Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

Minskad stress med bra e-postpolicy

Är inkorgen på jobbet ständigt så full att du känner dig jagad och frusterad? Då kan det vara läge att införa en policy för e-post. Det har man gjort på Volvo Personvagnar. Resultat: Nöjda medarbetare, med en timmes ökad produktivitet i veckan.
Joachim Stokstad Publicerad
Colourbox
Colourbox

Att större företag har en mejlpolicy är inte ovanligt. Det kan till exempel handla om att man inte bör mejla utanför kontorstid och vilken ton man ska hålla. Men Volvo Personvagnar har tagit det hela ett steg längre.

Företagets kommunikationsavdelning fick klart för sig att många medarbetare blev frustrerade och stressade av det flitiga mejlandet. Det konstaterades snabbt att det inte fanns några enhetliga regler kring e-posten, som ju samtidigt är ett omistligt verktyg i arbetet.

Medarbetarna tyckte att de fick alldeles för många interna mejl – inte minst kopior – och att de ofta var otydligt formulerade. Man förstod helt enkelt inte vad man förväntades göra eller svara.

– Dessutom var det vanligt att de som fick ett otydligt mejl skickade ett svar och tyckte att saken då var ur världen, vilket skapade en ännu större mängd, berättar Petter Halling, som vid den här tiden jobbade på kommunikationsavdelningen, för Chefstidningen.

För att policyn inte bara skulle bli ett påbud uppifrån ledningen höll man en workshop med hundratal medarbetare. Det gjorde att man kunde skapa en policy som verkligen utgick från det som medarbetarna upplevde.

– Det tror jag var avgörande för att det blev en acceptans för de nya reglerna, säger Petter Hallin.

Dessutom fick alla medarbetare på Volvo PV utbildning i policyn, som kom att uppskattas. Även av företaget, som märkte av en timmes ökad produktivitet i veckan – per medarbetare!

 

 

 

 

Volvo PV:s e-postregler

* Varje mejl inleds med ”For your information” eller ”For your action”, för att undvika otydliga förväntningar på mottagaren.

* Har man ett jobb där man inte sitter vid datorn dagarna i ända är det acceptabelt med en svarstid på 24 timmar. Arbetar man med datorn är två timmar rimligt.

* Hellre många korta mejl än färre men långa och otydliga.

* Hellre ett mejl per ärende än flera ärenden i ett mejl.

* Tydliga ämnesrader.

* Undvik onödiga mejl. Man måste till exempel inte tacka för ett mejl.

* Chefer får inte bara vidarebefordra mejl, de måste analysera och peka ut det som är relevant för mottagaren.

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Hemmiljö med Jeanette Lilja i soffa och filt. Illustrerar situationen när barnet blir hemmasittare och vardagen stannar hemma.
Hemmasittande kan göra hemmet till en plats där skolan aldrig börjar. För Jeanette Lilja blev barnets skolfrånvaro en kamp som till slut slog hårt mot arbetslivet. Foto: Carolina Byrmo.

Där Jeanette Lilja sveper fram, där lyser kollegorna upp. Hon är medarbetaren som alltid kommer sprudlande in på sin arbetsplats med morgonens bredaste leende.

Hon har en magisterexamen i kognitionsvetenskap och har i ungefär 15 år lett projekt inom digital kundservice i telekombranschen. Hela tiden med en odiagnostiserad adhd. Det var delvis en professionell välsignelse, eftersom det var lätt för henne att se mönster och hitta de mest effektiva arbetssätten.

– Jag var jätteuppskattad, också de sista åren då jag var helt slut inombords. Det var ingen på min arbetsplats som visste hur jag mådde. Inte förrän jag en dag utmattad föll ned på en stol och storgrät.

När barnet blir hemmasittare

Det var med det andra barnet som sammanbrottet kom. Den yngsta dottern visade sig tidigt ha ärvt sin mammas svårigheter. Plus några till. Dottern är nu elva år och ett av de uppskattningsvis 19 000 barn i Sverige som inte klarar av att komma till skolan, det som brukas kalls hemmasittare.

En vanlig uppskattning – grundad i en undersökning från Karolinska institutet – är att tre fjärdedelar av de barnen har en neuropsykiatrisk funktionsnedsättning, NPF.

– Min dotter har ingen diagnos i dagsläget, men har drag av adhd, autism och kravkänslighet, berättar Jeanette Lilja.

Ärftligheten för NPF är stark, den ligger på omkring 80 procent. Av de barn som är hemmasittare har de flesta med andra ord en förälder med NPF, utredd eller ej. Det är en dubbel belastning som alltså är vanlig, och ofta dold.

Det höjer oddsen för att lyckas både på jobbet och hemma:

– Min dotter behöver kunna låna av mitt lugn. Men jag har ju själv ett nervsystem som är extremt lätt att trigga. Och ingen energi att hantera känslomässiga sammanbrott.

Hemmakontor med dator och inspelningsutrustning, videomöte på skärm. Kopplas till att arbeta flexibelt när barnet är hemmasittare.
Efter att ha lämnat sin anställning började Jeanette berätta öppet om sin situation – bland annat i en podd. Att kliva fram kändes riskfyllt, men hon orkade inte leva bakom en fasad. Foto: Carolina Byrmo.

Tillvaron som hemmasittarförälder inleddes för Jeanette Liljas del med flera års kamp för att få dottern i väg till förskolan, och sedan till skolan. De långa morgnarna av lirkande och mutande avtog så småningom – dottern gick inte längre över tröskeln.

– Hon har en extremt stark vilja, som orsakar låsningar i många olika situationer. Så var det redan i förskolan. I skolan kunde hon gömma sig under bänken och vägra komma fram. Det kunde vara kläder som skavde. Stressen gjorde alla mindre problem tusen gånger värre.

Hon beskriver stressen som extrem. Men ambitionen att vara sitt bästa jag både på jobbet och som förälder kunde Jeanette Lilja inte släppa. Gradvis blev situationen alltmer ohållbar.

Morgnarna som tog slut: lirkande, mutande – och till sist tvärstopp

– Jag räckte inte till, fick inte ihop pusslet. Jag gick helt och hållet på adrenalin. Jag ville förändra situationen, men förstod inte hur jag skulle göra, det kändes bara omöjligt. Läkaren sade: ”Det första du behöver göra på morgonen när du lämnat barnen är att vila.”

I stället tog hon ett djupt andetag och drog på peppande musik på högsta volym i bilen på väg till jobbet. För att boosta dopaminet, göra sig redo att sprudla.

– Professionellt stod jag alltid på kanten till en ravin. Jag satt hemma på kvällarna och grinade i panik, i total visshet om att jag inte kommer att klara det. Ändå levererade jag.

När hemmasittande påverkar jobbet: så mår föräldrarna

10 procent av alla skolelever i Sverige har en neuropsykiatrisk funktionsnedsättning, NPF. Riksförbundet Attentions skolrapport 2025 visar hur föräldrarnas arbetsliv och hälsa påverkas av skolsituationen. (Rapporten gäller alltså barn som har en NPF-diagnos och inte enbart hemmasittande barn.)

 

* 63 % uppger att den psykiska hälsan har påverkats.

* 55 % uppger att de är utmattade.

* 40 % uppger att den ekonomiska situationen har försämrats.

* 35 % har gått ned i arbetstid.

* 30 % är eller har varit sjukskrivna.

* 12 % har känt sig tvungna att byta arbete/arbetsplats.

* 8 % har slutat arbeta helt.

 

Hon var omtyckt, men hon kom sent och gick tidigt för att få livet att gå ihop. Ibland kunde kollegor fråga ”jobbar du halvtid?” eller ge andra kommentarer som sved. Men det tyngsta var skuldkänslorna, de åt upp henne inifrån.

Arbetslivet fortsatte – på adrenalin och skuld

– Jag kände mig som en dålig människa om jag arbetade hemma. Eller inte gjorde mina timmar. Det fanns ingen på arbetsplatsen som fattade – men det hade kanske ändå inte haft någon betydelse. Jag hade inte tagit emot särbehandling.

Det var inte Jeanette Lilja som förstod att det tagit stopp. Det var chefen. Han skickade hem henne till en sjukskrivning som i praktiken kom att pågå i sex år.

– Jag grät på jobbet, bröt ihop ofta. Var alltid stressad och trött. Jag klarade inte att föra processen framåt – och det var ju jag som var projektledare. Men jag pressade på och tänkte att så här är väl livet för alla.

De första två veckornas sjukskrivning grät hon. Kände sig misslyckad och det gjorde ont. Snart nog påbörjade hon en adhd-utredning och fick sedan all hjälp vården kunde ge.

– Men det visade sig vara svårt att reda ut vad som lett till utmattningen. Diagnosen, jobbet, föräldraskapet? Jag var högfungerande, men mådde ändå så dåligt. Det var överväldigande även för dem som skulle hjälpa mig.

Hon gick under de sex åren av och på med sjukskrivning, adhd-mediciner och återgång i arbete. Inget fungerade riktigt bra. Till sist fick Jeanette Lilja lämna sin anställning med nio månaders avgångsvederlag.

Jeanette Lilja i hemmiljö på golv med arbets-/pysselmaterial. Kopplar till flexibilitet och pauser i ett anpassat arbetsliv.
Föräldrar till hemmasittare tvingas ofta bygga om hela vardagen. Jeanette anpassade både arbetstider och upplägg för att orka och kunna vara hemma när det behövs. Foto: Carolina Byrmo.

Hon startade en adhd-podd tillsammans med en kompis, där hon berättade om sin tillvaro.

– Jag höll på att kräkas innan första avsnittet, jag tänkte att arbetslivet var kört, att jag aldrig skulle få ett jobb igen. Men jag var beredd att ta risken. Jag klarade inte att leva bakom en fasad längre.

Jobb fick hon ändå, flera stycken. Jeanette Lilja är lättrekryterad, som hon säger själv. Men alla anställningar slutade ganska snabbt i sjukskrivning.

Lösningen var att sluta kämpa och i stället känna efter när allt känns bra: då är miljön rätt. Där finns energi för henne.

– Jag började förstå att det handlar om dopamin och signalsubstanser. Min hjärna behöver roliga saker, att jag lär mig nytt.

Hon hittade sin plats när hon började använda sina egna erfarenheter till att hjälpa andra människor som har NPF. Sedan tre år tillbaka coachar hon klienter med adhd och autism att fungera bättre i livet.

Numera styr hon själv över timmarna hon arbetar.

– Jag har paus mellan klienterna och den sista tar jag emot klockan två. Jag finns tillgänglig för min dotter. Sedan händer det att det inte räcker, att jag får lov att omboka klienter. Men det fungerar för mitt barn.

Det egna nervsystemet mår numera också bättre.

– Jag behöver få arbeta när energin finns. På ett kontor är jag slut efter klockan två på eftermiddagarna.

Text: MARIKA SIVERTSSON.

Så många är hemmasittare i Sverige

Underrapportering. Det statistiska underlaget för hemmasittande barn är osäkert.

Skolorna rapporterar själva in frånvaro och redan där finns en underrapportering, enligt forskaren Sara Linderdahl vid Uppsala universitet.

* 19 000 hemmasittare är den siffra som oftast används. Den kommer från föräldranätverket Rätten till utbildning som 2025 samlade in uppgifter om runt 400 000 elever.

Av dem hade 19 000 en frånvaro på 50 procent eller mer.

* 25 procent av landets 100 000 skolbarn med NPF kan antas vara helt eller delvis frånvarande från skolan.

Uppskattningen bygger på en undersökning gjord av Riksförbundet Attention år 2025 (med svar från 2 700 föräldrar).

* 75 procent av de hemmasittande skolbarnen kan ha NPF, enligt en återkommande uppgift. Den kommer från ett tio år gammalt projekt som Kind (Center of Neurodevelopmental Disorders) vid Karolinska institutet hade i Salems kommun för att få elever tillbaka till skolan.