studie hon gjort på svenska logistikföretag såg man att en hög grad av digital arbetsledning via paddor och headset hade samband med ohälsa. Där fanns fler arbetsplatsolyckor, ökad stress och psykisk ohälsa som ångest och paranoia.
Mer distansarbete har lett till att chefer vill kontrollera arbetet på nya digitala sätt eller kolla hur ofta medarbetarna är inne på kontoret. Samtidigt varnar Unionen för att viss övervakning kan vara olaglig.
”Om man känner sig misstänkliggjord kan det ha en förödande effekt på ens arbetsmoral”
Hur vi upplever ökad övervakning och algoritmstyrd bedömning på jobbet är olika. Att ständigt kontrolleras leder för de flesta till ökad anspänning enligt Karin Hennum Nilsson, som också är psykolog.
– Det finns ett obehag i att ständigt känna sig bevakad. Särskilt i kombination med att inte veta vad övervakningen används till eller vad som mäts. Om man känner sig misstänkliggjord kan det ha en förödande effekt på ens arbetsmoral och vilja att göra ett gott jobb. Men om arbetsgivaren är tydlig kring vad man samlar in, syftet och hur ens data används kanske det inte upplevs så, säger hon.
Enligt Unionens undersökningar vill en majoritet av svenskarna inte ha digitala system som övervakar vad de gör på arbetstid. 42 procent vill inte heller ha system som mäter deras prestationer . När Kollega frågade 2019 var det bara 25 procent som oroade sig för sin integritet på jobbet.
Unionen har nyligen stämt ett företag där en chef realtidsfilmade en anställd hela dagarna vilket ledde till psykisk stress och sjukskrivning. Facket driver på för ett ökat integritetsskydd för anställda, men få medarbetare protesterar i praktiken.
– Även om det kanske är förbjudet att övervaka använder man inte sin rätt att vägra eller protestera. Det är också en knivig bedömningsfråga om behovet att övervaka överväger arbetstagarens rätt till integritet, säger Karin Hennum Nilsson.
Trots riskerna med AI och digital arbetsledning är tjänstemän mer positiva till det än arbetarna, enligt forskningen. Unionens medlemmar tycks ha drabbats mindre av negativa konsekvenser. Tjänstemän upplever tekniken mer som beslutsstöd.
– Det ses i större utsträckning som en möjliggörande teknologi, säger Karin Hennum Nilsson.
Chefer hoppas att nya AI-system ska ge dem mindre administration. Tjänstemän och chefer är samtidigt de grupper vars jobb tros påverkas mest framöver av AI-utvecklingen.
Rapporten: Vad händer med arbetsmiljön när AI blir chef? Forskningsbaserad kunskap och slutsatser från en tvärvetenskaplig policykonferens, Institutet för miljömedicin och forskningsprojektet ALGOSH vid KI.
