Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Fråga mentorn: Jag bävar inför det svåra samtalet
Hur förbereder man som chef på bästa sätt inför ett svårt samtal med en medarbetare. Psykologen Alexandra Thomas, en av Chef & Karriärs mentorer, ger sina bästa tips.
FRÅGA MENTORERNA
Chef & Karriär är Kollegas systertidning och vänder sig till dig som är chef och medlem i Unionen.
Har du en fråga om ledarskap till någon av våra mentorer i Chef & Karriär. Mejla ola.rennstam@kollega.se
FRÅGA: Jag är ganska ny i min roll som chef. Dessvärre har det visat sig att en av mina medarbetare inte sköter sig. Hon är kompetent och uppskattad av kollegorna, eller åtminstone har hon varit det tidigare – före min tid på företaget. Jag känner nu att en gräns har passerats och jag måste ha ett samtal och ge henne en varning. Samtalet oroar mig en del och jag har dragit ut på det. Jag har nämligen en stark känsla av att hon kommer att bli ledsen och börja gråta. Kanske till och med bli arg och börja skrika – vilket jag i och för sig nästan skulle föredra framför gråt. Hur ska jag förbereda mig på bästa sätt inför mötet? Och hur ska jag agera, om hon tappar fattningen eller börjar gråta, för att inte dras med? Vill vara professionell och tydlig, men inte uppfattas som kall och utan empati.
SVAR: När en gräns passerats är det viktigt att rannsaka sig själv som ledare. Vilka typer av samtal har ni haft – och inte haft? Vad har du gjort för att underlätta respektive försvåra situationen? En varning bör vara det allra sista verktyget du som chef väljer att ta till. Varningen ska ha föregåtts av coachande samtal, konstruktiv feedback och uppföljning. Genom den typen av samtal har du möjlighet att ta reda på varför medarbetaren börjat visa dessa sidor och vilka behov som ligger bakom. Har det varit för stora förändringar på kort tid? Håller hon på att bli utbränd? Finns oklarheter i ert samarbete eller förstår hon inte sin nya roll?
Den andra delen av din fråga rör medarbetarens känslouttryck. När jag haft samtal med medarbetare som har nära till känslor brukar jag tänka att det är uttryck, en annan sida av kommunikationen. Vi har alla känslor, en del använder dem ofta och mycket, för andra är de mer dolda eller kontrollerade. Känslor kan bidra till intuitiva, nya lösningar, men som ledare behöver du vara uppmärksam på om din medarbetare använder dem för att härska, skrämmas eller få sin vilja igenom. Där går gränsen för känslor som är kreativa och härliga, kontra destruktiva och manipulerande.
Försök att fokusera så mycket som möjligt inför mötet. Lägg samtalet på en tid på dygnet då du har ork och är alert. Ta en promenad innan, andas lugnt eller ta en kaffe med någon du tycker om. Det kommer försätta dig i ett tillstånd då du på ett empatiskt sätt kan hantera känslorna, utan att dras med eller bli medberoende i din medarbetares verklighet. Oavsett om det handlar om ilska, frustration, oro eller ledsenhet.
Ställ öppna frågor och försök förstå din medarbetares perspektiv, men var tydlig med de beteenden du inte accepterar. Sortera mellan vad som är dina känslor och medarbetarens – det vill säga vad du kan påverka och vad som enbart handlar om henne. Fokusera på att hitta en konstruktiv och gemensam väg framåt – och kom ihåg att följa upp samtalet.
ALEXANDRA THOMAS
GÖR: Psykolog, författare och specialist i organisationspsykologi på Creative Compassion. Inspirationsföreläsare och skribent. Jobbar med ledarskap ochteamutveckling.
ÅLDER: 44 år.
KARRIÄR: Facilitator, mentor och manusförfattare.
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Här fixar kollegan jobbstarten
Vattenfall Eldistribution ska växa från 1 200 till 1 800 anställda på två år. För att avlasta chefer har anställda utbildats för att sköta delar av onboardingen.
På Vattenfall Eldistribution minns alla september 2023. Bolaget, som något år tidigare hade drygt tusen anställda, tog då emot hundra nya medarbetare på en gång.
– Vi tar emot nya grupper varje månad, men det där är fortfarande vårt rekord, säger Gustav Sundvall.
Som chef för lärande och utveckling var han med om att ta fram en ny modell för introduktion av medarbetare, för att klara rekryteringstakten.
Ett sådant blev att utbilda frivilliga medarbetare till att hålla i det som bolaget kallar för introduktionsdagar – tre dagar där nyanställda framför allt får det mesta av den bolagsövergripande information som de behöver.
– Det gäller bara tre dagar av en sex månader lång introduktionsperiod. Men det avlastar cheferna som kan fokusera mer på att få in de nya medarbetarna i deras roller ute på avdelningarna, förklarar Gustav Sundvall.
Medarbetarna sköter onboardingen
De introduktionsutbildade medarbetarna kommer in i bilden redan andra dagen av de nyanställdas första arbetsvecka.
– På tisdagen fokuserar de på grundläggande fakta om bolaget, energisystem och säkerhet. På torsdagen ses de igen och har workshop om värdegrund och spelar bolagets scenariospel. Sedan håller de i en tredje dag på distans efter en månad, säger Gustav Sundvall.
För flera av de utbildade medarbetarna har introduktionsuppgiften, som de ägnar sig åt ett par dagar per månad, blivit en injektion, berättar han.
– Det göder deras engagemang för arbetsplatsen otroligt mycket. De får stöttning från oss men äger till stor del utförandet själva.
Enligt Gustav Sundvall stärks företagskulturen av att nya och erfarna medarbetare möts så tidigt. I interna enkäter har 94 procent av de nyanställda sagt sig vara nöjda med sitt första halvår på företaget. De medarbetarledda introduktionsdagarna har fått extra goda betyg.
– Där är nöjdheten faktiskt 100 procent.
Text: John Palm
Vad tycker du om den nya Vattenfalls modell för onboarding?
Jane Tollqvist, avdelningschef tillstånd och rättigheter.
– Min avdelning har växt från 20 till 60 anställda på några år så det har varit mycket fokus på introduktion. De gemensamma dagarna som de anställda håller i är en väldigt viktig del. Sedan jobbar vi med fadderskap, från första dagen tills att den nya medarbetaren är helt självgående. Fokus är också på att alla ska hjälpa till att ta emot de nya på ett trevligt sätt.
Johan Tezelson, avdelningschef nätanslutningar.
– Introduktionen på bolagsnivå som medarbetare håller i har fungerat väldigt bra för mig, den skapar en tydlighet för oss chefer. Det bästa är att det blir socialt och interaktivt, medarbetarna får träffa varandra och kan börja bygga kontakter och prata om både praktiska saker och om kulturen på arbetsplatsen. Jag har inte sett detta på andra företag, men det fungerar riktigt bra.
Emma Löfgren, avdelningschef operativ teknik.
– Om vi inte hade det systemet skulle mina gruppchefer haft en orimlig arbetsbörda när vi rekryterar så mycket. Uppgifterna i samband med introduktioner behöver helt enkelt spridas ut. Sedan är det ofta erfarna medarbetare som är med och introducerar. För dem är det givande att få vara med och förmedla den kunskap och erfarenhet som de har.
Så blir du en toppchef – 10 saker som gör skillnad
Det finns en magisk formel för framgång. Tio gemensamma nämnare som förenar de bästa cheferna. Faktorer som vi alla kan öva upp och vässa.
Det finns tio saker som kännetecknar chefer för landets ledande företag och organisationer. Procenten i parentes indikerar hur stor andel av de AI-analyserade samtalen som berörde just den klokfaktorn.
MEDMÄNNISKAN (80 procent).
Visar aspekter av medmänsklighet, exempelvis nyfikenhet, passion, lyhördhet, förståelse, vilja och kraft. Bryr sig om människorna i organisationen, vilket gör att medarbetarna bryr sig om organisationen tillbaka.
2 BESLUTSFATTAREN (68 procent).
Är inte rädd att fatta fel beslut. Satsar på många, mindre beslut i stället för få och stora. Kommer till skott – men sover gärna först på saken. Är sedan beredd att ompröva beslutet.
3 FÖRBÄTTRAREN (68 procent).
Låter medarbetarna lära sig nya saker, förbättras och växa.
4 GRUPPSKAPAREN (65 procent).
Välfungerande grupper bygger på gemensamt arbete. Ledaren är en gruppskapare som bidrar till att ge medarbetarna syfte och mening. Inser att chefen arbetar för medarbetarna, inte tvärtom.
5 BORTPRIORITERAREN (59 procent).
Gör färre saker och fastnar inte i onödiga detaljer. Skippar attgöra-listan. Tänker tvärtom. Prioriterar bort och delegerar.
6 RELATIONSFÖRÄDLAREN (59 procent).
Framgång skapas genom relationer och samhörighet. Ger medarbetarna tillit och förtroende. Bryr sig genuint om andra.
7 KOMMUNIKATÖREN (55 procent).
Kraft och riktning är grundstenarna i god kommunikation. När ledaren vet vart ni är på väg och är tydlig med detta skapas också trygghet i organisationen.
8 SJÄLVKÄNNAREN (49 procent).
Tar vara på det som gör hen unik. Litar på sig själv och sina instinkter, men är öppen med svagheter och vågar visa sig sårbar. Rådfrågar andra.
9 SPANAREN (48 procent).
Utan spaning ingen aning. Reflekterar och tar sig tid för eftertanke. Det är extra viktigt i dag när vi översköljs av information. Gör omvärldsbevakningar och bollar idéer med andra som inte tänker som hen själv, för att vidga vyerna.
10 VÄLBEFINNAREN (46 procent).
Återhämtning och vila är en förutsättning för framgång. Laddar batterierna för att orka. Mår chefen dåligt smittar det lätt av sig till medarbetarna.
Text: Gertrud Dahlberg.
Källa: Klokfaktorerna - 10 förmågor som förenar framgångsrika ledare av Svante Randlert.
