Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

Ständiga omorganisationer sliter på medarbetarna

7 av 10 tjänstemän har varit med om en omorganisation det senaste året. Målet brukar vara att bli effektivare och lönsammare. Men för personalen är förändringarna ofta slitsamma.
Niklas Hallstedt, David Österberg Publicerad
Illustration: Valero Doval
Även goda omorganisationer medför stress och ökar pressen på medarbetarna. Flera tjänstemän i Kollegas undersökning vittnar om minskad effektivitet och oklara beslutsvägar, och om att omorganisationer stjäl energi. Illustration: Valero Doval

Om ett företag har problem verkar lösningen vara given: omorganisera. Genom att ändra i strukturer hoppas ledningen att företaget ska hitta nya arbetssätt, få bättre lönsamhet, bli flexiblare eller slimmas.

Sju av tio tjänstemän i privat sektor har varit med om en omorganisation det senaste året, enligt den Novus-undersökning som Kollega låtit göra. Och en av tio har varit med om det fem gånger eller fler.

Men det är inte okomplicerat att genomföra en organisationsförändring. Undersökningen visar att åtta av tio tjänstemän har upplevt negativa konsekvenser av de omorganisationer de varit med om. Det handlar bland annat om att anställda säger upp sig, att arbetsbördan och stressen ökar och att arbetsgrupper splittras.

Johnny Hellgren är docent i arbets- och organisationspsykologi vid Stockholms universitet. Han säger att det går att genomföra omorganisationer på ett bra sätt, men att de ofta är slitsamma för personalen.

– Alla förändringar medför en osäkerhetskänsla. Vi gillar att ha kontroll, att känna lugn och trygghet. Därför är det väldigt viktigt att det som ledningen säger i en förändringsprocess är sant. Kommunikation och information är viktigt. Det handlar bland annat om att ge förändringen en logisk anledning, säger han.

Det gäller att tydligt informera om vad syftet med omorganisationen är

En omorganisation tar tid och kraft från personalen. Trots det förväntas de anställda producera lika mycket som de brukar, enligt Johnny Hellgren.

– Arbetet med organisationsförändringen läggs ovanpå det vanliga arbetet. Det är fortfarande ”business as usual” 40 timmar i veckan. Jag har aldrig hört talas om en organisation som har sagt att ”under förändringsarbetet producerar vi bara 60 procent av vad vi brukar”, utan det blir en extrapålaga. Men studier visar att effektiviteten under omorganisationen sjunker ganska ordentligt. En stor del av arbetstiden går åt till att diskutera och genomföra förändringen.

Hur någon upplever en omorganisation beror delvis på syftet med förändringen. Om målet är att säga upp delar av personalstyrkan är det nästan omöjligt att få medarbetarna att se positivt på den – oavsett om de personligen blir uppsagda eller inte.

– Vid negativa organisationsförändringar slår många människor på försvarsmekanismerna direkt. De känner sig hotade och upplever att det arbete de gjort inte längre är värt någonting. Man pratar om att det är viktigt med delaktighet, att medarbetarna ska förstå anledningen till nedskärningarna, men det är väldigt, väldigt svårt att få otrygga personer att se förändringen som något positivt. Personerna som inte sägs upp mår också dåligt och brottas med skuldkänslor.

Om syftet däremot är att förbättra organisationen är förutsättningarna ljusare. Nyckelorden är information, tydlighet och delaktighet. Det gäller att göra klart för medarbetarna vad syftet med omorganisationen är och att inte dölja information.

– När information saknas fyller vi i tomrummen själva. Ju mer företagsledningen håller på information, desto mer rykten skapar vi. Och ofta är ryktena värre än sanningen. Därför ska man även kommunicera negativa inslag i de förändringar som genomförs, säger Johnny Hellgren.

Den uppfattningen har även Stefan Szücs, docent i statsvetenskap vid Göteborgs universitet.

– Två faktorer är viktigast: delaktighet – att personalen tillåts vara med på olika sätt – och tydlighet. Om man vet vad som händer är det lättare att hantera förändringar. Ett sätt att främja delaktighet är att medarbetarna har samtal med chefen. Och då räcker det inte med APT-möten, det krävs enskilda samtal.

Kollegas Novusundersökning visar också att förändringarna ibland får positiva effekter. Det handlar till exempel om tydligare strukturer, bättre ledning och mindre osäkerhet. Samtidigt svarar nästan hälften att de antingen inte vet om omorganisationen haft några positiva effekter eller att förändringen inte haft några positiva effekter alls.

Borde man ibland helt enkelt låta bli att genomföra organisationsförändringar?
– Frågan är ju vad alternativet är. Motivet för förändringen är ju oftast att tjäna mer pengar eller att effektivisera. Ingen organisation kan stå helt still, men visst kan man fråga sig om alla förändringar är nödvändiga, säger Johnny Hellgren.

Läs mer: "Företaget bryr sig inte om arbetsmiljön"

Framgångsrik förändring

Företag som lyckas väl med omorganisationer har några saker gemensamt.

  • Information. Ledningen informerar hela tiden, väldigt mycket. Och ser till att det inte uppstår kunskapsluckor som människor själva fyller i.
  • Ärlighet. Ledningen är ärlig, även med det negativa. Människor har lättare att hantera negativa besked än osäkra besked.
  • Samarbete. Företaget tar gärna hjälp av företagshälsovård och fackliga organisationer.
  • Lojalitet. Chefen ser till att få med sig informella ledare, alltså medarbetare som andra lyssnar på.
  • Krav. Företaget inser att effektiviteten per automatik sjunker och sänker kraven på medarbetarna under förändringsprocessen.
  • Eftertanke. En klok företagsledning funderar över nödvändigheten. Det kanske inte är superviktigt med en förändring?

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning
C&K 2-25

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Arbetsmiljö

Din skärmhjärna har rättigheter

Vi är uppkopplade och multitaskar som aldrig förr. Det riskerar att slita på hjärnhälsan. Men på jobbet finns regler som ska skydda dig vid skärmen.
Elisabeth Brising Publicerad 28 april 2025, kl 06:01
Hund vid dator.
Vi tillbringar allt mer arbetstid och fritid vid skärmar. Det kan slita på hjärna och koncentration. Men det finns skärmregler för arbetslivet som ska skydda din hälsa. Foto: Colourbox

Vi har aldrig suttit så klistrade vid skärmar som nu, både på jobbet och fritiden. Enligt forskare kan beteendet få negativa hälsokonsekvenser och börja påverka hjärnans förmåga att jobba fokuserat. 

– Det finns studier som tyder på det, att våra koncentrationsbeteenden tycks ha förändrats över tid. Att vi jobbar kortare stunder med en och samma sak innan vi växlar fokus, säger Sissela Nutley hjärnforskare vid Karolinska institutet. 

Sissela Nutley.

Multitasking leder till att vi både blir mer stressade och mindre effektiva påpekar hon. Vår kapacitet att vara uppmärksamma på rätt saker minskar när den digitala miljön är designad för att splittra vårt fokus med notiser. 

–  Den lockar till fragmentarisk uppmärksamhet eftersom vi kan agera på en ny tanke direkt och kolla saker. Det kostar för hjärnan, säger Sissela Nutley. 

Finns regler för skärmjobb 

Arbetsgivaren har ett stort ansvar för arbetsmiljön och hur din hälsa påverkas av jobbet. Sedan 90-talet finns riktlinjer för arbete vid ”bildskärm”. Jobbet ska göras med hänsyn till människans ergonomi och där ingår hur vi förstår och hanterar information. Det kallas kognitiv ergonomi berättar Kersti Lorén, sakkunnig i ergonomi på Arbetsmiljöverket och förklarar: 

Kersti Lorén
Kersti Lorén. Foto: Arbetsmiljöverket

– Arbetet ska anpassas efter människan och inte tvärtom. Att man förstår hur människan tar till sig och bearbetar information och vad vi behöver för att ha hälsa, välbefinnande och göra ett bra, produktivt jobb. 

Den kognitiva belastningen är något man talar mer om

De medicinska risker med datorarbete som beskrivits tydligast hos myndigheten är rygg- och synbesvär. Men bildskärmsreglerna är gamla och ett nytt direktiv om arbetsmiljön vid skärmar är på gång från EU-kommissionen, även om det dröjer innan de är i bruk. 

– Den kognitiva belastningen är något man pratar mer om idag är min uppfattning, säger Kersti Lorén. 

Hon föreslår att vi pratar på jobbet om hur digitala arbetssätt och system påverkar oss. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är det viktiga. 

– På arbetsplatsträffar kan ni titta på risker hos er och då kan det handla om att man sitter för länge vid datorn, eller känner sig övervakad, Kersti Lorén.

”Man har inte tittat på konsekvenserna

Arbetsmiljöverkets inspektör Malin Cato har lett 1 500 kontroller av arbetsgivare om hur de kan förebygga risker i den digitala arbetsmiljön. Var fjärde arbetsplats hade brister. Hon vill se mer kunskap om hur anställdas hälsa påverkas av teknikutvecklingen.

Malin Cato.
Malin Cato. Foto: Privat

– Nu har vi haft arbete vid datorer ganska länge, men man har inte tittat på arbetsmiljökonsekvenserna, säger hon. 

Hur många timmar det är hållbart för människor att sitta vid skärm är väldigt individuellt, enligt Malin Cato.

I den digitala miljön kan man också få in uppgifter från många olika håll på en gång, vilket kräver mer av hjärnans arbetsminne, betonar hon. Digitala möten och hybridmöten kräver dessutom mer av vår kognition än fysiska möten enligt studier. 

Tips: Se hjärnan som en muskel

– Våra hjärnor är komplexa. Arbetsgivaren ska undersöka hur vi mår och hur systemen fungerar. Vi behöver tänka på hjärnan som en muskel. Du tränar inte bara biceps tre timmar, säger Malin Cato. 

Utan möjlighet till återhämtning blir konsekvenserna ytterst ohälsa och sjukfrånvaro. 

– Vi ser ju utmattningssymptom. Det är en sjukfrånvaro som inte minskar. Den har inte bara med digital utveckling att göra, men det är bidragande. 

Finns bevisade samband mellan sjukskrivningarna i stress och digitala arbetssätt? 

– Inte statistiska samband. Men kognitiv forskning pekar på att man överbelastar funktioner i hjärnan, säger Malin Cato. 

Reglerna vid jobbskärmen

Ett urval av föreskrifterna från Arbetsmiljöverket för ”bildskärmsarbete” - som arbetsgivare förväntas ha koll på: 

  • Hänsyn till kognitiv ergonomi: ”Arbetsgivaren ska vid utformning, val och ändring av programvara, ta särskild hänsyn till de ergonomiska principer som gäller för människans förmåga att uppfatta, förstå och bearbeta information.”
     
  • Pauser och glasögon: Du ska kunna växla till andra uppgifter om synbesvär eller andra belastningsbesvär uppstår. Alternativt få tillräckliga pauser. Du har rätt till synundersökning och terminalglasögon vid behov. 
     
  • Ingen osynlig kontroll: ”Arbetsgivaren får inte kontrollera arbetstagarnas arbetsinsats via datasystem, varken kvantitativt eller kvalitativt, utan att arbetstagarna känner till det.” 
     
  • Begripliga it-system: ”Lämpligt utformade med hänsyn till arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov.”
     
  • Inte starkt styrt eller bundet: Arbetet vid skärm ska om möjligt inte vara tvunget att utföras i en strikt ordning där du inte kan avbryta jobbet utan att bli avlöst, eller inte kan bestämma takten. 

Reglerna är förkortade och sammanfattade av Kollega. Arbetsmiljöverkets alla riktlinjer finns på Arbetsmiljöverket

Det finns också andra regler och lagar som påverkar digital arbetsmiljö, som GDPR och den nya AI-förordningen