Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Fråga mentorn: Jag bävar inför det svåra samtalet

Hur förbereder man som chef på bästa sätt inför ett svårt samtal med en medarbetare. Psykologen Alexandra Thomas, en av Chef & Karriärs mentorer, ger sina bästa tips.
Publicerad 12 maj 2023, kl 06:00
Chef på kontor laddar inför möte med besvärlig medarbetare.
Chefen vill vara tydlig och professionell mot sin medarbetare men är rädd att uppfattas som kall och känslolös. Illustration: Dennis Eriksson

FRÅGA MENTORERNA

Chef & Karriär är Kollegas systertidning och vänder sig till dig som är chef och medlem i Unionen.

Har du en fråga om ledarskap till någon av våra mentorer i Chef & Karriär. Mejla [email protected]

FRÅGA: Jag är ganska ny i min roll som chef. Dessvärre har det visat sig att en av mina medarbetare inte sköter sig. Hon är kompetent och uppskattad av kollegorna, eller åtminstone har hon varit det tidigare – före min tid på företaget. Jag känner nu att en gräns har passerats och jag måste ha ett samtal och ge henne en varning. Samtalet oroar mig en del och jag har dragit ut på det. Jag har nämligen en stark känsla av att hon kommer att bli ledsen och börja gråta. Kanske till och med bli arg och börja skrika – vilket jag i och för sig nästan skulle föredra framför gråt. Hur ska jag förbereda mig på bästa sätt inför mötet? Och hur ska jag agera, om hon tappar fattningen eller börjar gråta, för att inte dras med? Vill vara professionell och tydlig, men inte uppfattas som kall och utan empati.

Alexandra Thomas

SVAR: När en gräns passerats är det viktigt att rannsaka sig själv som ledare. Vilka typer av samtal har ni haft – och inte haft? Vad har du gjort för att underlätta respektive försvåra situationen? En varning bör vara det allra sista verktyget du som chef väljer att ta till. Varningen ska ha föregåtts av coachande samtal, konstruktiv feedback och uppföljning. Genom den typen av samtal har du möjlighet att ta reda på varför medarbetaren börjat visa dessa sidor och vilka behov som ligger bakom. Har det varit för stora förändringar på kort tid? Håller hon på att bli utbränd? Finns oklarheter i ert samarbete eller förstår hon inte sin nya roll?

Den andra delen av din fråga rör medarbetarens känslouttryck. När jag haft samtal med medarbetare som har nära till känslor brukar jag tänka att det är uttryck, en annan sida av kommunikationen. Vi har alla känslor, en del använder dem ofta och mycket, för andra är de mer dolda eller kontrollerade. Känslor kan bidra till intuitiva, nya lösningar, men som ledare behöver du vara uppmärksam på om din medarbetare använder dem för att härska, skrämmas eller få sin vilja igenom. Där går gränsen för känslor som är kreativa och härliga, kontra destruktiva och manipulerande.

Försök att fokusera så mycket som möjligt inför mötet. Lägg samtalet på en tid på dygnet då du har ork och är alert. Ta en promenad innan, andas lugnt eller ta en kaffe med någon du tycker om. Det kommer försätta dig i ett tillstånd då du på ett empatiskt sätt kan hantera känslorna, utan att dras med eller bli medberoende i din medarbetares verklighet. Oavsett om det handlar om ilska, frustration, oro eller ledsenhet.

Ställ öppna frågor och försök förstå din medarbetares perspektiv, men var tydlig med de beteenden du inte accepterar. Sortera mellan vad som är dina känslor och medarbetarens – det vill säga vad du kan påverka och vad som enbart handlar om henne. Fokusera på att hitta en konstruktiv och gemensam väg framåt – och kom ihåg att följa upp samtalet.

ALEXANDRA THOMAS

GÖR: Psykolog, författare och specialist i organisationspsykologi på Creative Compassion. Inspirationsföreläsare och skribent. Jobbar med ledarskap ochteamutveckling.

ÅLDER: 44 år.

KARRIÄR: Facilitator, mentor och manusförfattare.

Ledarskap

Läs böcker - och bli en bättre chef

Visioner, motgång och makt. Inom världslitteraturen finns klassiska teman som kan synliggöra dina styrkor och svagheter. Skönlitteratur kan utveckla ditt ledarskap.
Publicerad 24 maj 2024, kl 06:06
Chef läser böcker i skön fåtölj.
Läs böcker och utvecklas som ledare. Att ta sig tid att läsa kan gör att man kan få nya perspektiv på saker i ens vardag - och på jobbet. Foto: Colourbox.

Vad har Strindberg, Shakespeare och Dostojevskij att göra med ledarskap och förändringsarbete? En hel del.

Det menar Mattias Fyhr som utvecklar chefer genom att korsa ledskapsteorier med humanistisk kunskap.

Med hjälp av skönlitteratur och filosofi vässar han ledare till förbättrad självkännedom, kreativitet och kommunikation.

– Humanioran är lite för bra och stimulerande för att bara häcka på högskolorna. I synnerhet som näringsliv och organisationer törstar efter kunskap som stämmer med dagens krav på ledare, säger Mattias Fyhr som driver företaget Origo Consulting.

Ledarskap i praktiken: Klassiker ger insikter

Enligt Mattias Fyhr är skönlitteratur en effektiv väg för att driva de förändringar som ständigt efterfrågas i moderna företag och organisationer. Ett arbete som många gånger misslyckas.

– Anledningen till att förändringsarbetet kör fast är oftast bristande kunskap i att förstå och kommunicera med människor. Att läsa skönlitteratur är en väg att begripa och reflektera över egna och andras beteenden, behov och drivkrafter. Litteraturen triggar både känslan och tanken, på ett märkligt och inspirerande sätt.

Genom att djupdyka i världslitteraturens klassiker – exempelvis Machiavellis Fursten, Shakespeares Julius Caesar och Strindbergs Hemsöborna – kan ledarskapsfrågor som visioner, styrning, mångfald, motgång och makt göras konkreta.

– Att diskutera böckerna gör att man får en chans till nya perspektiv, att skärpa tanken och att dessutom få syn på sina styrkor och svagheter som ledare, säger Mattias Fyhr.

Skönlitteraturens lektioner för ledare

Med avstamp i de skönlitterära texterna väcks frågor kopplade till det egna ledarskapet: Vad driver mig? Varför vill jag vara chef? Vad kännetecknar ett gott förändringsarbete? Hur ser jag på mina medarbetare? Vilka är mina strategier för att kommunicera? Hur kan jag utveckla mig?

I många andra länder, som USA, Storbritannien och Frankrike, är goda kunskaper i humaniora självklart för ledare. Däremot har samma bildningstradition saknats i Sverige. Men nu tycks något börja hända. I dag har exempelvis Handelshögskolan i Stockholm infört bokcirklar på schemat. Syftet är att göra studenterna – som ju är framtidens makthavare – mer analytiska, kreativa och bättre på kritiskt tänkande.

Mattias Fyhr framhåller att bildning inte handlar om att kunna svänga sig med referenser.

– Det innebär i stället att öppna sig för nya kunskaper om mänskligt tänkande och agerande. Förutom att bredda referensramarna har jag märkt att bildning dessutom stärker självförtroendet och gör oss lite mer rakryggade.

Text: Gertrud Dahlberg. 

11 LÄSTIPS SOM UTVECKLAR LEDARE

Mathias Fyhr, som utvecklar chefer med hjälp av litteratur, har några favoritböcker.

Makt och drivkrafter: Fursten av Niccolò Machiavelli.

Förändringsarbete: Livläkarens besök av P.O. Enquist.

Kommunikation och retorik: Julius Caesar av William Shakespeare.

Kvinnligt respektive manligt ledarskap: Kronprinsessan av Hanne-Vibeke Holst.

Balans i livet: Tio tankar om tid av Bodil Jönsson.

Plikt, ansvar och lojalitet: Mörkrets hjärta av Joseph Conrad.

Ledarskap i motgång: Kung Oidipus av Sofokles.

Självkännedom: Brott och straff av Fjodor Dostojevskij.

Gruppdynamik: Flugornas herre av William Golding.

Motivation, stimulans och effektivitet: Främlingen av Albert Camus.

Kommunikation: Röda rummet av August Strindberg.

CHEF, VARFÖR LÄSER DU?

Patric Pettersson

PATRIC PETERSSON,

security director, Volvo i Göteborg.

– Det gör mig klokare och mer lyhörd. Som ledare har jag lärt mig mycket av de stora sagorna, där det onda och goda inte alltid är självklart. Det är element som påminner om den knepiga verkligheten. Ur Machiavellis Fursten kan jag dra paralleller till att styra människor med antingen morot eller piska. Piskad personal blir inte öppen för förändring, omhändertagna medarbetare blir kreativa.

Tinni Ernsjöö Rappe

TINNI ERNSJÖÖ RAPPE,

director, Art Initiative and Literary Agenda, Handelshögskolan i Stockholm.

– Det är ett sätt att uppleva världen ur en annan människas perspektiv. Det vidgar empatin, ökar reflektionsförmågan och väcker existentiella frågor som i förlängningen kan skapa trygghet inför tillvarons komplexitet. Och det är något chefer behöver.

– Vi erbjuder våra studenter att delta i en bokcirkel där de under ett år läser och diskuterar sju aktuella skönlitterära verk.

Anders Johansson

ANDERS JOHANSSON,

business implementation officer, Husqvarna Construction. 

– Det ökar förmågan att hålla fokus. Att berätta historier är en kraftfull metod för att involvera människor, och det har blivit ett sätt för mig att uppnå mina mål. Jag ledde nyligen en workshop om något så torrt som kravhantering. Genom att beskriva det med hjälp av en privat anekdot tror jag att jag lyckades levandegöra något som annars ingen skulle ha lagt på minnet.

Ledarskap

7 vägar till hjärnsmart ledarskap

Strukturerade arbetsdagar, pauser och ett psykologiskt tryggt arbetsklimat. Här är sju sätt att skapa en effektiv arbetsplats där medarbetarnas hjärnor trivs.
Publicerad 3 maj 2024, kl 06:04
Hjärnsmart. En kvinna håller upp en skylt med en tecknad hjärna på. Glad.
Med en hjärnsmart arbetsmiljö skapas förutsättningar för större kreativitet och mer välmående medarbetare. Foto: Colourbox.

Värna psykologisk trygghet i gruppen

Vi jobbar som bäst när vi känner oss trygga och sedda, i ett accepterande arbetsklimat. Ett sätt att uppnå det är att mjuka upp hur ni kommunicerar och ställer frågor. Som chef kan du börja veckomötet med en runda där alla får berätta om sina uppgifter i stället för att fråga om det är någon som behöver hjälp. Det visar att du förutsätter att alla ibland behöver ett bollplank.
 

Minska bruset

Ljudbrus och visuellt brus stör vår koncentration. Det kan vara kollegor som pratar om helgen eller någon som rör sig vid skrivbordet mittemot. Skapa arbetszoner anpassade för olika arbetsklimat, där medarbetarna kan välja mellan att jobba ostört eller i miljöer där man kan prata i grupp. Investera i särskilda bås för telefonsamtal och i headset av god kvalitet om avskildhet inte är möjlig på kontoret.
 

Utnyttja solljuset

Hjärnan är oftast som mest fokuserad på morgonen och förmiddagen. Börja dagen med uppgifterna som kräver mest fokus. Spara rutinmöten och mejlkorgen till eftermiddagen. Solljus gör oss produktiva så sitt gärna nära ett fönster och jobba. Uppmuntra medarbetarna att gå ut en sväng under lunchen.
 

Dela upp dagen efter uppgifter

Småjobbar du konstant utan att bli riktigt färdig? Hjälp hjärnan genom att gruppera uppgifter som kräver liknande fokus i olika sjok. Dela upp dagen i två timmar med mejlande och mötesbokning, två timmar fokuserat idéarbete och två timmar administrativt jobb. Eller använd pomodorometoden med fokuserat arbete i 25 minuter följt av 5 minuters paus. Till större projekt: avsätt hela dagar till en sak, ge dig och medarbetarna tid att kläcka de bästa idéerna och hinna tänka färdigt.
 

Skapa stunder utan pling

Mobilen och mejlaviseringar är stora fokustjuvar. Våra hjärnor älskar notiser, de ger oss dopaminkickar som gör det svårt att avstå frestelsen att kolla vad som plingade. Sätt gemensamma och tydliga riktlinjer för när och hur ni ska använda mobiler eller mejl på jobbet. Testa att ha några bestämda timmar där ni kollektivt loggar ut från mejlen och lägger undan telefonen för att lägga allt fokus på de mest koncentrationskrävande uppgifterna. Som chef är det viktigt att vara drivande och stöttande i detta – det kan vara svårt som medarbetare att själv bestämma om och när man ska låta mejlen vara.
 

Var ett föredöme

Det är viktigt att visa att även du som chef kan stressa ned och ta paus. Skapa en trygg social miljö genom att prata med dina kollegor och visa att du är intresserad av att lära känna dem. Boka in föreläsare som visar hur man stressar ned med hjälp av andning eller meditation.
 

Ta hjärnpauser med bra kvalitet

Hjärnan mår inte bra av att vara påslagen åtta timmar i sträck. Det gör oss mindre kreativa och fokuserade och ger sämre sorterings- och prioriteringsförmåga. Då och då behövs en hjärnpaus – utan stimuli för hjärnan. Det kan räcka med att bara sitta och glo i tomma intet en stund för att hjärnan ska få vila, eller att ta med kaffekoppen till ett fönster och titta ut. Flera regelbundna hjärnpauser kan läggas in under dagen. Det kan låta ineffektivt, men det är precis tvärtom!

Källa: Gabriella Ringvall, förändringsledare, arbetsplatsstrateg och föreläsare.

Text: Vera Viksten.