Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Så tränar du upp ditt lyssnande

Ett strategiskt lyssnande kan göra medarbetarna mer delaktiga. På sikt gynnar det hela organisationen.
Publicerad 24 maj 2023, kl 06:00
Till vänster en illustration av ett öra i en kontorsstol, till höger en kvinna på kontor som lyssnar.
Det går att träna upp lyssnandet. Genom att vässa ditt lyssnande kan du stärka medarbetarnas delaktighet, ledarrollen och hela organisationen. Foto: Shutterstock/Colourbox.
Anette Svingstedt.

Chefer är överlag dåligt tränade i att lyssna. Det menar Anette Svingstedt, erfaren chef och numera universitetslektor på Institutionen för tjänstevetenskap vid Lunds universitet.

– Idealet om chefen som den ensamma superhjälten som ska informera, instruera och till viss del också kontrollera sina medarbetare lever kvar. Lyssnande däremot uppfattas ofta som en passiv handling och rentav som en svaghet bland chefer. Men det är helt fel, säger hon.

Lyssnande ökar tillit

Tillsammans med Mats Heide, professor i strategisk kommunikation, har Anette Svingstedt skrivit boken Strategiskt lyssnande. I boken gör de en djupdykning i forskningen om lyssnande i organisationer och konstaterar att det har många positiva effekter. Lyssnande ökar tillit, trygghet, engagemang och arbetstillfredsställelse. Dessutom kan det, enligt bokens författare, leda till ekonomiska vinster eftersom en lyhörd organisation lättare kan anpassa sig till förändringar på marknaden, undvika kriser, stärka förtroende och relationer.

Det går att träna upp lyssnandet

Men trots forskning om alla positiva följder ägnar varken enskilda chefer eller organisationer tillräckligt med tid åt att verkligen lyssna på kunder, medarbetare och andra. I dag finns fler kommunikationskanaler än någonsin och det görs många undersökningar av kunders upplevelse och nöjdhet och medarbetares trivsel. Det leder till att såväl chefer som organisationer lever i villfarelsen att de lyssnar och lär. Men i själva verket hamnar det insamlande materialet oftast på hög i något Heide och Svingstedt kallar för ”informationskyrkogårdar”.

– Det finns en övertro på insamling av information och mätningar. Och det som kommer fram används inte för att utveckla verksamheten, ta fram nya produkter, tjänster eller för att lära av misstag, framhåller Anette Svingstedt.

Börja lyssna strategiskt

Mats Heide.

Hon menar att grundproblemet är att varken chefer eller ledningar är genuint intresserade av att lyssna och ta till sig av informationen. Det har lett till en utbredd lyssnandekris i dagens arbetsliv. Lösningen på detta är, enligt henne och Mats Heide, att börja lyssna strategiskt.

– Det innebär att organisationen tar lyssnandet på allvar och försöker bygga bättre relationer genom att systematiskt, målinriktat och reflekterat ta del av den information man därigenom får ta del av. Organisationer måste alltså hantera lyssnandet som en strategisk fråga för att kunna utnyttja dess stora potential och se det som en ledningsfilosofi, förtydligar Anette Svingstedt.

Det går att träna upp lyssnandet

Dessutom behöver enskilda chefer vässa sitt lyssnande. Hennes råd är att ”äta elefanten en bit i taget” – det vill säga att ta små steg framåt.

 – Det går att träna upp lyssnandet. Börja med att bestämma dig för att utveckla din kompetens i att lyssna. I grund och botten handlar det om att släppa egot, vara ödmjuk, villig att ompröva och tänka nytt.

Hon framhåller att strategiskt lyssnande inte är att sitta passiv med armarna i kors. Tvärtom.

– Det är ofrånkomligt att som chef ibland behöva fatta obekväma beslut. Men det hindrar en inte från att samtidigt kunna lyssna på invändningar och kritik. Av egen erfarenhet vet jag att det är lättare att få acceptans för förändringar när människor blivit empatiskt bemötta och lyssnade på, säger Anette Svingstedt.

Text: Gertrud Dahlberg.

Så tränar du upp lyssnandet

* Släpp ditt ego och börja intressera dig för andra.

* Stanna upp och tänk WAIT, det vill säga Why Am I Talking? Reflektera över om du verkligen måste säga det du har på tungan. Det bästa är kanske att vara tyst och lyssna.

* Träna på att vänta med att ge dina lösningar på problemen. Lyssna i stället fullt ut.

 * Avdramatisera kritik och försök att se det som en källa till utveckling. Släpp impulsen att försvara dig.

* Om du själv signalerar att det inte är så farligt att göra misstag skapar du ett tillåtande, tryggt och lyssnande klimat för andra.

Ledarskap

5 konkreta tips: Så lär du dig tala inför folk

Får du panik av att hålla en dragning inför publik? Psykologen Alexandra Thomas, en av Chef & Karriärs mentorer, ger konkreta tips på hur du kan bemästra rädslan och göra presentationen till en succé.
Publicerad 10 april 2024, kl 06:00
Tecknad illustration av person med skakande ben som håller tal inför publik.
Visualisera framgång och skapa kontakt. Genom att använda dessa strategier kan du övervinna din talängslan och bli en effektiv och inspirerande kommunikatör. Illustration: Dennis Eriksson.

FRÅGA: Ända sedan barnsben har jag haft stora svårigheter med att prata inför folk. Både i skola och arbetsliv har jag i de lägena flera gånger drabbats av blackout. I vuxen ålder har jag försökt undvika situationen genom att inte ta på mig uppdrag som har inneburit redovisning. Eller i sista fall att sjukskriva mig.

Nyligen erbjöds jag att bli avdelningschef. Den rollen innebär att jag måste hålla dragningar inför hundratals medarbetare och även andra chefer. Så i stället för att bli glad och stolt över befordran känner jag enbart panik.

Självkänslan är skadad av alla gånger som det har gått åt pipan. Samtidigt vill jag inte återigen ta till flykten och tacka nej till tjänsten. Men hur ska jag göra för att våga? 

SVAR: Din fråga berör något djupt mänskligt. Att ställa sig utanför flocken var i människans tidiga historia förenat med fara och det är naturligt att hjärnan reagerar med flykt, som om du befann dig i en livshotande situation.

Att inte längre vilja fly är förstås rätt väg framåt. Efter mina år som retoriktränare har jag sett mycket som fungerar:

Försök att lugna hotsystemet genom andningsövningar. Du kan andas in genom att räkna till fyra och andas ut och räkna till fem. Visualisera det du vill uppnå. Om du får bilder av tidigare situationer, försök vända dem till scenarion där du lyckas.

Lär känna platsen och gå gärna dit och öva. Hur ser publiken ut, var sitter de, var står du, hur fungerar tekniken? Ju mer förberedd du är, desto lugnare kan du vara under framförandet.

Ett visst mått av nervositet gör att sinnena skärps och du gör dig redo att prestera. Gör dig vän med nervositeten och tänk att ingen vill lyssna på en blasé person som inte utstrålar något. Folk är ofta upptagna av sig själva och din nervositet kommer varken märkas eller synas på det sätt du upplever den.

Från blackout till framgång

Försök att minska det mentala avståndet mellan dig och publiken genom att vara personlig eller nämna något som andra kan relatera till. Du kan visa sårbarhet och avdramatisera situationen genom att till exempel säga: ”300 personer, nu blev jag nervös.”

De allra flesta kommer vilja dig väl och vill se dig lyckas. Om du ändå får en blackout vet inte publiken vad du ska säga. Då kan du låta punkterna komma i en ny ordning och ta dig tillbaka till strukturen efter hand.

Det mest effektiva – och jobbiga – sättet att komma över talängslan är exponering. Att möta situationen du är rädd för tills du lärt tankarna och kroppen att det inte är farligt.

Träna gärna hemma framför spegeln eller gå till en talcoach och simulera situationen. Den kemiska reaktionen i kroppen vid nervositet är identiskt med den vid förväntan. Enda skillnaden är våra tankar. Så ibland behöver vi överlista hjärnan och intala den att vi är taggade och att allt kommer gå bra.

ALEXANDRA THOMAS

GÖR: Psykolog, författare och specialist i organisationspsykologi på Creative Compassion. Inspirationsföreläsare och skribent.

ÅLDER: 45.

KARRIÄR: Facilitator, partner, mentor och regionchef. Har tidigare jobbat som skolpsykolog och på bup.

Har du en fråga till våra mentorer? Mejla [email protected].