Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Så blir svåra samtal lättare

Kritik, konflikter, känsliga frågor och tunga besked. Här är tips som gör de jobbiga samtalen mindre jobbiga. Och mer konstruktiva – både för chef och medarbetare.
Publicerad 28 september 2023, kl 06:30
Chef håller samtal med en medarbetare
Svåra samtal är en oundviklig del om man har personalansvar. Experternas råd är att alltid visa medkänsla men samtidigt inse att du är chef - inte kurator. Josefin Herlof

Gruvar du dig för att hålla knepiga samtal med dina medarbetare? Du är långt ifrån ensam. Många chefer vill bli bättre på att kunna framföra kritik och hantera känsliga frågor som infekterade konflikter, misstankar om missbruk, mobbing och personliga problem. Eller på att ge dåliga besked som exempelvis en utebliven lönehöjning, befordran eller rentav en uppsägning.

Åsa-Mia Fellinger

Men det går att vässa färdigheterna i konsten att föra svåra samtal. Något som gynnar dig själv och på sikt även kan motivera dina medarbetare att utvecklas.

– Först och främst gäller det att inse och acceptera att svåra samtal är en

nödvändig del i att vara ledare med personalansvar. Det är spelets regler och det finns dessvärre ingen metod som helt kan ta bort obehaget, säger Åsa-Mia Fellinger, legitimerad psykolog och psykoterapeut med lång erfarenhet av ledarskapsfrågor.

"Undvik samtal i affekt"

Förutom att det finns några grundläggande samtalsverktyg (se faktaruta) kan det också vara en god idé att hålla sig till vissa tumregler.

– Undvik att ha samtal när du eller medarbetaren är i affekt. Det som sägs när känslorna svallar riskerar att bli onyanserat. Planera i stället samtalet i förväg och tänk noga igenom vad du vill säga och vad du vill uppnå, säger Åsa-Mia Fellinger.

Hon råder också till tydlighet och att fundera över hur budskapet kan anpassas till personen du pratar med för att det ska landa bäst. Att överväga tidpunkt är också viktigt. Tuffa och oroväckande besked som exempelvis uppsägningar eller omplaceringar bör förstås inte framföras en fredag eftermiddag eller strax innan semestern.

Men allra viktigast är självkännedom, att kunna reflektera över egna brister, styrkor och sin ledarstil, enligt Åsa-Mia Fellinger. Kanske är du konflikträdd och duckar för konflikter. Eller så kan obehaget göra att du blir onödigt brysk eller till och med framstår som aggressiv.

– Som chef är det av stor betydelse att du vet i vilka situationer som dina mindre starka sidor kommer fram. Insikten är en förutsättning för att du ska kunna överbrygga dem, förklarar hon.

"Öva och förbered dig på olika scenarier"

Ett annat tips är att öva innan och förbereda dig på olika scenarier. Kanske kan du rollspela med en kollega för att få samtalet så konstruktivt som möjligt och eliminera risken att det spårar ur.

Rent generellt är det sedan bra att snabbt komma till saken under samtalet. Samtidigt är det viktigt att också kunna ta ett steg tillbaka, lyssna och kanske lugna.

– Om personen du pratar med blir upprörd eller ledsen kan du försöka spegla känslorna och visa att du förstår vad hen känner och bekräfta att det är svårt. Ibland är det bra att föreslå en timeout i samtalet.

Men även om du lyssnar och visar respekt är det inte samma sak som att hålla med.

– Som chef kan du visa medkänsla och förståelse men du är ingen kurator. Det är en viktig skillnad. Din roll i det svåra samtalet är att oftast att föra företagets talan. Men kritik och annat som är svårt att säga till dina medarbetare kan i det långa loppet ibland också bli till något konstruktivt och utvecklande.

TEXT: Gertrud Dahlberg

4 svåra samtal – och hur du tacklar dem

  • Smitaren. Utgå från konkreta exempel på att du sett hur medarbetaren smiter undan från sina arbetsuppgifter. Problematisera genom att förklara vilka konsekvenser det får för företaget och kollegorna att personen inte presterar till fullo. Berätta vilka konsekvenser, exempelvis ingen löneförhöjning eller andra arbetsuppgifter, det får om medarbetaren inte ändrar sig. Fråga också vad medarbetaren själv tycker och vad som krävs för att öka arbetsinsatserna. Gör sedan täta uppföljningar och stäm av.
  • Missbruk. Förbered dig noga innan genom att ta reda på företagets policy när det gäller drogtester, rehabilitering och vilken hjälp som finns att få genom exempelvis företagshälsovården. Beskriv sedan problemet och att du har lagt märke till att medarbetaren ofta verkar bakfull, är vresig, ofokuserad och går hem tidigt. Var beredd på förnekanden och stå fast vid ditt krav att personen måste genomgå en behandling.
  • Psykisk ohälsa. Stress, ångest, depression och utmattning är vanligt. Det är din skyldighet som chef att bromsa om medarbetaren är överbelastad. Fråga hur personen mår och förklara att du är bekymrad. Undersök om problemen är arbetsrelaterade. Går det i så fall att minska arbetsbördan? Kanske behöver medarbetaren professionell hjälp av vårdcentral eller företagshälsovård.
  • Uppsägning. Innan samtalet är det viktigt att den arbetsrättsliga processen är igång och att facket är inkopplat och att du är uppdaterad om vad som händer härnäst. Håll mötet kort och koncist. Förklara varför uppsägningen måste ske och linda inte in budskapet. Visa samtidigt förståelse för att situationen är svår. Du kan föreslå samtal på företagshälsovården, vårdcentral och/eller kontakt med trygghetsrådet.

5 samtalsverktyg

Med hjälp av en handfull grundläggande och enkla verktyg och tekniker går det också att förbättra kommunikationen och lättare nå fram med ditt budskap.

  • Att lyssna aktivt. Genom att du försöker förstå vad den andra säger och uttrycker skapas trygghet och möjlighet lösa svårigheter. Men att lyssna är inte samma som att hålla med.
  • Att ställa frågor. Var nyfiken och försök förstå den andres perspektiv genom att ställa frågeorden HUR, VEM, VAR, PÅ VILKET SÄTT. Men undvik ordet VARFÖR, som kan uppfattas som anklagande.
  • Att ibland vara tyst. Låt den andre komma till tals och smälta det som avhandlats genom att du själv inte säger något.
  • Att vara tydlig. Var konkret, ge exempel och beskriv vad du vill att den andra ska ändra på. Linda inte in tuffa besked.
  • Att använda jag-budskap. Berätta hur du ser på saken och hur du upplever vad som är fel. Det öppnar för dialog och minskar risken att den andre går i försvar.

Källa: Svåra medarbetarsamtal – en handbok för chefer av Åsa-Mia Fellinger.

Mest läst just nu

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Omslag till Kollega nummer 4 2024.

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Ledarskap

Gänget bakom Sveriges medaljer i friidrott

I tv-rutan ser vi kända atleter som diskuskastaren Daniel Ståhl och stavhopparen Arman Duplantis. Men bakom framgångarna finns ett gäng som har planerat varje steg fram till guldet.
Lina Björk Publicerad 7 juni 2024, kl 06:06
Koordinatorn Petra Ericson och Sportchefen Dejan Mirkovic i Friidrottsförbundets materialrum, där bland annat landslagskläder till mästerskapen finns. Foto: Karl Nordlund/Beate Oma Dahle/DECA Bild

En spänd förväntan låg i luften. Förberedelserna var klara, väskorna packade och anmälningarna inskickade. Den 18:e upplagan av världsmästerskapen i friidrott skulle avgöras på Hayward Field, i Eugene, USA. En lång resa, men värd mödan om det kunde bärgas medaljer och sättas nya rekord.

Efter passkontrollen på Arlanda kom beskedet: Flygbolaget SAS gick ut i strejk. Majoriteten av landslagstruppen var bokade med bolaget. Plötsligt kunde ingen resa.

– Hela första dygnet gick till att boka om alla flygbiljetter. Det var inte direkt den uppladdningen vi ville ha, säger Dejan Mirkovic, som är sportchef på Svenska friidrottsförbundet.

För personalen på Elit- och landslagsavdelningen på Friidrottsförbundet handlar allt om uppladdning. Eller rättare sagt, förberedelser inför tävlingar och mästerskap. Bakom idrottarnas prestationer på arenan ligger månader av planering. Kläder ska skickas ut, anmälningar till tävlingar ska göras, passbilder ska tas.

Friidrottsförbundets koordinator

Men även om minutiös planering har gjorts kan saker inträffa i sista sekund. Mästerskapet i Eugene är ett exempel på det. Och bakom en stor del av administrationen står Friidrottsförbundets koordinator och Team Manager, Petra Ericson.

Petra Ericson

– Det är väldigt kul att vara så nära kärnan av elitidrotten som jag är i min roll. Arbetsuppgifterna varierar och det är många timmar framför Excelfilerna. Att vara noggrann är ett måste. När vi ska åka i väg på ett mästerskap gör jag allt administrativt planerande, som resor, boende, ekonomi, ser till att alla har kläder att tävla i, har kontakt med dem som organiserar en tävlingen om allt praktiskt, säger hon.

Det är ett pussel. Friidrottslandslaget är inte som fotbollslandslaget, som åker i samlad trupp till ett mästerskap. Någon ska tävla första dagen, en annan sista. Vissa har höghöjdsträning innan och ska acklimatisera sig. 
 

Långa dagar på mästerskap

Årshjulet med tävlingar sträcker sig från januari till december med en topp under sommaren. Det är inomhustävlingar och långlopp. Arenagalor och Olympiad. Man skulle kunna tro att de stora tävlingarna kräver mer jobb för kanslipersonalen än de små, men så är det inte riktigt. I sommar går OS i friidrott av stapeln i Paris. Inför tävlingarna är det såklart en del att hålla reda på, men när det är dags att taxa ut flygplanet så tar Sveriges olympiska kommitté, SOK, över.

Dejan Mirkovic

– Det är det största idrottsliga evenemanget. Men maskineriet kring SOK är välsmort. Då tar det oss mycket mer tid att anordna nordiska mästerskapen, där 100 personer ska tas ut, säger Dejan Mirkovic.

Väl på plats är det långa dagar. Ofta är det uppstigning innan 06, sedan fortsätter dagen med försökspass, träningspass, lagsamlingar, pressträffar och bussresor. Det är inte ovanligt att middagen inmundigas först vid midnatt. Och förutom de praktiska åtagandena ska landslaget hållas ihop, ett gäng individualister ska samarbeta som ett lag.

Måste idrottarna gilla varandra?

– Nej, alla måste inte tycka om varandra. Men en grupp blir starkare om personer känner gemenskap, skapar en vi-känsla, säger Dejan Mirkovic.

Den känslan brukar dyka upp vid gemensamma ”lägereldar” som pingisbordet, massagerummet och poolområdet. Under ett år är närmare 350 personer runt om i världen och tävlar i landslagströjan. Alla vill bli sedda.

– Att få tiden att räcka till alla är den största utmaningen för mig. Jag vill såklart ge alla de bästa försättningarna för att prestera på högsta nivå, säger Petra Ericson.


Världsläget en ny faktor att ta hänsyn till

Nervositet och skador är två parametrar som gänget på friidrottsförbundet alltid måste ta hänsyn till vid tävlingar. Ibland händer det allvarligare saker som dopning och fusk. Men på senare tid har förbundet även behövt förhålla sig till en ny faktor: världsläget.

Under världsmästerskapen i Turkiet hade det bränts koraner i Sverige och stämningen var laddad. Några veckor senare gick ett terrängmästerskap av stapeln i Bryssel där två svenska fotbollssupportrar nyligen skjutits till döds. Friidrottsförbundet fick ha med i beräkningarna att svenskar kunde vara måltavlor utomlands, framför allt svenskar i landslagströjor. Då fick en säkerhetschef följa med på resan.

Samma år anordnades juniormästerskapen i Jerusalem. Ett land vars historia har kantats av konflikter och krig. Oroliga föräldrar hörde av sig och undrade, var deras barn säkra?

– Det är en styrelsefråga om man kan åka på ett mästerskap eller inte. Vi följer Utrikesdepartementets rekommendationer kring säkerhet och annat. På vissa tävlingar har deltagarna till exempel inte fått gå utanför tävlingsområdet själva, säger Dejan Mirkovic.

Tre personer gratulerar diskuskastaren Daniel Ståhl till guldet
Diskuskastaren Daniel Ståhl gratuleras efter ännu ett guld.

Friidrottsförbundet har sitt fysiska kontor i Hammarby sjöstad, med Orienteringsförbundet och Simförbundet som närmaste grannar. Men den som kommer på ett spontanbesök får ofta vända om i dörren. Det är ovanligt att de anställda på Elit- och landslagsavdelningen är där samtidigt.

Förbundskaptenen Kajsa Bergqvist utgår från sitt hemmakontor.  Och flera av de anställda har många resdagar per år. Störst chans är det att träffa koordinatorn Petra Ericsson och sportchefen Dejan Mircovic, i strumplästen med en kaffekopp i handen.

– Det är klart att det är en utmaning att vi sitter på olika ställen, men vi har mycket kontakt, både digitalt och via telefon så det mesta går att lösa, säger han.

 

Friidrottsförbundet utvecklas

Svenska Friidrottsförbundet har gått igenom en många utvecklingsfaser på senare år. Exempelvis har parafriidrotten flyttat in år 2022, vilket innebär att man nu ansvarar över utvecklingen av sporten för personer med funktionsnedsättning, elitsatsningar och landslag. Även Gångförbundet har sedan en tid valt att slå sina påsar ihop med Friidrottsförbundet.

På frågan om hur svensk friidrott mår i dag är alla rörande överens – den frodas och blommar. Vi har storstjärnor som tar medaljer och nya kullar på ingång. Däremot finns det utmaningar, exempelvis att fylla arenor när det går lika lätt att sitta framför tv:n med en chipspåse.

– Friidrotten kommer alltid att utvecklas och det måste vi räkna med. Men det gläder mig att intresset är så stort över generationsgränserna, säger Dejan Mircovic. 

Han får medhåll av Petra Ericsson.

– Det finns så mycket att se fram emot, både i när- och framtid: OS i augusti, Finnkampen som firar 100-årsjubileum nästa år. Och alla nya talanger som får chansen att sätta på sig landslagskläderna för första gången i livet. Det är stort.