Vad är väl en konferens på slottet? En konferens kan ju vara fruktansvärt långtråkig och dötrist och tråkig och alldeles … alldeles underbar! Nåja, det kan den kanske inte. Men bra kan den i alla fall vara.

Tomas Eriksson är föreläsare och organisationskonsult och vet det mesta som finns att veta om konferenser. Hans viktigaste tips för en lyckad sammankomst är att verkligen veta vad syftet med den är.

– Man måste fråga sig varför man ska samlas. Vad behöver vi? Vad är aktuellt just nu? Vad behöver medarbetarna prata om? När man väl vet syftet med konferensen kan man börja planera den, säger han.

Ta bort borden i lokalen

Olika syften kräver olika upplägg. Men det finns ändå en del generella tips. Ett är att skippa den traditionella konferensmöbleringen.

– Ta bort borden. Det ökar interaktionen och ger möjlighet att omgruppera snabbt. Om man inte är så många kan man sitta i en halvcirkel så att alla ser varandra. Att sitta i öar kan också vara bra, säger Tomas Eriksson.

Fundera också på ljussättning och hur information presenteras.

– Ljussättningen i konferenslokaler är ofta tragiskt dålig. Powerpointen lyser och personen som pratar hamnar i mörker. Det är ett utmärkt sätt att söva deltagarna. Välj lokal med bra ljussättning. Tänk också på att inte ha för mycket information på varje slide i din powerpoint.

Bra att resa bort

Om valet står mellan att ha konferensen på arbetsplatsen eller att åka iväg någonstans tycker Tomas Eriksson att man ska välja det senare.

– Är man på arbetsplatsen finns risken att deltagarna kilar iväg till skrivbordet för att kolla mejlen. Åker man bort blir man satt i konferensläge med påtagligt ökat fokus på konferensens agenda. Jag tycker också att man ska bjuda in en extern föreläsare som kan belysa något viktigt.

Delaktighet är en annan viktig ingrediens. Att bli matad med information i timtal är inte särskilt upplyftande.

– Ställ frågor. I stället för att bara berätta hur stor omsättningen var kan man låta deltagarna gissa. Ge gruppen konkreta uppgifter och se till att alla kommer till tals.

Aktiviteter som passar alla

Tomas Eriksson slår också ett slag för aktiviteter som innebär att kollegorna lär känna varandra lite bättre. Men det är viktigt att alla känner sig bekväma med aktiviteterna. Att ha en höghöjdsbana på schemat kan exempelvis bli exkluderande.

– Man ska också tänka på att inte planera konferensen för tajt. Det ska finnas utrymme för fikapauser och mingel och gärna en middag på kvällen. Det ger en chans att komma närmare varandra och ha informella samtal. Många gånger kommer de bästa idéerna då.