Logo
Sök
Sök
Ledarskap

Fråga mentorn: Jag bävar inför det svåra samtalet

Hur förbereder man som chef på bästa sätt inför ett svårt samtal med en medarbetare. Psykologen Alexandra Thomas, en av Chef & Karriärs mentorer, ger sina bästa tips.
Publicerad 12 maj 2023, kl 06:00
Chef på kontor laddar inför möte med besvärlig medarbetare.
Chefen vill vara tydlig och professionell mot sin medarbetare men är rädd att uppfattas som kall och känslolös. Illustration: Dennis Eriksson

FRÅGA MENTORERNA

Chef & Karriär är Kollegas systertidning och vänder sig till dig som är chef och medlem i Unionen.

Har du en fråga om ledarskap till någon av våra mentorer i Chef & Karriär. Mejla [email protected]

FRÅGA: Jag är ganska ny i min roll som chef. Dessvärre har det visat sig att en av mina medarbetare inte sköter sig. Hon är kompetent och uppskattad av kollegorna, eller åtminstone har hon varit det tidigare – före min tid på företaget. Jag känner nu att en gräns har passerats och jag måste ha ett samtal och ge henne en varning. Samtalet oroar mig en del och jag har dragit ut på det. Jag har nämligen en stark känsla av att hon kommer att bli ledsen och börja gråta. Kanske till och med bli arg och börja skrika – vilket jag i och för sig nästan skulle föredra framför gråt. Hur ska jag förbereda mig på bästa sätt inför mötet? Och hur ska jag agera, om hon tappar fattningen eller börjar gråta, för att inte dras med? Vill vara professionell och tydlig, men inte uppfattas som kall och utan empati.

Alexandra Thomas

SVAR: När en gräns passerats är det viktigt att rannsaka sig själv som ledare. Vilka typer av samtal har ni haft – och inte haft? Vad har du gjort för att underlätta respektive försvåra situationen? En varning bör vara det allra sista verktyget du som chef väljer att ta till. Varningen ska ha föregåtts av coachande samtal, konstruktiv feedback och uppföljning. Genom den typen av samtal har du möjlighet att ta reda på varför medarbetaren börjat visa dessa sidor och vilka behov som ligger bakom. Har det varit för stora förändringar på kort tid? Håller hon på att bli utbränd? Finns oklarheter i ert samarbete eller förstår hon inte sin nya roll?

Den andra delen av din fråga rör medarbetarens känslouttryck. När jag haft samtal med medarbetare som har nära till känslor brukar jag tänka att det är uttryck, en annan sida av kommunikationen. Vi har alla känslor, en del använder dem ofta och mycket, för andra är de mer dolda eller kontrollerade. Känslor kan bidra till intuitiva, nya lösningar, men som ledare behöver du vara uppmärksam på om din medarbetare använder dem för att härska, skrämmas eller få sin vilja igenom. Där går gränsen för känslor som är kreativa och härliga, kontra destruktiva och manipulerande.

Försök att fokusera så mycket som möjligt inför mötet. Lägg samtalet på en tid på dygnet då du har ork och är alert. Ta en promenad innan, andas lugnt eller ta en kaffe med någon du tycker om. Det kommer försätta dig i ett tillstånd då du på ett empatiskt sätt kan hantera känslorna, utan att dras med eller bli medberoende i din medarbetares verklighet. Oavsett om det handlar om ilska, frustration, oro eller ledsenhet.

Ställ öppna frågor och försök förstå din medarbetares perspektiv, men var tydlig med de beteenden du inte accepterar. Sortera mellan vad som är dina känslor och medarbetarens – det vill säga vad du kan påverka och vad som enbart handlar om henne. Fokusera på att hitta en konstruktiv och gemensam väg framåt – och kom ihåg att följa upp samtalet.

ALEXANDRA THOMAS

GÖR: Psykolog, författare och specialist i organisationspsykologi på Creative Compassion. Inspirationsföreläsare och skribent. Jobbar med ledarskap ochteamutveckling.

ÅLDER: 44 år.

KARRIÄR: Facilitator, mentor och manusförfattare.

Chef håller samtal med en medarbetare
Svåra samtal är en oundviklig del om man har personalansvar. Experternas råd är att alltid visa medkänsla men samtidigt inse att du är chef - inte kurator. Josefin Herlof

Gruvar du dig för att hålla knepiga samtal med dina medarbetare? Du är långt ifrån ensam. Många chefer vill bli bättre på att kunna framföra kritik och hantera känsliga frågor som infekterade konflikter, misstankar om missbruk, mobbing och personliga problem. Eller på att ge dåliga besked som exempelvis en utebliven lönehöjning, befordran eller rentav en uppsägning.

Åsa-Mia Fellinger

Men det går att vässa färdigheterna i konsten att föra svåra samtal. Något som gynnar dig själv och på sikt även kan motivera dina medarbetare att utvecklas.

– Först och främst gäller det att inse och acceptera att svåra samtal är en

nödvändig del i att vara ledare med personalansvar. Det är spelets regler och det finns dessvärre ingen metod som helt kan ta bort obehaget, säger Åsa-Mia Fellinger, legitimerad psykolog och psykoterapeut med lång erfarenhet av ledarskapsfrågor.

"Undvik samtal i affekt"

Förutom att det finns några grundläggande samtalsverktyg (se faktaruta) kan det också vara en god idé att hålla sig till vissa tumregler.

– Undvik att ha samtal när du eller medarbetaren är i affekt. Det som sägs när känslorna svallar riskerar att bli onyanserat. Planera i stället samtalet i förväg och tänk noga igenom vad du vill säga och vad du vill uppnå, säger Åsa-Mia Fellinger.

Hon råder också till tydlighet och att fundera över hur budskapet kan anpassas till personen du pratar med för att det ska landa bäst. Att överväga tidpunkt är också viktigt. Tuffa och oroväckande besked som exempelvis uppsägningar eller omplaceringar bör förstås inte framföras en fredag eftermiddag eller strax innan semestern.

Men allra viktigast är självkännedom, att kunna reflektera över egna brister, styrkor och sin ledarstil, enligt Åsa-Mia Fellinger. Kanske är du konflikträdd och duckar för konflikter. Eller så kan obehaget göra att du blir onödigt brysk eller till och med framstår som aggressiv.

– Som chef är det av stor betydelse att du vet i vilka situationer som dina mindre starka sidor kommer fram. Insikten är en förutsättning för att du ska kunna överbrygga dem, förklarar hon.

"Öva och förbered dig på olika scenarier"

Ett annat tips är att öva innan och förbereda dig på olika scenarier. Kanske kan du rollspela med en kollega för att få samtalet så konstruktivt som möjligt och eliminera risken att det spårar ur.

Rent generellt är det sedan bra att snabbt komma till saken under samtalet. Samtidigt är det viktigt att också kunna ta ett steg tillbaka, lyssna och kanske lugna.

– Om personen du pratar med blir upprörd eller ledsen kan du försöka spegla känslorna och visa att du förstår vad hen känner och bekräfta att det är svårt. Ibland är det bra att föreslå en timeout i samtalet.

Men även om du lyssnar och visar respekt är det inte samma sak som att hålla med.

– Som chef kan du visa medkänsla och förståelse men du är ingen kurator. Det är en viktig skillnad. Din roll i det svåra samtalet är att oftast att föra företagets talan. Men kritik och annat som är svårt att säga till dina medarbetare kan i det långa loppet ibland också bli till något konstruktivt och utvecklande.

TEXT: Gertrud Dahlberg

4 svåra samtal – och hur du tacklar dem

  • Smitaren. Utgå från konkreta exempel på att du sett hur medarbetaren smiter undan från sina arbetsuppgifter. Problematisera genom att förklara vilka konsekvenser det får för företaget och kollegorna att personen inte presterar till fullo. Berätta vilka konsekvenser, exempelvis ingen löneförhöjning eller andra arbetsuppgifter, det får om medarbetaren inte ändrar sig. Fråga också vad medarbetaren själv tycker och vad som krävs för att öka arbetsinsatserna. Gör sedan täta uppföljningar och stäm av.
  • Missbruk. Förbered dig noga innan genom att ta reda på företagets policy när det gäller drogtester, rehabilitering och vilken hjälp som finns att få genom exempelvis företagshälsovården. Beskriv sedan problemet och att du har lagt märke till att medarbetaren ofta verkar bakfull, är vresig, ofokuserad och går hem tidigt. Var beredd på förnekanden och stå fast vid ditt krav att personen måste genomgå en behandling.
  • Psykisk ohälsa. Stress, ångest, depression och utmattning är vanligt. Det är din skyldighet som chef att bromsa om medarbetaren är överbelastad. Fråga hur personen mår och förklara att du är bekymrad. Undersök om problemen är arbetsrelaterade. Går det i så fall att minska arbetsbördan? Kanske behöver medarbetaren professionell hjälp av vårdcentral eller företagshälsovård.
  • Uppsägning. Innan samtalet är det viktigt att den arbetsrättsliga processen är igång och att facket är inkopplat och att du är uppdaterad om vad som händer härnäst. Håll mötet kort och koncist. Förklara varför uppsägningen måste ske och linda inte in budskapet. Visa samtidigt förståelse för att situationen är svår. Du kan föreslå samtal på företagshälsovården, vårdcentral och/eller kontakt med trygghetsrådet.

5 samtalsverktyg

Med hjälp av en handfull grundläggande och enkla verktyg och tekniker går det också att förbättra kommunikationen och lättare nå fram med ditt budskap.

  • Att lyssna aktivt. Genom att du försöker förstå vad den andra säger och uttrycker skapas trygghet och möjlighet lösa svårigheter. Men att lyssna är inte samma som att hålla med.
  • Att ställa frågor. Var nyfiken och försök förstå den andres perspektiv genom att ställa frågeorden HUR, VEM, VAR, PÅ VILKET SÄTT. Men undvik ordet VARFÖR, som kan uppfattas som anklagande.
  • Att ibland vara tyst. Låt den andre komma till tals och smälta det som avhandlats genom att du själv inte säger något.
  • Att vara tydlig. Var konkret, ge exempel och beskriv vad du vill att den andra ska ändra på. Linda inte in tuffa besked.
  • Att använda jag-budskap. Berätta hur du ser på saken och hur du upplever vad som är fel. Det öppnar för dialog och minskar risken att den andre går i försvar.

Källa: Svåra medarbetarsamtal – en handbok för chefer av Åsa-Mia Fellinger.

Läs även

Mest läst just nu