Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Så tränar du upp ditt lyssnande

Ett strategiskt lyssnande kan göra medarbetarna mer delaktiga. På sikt gynnar det hela organisationen.
Publicerad 24 maj 2023, kl 06:00
Till vänster en illustration av ett öra i en kontorsstol, till höger en kvinna på kontor som lyssnar.
Det går att träna upp lyssnandet. Genom att vässa ditt lyssnande kan du stärka medarbetarnas delaktighet, ledarrollen och hela organisationen. Foto: Shutterstock/Colourbox.
Anette Svingstedt.

Chefer är överlag dåligt tränade i att lyssna. Det menar Anette Svingstedt, erfaren chef och numera universitetslektor på Institutionen för tjänstevetenskap vid Lunds universitet.

– Idealet om chefen som den ensamma superhjälten som ska informera, instruera och till viss del också kontrollera sina medarbetare lever kvar. Lyssnande däremot uppfattas ofta som en passiv handling och rentav som en svaghet bland chefer. Men det är helt fel, säger hon.

Lyssnande ökar tillit

Tillsammans med Mats Heide, professor i strategisk kommunikation, har Anette Svingstedt skrivit boken Strategiskt lyssnande. I boken gör de en djupdykning i forskningen om lyssnande i organisationer och konstaterar att det har många positiva effekter. Lyssnande ökar tillit, trygghet, engagemang och arbetstillfredsställelse. Dessutom kan det, enligt bokens författare, leda till ekonomiska vinster eftersom en lyhörd organisation lättare kan anpassa sig till förändringar på marknaden, undvika kriser, stärka förtroende och relationer.

Det går att träna upp lyssnandet

Men trots forskning om alla positiva följder ägnar varken enskilda chefer eller organisationer tillräckligt med tid åt att verkligen lyssna på kunder, medarbetare och andra. I dag finns fler kommunikationskanaler än någonsin och det görs många undersökningar av kunders upplevelse och nöjdhet och medarbetares trivsel. Det leder till att såväl chefer som organisationer lever i villfarelsen att de lyssnar och lär. Men i själva verket hamnar det insamlande materialet oftast på hög i något Heide och Svingstedt kallar för ”informationskyrkogårdar”.

– Det finns en övertro på insamling av information och mätningar. Och det som kommer fram används inte för att utveckla verksamheten, ta fram nya produkter, tjänster eller för att lära av misstag, framhåller Anette Svingstedt.

Börja lyssna strategiskt

Mats Heide.

Hon menar att grundproblemet är att varken chefer eller ledningar är genuint intresserade av att lyssna och ta till sig av informationen. Det har lett till en utbredd lyssnandekris i dagens arbetsliv. Lösningen på detta är, enligt henne och Mats Heide, att börja lyssna strategiskt.

– Det innebär att organisationen tar lyssnandet på allvar och försöker bygga bättre relationer genom att systematiskt, målinriktat och reflekterat ta del av den information man därigenom får ta del av. Organisationer måste alltså hantera lyssnandet som en strategisk fråga för att kunna utnyttja dess stora potential och se det som en ledningsfilosofi, förtydligar Anette Svingstedt.

Det går att träna upp lyssnandet

Dessutom behöver enskilda chefer vässa sitt lyssnande. Hennes råd är att ”äta elefanten en bit i taget” – det vill säga att ta små steg framåt.

 – Det går att träna upp lyssnandet. Börja med att bestämma dig för att utveckla din kompetens i att lyssna. I grund och botten handlar det om att släppa egot, vara ödmjuk, villig att ompröva och tänka nytt.

Hon framhåller att strategiskt lyssnande inte är att sitta passiv med armarna i kors. Tvärtom.

– Det är ofrånkomligt att som chef ibland behöva fatta obekväma beslut. Men det hindrar en inte från att samtidigt kunna lyssna på invändningar och kritik. Av egen erfarenhet vet jag att det är lättare att få acceptans för förändringar när människor blivit empatiskt bemötta och lyssnade på, säger Anette Svingstedt.

Text: Gertrud Dahlberg.

Så tränar du upp lyssnandet

* Släpp ditt ego och börja intressera dig för andra.

* Stanna upp och tänk WAIT, det vill säga Why Am I Talking? Reflektera över om du verkligen måste säga det du har på tungan. Det bästa är kanske att vara tyst och lyssna.

* Träna på att vänta med att ge dina lösningar på problemen. Lyssna i stället fullt ut.

 * Avdramatisera kritik och försök att se det som en källa till utveckling. Släpp impulsen att försvara dig.

* Om du själv signalerar att det inte är så farligt att göra misstag skapar du ett tillåtande, tryggt och lyssnande klimat för andra.

Ledarskap

Därför mår unga chefer dåligt

Unga chefer upplever sin arbetsmiljö och psykiska hälsa som sämre än äldre chefer. Det visar ny forskning – som resulterat i en guide med tips för att stötta unga ledare.
Publicerad 11 oktober 2023, kl 10:42
Man hänger bredvid kvinna med tablet.
En ny guide med tips ska stötta unga chefer för till en bättre arbetsmiljö och psykisk hälsa. Bild: Colourbox

Många unga chefer går igenom ett stålbad i början av sina karriärer.

Susanne Tafvelin

– Prövningen i chefsrollen blir tuffare än för äldre, eftersom det sticker ut från normen att chefen är en äldre person med erfarenhet. Det gör att unga chefer ställer väldigt höga krav på sig själva och strävar efter att visa sig dugliga i en ”senior roll”, säger Susanne Tafvelin, projektledare för forskningsstudierna vid Umeå universitet och Karolinska institutet.

I forskningen ingår intervjuer med chefer i åldern 19-29 år. Forskarna har kartlagt samspelet mellan deras arbetsmiljö, hälsa och ledarskap. Resultaten visar att yngre chefer i högre grad än äldre chefskollegor uppger att de är mer stressade och utmattade. De upplever också chefsrollen som otydlig och mer känslomässigt krävande.

– Vi ser brister i arbetsmiljön som orsaker till den psykiska ohälsan. Många upplever till exempel att det är känslomässigt svårt med personalfrågor och att de saknar stöd i organisationen.

"Viktigt våga pröva, misslyckas och be om hjälp"

Forskningsprojektet har utmynnat i en guide med konkreta tips till unga chefer och till organisationer som vill förebygga ohälsa bland sina yngre chefer.

– Flera tips handlar om hur viktigt det är att ge unga chefer stöd. Det bästa är när det finns en närmaste chef eller HR-avdelning i närheten, så att det går snabbt och lätt att fråga om hjälp. Äldre chefer skulle också kunna vara mentorer och dela med sig av chefs- och livserfarenheter.

Andra åtgärder kan handla om att ha ordentliga introduktionsprogram för unga chefer, så att de successivt kommer in i sin roll. Och att skapa en trygg organisationskultur där det finns utrymme att våga pröva, misslyckas och be om hjälp.

I enkätundersökningen kom det fram dystra uppgifter om hur det är att vara ung chef. Men när forskare därefter intervjuade unga chefer förändrades bilden.

– Vi märkte att unga chefer har ett stort driv och en vilja att utvecklas. Jag hoppas att våra tips kan underlätta för unga chefer att använda sin potential.

Text: Kristina Karlberg

4 framgångsfaktorer

  • Ge kontinuerlig och konstruktiv feedback till mindre erfarna chefer.
  •  Gör chefsrollen så tydlig som möjlig: vilket ansvar och mandat som ingår och vilka förväntningar som finns.
  • Hjälp unga chefer att hitta en balans mellan att vilja framåt och att stanna upp och lära.
  •  Utforma stödsystem, till exempel mentorskap, till unga chefer.

Guiden finns att ladda ner på Umeå universitets hemsida.

 

Vad är din största utmaning som ung chef?

Jenny Felldin, 29, Head of transformation, Tietoevry.

Jenny Felldin

– Att inte springa på för fort, utan hinna reflektera innan jag tar mig an nya uppgifter. För mig handlar det om att hitta en bra balans. Uppgifterna får inte bli övermäktiga, samtidigt som jag vill utmanas och utvecklas. Med ökad självinsikt har jag lagt ett inplanerat avbrott efter varje arbetsdag då jag tränar eller gör någon annan aktivitet. Det hjälper mig att få distans till arbetet och lättare kunna avgöra vilka uppgifter som kan vänta.

 


Måns Sjögren, 28, it-chef, Gpa flowsystem.

Måns Sjögren

– Det är det klassiska dilemmat, att jag som ung chef i högre grad känner ett behov av att bevisa något och få respekt. Nu har jag arbetat på företaget i tio år och dem jag arbetar nära vet vad jag kan, då känns min roll mer naturlig.

Men när jag möter personal från andra avdelningar eller nya konsulter kan det vara svårare att få samma mottagande. Många förväntar sig att det ska vara en äldre person som är den beslutsfattande chefen.


Moa Crantz, 29, områdeschef, Manpower matchning.

Moa Crantz

– Bristen på erfarenhet. Jag hamnar ibland i situationer när jag snabbt måste hitta lösningar där och då. Det kan till exempel handla om personalfrågor. Då saknar jag åren med erfarenheter från liknande situationer.

För mig är det en trygghet att jag alltid kan ringa någon av mina chefskollegor om jag behöver råd. De har hjälpt mig in i chefsrollen. Jag hoppas att jag kommer att kunna stötta nya unga chefer på liknande sätt.