FRÅGA: Jag är ganska ny i min roll som chef. Dessvärre har det visat sig att en av mina medarbetare inte sköter sig. Hon är kompetent och uppskattad av kollegorna, eller åtminstone har hon varit det tidigare – före min tid på företaget. Jag känner nu att en gräns har passerats och jag måste ha ett samtal och ge henne en varning. Samtalet oroar mig en del och jag har dragit ut på det. Jag har nämligen en stark känsla av att hon kommer att bli ledsen och börja gråta. Kanske till och med bli arg och börja skrika – vilket jag i och för sig nästan skulle föredra framför gråt. Hur ska jag förbereda mig på bästa sätt inför mötet? Och hur ska jag agera, om hon tappar fattningen eller börjar gråta, för att inte dras med? Vill vara professionell och tydlig, men inte uppfattas som kall och utan empati.

SVAR: När en gräns passerats är det viktigt att rannsaka sig själv som ledare. Vilka typer av samtal har ni haft – och inte haft? Vad har du gjort för att underlätta respektive försvåra situationen? En varning bör vara det allra sista verktyget du som chef väljer att ta till. Varningen ska ha föregåtts av coachande samtal, konstruktiv feedback och uppföljning. Genom den typen av samtal har du möjlighet att ta reda på varför medarbetaren börjat visa dessa sidor och vilka behov som ligger bakom. Har det varit för stora förändringar på kort tid? Håller hon på att bli utbränd? Finns oklarheter i ert samarbete eller förstår hon inte sin nya roll?

Den andra delen av din fråga rör medarbetarens känslouttryck. När jag haft samtal med medarbetare som har nära till känslor brukar jag tänka att det är uttryck, en annan sida av kommunikationen. Vi har alla känslor, en del använder dem ofta och mycket, för andra är de mer dolda eller kontrollerade. Känslor kan bidra till intuitiva, nya lösningar, men som ledare behöver du vara uppmärksam på om din medarbetare använder dem för att härska, skrämmas eller få sin vilja igenom. Där går gränsen för känslor som är kreativa och härliga, kontra destruktiva och manipulerande.

Försök att fokusera så mycket som möjligt inför mötet. Lägg samtalet på en tid på dygnet då du har ork och är alert. Ta en promenad innan, andas lugnt eller ta en kaffe med någon du tycker om. Det kommer försätta dig i ett tillstånd då du på ett empatiskt sätt kan hantera känslorna, utan att dras med eller bli medberoende i din medarbetares verklighet. Oavsett om det handlar om ilska, frustration, oro eller ledsenhet.

Ställ öppna frågor och försök förstå din medarbetares perspektiv, men var tydlig med de beteenden du inte accepterar. Sortera mellan vad som är dina känslor och medarbetarens – det vill säga vad du kan påverka och vad som enbart handlar om henne. Fokusera på att hitta en konstruktiv och gemensam väg framåt – och kom ihåg att följa upp samtalet.