Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Så halverar du mejlandet
Svämmar mejlkorgen över? Kan du inte låta bli att kolla mejlen så fort det plingar i inkorgen? Eller har ni cc-sjuka på jobbet? Misströsta inte, så här halverar du lätt som en plätt tiden du lägger på mejl.
Alltför många av oss låter mejlen styra oss i stället för tvärtom. Det största misstaget vi gör är att ständigt kolla mejlen, ett oräkneligt antal gånger per dag. En undersökning från Adobe visar till exempel att 58 procent svarar på mejl inom en timme och att 70 procent svarar på mejl efter klockan sex på kvällen.
Författaren Kevin Kruse som skrivit en bok om hur framgångsrika människor hanterar sin tid (”15 secrets successful people know about time management”) säger till tidningen Fast Company att folk måste förstå att mejlproblemen i stor utsträckning är orsakade av dem själva. Vi väljer mejlen i stället för att ta tag i mer arbetsamma uppgifter eller så kollar vi mejlen konstant på grund av FOMO (fear of missing out), det vill säga rädslan att vara utanför.
Följer du de fem råden nedan så kommer du att minska den tid du lägger på mejl med hälften. Glöm inte att berätta för dina kolleger om din nya mejlpolicy; Om de hädanefter vill nå dig snabbt är det bättre att de kommer till dig, ringer eller skickar ett sms.
Schemalägg
Lägg in mejlhantering i kalendern vid tre tillfällen under dagen: På morgonen, efter lunch och innan du går hem för dagen. Stäng av mejlnotifieringarna.
Skippa CC
Skicka inte urskillningslöst kopior på alla mejl till kolleger och samarbetspartners. Undvik också att trycka på ”Svara alla”. Ju färre mejl du skickar desto färre mejl kommer du att få.
Filtrera mejlen
Se till att mindre viktiga mejl som nyhetsbrev och cc-ade brev hamnar i separata mejlkorgar.
Använd inte mejlkorgen som en att göra-lista
Målet är en inkorg utan mejl. När du hanterar mejl ställ dig de här fyra frågorna: Kan jag radera mejlet? Kan jag delegera mejlet? Kan jag åtgärda något inom fem minuter? Eller ska jag åtgärda något senare? Skriv i så fall in i kalendern vad och när du ska göra det.
Text: Cajsa Högberg
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Rekordmånga svenskar sjukskrivna för stress
Aldrig förr har så många varit sjukskrivna på grund av stress som nu. Kvinnor i 30-årsåldern är värst drabbade. Förebyggande arbetsmiljöarbete och ökad jämställdhet kan bryta utvecklingen, enligt Försäkringskassan.
Rekordmånga är sjukskrivna för stress. Det visar en rapport från Försäkringskassan. Mellan 2019 och 2024 har antalet stressrelaterade sjukskrivningar ökat med 25 procent. 43 500 personer är sjukskrivna på grund av stress vilket innebär en ny högstanivå. Kvinnor löper mer än dubbelt så hög risk för sjukfrånvaro på grund av stressrelaterad psykisk ohälsa jämfört med män.
– Det positiva är att vi känner till de bakomliggande orsakerna och att utvecklingen går att bryta genom förebyggande arbetsmiljöarbete och ökad jämställdhet mellan kvinnor och män, säger Ulrik Lidwall, analytiker på Försäkringskassan och författare till rapporten, i ett pressmeddelande.
Kvinnor med små barn är oftare sjukskrivna
Flest sjukskrivna finns i åldersgruppen 30-39 år. Det finns också ett tydligt mönster med högre sjukfrånvaro för personer som har barn i åldern tre till åtta år. Dessutom är den stressrelaterade psykiska ohälsan högre för personer med fler än tre barn.
– Vi vet att en faktor för att inte bli sjuk av stress är just balansen mellan arbetsliv och fritid, och arbete och återhämtning, och det kan bli svårare för den som har yngre och fler barn. Eftersom kvinnor tar större ansvar för barn och hem så löper de större risk att drabbas av stressrelaterad sjukskrivning, säger Ulrik Lidwall.
Varannan svensk är stressad på jobbet
Även en internationell undersökning, från Manpowergroup, visar att många svenskar är stressade på jobbet. Undersökningen har vägt in hälsa och välmående, karriärmöjligheter, trygghet och meningsfullhet etcetera, hos anställda i 16 länder för att få fram ett medarbetarindex. Där hamnar Sverige först på tionde plats.
Stress på jobbet är en av de faktorer där Sverige sticker ut. 53 procent av de svarande i Sverige anser att de stressar mycket eller ganska mycket varje dag på sina arbetsplatser. Det är enligt rapporten betydligt stressigare än på jämförbara arbetsmarknader i Norge, Tyskland och Nederländerna.
Vi är dessutom något mer missbelåtna med våra nuvarande jobb än kollegor i de tre jämförbara länderna och upplever oss ha sämre karriärmöjligheter på våra nuvarande jobb.
