Logo
Sök
Sök
Ledarskap

Mitt team övervakades – utan min vetskap

Ledningen övervakade mina medarbetares e-post – utan att först informera mig. Det gör mig både upprörd och fundersam, men hur ska jag agera nu? Det undrar en teamchef och får svar från Securitas tidigare vd Joachim Källsholm, en av Chef & Karriärs mentorer.
Ola Rennstam Publicerad 13 mars 2023, kl 06:00
Medarbetare övervakas
Medarbetarna övervakades av bolaget utan att deras chef informerades i förväg. Nu är teamchefens förtroende för ledningen tilltufsat. Illustration: Dennis Eriksson

FRÅGA MENTORERNA

Chef & Karriär är Kollegas systertidning och vänder sig till dig som är chef och medlem i Unionen.

Har du en fråga om ledarskap till någon av våra mentorer i Chef & Karriär. Mejla [email protected]

FRÅGA: Jag leder ett team på 20 personer och har hamnat i ett dilemma efter förra veckans ledningsgruppsmöte, då vår it-chef rapporterade att bolaget tagit del av all personals mejl i ”en riktad insats”. Orsaken var att man letade efter bevis på illojalitet.

Jag blev illa berörd av ledningens agerande och bristande respekt för mina medarbetares personlig integritet, men ingen annan ifrågasatte insatsen så jag valde att hålla en låg profil. Om en arbetsgivare ska ta del av personalens mejl krävs mycket goda skäl, som misstanke om ekonomisk brottslighet eller misskötsamhet.

Inget suspekt rörde mitt team, men det kändes ändå olustigt, vi har alltid varit extremt lojala mot företaget. Nu är jag är fundersam över varför jag inte informerats om övervakningen förrän i efterhand – misstänkte man att jag inte skulle ha hållit tyst? Det känns även obehagligt för egen del. Mina medarbetare vinner sannolikt inget på att få vetskap om detta men samtidigt skulle jag vilja varna dem att vara försiktiga. Dessutom är mitt förtroende för ledningen tilltufsat. Gjort är gjort, men bör jag agera på något sätt?


 

SVAR: Det är ett riktigt dilemma du har här. Dels är det en integritetsfråga för dig och dina anställda, dels är det kränkande att sitta i en ledningsgrupp och få reda på att något redan har skett.

Personligen är jag positiv till övervakning på arbetsplatser – om det finns väl underbyggda skäl och ett klart syfte med den. Exempelvis att någon inte sköter sitt arbete, bryter mot policys eller begår brottsliga handlingar.

Ändamålet med kontrollerna och hur de går till bör klart framgå av information som varje anställd ska kunna ta del av – gärna redan när en anställning inleds. Enligt en dom i Europadomstolen från 2017 måste företag tydligt informera anställda om att mejl övervakas och ta hänsyn till deras rätt till privatliv, även om de använder sig av arbetsgivarens arbetsredskap.

Dagens sömlösa gräns mellan fritid och arbetsliv gör samtidigt att det kan vara svårt att dra en knivskarp linje kring vad som är ok eller inte. Med det i beaktande bör ett företag kunna upprätta en policy om att privata mejl inte får läsas av arbetsgivaren. Men även där kan det vara svårt att dra en gräns – om det visar sig finnas spår av något brottsligt.

Att du inte hade kännedom om övervakningen är mer allvarligt än vad det kan tyckas. Så svaret på din fråga om du bör agera är: Ja, absolut!

Förbered dig väl inför nästa ledningsmöte och skriv ihop dina tankar. Berätta att du kände dig missmodig efter informationen och att ni riskerar at tappa förtroende och anställda om det skulle läcka ut. Föreslå att ni uppdaterar it-policyn för att skydda såväl företaget som anställda på kort och lång sikt. Det kan vara lite turbulent initialt – men övertid både insiktsfullt och lönsamt.

JOACHIM KÄLLSHOLM

GÖR: Senior advisor på Securitas Sverige AB, tidigare mångårig vd på samma företag.

ÅLDER: 57 år.

KÄND FÖR: Opretentiös ledare.

KARRIÄR: Inom Securitas Sverige AB, via Parkeringstjänst, inkassobolag och försäljning, sedan 1984. Vice vd 2004–2010 och vd 2010–2020.

Chef håller samtal med en medarbetare
Svåra samtal är en oundviklig del om man har personalansvar. Experternas råd är att alltid visa medkänsla men samtidigt inse att du är chef - inte kurator. Josefin Herlof

Gruvar du dig för att hålla knepiga samtal med dina medarbetare? Du är långt ifrån ensam. Många chefer vill bli bättre på att kunna framföra kritik och hantera känsliga frågor som infekterade konflikter, misstankar om missbruk, mobbing och personliga problem. Eller på att ge dåliga besked som exempelvis en utebliven lönehöjning, befordran eller rentav en uppsägning.

Åsa-Mia Fellinger

Men det går att vässa färdigheterna i konsten att föra svåra samtal. Något som gynnar dig själv och på sikt även kan motivera dina medarbetare att utvecklas.

– Först och främst gäller det att inse och acceptera att svåra samtal är en

nödvändig del i att vara ledare med personalansvar. Det är spelets regler och det finns dessvärre ingen metod som helt kan ta bort obehaget, säger Åsa-Mia Fellinger, legitimerad psykolog och psykoterapeut med lång erfarenhet av ledarskapsfrågor.

"Undvik samtal i affekt"

Förutom att det finns några grundläggande samtalsverktyg (se faktaruta) kan det också vara en god idé att hålla sig till vissa tumregler.

– Undvik att ha samtal när du eller medarbetaren är i affekt. Det som sägs när känslorna svallar riskerar att bli onyanserat. Planera i stället samtalet i förväg och tänk noga igenom vad du vill säga och vad du vill uppnå, säger Åsa-Mia Fellinger.

Hon råder också till tydlighet och att fundera över hur budskapet kan anpassas till personen du pratar med för att det ska landa bäst. Att överväga tidpunkt är också viktigt. Tuffa och oroväckande besked som exempelvis uppsägningar eller omplaceringar bör förstås inte framföras en fredag eftermiddag eller strax innan semestern.

Men allra viktigast är självkännedom, att kunna reflektera över egna brister, styrkor och sin ledarstil, enligt Åsa-Mia Fellinger. Kanske är du konflikträdd och duckar för konflikter. Eller så kan obehaget göra att du blir onödigt brysk eller till och med framstår som aggressiv.

– Som chef är det av stor betydelse att du vet i vilka situationer som dina mindre starka sidor kommer fram. Insikten är en förutsättning för att du ska kunna överbrygga dem, förklarar hon.

"Öva och förbered dig på olika scenarier"

Ett annat tips är att öva innan och förbereda dig på olika scenarier. Kanske kan du rollspela med en kollega för att få samtalet så konstruktivt som möjligt och eliminera risken att det spårar ur.

Rent generellt är det sedan bra att snabbt komma till saken under samtalet. Samtidigt är det viktigt att också kunna ta ett steg tillbaka, lyssna och kanske lugna.

– Om personen du pratar med blir upprörd eller ledsen kan du försöka spegla känslorna och visa att du förstår vad hen känner och bekräfta att det är svårt. Ibland är det bra att föreslå en timeout i samtalet.

Men även om du lyssnar och visar respekt är det inte samma sak som att hålla med.

– Som chef kan du visa medkänsla och förståelse men du är ingen kurator. Det är en viktig skillnad. Din roll i det svåra samtalet är att oftast att föra företagets talan. Men kritik och annat som är svårt att säga till dina medarbetare kan i det långa loppet ibland också bli till något konstruktivt och utvecklande.

TEXT: Gertrud Dahlberg

4 svåra samtal – och hur du tacklar dem

  • Smitaren. Utgå från konkreta exempel på att du sett hur medarbetaren smiter undan från sina arbetsuppgifter. Problematisera genom att förklara vilka konsekvenser det får för företaget och kollegorna att personen inte presterar till fullo. Berätta vilka konsekvenser, exempelvis ingen löneförhöjning eller andra arbetsuppgifter, det får om medarbetaren inte ändrar sig. Fråga också vad medarbetaren själv tycker och vad som krävs för att öka arbetsinsatserna. Gör sedan täta uppföljningar och stäm av.
  • Missbruk. Förbered dig noga innan genom att ta reda på företagets policy när det gäller drogtester, rehabilitering och vilken hjälp som finns att få genom exempelvis företagshälsovården. Beskriv sedan problemet och att du har lagt märke till att medarbetaren ofta verkar bakfull, är vresig, ofokuserad och går hem tidigt. Var beredd på förnekanden och stå fast vid ditt krav att personen måste genomgå en behandling.
  • Psykisk ohälsa. Stress, ångest, depression och utmattning är vanligt. Det är din skyldighet som chef att bromsa om medarbetaren är överbelastad. Fråga hur personen mår och förklara att du är bekymrad. Undersök om problemen är arbetsrelaterade. Går det i så fall att minska arbetsbördan? Kanske behöver medarbetaren professionell hjälp av vårdcentral eller företagshälsovård.
  • Uppsägning. Innan samtalet är det viktigt att den arbetsrättsliga processen är igång och att facket är inkopplat och att du är uppdaterad om vad som händer härnäst. Håll mötet kort och koncist. Förklara varför uppsägningen måste ske och linda inte in budskapet. Visa samtidigt förståelse för att situationen är svår. Du kan föreslå samtal på företagshälsovården, vårdcentral och/eller kontakt med trygghetsrådet.

5 samtalsverktyg

Med hjälp av en handfull grundläggande och enkla verktyg och tekniker går det också att förbättra kommunikationen och lättare nå fram med ditt budskap.

  • Att lyssna aktivt. Genom att du försöker förstå vad den andra säger och uttrycker skapas trygghet och möjlighet lösa svårigheter. Men att lyssna är inte samma som att hålla med.
  • Att ställa frågor. Var nyfiken och försök förstå den andres perspektiv genom att ställa frågeorden HUR, VEM, VAR, PÅ VILKET SÄTT. Men undvik ordet VARFÖR, som kan uppfattas som anklagande.
  • Att ibland vara tyst. Låt den andre komma till tals och smälta det som avhandlats genom att du själv inte säger något.
  • Att vara tydlig. Var konkret, ge exempel och beskriv vad du vill att den andra ska ändra på. Linda inte in tuffa besked.
  • Att använda jag-budskap. Berätta hur du ser på saken och hur du upplever vad som är fel. Det öppnar för dialog och minskar risken att den andre går i försvar.

Källa: Svåra medarbetarsamtal – en handbok för chefer av Åsa-Mia Fellinger.

Läs även

Mest läst just nu