Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Experten blev en katastrof som chef

När teamets främsta medarbetare utnämndes till chef visade han sig vara helt ointresserad av att leda andra. Ledarskapsexperten Charlotta Wikström tipsar om hur ska man tänka när någon inte fungerar i sin ledarroll.
Ola Rennstam Publicerad 16 januari 2023, kl 14:00
Chef sitter isolerad i en glasbur där medarbetarna inte kan nå honom.
Många gör misstaget att befordra sin bästa specialist till chef. Att vara expert gör inte automatiskt personen till ett chefsämne. Illustration: Dennis Eriksson

FRÅGA MENTORERNA

Chef & Karriär är Kollegas systertidning och vänder sig till dig som är chef och medlem i Unionen.

Har du en fråga om ledarskap till någon av våra mentorer i Chef & Karriär. Mejla [email protected]

FRÅGA: Mitt företag har ett 40-tal anställda. I ett av teamen har det jobbat en medarbetare som alltid varit ett par snäpp vassare än de övriga, han har varit den som alla frågat om hjälp i komplicerade ärenden och hans kompetens har även värdesatt av våra kunder.

Han har länge velat kliva upp i en ledarroll men jag har varit motsträvig eftersom han tillfört gruppen – och bolaget – så mycket. Men när det för ett halvår sedan uppstod en ledig tjänst fick han den, mest för att inte förlora honom till en konkurrent som ryckte i honom. Nu har det dock visat sig att han inte alls fungerar som chef, han verkar inte intresserad av att leda andra. Jag tycks ha misstagit mig på hans ledarskapsegenskaper och nu har det börjat uppstå missnöje. Hur ska jag göra?
 

SVAR: Du tycks ha begått det klassiska misstaget att befordra din bästa specialist. Och du är inte ensam. Talangbrist leder till att många inte är tillräckligt noggranna med att matcha personlighet, drivkrafter och förväntningar med den nya rollen i samband med rekryteringar. Dagens ledare måste ha ett brinnande intresse för att utveckla andra snarare än sig själv.

Detta kan vara en väg framåt:

Gör en noggrann problemanalys genom individuella samtal. Det räcker inte med att några medarbetare har klagat. Vad exakt är det som de inte är nöjda med och varför? Ibland kan det vara en tongivande person som driver ”klagomuren” framför sig på felaktiga grunder. Förhåll dig neutral med inställningen att situationen ska lösas och att alla har ett ansvar att hjälpa till. Häng inte ut chefen.

Ge chefen feedback. Var tydlig med att du vill att han ska lyckas, är beredd att stödja honom men att det måste till en tydlig förändring. Klargör vad du förväntar dig, vilka beteenden du vill se mer av och vilka beteenden du inte vill se. Förklara de negativa konsekvenserna för organisationen. Feedbacksamtalet blir jobbigt så förbered dig väl och kom ihåg att det är beteenden – inte personlighet – som ska förändras.
Säkerställ att han verkligen
vill ändra sig.

Ge chefen en rejäl chans att ändra sig. Jag har sett många dåliga chefer utvecklas genom bra coachning och regelbunden uppföljning. Om det inte fungerar måste du våga flytta på honom. Fundera ut en reträttplats. Ibland kan chefer som hamnat i fel roll uppleva det som en befrielse att få ta ett kliv åt sidan.

Det kan komma mycket gott ur den här situationen. Du kommer lära dig saker som du har nytta av i framtiden, framför allt att vara noggrann med rekryteringar, både interna och externa. Vi har inte råd att slarva.

Charlotta Wikström

GÖR: Senior Advisor på Stardust Consulting.

ÅLDER: 64 år.

KÄND FÖR: Har skrivit bestsellern Vinnande mentorskap – en praktisk handbok.

KARRIÄR: Civilekonom DIHR, 15 år inom SAS-koncernen. Har jobbat på Telia, Com Hem och Stockholmsbörsen, samt som HR-direktör på Eniro.

Läs fler frågor till Chef & Karriärs mentorer:

Chef håller samtal med en medarbetare
Svåra samtal är en oundviklig del om man har personalansvar. Experternas råd är att alltid visa medkänsla men samtidigt inse att du är chef - inte kurator. Josefin Herlof

Gruvar du dig för att hålla knepiga samtal med dina medarbetare? Du är långt ifrån ensam. Många chefer vill bli bättre på att kunna framföra kritik och hantera känsliga frågor som infekterade konflikter, misstankar om missbruk, mobbing och personliga problem. Eller på att ge dåliga besked som exempelvis en utebliven lönehöjning, befordran eller rentav en uppsägning.

Åsa-Mia Fellinger

Men det går att vässa färdigheterna i konsten att föra svåra samtal. Något som gynnar dig själv och på sikt även kan motivera dina medarbetare att utvecklas.

– Först och främst gäller det att inse och acceptera att svåra samtal är en

nödvändig del i att vara ledare med personalansvar. Det är spelets regler och det finns dessvärre ingen metod som helt kan ta bort obehaget, säger Åsa-Mia Fellinger, legitimerad psykolog och psykoterapeut med lång erfarenhet av ledarskapsfrågor.

"Undvik samtal i affekt"

Förutom att det finns några grundläggande samtalsverktyg (se faktaruta) kan det också vara en god idé att hålla sig till vissa tumregler.

– Undvik att ha samtal när du eller medarbetaren är i affekt. Det som sägs när känslorna svallar riskerar att bli onyanserat. Planera i stället samtalet i förväg och tänk noga igenom vad du vill säga och vad du vill uppnå, säger Åsa-Mia Fellinger.

Hon råder också till tydlighet och att fundera över hur budskapet kan anpassas till personen du pratar med för att det ska landa bäst. Att överväga tidpunkt är också viktigt. Tuffa och oroväckande besked som exempelvis uppsägningar eller omplaceringar bör förstås inte framföras en fredag eftermiddag eller strax innan semestern.

Men allra viktigast är självkännedom, att kunna reflektera över egna brister, styrkor och sin ledarstil, enligt Åsa-Mia Fellinger. Kanske är du konflikträdd och duckar för konflikter. Eller så kan obehaget göra att du blir onödigt brysk eller till och med framstår som aggressiv.

– Som chef är det av stor betydelse att du vet i vilka situationer som dina mindre starka sidor kommer fram. Insikten är en förutsättning för att du ska kunna överbrygga dem, förklarar hon.

"Öva och förbered dig på olika scenarier"

Ett annat tips är att öva innan och förbereda dig på olika scenarier. Kanske kan du rollspela med en kollega för att få samtalet så konstruktivt som möjligt och eliminera risken att det spårar ur.

Rent generellt är det sedan bra att snabbt komma till saken under samtalet. Samtidigt är det viktigt att också kunna ta ett steg tillbaka, lyssna och kanske lugna.

– Om personen du pratar med blir upprörd eller ledsen kan du försöka spegla känslorna och visa att du förstår vad hen känner och bekräfta att det är svårt. Ibland är det bra att föreslå en timeout i samtalet.

Men även om du lyssnar och visar respekt är det inte samma sak som att hålla med.

– Som chef kan du visa medkänsla och förståelse men du är ingen kurator. Det är en viktig skillnad. Din roll i det svåra samtalet är att oftast att föra företagets talan. Men kritik och annat som är svårt att säga till dina medarbetare kan i det långa loppet ibland också bli till något konstruktivt och utvecklande.

TEXT: Gertrud Dahlberg

4 svåra samtal – och hur du tacklar dem

  • Smitaren. Utgå från konkreta exempel på att du sett hur medarbetaren smiter undan från sina arbetsuppgifter. Problematisera genom att förklara vilka konsekvenser det får för företaget och kollegorna att personen inte presterar till fullo. Berätta vilka konsekvenser, exempelvis ingen löneförhöjning eller andra arbetsuppgifter, det får om medarbetaren inte ändrar sig. Fråga också vad medarbetaren själv tycker och vad som krävs för att öka arbetsinsatserna. Gör sedan täta uppföljningar och stäm av.
  • Missbruk. Förbered dig noga innan genom att ta reda på företagets policy när det gäller drogtester, rehabilitering och vilken hjälp som finns att få genom exempelvis företagshälsovården. Beskriv sedan problemet och att du har lagt märke till att medarbetaren ofta verkar bakfull, är vresig, ofokuserad och går hem tidigt. Var beredd på förnekanden och stå fast vid ditt krav att personen måste genomgå en behandling.
  • Psykisk ohälsa. Stress, ångest, depression och utmattning är vanligt. Det är din skyldighet som chef att bromsa om medarbetaren är överbelastad. Fråga hur personen mår och förklara att du är bekymrad. Undersök om problemen är arbetsrelaterade. Går det i så fall att minska arbetsbördan? Kanske behöver medarbetaren professionell hjälp av vårdcentral eller företagshälsovård.
  • Uppsägning. Innan samtalet är det viktigt att den arbetsrättsliga processen är igång och att facket är inkopplat och att du är uppdaterad om vad som händer härnäst. Håll mötet kort och koncist. Förklara varför uppsägningen måste ske och linda inte in budskapet. Visa samtidigt förståelse för att situationen är svår. Du kan föreslå samtal på företagshälsovården, vårdcentral och/eller kontakt med trygghetsrådet.

5 samtalsverktyg

Med hjälp av en handfull grundläggande och enkla verktyg och tekniker går det också att förbättra kommunikationen och lättare nå fram med ditt budskap.

  • Att lyssna aktivt. Genom att du försöker förstå vad den andra säger och uttrycker skapas trygghet och möjlighet lösa svårigheter. Men att lyssna är inte samma som att hålla med.
  • Att ställa frågor. Var nyfiken och försök förstå den andres perspektiv genom att ställa frågeorden HUR, VEM, VAR, PÅ VILKET SÄTT. Men undvik ordet VARFÖR, som kan uppfattas som anklagande.
  • Att ibland vara tyst. Låt den andre komma till tals och smälta det som avhandlats genom att du själv inte säger något.
  • Att vara tydlig. Var konkret, ge exempel och beskriv vad du vill att den andra ska ändra på. Linda inte in tuffa besked.
  • Att använda jag-budskap. Berätta hur du ser på saken och hur du upplever vad som är fel. Det öppnar för dialog och minskar risken att den andre går i försvar.

Källa: Svåra medarbetarsamtal – en handbok för chefer av Åsa-Mia Fellinger.