Mobilen ringer, mejlkorgen plingar, möten kallar och tiden till deadline krymper. Att under en arbetsdag hitta kvalitetstid för arbeten som kräver fokus är allt annat än enkelt, menar Gisela Bäcklander, arbetslivsforskare och filosofie doktor vid Karolinska Institutet. Därför skrev hon boken Ostörd – principer för en skärpt arbetsdag.
– Under en arbetsdag pockar en mängd saker på vår uppmärksamhet. Och eftersom vi har en begränsad uppmärksamhetsförmåga måste vi lära oss att hantera det. Vi måste vara smarta och inse värdet i att fokusera en timme på djupjobb i stället för en timme där vi hattar mellan olika arbetsuppgifter.
Multitasking avfärdar hon bestämt.
– Du tror att du simultanjobbar, men det som händer är att du byter uppmärksamhet fram och tillbaka, vilket skapar en processförlust. Du tappar tid och energi på själva bytandet och det du gör blir bara ytligt.
Gisela Bäcklander tror att folk multitaskar ofta för att de blir uttråkade av att göra en enda uppgift. Men det blir de för att de är så ofokuserade. Då börjar hjärnan speja efter mer stimulans, förklarar hon.
Lösningen på problemet enligt arbetslivsforskaren är att skapa förutsättningar för att kunna ge kärnuppgiften sin odelade uppmärksamhet.
– Skapa en imaginär jobbubbla där du kliver in och bara kan fokusera på din kärnuppgift. Så brukar jag själv tänka.
Tips för att jobba effektivt
1. Planera in kvalitetsjobb/djupjobb i kalendern och flytta bara i undantagsfall på detta.
2. Fokusera på dina kärnuppgifter i stället för att vara med på varje möte och ”beta av” en massa småuppgifter.
3. Glöm multitasking. Notera vad hjärnan håller på med och guida uppmärksamheten tillbaka till din uppgift. Det här är bra träning för den som har svårt med fokus. Sätt en tidsgräns som hjälper till att rama in uppgiften.
4. Planera i slutet av en arbetsdag vilka dina två, tre topprioriteringar är för morgondagen. Bryt ner de prioriteringarna i mindre, mer specifika delar. Poängen är att du redan då har förarbetat, vilket förenklar ditt arbete senare.
5. Jobba med den viktigaste och svåraste saken när du energimässigt är på topp – för de flesta är det på förmiddagen.
6. Använd en klocka och blockera fokuserade arbetspass. Börja med 25 minuter om du är ovan och jobba dig uppåt 90 minuter.
7. Förbered dig genom att skriva ner vad det är du ska koncentrera dig på. Om du tappar fokus läser du påminnelsen och kommer tillbaka. Om du kommer på andra viktiga saker skriver du ner dem på en separat lista och låter dem vila där tills du är klar med ditt djupjobbar-pass.
8. Kommunicera kring din tillgänglighet så att andra vet vad de kan förvänta sig av dig och när du är anträffbar.
9. Lägg mindre koncentrationskrävande uppgifter under den tid då du är tillgänglig för andra.
10. Våga vara otillgänglig på riktigt! Skapa i stället förutsättningar för när du kan bli avbruten.
Läs mer:
Störande kollegor ökar arbetsglädjen
7 tips för att sluta jobba för dagen
Mejl: 10 tips för ordning i inkorgen
text Katarina Markiewicz
4 grundregler för fokus
Cal Newport, professor i statsvetenskap vid Georgetown University, har skrivit en uppmärksammad bok om konsten att djupjobba. Boken tar upp fyra grundregler, som Newport bryter ner i olika strategier för att nå det fokuserade arbetet.
1. Gå på djupet. Finn din egen arbetsritual och börja med att ställa frågorna: Var ska jag arbeta och hur länge? Hur arbetar jag när jag väl satt igång? Vad behöver jag göra för att klara av det?
2. Omfamna tristessen. Pausa inte störningsmomenten, ta i stället paus från fokus.
3. Sluta med sociala medier.
4. Dränera ytan. Den här regeln handlar om hur stor andel av din arbetstid som ska ägnas åt så kallade ytjobb (motsatsen till djupjobb). Newport föreslår att man ska försöka att få en tidsbudget för ytjobb av sin chef.
Boken heter Deep work: hur du finner fokus och djupjobbar i en distraherande värld – strategier för kontroll, mindre stress och digital minimalism.
