Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsrätt

Vanliga frågor till Datainspektionen om kontroll av e-post

Vanliga frågor från arbetsgivare till Datainspektionen (DI) angående kontroll av e-post.
Anita Täpp Publicerad

Vanliga frågor från arbetsgivare till Datainspektionen (DI) angående kontroll av e-post.

Arbetsgivare:
Jag som arbetsgivare äger utrustningen. Då har jag väl också rätt att ta del av all information som finns sparad på datorerna?

DI:
Nej. Även om man har rätt att sätta upp regler för hur utrustningen får användas och då också tydligt informerar om vilka regler som gäller, vilka kontroller som kan ske och syftet med dessa så får man som huvudregel inte ta del av en anställds privata e-post eller privata filer. Det är bara tillåtet i undantagsfall, som vid en allvarlig misstanke om illojalt eller brottsligt beteende eller att en anställd använder IT-utrustningen i strid med arbetsgivarens regler och riktlinjer. En kontroll får heller aldrig göras godtyckligt eller vara mer ingripande än nödvändigt.

 

Arbetsgivare:
En tidigare anställd har slutat. Eftersom det kan komma in viktiga arbetsrelaterade mejl till dennes e-post vill jag ha åtkomst dit och fortsätta ha kontot öppet. Är det ok?

DI:
Man får inte spara personuppgifter längre än nödvändigt. När en anställning upphör finns det oftast ingen grund för att spara e-postkontot. Det ska då tas bort inom rimlig tid, normalt inom en månad. Man bör ha rutiner för hur e-postkontot ska hanteras då någon slutar. Exempelvis att den anställde själv rensar sin e-post och då avskiljer det som är privat för att överlämna annan relevant information till en chef eller en kollega. I vissa fall kan det vara motiverat att exempelvis en chef får den anställdes samtycke till att kunna gå in på e-postkontot under en övergångsperiod.

 

Arbetsgivare:
Jag misstänker starkt att en anställd använder e-posten på ett sätt som inte är ok och som är i strid med våra riktlinjer på arbetsplatsen. Får jag kontrollera detta?

DI:
Om man har lämnat tydlig information om vilka regler som finns för e-posten på arbetsplatsen och vilka kontroller som kan komma att ske så kan det vara tillåtet att utföra en sådan kontroll förutsatt att man har en allvarlig misstanke om att en anställd använder utrustningen i strid med riktlinjerna. Men då får ändå inte kontrollen vara för ingripande. Att den är proportionerlig i förhållande till den anställdes skydd av sin personliga integritet är en bedömning som arbetsgivaren har ansvar för att göra.

 

Några typiska frågor som Datainspektionen (DI) tar emot från fackförbund och anställda angående kontroll av e-post.

Fackförbund/anställd:
En arbetsgivare har information om en anställd som arbetsgivaren bara kan ha fått genom den anställdes e-post. Kan arbetsgivaren ha kollat den anställdes e-post och är det i så fall ok?

DI:
För att en arbetsgivare ska få utföra kontroller måste de anställda först ha fått information om vilka regler som gäller på arbetsplatsen när det gäller e-posten och internetanvändningen. Personalen ska då också ha informerats om vilka kontroller som kan göras och varför de görs i så fall. Arbetsgivaren måste också alltid ha ett berättigat syfte med kontrollen. Den får inte vara godtycklig eller mer ingripande än nödvändigt.

 

Fackförbund/anställd:
Trots att den anställde nu har slutat så är den tidigare anställdes e-postkonto fortfarande aktivt. Är det tillåtet för arbetsgivaren att fortsätta ha det aktivt? Då finns ju en risk att privata mejl kommer in som arbetsgivaren läser.

DI:
Eftersom man enligt personuppgiftslagen inte får bevara personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt bör en anställds e-postkonto stängas ned inom en rimlig tid från det att anställningen avslutats, i normalfallet inom en månad. En arbetsgivare har normalt sett inte heller rätt att ta del av privat information i den anställdes e-post. Bara i undantagsfall kan det vara tillåtet, som om det finns en allvarlig misstanke om illojalt eller brottsligt beteende.

Om man ska sluta på en arbetsplats är det bra att att gå igenom sin e-post och då radera eller flytta sina privata mejl och sedan överlämna det som behövs i den fortsatta verksamheten till en någon annan på arbetsplatsen.

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning
C&K 2-25

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Arbetsrätt

7 saker att påminna ditt barn om – inför sommarjobbet

Ska din tonåring jobba i sommar? För många är sommarjobbet första kontakten med arbetslivet. Här är några saker du som förälder kan påminna om.
Lina Björk Publicerad 22 maj 2025, kl 06:02
barn som klipper gräsmatta
Ett sommarjobb är ett bra första steg in i arbetslivet. Men har din tonåring koll på sina rättigheter? Foto: Colourbox

1. Anställningsavtal

Har ditt barn ett anställningsavtal? I ett sådant framgår vilka arbetsuppgifter du har och vilken lön du ska få. Där står också vilket datum du börjat och slutar. 

 

2. Skador på jobbet

Om arbetsplatsen har ett kollektivavtal är din tonåring automatiskt försäkrad om något skulle hända på jobbet. Om det inte finns, kan det vara en bra idé att fråga vilka försäkringar som skulle täcka en skada.  

 

3. Åldersgräns på arbetsuppgifter

Barn under 13 år får inte arbeta, men det finns vissa undantag. Exempel på det kan vara trädgårdsarbete, frukt och bärplockning och att mata djur. Är ditt barn mellan 13 till 15 får hen ha ett enklare och riskfritt arbete som att stå i kiosk eller affär, men inte jobba ensam. Chefen måste också ha ett intyg från dig som förälder att du godkänner att ditt barn arbetar. Barn som är äldre än 15 år får ha ett ”normalt och ofarligt arbete”. Några saker som dock är helt förbjudna är: arbete med asbest, dykning, transport av pengar eller riskfyllda arbetsuppgifter som utförs ensam. 

 

4. Provjobba gratis

Att provjobba några pass eller dagar är ett bra sätt att känna efter om jobbet passar. Men din tonåring ska inte jobba gratis. Om företaget har kollektivavtal är arbetsgivaren skyldig att erbjuda den lägsta lön som avtalet säger. Finns inget kollektivavtal finns inte det kravet. Det kan också hända att arbetsgivaren ber din tonåring att gå hem för att det är dåligt väder eller för få kunder. Sådana ”regnavtal” är inte tillåtna. Har du ett schema så ska du jobba de timmarna. 

 

5. Jobba svart

Visst kan det vara frestande med några extra tusenlappar på kontot om varken din tonåring eller arbetsgivaren betalar skatt. Men förutom att det är olagligt är det flera saker som kan hända: Ditt barn får ingen hjälp om chefen vägrar betala ut lön, det finns inga försäkringar under arbetstid, man går miste om semesterersättning, övertidsersättning och sjukersättning med mera. 

 

6. Betala skatt

 Om ditt barn tjänar mindre än 24 873 kronor per år så behöver hen inte betala någon skatt. Om man redan innan jobbet påbörjas vet att man inte kommer att tjäna mer så går det att fylla i en blankett som ska lämnas till arbetsgivaren. Då kommer arbetsgivaren inte att dra någon skatt på lönen. I annat fall får man tillbaka pengarna i samband med deklarationen. 

 

7. Ringa sig sjuk och sjuklön

 Vanligtvis räcker det att skicka ett sms, eller ringa chefen och säga att du inte kan komma. För att få pengar från arbetsgivaren (sjuklön) ska anställningen vara mer än en månad.

Källa: Arbetsmiljöverket, Unionen, LO, Skatteverket. 

Arbetsrätt

Övervakades via webbkamera under hela arbetsdagen

Kvinnan tvingades ha sin webbkamera på under hela arbetsdagen, då chefen ville se att hon jobbade. Övervakningen var så närgången att hon blev sjukskriven. Unionen stämmer företaget för brott mot EU:s dataskyddsförordning.
Lina Björk Publicerad 24 april 2025, kl 09:44
Kameraövervakning med webcam. Till vänster en stor och lite hotfull webbkamera, till höger en kvinna vid en dator. Ser rädd och obekväm ut.
Övervakades av chefen med webbkamera - varje dag. Kvinnan tvingades ha sin webbkamera på hela arbetsdagarna då chefen ville se att hon "verkligen jobbade". En övervakning som kan vara olaglig. Foto: Colourbox.

Får arbetsgivare övervaka sina anställda under arbetstid? Nej, inte i det här fallet menar Unionen som har lämnat in en stämning till Stockhoms tingsrätt om brott mot EU:s dataskyddsförordning. 

Tvisten handlar om en kvinna som skötte bokningar via kundtjänst och sades upp i maj förra året. Under uppsägningstiden krävde hennes arbetsgivare att hon skulle ha ett digitalt möte, med kamera och ljud påslaget under hela arbetsdagen, medan hon ringde upp kunder. 

Hon var ständigt i bild, medan hennes chef hade sitt ljud avslaget. 

–  Övervakningen har varit väldigt närgången och gjort att hon mått så dåligt att hon fått sjukskriva sig, säger Cecilia Arklid, Förbundsjurist på Unionen och företräder medlemmen i tingsrätten. 

Övervakning av anställda okej – ibland

Ibland kan det vara befogat att bevaka sina anställda, men då kräver lagen specifika grunder. Exempelvis kan det vara okej om det krävs för att fullgöra en rättslig förpliktelse eller att det finns ett samtycke. Som huvudregel gäller dock inte samtycke när det rör sig om en situation mellan arbetsgivare och anställd, då den ena är i beroendeställning till den andra. 

Arbetsgivaren informerade inte vad webbinspelningen skulle leda till, eller undersökte om det fanns mindre ingripande åtgärder för att uppnå sitt mål- exempelvis mer aktiv arbetsledning. Nu stämmer Unionen företaget för brott mot EU:s dataskyddsförordning och kräver 50 000 kronor i skadestånd till medlemmen. 

Dom kan bli prejudicerande

Tvisten är den första i sitt slag som går till domstol och en dom kommer att vara prejudicerande, alltså bli vägledande för hur liknande tvister ska avgöras. 

–  Om det blir en dom kommer den att förtydliga hur en arbetsgivare får, eller inte får övervaka sina anställda i realtid, säger Cecilia Arklid. 

Arbetsrätt

Kontaktade facket när lönen uteblev – förlorade jobbet

Efter två månader utan lön fick kvinnan nog och kontaktade Unionen för hjälp. Det fackliga medlemskapet fick hennes chef att se rött och han avslutade hennes anställning samma dag. Nu har Unionen stämt Stockholmsföretaget – för tionde gången.
Ola Rennstam Publicerad 27 mars 2025, kl 06:06
Stockholmsföretaget avslutade rekryteringschefens provanställning när det framkom att hon var medlem i Unionen. Nu har Unionen - återigen - stämt arbetsgivaren i Stockholms tingsrätt. Foto: Kollega/Magnus Lejhall/TT

Den 46-åriga kvinnan hade arbetat som rekryteringschef på företaget i byggsektorn i två månader och betraktades som en nyckelperson på bolaget. Men den 3 december förra året valde hennes chef att plötsligt avsluta hennes provanställning. Enligt Unionen var orsaken att rekryteringschefen hade kontaktat förbundet eftersom hon inte fått någon lön för de två månader hon arbetat på företaget.

När Unionen kontaktade arbetsgivaren och ställde krav på att lönen skulle betalas ut slog kvinnans chef bakut. Han uttryckte stort missnöje över att hon var medlem i facket och bara några minuter efter deras samtal fick hon ett mejl med texten: ”Med dagens besked kring Unionen så sägs ditt anställningsavtal upp med omedelbart”. Chefen bad henne även att lämna in passerkort och radera allt arbetsmaterial i datorn.

Unionen har nu stämt byggföretaget för brott mot föreningsrätten, och kräver 80 000 kronor i skadestånd till medlemmen och lika mycket till förbundet.

– Vi menar att arbetsgivarens agerande talar för att det är medlemskapet i Unionen som är anledningen till att provanställningen avbröts, vilket talar för föreningsrättskränkning i det här fallet, säger Franziska Brüggemann, förbundsjurist på Unionen som driver ärendet.
 

Avbröt anställning utan att varsla

Enligt lagen kan en arbetsgivare avbryta en provanställning i förtid – utan att ange något särskilt skäl. Däremot är man skyldig att varsla arbetstagaren och den fackliga organisationen om detta minst två veckor i förväg, vilket byggföretaget inte gjort. Därför stämmer Unionen även bolaget för brott mot las, lagen om anställningsskydd.

– Givetvis ska en arbetsgivare betala ut lön för hela tiden som någon har arbetat. Vi kan se att vår medlem har tjänat in den här lönen, men vi får avvakta vilka skäl som arbetsgivaren kommer att anföra till att man inte betalat, säger Franziska Brüggemann.

Provanställning

En arbetsgivare har rätt att avbryta en provanställning i förtid – utan att ange något särskilt skäl. Däremot är man skyldig att varsla arbetstagaren och den fackliga organisationen om detta minst två veckor i förväg.

Stämt företaget tio gånger

De senaste tre åren har Unionen stämt företaget, och ett annat bolag med samma ägare som senare försattes i konkurs, sammanlagt tio gånger. I samtliga fall har det handlat om att medlemmar som inte har fått ut sin lön och annan ersättning. Bolagets ägare har en lång rad konkurser bakom sig.

Malin Wulkan är Unionens chefsjurist. Hon menar att det är svårt för facket att få bukt med arbetsgivare som beter sig på det här sättet.

Malin Wulkan
Malin Wulkan.

– Våra medlemmar hamnar i en utsatt situation, de förlorar sin tjänst och det tar lång tid innan de får ut sin lön. Det är dessvärre inte så mycket Unionen kan göra åt frågan om näringsförbud. Vår roll är att bevaka medlemmarnas rättigheter så att de får de ersättningar de ska och att anställningsavtalen följs – görs inte det kan vi förhandla och ytterst stämma företaget, säger hon.

Hur kan en företagare upprepade gånger strunta i att betala ut lön till medarbetarna och avsluta provanställningarna i förtid?

– Som utomstående är det svårt att förstå hur det kan vara en affärsidé, det är dyrt att rekrytera och att lära upp. Men det är samhället som måste agera. Från Unionens sida skulle vi inte ha problem med ett skarpare regelverk men det är ingen fråga som drivs aktivt nu.

Chefen: ”Vi följer reglerna”

Företaget avböjer att kommentera tvisten. I ett mejl till Kollega skriver företagsledaren att bolaget följer de regler som finns, både föreningsrättsliga och las. ”Är det så Unionen har en annan uppfattning välkomnar vi en rättslig process som bringar klarhet i frågan. Vi är trygga i vår ståndpunkt och agerande. ”

Unionens stämningar mot bolaget:

24 feb 2025: Provanställning avbryts i förtid för en testare. Unionen kräver bolaget på fyra uteblivna månadslöner samt semesterersättning.

14 okt 2024. Provanställning avbryts i förtid för en ekonomiassistent. Unionen kräver bolaget på en utebliven månadslönsamt semesterersättning.

15 okt 2024. Provanställning avbryts i förtid för en UX-utvecklare. Unionen kräver bolaget på två uteblivna månadslöner samt semesterersättning.

3 juni 2024. Provanställning avbryts i förtid för en försäljare och tf försäljningschef. Unionen kräver bolaget på två uteblivna månadslöner samt semesterersättning.

26 februari 2024. Provanställning avbryts i förtid för en full stack developer. Unionen kräver bolaget på en utebliven månadslön samt semesterersättning.

12 januari 2024. Provanställning avbryts i förtid för en rekryteringschef. Unionen kräver bolaget på en utebliven månadslön samt semesterersättning.

14 juli 2023. Provanställning avbryts i förtid för en marknadsföringschef. Unionen kräver bolaget på en utebliven månadslön. Bolaget har ett annat namn samt semesterersättning.

3 mars 2023. Provanställning avbryts i förtid för en UX-designer. Unionen kräver bolaget på en och halv utebliven månadslön samt semesterersättning.

3 augusti 2022. Provanställning avbryts i förtid för en kalkylchef. Unionen kräver bolaget på en utebliven månadslön samt semesterersättning.

20 juli 2022. Provanställning avbryts i förtid för en projektledare. Unionen kräver bolaget på drygt två uteblivna månadslöner samt semesterersättning.