Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Fråga mentorn: Jag bävar inför det svåra samtalet

Hur förbereder man som chef på bästa sätt inför ett svårt samtal med en medarbetare. Psykologen Alexandra Thomas, en av Chef & Karriärs mentorer, ger sina bästa tips.
Publicerad
Chef på kontor laddar inför möte med besvärlig medarbetare.
Chefen vill vara tydlig och professionell mot sin medarbetare men är rädd att uppfattas som kall och känslolös. Illustration: Dennis Eriksson

FRÅGA MENTORERNA

Chef & Karriär är Kollegas systertidning och vänder sig till dig som är chef och medlem i Unionen.

Har du en fråga om ledarskap till någon av våra mentorer i Chef & Karriär. Mejla ola.rennstam@kollega.se

FRÅGA: Jag är ganska ny i min roll som chef. Dessvärre har det visat sig att en av mina medarbetare inte sköter sig. Hon är kompetent och uppskattad av kollegorna, eller åtminstone har hon varit det tidigare – före min tid på företaget. Jag känner nu att en gräns har passerats och jag måste ha ett samtal och ge henne en varning. Samtalet oroar mig en del och jag har dragit ut på det. Jag har nämligen en stark känsla av att hon kommer att bli ledsen och börja gråta. Kanske till och med bli arg och börja skrika – vilket jag i och för sig nästan skulle föredra framför gråt. Hur ska jag förbereda mig på bästa sätt inför mötet? Och hur ska jag agera, om hon tappar fattningen eller börjar gråta, för att inte dras med? Vill vara professionell och tydlig, men inte uppfattas som kall och utan empati.

Alexandra Thomas

SVAR: När en gräns passerats är det viktigt att rannsaka sig själv som ledare. Vilka typer av samtal har ni haft – och inte haft? Vad har du gjort för att underlätta respektive försvåra situationen? En varning bör vara det allra sista verktyget du som chef väljer att ta till. Varningen ska ha föregåtts av coachande samtal, konstruktiv feedback och uppföljning. Genom den typen av samtal har du möjlighet att ta reda på varför medarbetaren börjat visa dessa sidor och vilka behov som ligger bakom. Har det varit för stora förändringar på kort tid? Håller hon på att bli utbränd? Finns oklarheter i ert samarbete eller förstår hon inte sin nya roll?

Den andra delen av din fråga rör medarbetarens känslouttryck. När jag haft samtal med medarbetare som har nära till känslor brukar jag tänka att det är uttryck, en annan sida av kommunikationen. Vi har alla känslor, en del använder dem ofta och mycket, för andra är de mer dolda eller kontrollerade. Känslor kan bidra till intuitiva, nya lösningar, men som ledare behöver du vara uppmärksam på om din medarbetare använder dem för att härska, skrämmas eller få sin vilja igenom. Där går gränsen för känslor som är kreativa och härliga, kontra destruktiva och manipulerande.

Försök att fokusera så mycket som möjligt inför mötet. Lägg samtalet på en tid på dygnet då du har ork och är alert. Ta en promenad innan, andas lugnt eller ta en kaffe med någon du tycker om. Det kommer försätta dig i ett tillstånd då du på ett empatiskt sätt kan hantera känslorna, utan att dras med eller bli medberoende i din medarbetares verklighet. Oavsett om det handlar om ilska, frustration, oro eller ledsenhet.

Ställ öppna frågor och försök förstå din medarbetares perspektiv, men var tydlig med de beteenden du inte accepterar. Sortera mellan vad som är dina känslor och medarbetarens – det vill säga vad du kan påverka och vad som enbart handlar om henne. Fokusera på att hitta en konstruktiv och gemensam väg framåt – och kom ihåg att följa upp samtalet.

ALEXANDRA THOMAS

GÖR: Psykolog, författare och specialist i organisationspsykologi på Creative Compassion. Inspirationsföreläsare och skribent. Jobbar med ledarskap ochteamutveckling.

ÅLDER: 44 år.

KARRIÄR: Facilitator, mentor och manusförfattare.

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Ledarskap

Fråga Mentorn: ”Medarbetaren utfryst – hur ska jag agera?”

Hur ska man agera som chef om en medarbetare blir inte blir inbjuden till sociala aktiviteter av de övriga i gruppen? Bör man ta upp det eller avvakta? Chef & Karriärs mentor Alexandra Thomas ger svar.
Ola Rennstam Publicerad 17 oktober 2025, kl 06:01
Illustration: Dennis Eriksson

FRÅGA MENTORERNA

Chef & Karriär är Kollegas systertidning och vänder sig till dig som är chef och medlem i Unionen.

Har du en fråga om ledarskap till någon av våra mentorer i Chef & Karriär. Mejla ola.rennstam@kollega.se

FRÅGA: Jag driver ett företag med ett dussintal anställda där de flesta arbetat ihop under många år. På senare tid har jag noterat att en av medarbetarna blir utfryst av de övriga. Nyligen fyllde en i gruppen jämnt och teamet skulle fira med en middag efter jobbet. Att de inte bjuder med mig som deras chef har jag full förståelse för, men det gjorde mig beklämd när jag, av en händelse, fick reda på att alla i gruppen var inbjudna till festligheterna – utom den medarbetaren.

Efter det har jag börjat se mer subtila signaler, som blickar och tonfall, även under arbetstid, men har inga bevis för någon regelrätt mobbning. Först och främst värnar jag givetvis om min medarbetares mående och vill reda ut orsaken till beteendet innan det eskalerar och påverkar verksamheten. Men som chef känns det samtidigt orimligt att ha åsikter om vem personalen väljer att umgås med på fritiden. Ska jag ta upp det här med gruppen, enbart prata med medarbetaren eller avvakta?
 

Alexandra Thomas

SVAR: Det låter som om situationen pågått ett tag och det är positivt att du funderar på att agera innan det blir värre.

Börja med att prata enskilt med den utfrysta medarbetaren och berätta vad du uppmärksammat. Fråga hur hen upplever sin arbetssituation, hur hen trivs i gruppen och om det finns något hen vill dela. I och med detta kommer du att förstå hens situation bättre och förhoppningsvis även orsaken till att det har blivit som det blivit mellan kollegorna.

Ibland blir man förvånad över vad som ligger bakom vissa beteenden, men frågar vi inte kan vi aldrig veta säkert. Just den här situationen kan ha orsakats av alltifrån avundsjuka till missförstånd eller av att medarbetaren faktiskt väljer att hålla sig för sig själv.

Oavsett anledning påverkar exkluderingen er arbetsmiljö. Därför är det viktigt att ha ett samtal eller en workshop i gruppen om hur ni vill ha det på arbetsplatsen. Hur kan ni bäst samarbeta, hur åstadkommer ni resultat tillsammans och när trivs medarbetarna – och inte? Involvera alla i gruppen i samtalet och fokusera på att skapa en trygg miljö där alla vågar säga sin åsikt.

Som chef är du en förebild för inkludering, respekt och samarbete, så försök att modellera dessa värden i ert samtal. Det kan också vara värdefullt att bryta upp olika roller och konstellationer så att fler, och olika grupperingar, får jobba tillsammans.

När du pratat med gruppen, fortsätt då att uppmärksamma vad som pågår och var observant på hur gruppdynamiken utvecklar sig. Upptäcker du att specifika personer fortsätter att frysa ut med blickar och tonfall behöver de få enskild feedback. Sätt principer och gränser för vad som är accepterade beteenden i gruppen och följ regelbundet upp hur den utfrysta medarbetaren trivs och om hen upplever att hon blivit mer inkluderad. Lycka till!

ALEXANDRA THOMAS

GÖR: Psykolog, författare och specialist i organisationspsykologi på Creative Compassion. Inspirationsföreläsare och författare till boken Compassionfokuserat ledarskap, utsedd till Årets HR-bok 2025.
ÅLDER: 47.
KARRIÄR: Facilitator, partner, mentor och regionchef. Har tidigare jobbat som skolpsykolog och på Bup.