Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Fråga mentorn: Min personal jobbar för mycket

Hur får man medarbetarna att hålla sig till rimliga arbetstider och att släppa en tidigare chefs visioner? Ledarskapsexperten Charlotta Wikström tipsar om hur chefen kan bryta traditioner som "sitter i väggarna".
Publicerad 18 januari 2022, kl 08:22
Shutterstock
Hur får man medarbetarna att jobba mindre utan att bromsa deras drivkraft och ambitioner? Det undrar en chef som inte riktigt når fram med sitt budskap. Shutterstock

FRÅGA: Jag har varit teamchef i snart ett år och verksamheten går som tåget. Problemet är att medarbetarna arbetar alldeles för mycket, delvis på grund av att de fortfarande följer min företrädares vision om att ständigt vara tillgängliga och jobba på kvällar och helger för att överträffa målen.

Detta går helt emot min ledarskapsfilosofi. Men när jag påpekat vikten av balans i livet och att man kan vara ambitiös och effektiv utan att jobba över, menar de att det är en tradition som ”sitter i väggarna”. Hur ska jag nå fram till gruppen och få dem att överge min föregångares – och deras egen – syn på vad som är en bra arbetsinsats? Jag är rädd för att någon ska gå in i väggen och känner inte tillräckligt stöd från ledningen.

SVAR: Jag får oftare frågor om hur man ökar motivation och engagemang än tvärtom. Positiv stress hjälper dina medarbetare att prestera bättre, gör att de fokuserar på uppgiften, får energi och känner sig alerta. Positiv stress är en naturlig reaktion som hjälper oss att klara utmanande uppgifter och som har varit central för vår överlevnad genom evolutionen.

Problemen uppstår när stressen blir långvarig utan tillräcklig återhämtning. Balansgången försvåras också av att gränsen mellan arbete och fritid suddas ut allt mer i vår digitala värld och coronapandemin har ytterligare förstärkt detta.

Som ledare har du ett stort ansvar för att hjälpa medarbetarna hitta balansen och du bör föregå med gott exempel. Du är den som sätter ramarna för önskvärda beteenden. Visa att du inte går hem för sent, inte är tillgänglig på mejl efter arbetstid eller under helgerna. (Är det riktigt akut kommer medarbetarna alltid hitta sätt att nå dig). Ät lunch varje dag, varför inte med en medarbetare?

Du bör framför allt säkerställa att dina medarbetare gör rätt saker och inte stressar i onödan. Det gör du genom bra målstyrning där ni tillsammans sätter realistiska mål och rätt prioriteringar. Sedan följer du upp kontinuerligt i vardagen och inte bara i årliga medarbetarsamtal. En närvarande chef har lättare att i god tid uppfatta negativa signaler på stress.

Ett sista konkret förslag är att du på ett möte eller en konferens bjuder in någon utomstående som talar om vikten av ett balanserat liv och vad negativ stress kan leda till. Förhoppningsvis skapar det ökad självinsikt hos dina medarbetare.

P.S. Har du tänkt på att ordet fritid egentligen är en sammanslagning av orden fri och tid? Men det har vi inte tid att uttala, så vi har dragit ihop det till ett ord. D.S.

 

Läs fler frågor till Chef & Karriärs mentorer:

Charlotta Wikström

 GÖR: Senior Advisor på Stardust Consulting.

ÅLDER: 63 år.

KÄND FÖR: Har skrivit bestsellern Vinnande mentorskap – en praktisk handbok.

KARRIÄR: Civilekonom DIHR, 15 år inom SAS-koncernen. Har jobbat på Telia, Com Hem och Stockholmsbörsen, samt som HR-direktör på Eniro.

Ledarskap

Ta kontroll över ditt kontrollbehov

En överdrivet detaljstyrande chef riskerar att göra medarbetarna passiva. Känner du dig träffad? Det går att få problemet under kontroll.
Publicerad 25 maj 2023, kl 06:00
Illustration där en hand styr medarbetare framför datorerna som en dockspelare.
Chefer är ofta samvetsgranna. När hjulen börjar snurra allt fortare kan dock ledarskapet övergå i kontrollbehov och detaljstyrning. Illustration: Colourbox.

Är du chefen som gillar att ha koll på detaljerna? Alltid har en minut över för dina medarbetare? Är strukturerad, fokuserad på att prestera, orolig för att det ska bli fel och avskyr att chansa? Då är du sannolikt en samvetsgrann person.
– Personlighetsdraget samvetsgrann är tätt förknippat med framgång och är vanligt hos chefer. Eftersom de här personerna presterar bra blir de ofta befordrade, säger Fredric Bohm, psykolog med fokus på ledarskap, attityder, konflikt- och förändringshantering.

Samvetsgrann inte samma som kontrollbehov

Fredric Bohm

Att vara samvetsgrann behöver i sig inte betyda att du också har ett kontrollbehov. Men om vi adderar en hög nivå av stress eller en dålig självkänsla och ångest och oro över att inte räcka till, då är det lätt att du börjar peta i detaljerna.
– Mixa någon som har en hög grad av samvetsgrannhet med hård press, se till att det går lite för fort, är lite för svårt och att insatserna är höga, att uppgiften handlar om liv eller död – ja, då kommer kontrollbehovet fram.
– Det ironiska är att eftersom de här personerna är noggranna och detaljfokuserade blir arbetet ofta bättre när de går in och rättar till, säger Fredric Bohm.


Sämre prestation med kontrollerande chef

Problemet – om du är chef – är att dina medarbetare upplever att du inte har något förtroende för dem. De blir passiva, slutar att ta egna initiativ och deras sunda förnuft slås ut. Fredric Bohm beskriver one minute-leadarship, eller en-minuts-chefen, där medarbetarna hela tiden vänder sig till chefen med frågan: ”Har du en minut?”

 – Varför gör de det? Jo, för att de inte vill ta besluten själva, och det gäller vilken liten skitfråga som helst, för de vet att chefen ändå kommer att gå in och ändra. Som chef kanske du upplever att du har den där minuten. Men det finns en gräns, du kan ju inte ha en minut hela tiden.

Emma Pihl

Emma Pihl, ledarskapskonsult, är författare till boken Let go! Bli fri från ditt kontrollbehov. Idén till boken var en forskningsstudie som fångade hennes intresse.

– Forskarna visade att alltför kontrollerande chefer gjorde att både medarbetare och organisationer presterade sämre. Och cheferna la tid på fel saker och brände ut sig, berättar hon.

Måttlig kontroll är förstås bra, poängterar Emma Pihl. Det är när behovet av kontroll tar makten och styr som det blir problem.
– En viss koll är positivt och för att få det lägger man sig till med rutiner. Men man måste vara vaksam på om kontrollrutinerna tar över och inte längre fungerar som ett stöd. När rädslan för att förlora kontrollen blir ett större problem än att missa det som man vill ha koll på, säger Emma Pihl.

Ökad stress triggar kontrollbehovet

En högre grad av hemarbete har stressat många chefer till att behöva hitta nya sätt att hålla koll, menar Emma Pihl. Många medarbetare upplever också nya sätt att bli kontrollerade, som att ständigt behöva vara uppkopplade och närvarande på chattar. På frågan om det är vanligare med kontrollerande chefer i dag än tidigare svarar psykolog Fredric Bohm både ja och nej.
– Det är inte vanligare att samvetsgranna personer befordras till chefer. Däremot har stressen och pressen på chefer ökat, vilket ju triggar kontrollbehovet.

En ytterligare komplikation är att ju högre upp i hierarkin du kommer som chef, desto mindre struktur finns det.
Är du hög chef är det mindre viktigt att du är bra på ditt jobb – som ju är anledningen till att du blev chef – och mer viktigt att vara visionär och kunna agera i det större sammanhanget – något som inte direkt är den samvetsgrannes bästa gren. Fredric Bohm betonar att det inte handlar om att dela in människor i bättre och sämre.
 – Samvetsgranna personer är superbra medarbetare, pålitliga, lojala och ansvarstagande. Men det går inte att vara bra på allt hela tiden, det måste man ha förståelse för.

Text: Ulrika Sundström

SÅ SLÄPPER DU TAGET


1. Bli medveten om hur du fungerar och när kontrollen leder till stress för dina medarbetare. Vidta åtgärder aktivt – det går att träna på att bli bra på att släppa kontrollen.

 2. Alternativet till kontroll är inte noll koll. Öva på systematisk desensibilisering – avtrubbning – genom att släppa kontrollen lite grand i taget och öka undan för undan.

3. Använd STOP-tekniken, Stanna, Tänk efter, Orientera, Planera. Leta upp situationer där du känner kontrollbehov och sätt klistermärken eller en notis i mobilen med STOP. Då hinner du tänka efter om du verkligen behöver ringa det där samtalet till it-avdelningen eller kolla säljavdelningens senaste avtal.

 4. Ha förståelse för att du är dålig på det här. Du kan inte vara bäst på allt men med envishet går det att träna bort ditt kontrollbehov.

5. Träna på att känna dig tillräcklig och tycka om dig själv, även vid bakslag, för att stärka din självkänsla.
Källa: Fredric Bohm och Emma Pihl.