kollega.se logotyp
Sök
Ledarskap

Mitt team övervakades – utan min vetskap

Ledningen övervakade mina medarbetares e-post – utan att först informera mig. Det gör mig både upprörd och fundersam, men hur ska jag agera nu? Det undrar en teamchef och får svar från Securitas tidigare vd Joachim Källsholm, en av Chef & Karriärs mentorer.
Ola Rennstam Publicerad
Medarbetare övervakas
Medarbetarna övervakades av bolaget utan att deras chef informerades i förväg. Nu är teamchefens förtroende för ledningen tilltufsat. Illustration: Dennis Eriksson

FRÅGA MENTORERNA

Chef & Karriär är Kollegas systertidning och vänder sig till dig som är chef och medlem i Unionen.

Har du en fråga om ledarskap till någon av våra mentorer i Chef & Karriär. Mejla ola.rennstam@kollega.se

FRÅGA: Jag leder ett team på 20 personer och har hamnat i ett dilemma efter förra veckans ledningsgruppsmöte, då vår it-chef rapporterade att bolaget tagit del av all personals mejl i ”en riktad insats”. Orsaken var att man letade efter bevis på illojalitet.

Jag blev illa berörd av ledningens agerande och bristande respekt för mina medarbetares personlig integritet, men ingen annan ifrågasatte insatsen så jag valde att hålla en låg profil. Om en arbetsgivare ska ta del av personalens mejl krävs mycket goda skäl, som misstanke om ekonomisk brottslighet eller misskötsamhet.

Inget suspekt rörde mitt team, men det kändes ändå olustigt, vi har alltid varit extremt lojala mot företaget. Nu är jag är fundersam över varför jag inte informerats om övervakningen förrän i efterhand – misstänkte man att jag inte skulle ha hållit tyst? Det känns även obehagligt för egen del. Mina medarbetare vinner sannolikt inget på att få vetskap om detta men samtidigt skulle jag vilja varna dem att vara försiktiga. Dessutom är mitt förtroende för ledningen tilltufsat. Gjort är gjort, men bör jag agera på något sätt?


 

SVAR: Det är ett riktigt dilemma du har här. Dels är det en integritetsfråga för dig och dina anställda, dels är det kränkande att sitta i en ledningsgrupp och få reda på att något redan har skett.

Personligen är jag positiv till övervakning på arbetsplatser – om det finns väl underbyggda skäl och ett klart syfte med den. Exempelvis att någon inte sköter sitt arbete, bryter mot policys eller begår brottsliga handlingar.

Ändamålet med kontrollerna och hur de går till bör klart framgå av information som varje anställd ska kunna ta del av – gärna redan när en anställning inleds. Enligt en dom i Europadomstolen från 2017 måste företag tydligt informera anställda om att mejl övervakas och ta hänsyn till deras rätt till privatliv, även om de använder sig av arbetsgivarens arbetsredskap.

Dagens sömlösa gräns mellan fritid och arbetsliv gör samtidigt att det kan vara svårt att dra en knivskarp linje kring vad som är ok eller inte. Med det i beaktande bör ett företag kunna upprätta en policy om att privata mejl inte får läsas av arbetsgivaren. Men även där kan det vara svårt att dra en gräns – om det visar sig finnas spår av något brottsligt.

Att du inte hade kännedom om övervakningen är mer allvarligt än vad det kan tyckas. Så svaret på din fråga om du bör agera är: Ja, absolut!

Förbered dig väl inför nästa ledningsmöte och skriv ihop dina tankar. Berätta att du kände dig missmodig efter informationen och att ni riskerar at tappa förtroende och anställda om det skulle läcka ut. Föreslå att ni uppdaterar it-policyn för att skydda såväl företaget som anställda på kort och lång sikt. Det kan vara lite turbulent initialt – men övertid både insiktsfullt och lönsamt.

JOACHIM KÄLLSHOLM

GÖR: Senior advisor på Securitas Sverige AB, tidigare mångårig vd på samma företag.

ÅLDER: 57 år.

KÄND FÖR: Opretentiös ledare.

KARRIÄR: Inom Securitas Sverige AB, via Parkeringstjänst, inkassobolag och försäljning, sedan 1984. Vice vd 2004–2010 och vd 2010–2020.

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Ledarskap

Avatar ska hjälpa chefer med uppsägningar

Det är svårt att säga upp en medarbetare på ett bra sätt. Därför har TRR utvecklat en tjänst som gör att chefer kan öva sig på en avatar – som kan vara både arg och ledsen.
David Österberg Publicerad 20 november 2025, kl 09:00
Elin Nilsson tränar med hjälp av en avatar.
En avatar ska hjälpa chefer att genomföra svåra samtal på ett så bra sätt som möjligt. Verktyget har utformats av omställningsorganisationen TRR. Fredrik Hjerling

Att genomföra ett uppsägningssamtal är något av det svåraste en chef kan göra. Därför har omställningsorganisationen TRR länge utbildat chefer i hur man genomför dem. Snart finns tjänsten i digital form.

– Chefen får möta en avatar och kan sedan göra olika val. Man kan till exempel ställa in om man vill att avataren ska vara ledsen, frågvis eller förbannad. Det går också att ställa in olika svårighetsgrader. Från enklare nivå med flervalsalternativ till helt öppen dialog där man pratar med avataren som reagerar och responderar helt beroende på ens agerande. Efter samtalet får man feedback från oss. Tanken är att man ska träna, träna, träna tills man känner sig trygg, säger Pierre Figéus, business owner på TRR.

Pierre Figéus
Pierre Figéus.

Är människor så förutsägbara att de kan ersättas av en avatar?

– I grund och botten är den här typen av samtal ganska lika. En viktig del i träningen är att som chef höra sig själv uttala orden. Sannolikheten för att säga det man bör säga ökar om man har tränat på det innan. När man levererar ett negativt budskap så kommer det alltid en reaktion. Frågan är hur man hanterar den reaktionen och ändå får fram budskapet.

Hur har ni kommit fram till vad som är rätt saker att säga?

– Det bygger på vår beprövade erfarenhet. Vi har tränat chefer på det här i många år och intervjuat dem efter att de har hållit uppsägningssamtal. Det här är en metodik som vi vet fungerar i praktiken. Tyvärr förekommer det att chefer genomför uppsägningar utan att ha förberett sig. Det är idiotiskt och gynnar inte någon.

Den digitala tjänsten har utvecklats i samarbete med chefer. 

– Vi intervjuade cheferna innan och frågade hur säkra de kände sig på att genomföra ett uppsägningssamtal. Sedan fick de träna på avataren. Efteråt såg vi en markant skillnad i kompetens, säger Pierre Figéus.

”Extra viktigt att ta sig tid”

En av dem som har testat tjänsten är Elin Nilsson som är rekryterings- och konsultchef på Barona.

– Jag känner mig helt klart mer förberedd på vad som krävs av mig som chef inför ett uppsägningssamtal. Dels i hur jag ska agera under samtalet, följa upp och vårda medarbetaren, dels i att ge mig själv utrymme för att reflektera och utvecklas. Den här typen av samtal är som tur är inte något man har varje dag, och därför är det extra viktigt att ta sig tid att göra det på rätt sätt för alla inblandade, säger hon.

Elin Nilsson tror att tjänsten kan användas av alla typer av chefer.

– För juniora ledare som aldrig tidigare har behövt hålla den här typen av samtal är det ett otroligt värdefullt verktyg, medan det för mer seniora chefer fungerar som en bra påminnelse om vikten av att förbereda sig noggrant. Exempelpersonerna i tjänsten känns trovärdiga i sina reaktioner, och jag uppskattar att man får möta olika typer av respons beroende på hur man själv agerar och bemöter situationen.

”Händer att människor blir uppsagda via sms”

TRR:s förhoppning är att väl förberedda chefer ska underlätta för uppsagda att snabbare hitta ett nytt jobb.

– Om avslutet fungerar bra tror vi att man snabbare kommer in i ny sysselsättning. Tyvärr händer det att människor blir uppsagda via sms, på semestern eller genom att chefen skickar någon annan. Då måste den som har blivit uppsagd lägga tid på att bearbeta uppsägningen och tappar tempo, säger Pierre Figéus.

Vad tyckte du om verktyget?

Mikael Axland, HR-chef, Grenke Leasing.

–  En fördel med det här verktyget var att man hamnade i olika situationer. Det fejkar en verklig situation och gör det jättebra. Avataren är tillräckligt oförutsägbar för att man ska lära sig något.

– Man kan använda tjänsten för att träna på alla typer av svåra samtal. Hur reagerar jag exempelvis när jag sitter mitt emot en person som gråter? Det vet man ju inte förrän det har hänt. För att klara något svårt måste du träna. Det är mindre viktigt om du tränar genom att prata med en avatar, pratar med en verklig människa eller genom att läsa en bok.

 

Cecilia Tarkowski, Hotellchef, Fagerudd.

– Initiativet är bra. Det finns säkert många chefer som inte funderar igenom exempelvis avslutningssamtal eller hur de ska ge tung feedback. Jag tror verkligen att verktyget kan göra skillnad för chefer och ledare, men tror också att ett samtal med en riktig människa är bättre.

– Svårigheten med den här typen av verktyg är att de blir lite statiska. Det kan vara svårt att få fram det man vill ha sagt genom de alternativ man har att välja mellan. Reaktionerna från avataren hamnade också lätt i ytterligheter. Men för den som aldrig tidigare har reflekterat över hur tuffa besked landar hos en medarbetare behöver det kanske vara så.

Läs även