Alltför många av oss låter mejlen styra oss i stället för tvärtom. Det största misstaget vi gör är att ständigt kolla mejlen, ett oräkneligt antal gånger per dag. En undersökning från Adobe visar till exempel att 58 procent svarar på mejl inom en timme och att 70 procent svarar på mejl efter klockan sex på kvällen.
Författaren Kevin Kruse som skrivit en bok om hur framgångsrika människor hanterar sin tid (”15 secrets successful people know about time management”) säger till tidningen Fast Company att folk måste förstå att mejlproblemen i stor utsträckning är orsakade av dem själva. Vi väljer mejlen i stället för att ta tag i mer arbetsamma uppgifter eller så kollar vi mejlen konstant på grund av FOMO (fear of missing out), det vill säga rädslan att vara utanför.
Följer du de fem råden nedan så kommer du att minska den tid du lägger på mejl med hälften. Glöm inte att berätta för dina kolleger om din nya mejlpolicy; Om de hädanefter vill nå dig snabbt är det bättre att de kommer till dig, ringer eller skickar ett sms.
Schemalägg
Lägg in mejlhantering i kalendern vid tre tillfällen under dagen: På morgonen, efter lunch och innan du går hem för dagen. Stäng av mejlnotifieringarna.
Skippa CC
Skicka inte urskillningslöst kopior på alla mejl till kolleger och samarbetspartners. Undvik också att trycka på ”Svara alla”. Ju färre mejl du skickar desto färre mejl kommer du att få.
Filtrera mejlen
Se till att mindre viktiga mejl som nyhetsbrev och cc-ade brev hamnar i separata mejlkorgar.
Använd inte mejlkorgen som en att göra-lista
Målet är en inkorg utan mejl. När du hanterar mejl ställ dig de här fyra frågorna: Kan jag radera mejlet? Kan jag delegera mejlet? Kan jag åtgärda något inom fem minuter? Eller ska jag åtgärda något senare? Skriv i så fall in i kalendern vad och när du ska göra det.
Text: Cajsa Högberg
