Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsrätt

Vanliga frågor till Datainspektionen om kontroll av e-post

Vanliga frågor från arbetsgivare till Datainspektionen (DI) angående kontroll av e-post.
Anita Täpp Publicerad

Vanliga frågor från arbetsgivare till Datainspektionen (DI) angående kontroll av e-post.

Arbetsgivare:
Jag som arbetsgivare äger utrustningen. Då har jag väl också rätt att ta del av all information som finns sparad på datorerna?

DI:
Nej. Även om man har rätt att sätta upp regler för hur utrustningen får användas och då också tydligt informerar om vilka regler som gäller, vilka kontroller som kan ske och syftet med dessa så får man som huvudregel inte ta del av en anställds privata e-post eller privata filer. Det är bara tillåtet i undantagsfall, som vid en allvarlig misstanke om illojalt eller brottsligt beteende eller att en anställd använder IT-utrustningen i strid med arbetsgivarens regler och riktlinjer. En kontroll får heller aldrig göras godtyckligt eller vara mer ingripande än nödvändigt.

 

Arbetsgivare:
En tidigare anställd har slutat. Eftersom det kan komma in viktiga arbetsrelaterade mejl till dennes e-post vill jag ha åtkomst dit och fortsätta ha kontot öppet. Är det ok?

DI:
Man får inte spara personuppgifter längre än nödvändigt. När en anställning upphör finns det oftast ingen grund för att spara e-postkontot. Det ska då tas bort inom rimlig tid, normalt inom en månad. Man bör ha rutiner för hur e-postkontot ska hanteras då någon slutar. Exempelvis att den anställde själv rensar sin e-post och då avskiljer det som är privat för att överlämna annan relevant information till en chef eller en kollega. I vissa fall kan det vara motiverat att exempelvis en chef får den anställdes samtycke till att kunna gå in på e-postkontot under en övergångsperiod.

 

Arbetsgivare:
Jag misstänker starkt att en anställd använder e-posten på ett sätt som inte är ok och som är i strid med våra riktlinjer på arbetsplatsen. Får jag kontrollera detta?

DI:
Om man har lämnat tydlig information om vilka regler som finns för e-posten på arbetsplatsen och vilka kontroller som kan komma att ske så kan det vara tillåtet att utföra en sådan kontroll förutsatt att man har en allvarlig misstanke om att en anställd använder utrustningen i strid med riktlinjerna. Men då får ändå inte kontrollen vara för ingripande. Att den är proportionerlig i förhållande till den anställdes skydd av sin personliga integritet är en bedömning som arbetsgivaren har ansvar för att göra.

 

Några typiska frågor som Datainspektionen (DI) tar emot från fackförbund och anställda angående kontroll av e-post.

Fackförbund/anställd:
En arbetsgivare har information om en anställd som arbetsgivaren bara kan ha fått genom den anställdes e-post. Kan arbetsgivaren ha kollat den anställdes e-post och är det i så fall ok?

DI:
För att en arbetsgivare ska få utföra kontroller måste de anställda först ha fått information om vilka regler som gäller på arbetsplatsen när det gäller e-posten och internetanvändningen. Personalen ska då också ha informerats om vilka kontroller som kan göras och varför de görs i så fall. Arbetsgivaren måste också alltid ha ett berättigat syfte med kontrollen. Den får inte vara godtycklig eller mer ingripande än nödvändigt.

 

Fackförbund/anställd:
Trots att den anställde nu har slutat så är den tidigare anställdes e-postkonto fortfarande aktivt. Är det tillåtet för arbetsgivaren att fortsätta ha det aktivt? Då finns ju en risk att privata mejl kommer in som arbetsgivaren läser.

DI:
Eftersom man enligt personuppgiftslagen inte får bevara personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt bör en anställds e-postkonto stängas ned inom en rimlig tid från det att anställningen avslutats, i normalfallet inom en månad. En arbetsgivare har normalt sett inte heller rätt att ta del av privat information i den anställdes e-post. Bara i undantagsfall kan det vara tillåtet, som om det finns en allvarlig misstanke om illojalt eller brottsligt beteende.

Om man ska sluta på en arbetsplats är det bra att att gå igenom sin e-post och då radera eller flytta sina privata mejl och sedan överlämna det som behövs i den fortsatta verksamheten till en någon annan på arbetsplatsen.

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Arbetsrätt

Trafiklärare startade egen skola – avskedades

Trafikläraren gjorde som sina två kollegor och startade upp en trafikskola parallellt med sitt jobb. Men medan kollegorna fick vara kvar blev mannen avskedad.
Lina Björk Publicerad 12 november 2024, kl 13:14
hand pekar mot en maskin som mäter eco-driving
Trafikläraren startade upp en egen skola, men hade inga kunder. Han borde därför inte avskedats på grund av illojalitet, menar Unionen. Foto: TT/Henrik Montgomery

Under medarbetarsamtal med sin chef berättade mannen att han var intresserad av att starta egen verksamhet. Kollegor till honom hade gjort samma sak, gått ned i tid och arbetade nu som konsulter på trafikskolan. Strax efter mötet blev han avskedad med motiveringen att han agerat illojalt.

Trafikskolan han registrerat var vilande, han bedrev ingen verksamhet och hans arbetsgivare förlorade varken några kunder eller affärer på grund av honom. Han hade dessutom informerat sin chef om planerna. 

– Att enbart starta upp ett eget bolag utan att aktivt bedriva verksamheten är inte tillräckligt för att anse det vara illojalt mot arbetsgivaren. I begreppet ligger att det måste finnas en viss skada för arbetsgivaren och så är det inte i det här fallet, säger Filip Vujcic, förbundsjurist på Unionen och företräder medlemmen i Arbetsdomstolen. 

Förutom att arbetsgivaren inte lidit skada av trafiklärarens sidobolag, var uppsåtet inte att vilseleda sin arbetsgivare. Tvärtom var han transparent, enligt stämningsansökan.  

– Vår medlem har varit helt ärlig med sin arbetsgivare. De har fört en dialog om saken, vilket inte var konstigt med tanke på att flera kollegor har haft exakt samma upplägg. Att han blev avskedad kom som en överraskning.

Unionen stämmer nu arbetsgivaren på sammanlagt 150 000 kronor plus utebliven lön. 

* Kollega har bett trafikskolan i södra Sverige om en kommentar om tvisten. De svarar via mejl att de inte kommenterar pågående ärenden. 

Arbetsrätt

Unionen: ”Ica-anställd sparkades efter felaktigt drogtest”

Ica avskedade en lagerarbetare efter ett positivt drogtest. Enligt Unionen utfördes dock testet på ett felaktigt sätt och Ica har inte heller kunnat visa upp mannens provsvar. Nu stämmer förbundet matjätten i Arbetsdomstolen.
Ola Rennstam Publicerad 6 november 2024, kl 16:46
ICA-anställd fick sparken efter felaktigt drogtest. Från vänster en ICA-skylt, till höger en person som tar ett salivprov i munnen.
Unionen stämmer Ica efter att en lagerarbetare avskedats på grund av ett positivt drogtest. Provtagningen var rättsosäker - och resultatet kan ha förväxlats, menar facket. Foto: Pontus Lundahl/TT/Gorm Kallestad/NTB/TT.

Mannen hade arbetat på Icas lager i fyra år när han i mitten av juni i år blev utvald att göra ett drogtest på sin arbetsplats. Provet bestod av ett salivprov och utfördes i ett konferensrum av en man som presenterade sig som certifierad provtagare.

Tre dagar senare – en lördag klockan nio på kvällen – blev lagerarbetaren uppringd av en läkare från ett laboratorium som berättade att drogtestet gett positivt utslag för amfetamin. Lagerarbetaren blev chockad över anklagelserna.

Sofia Wolff

– Vår medlem är helt säker på att det måste ha skett ett misstag eftersom han aldrig har använt något narkotikaklassat preparat, säger Sofia Wolff, förbundsjurist på Unionen, som företräder lagerarbetaren.


Testföretaget saknade intyg

Ett par veckor senare valde Ica att avskeda lagerarbetaren. Motiveringen var att han gjort sig skyldig till narkotikabrott samt drograttfylleri då han kört truck under sitt pass efter provtagningen.

Under de följande förhandlingarna har Unionens representanter vid upprepade tillfällen bett att få ta del av testresultatet, men utan att arbetsgivaren kunnat presenterat något sådant. När Unionen bad att få ta del av ett ackrediteringsintyg för bolaget som utfört provtagningen visade det sig att företaget saknade ett sådant intyg. I stället framkom det att testerna utförts av en underleverantör som Ica inte kände till namnet på.

–  Vi anser att all sådan här provtagning ska utföras legitimerad sjukvårdspersonal som omfattas av Hälso- och sjukvårdslagen. Men eftersom Ica inte har kunnat uppge företagets namn har vi inte ens kunnat kontrollera vem som utfört testerna, säger Sofia Wolff.

Unionen: "Salivprov otillräckligt"

Unionen har nu stämt Ica i Arbetsdomstolen och kräver 190 000 kronor i skadestånd för brott mot lagen om anställningsskydd. Förbundet menar att det helt saknas grund för att avskeda medlemmen och slår också fast att Icas testprocess inte varit tillräckligt rättssäker. Sofia Wolff förklarar varför:

– Det ska inte räcka med ett enda positivt salivtest. När medarbetaren nekar till att ha tagit droger borde arbetsgivaren ha gått till botten med var det kan ha uppstått ett fel i den här provtagningskedjan. 

Enligt Unionens jurist borde Ica ha gjort nya analyser av båda de insamlade salivproverna,  genom att skicka ett av dem till ett annat laboratorium samt granskat om det aktuella provet kan ha blivit kontaminerat eller förväxlats på vägen.

Inom rättsväsendet ställs det mycket höga krav på rättssäkerheten i samband med drogtester i arbetslivet. Unionen påpekar att ett salivprov inte är tillräckligt för att fastställa om en person haft narkotika i blodet. Enligt Rikspolisstyrelsens förskrifter är blodprov och urinprov de enda metoderna som används för att fastställa detta.

Provet kan ha förväxlats

Vidare menar Unionen att det underlag som Ica presenterade vid den centrala förhandlingen i september – ett oidentifierbart provsvar – skulle kunna tillhöra vem som helst. 
Unionen har förgäves begärt att få tal del av arbetsgivarens dokumentation om hur provtagningen och transporten till laboratoriet gått till. 

– Det är uppåt väggarna. De har tagit ett enda test som vi inte har fått se förrän efter avskedet och då var det maskat så vi kunde inte kontrollera vems prov det var. Vi anser att vår medlem har blivit oskyldigt dömd här, säger Sofia Wolff.

Ica svarar Kollega i ett mejl att företaget inte kommenterar enskilda individärenden, men understryker att man rent generellt har nolltolerans mot drogpåverkan på sina arbetsplatser.

Arbetsrätt

Nya las: Unionen förlorar i AD

Vad krävs för att en arbetsgivare ska ha rätt säga upp en medarbetare som underpresterat? Det har Arbetsdomstolen nu klargjort i en ny dom. Det är första gången en domstol prövar de nya las-reglerna om uppsägning på grund av personliga skäl.
Ola Rennstam Publicerad 9 oktober 2024, kl 11:29
Nya Las tog upp i Arbetsdomstolen.
Arbetsdomstolen har nu avgjort vad som krävs för att en arbetsgivare ska kunna säga upp medarbetare på grund av underprestation. Foto: Ola Rennstam.

Fallet gäller en säljare på ett telemarketingbolag i Mellansverige. Våren 2023 blev han uppsagd från sin tjänst på grund av personliga skäl eftersom arbetsgivaren menade att han underpresterat.  Enligt mannens anställningsavtal skulle han göra 250 uppringningsförsök per dag men det gjorde inte säljaren och efter ett antal varningar sades han upp. Unionen ansåg att kraven var orimliga och att medlemmen inte erbjudits tillräckligt stöd och valde att stämma företaget för brott mot lagen om anställningsskydd, las.

Nu har Arbetsdomstolen avgjort tvisten. I sin dom, som meddelades under onsdagen, går domstolen helt på arbetsgivarens linje och slår fast att det fanns sakliga skäl för uppsägning. Vidare konstaterar domstolen att Unionen inte har fört fram några ”beaktansvärda skäl" till varför säljaren vägrat att följa ledningens uppmaningar om att ringa säljsamtalen som angavs i hans anställningsavtal.

AD:s första dom om nya las-reglerna

Domen i AD är den första som prövar de nya uppsägningsreglerna i det så kallade huvudavtalet, som kom till i den nya las-överenskommelsen 2022. Huvudavtalet är det avtal mellan arbetsmarknadens parter som bland annat reglerar vad som ska gälla vid uppsägningar. Avgörandet i AD förväntas få stor betydelse för hur liknande fall ska tolkas framöver.

De nya reglerna i las ger arbetsgivare större makt än tidigare när det gäller uppsägningar på grund av personliga skäl.  Enligt tidigare praxis krävdes att prestationen väsentligt understigit det man kunde förvänta sig. I de nya reglerna är kraven inte alls lika högt ställda krav på vad som räknas som misskötsamhet. 

Mia Fransson, arbetsrättsjurist på arbetsgivarorganisationen Almega som företrätt företaget, är nöjd med att domen tar avstamp i de nya reglerna.

Mia Fransson

– Det är glädjande att Arbetsdomstolen är tydlig med att det är huvudavtalet som tillämpas och att man går på de nya skrivningar som finns där, säger hon.

Mia Fransson menar att ambitionen med de nya reglerna var att det skulle ske en förändring och att kraven nu har sänkts. 

– Det är helt andra värderingar som görs, det finns exempelvis inga krav på att det måste finnas en allmän ovilja från den enskilde att följa de instruktioner man får. 

Kommer domen att få betydelse för kommande tvister – även utanför domstol?
– När det sker en så stor förändring brukar det genomsyra tillämpningen i övrigt på arbetsmarknaden. Jag tror att det här sätter ljuset på att det skett en förändring och att man blir mer varse att det är ett helt nytt sätt att bedöma sakliga skäl.

Kommer  AD:s dom att förändra något jämfört med tidigare praxis?
– Det är sannolikt, det var också ambitionen med huvudavtalet.
 

Unionen: Vi är besvikna

Unionens linje har varit att arbetsgivaren instruktioner har varit otydliga och inte möjliga att uppfylla. Chefsjurist Malin Wulkan är besviken över AD:s avgörande och att medlemmen inte fick rätt i sak. 

Malin Wulkan
Malin Wulkan.

– Vi hade bra argument och god bevisning. Men AD har gjort en annan värdering och det får man acceptera. AD:s avgörande är tydligt och det välkomnar vi, säger hon.

Malin Wulkan tycker trots nederlaget att det är positivt att den nya domen är tydlig kring arbetsgivarens ansvar.
– Det är viktigt att det framkommer att arbetsgivare är skyldiga att stötta den medarbetare som har problem att klara arbetsuppgifterna, ska tilldela en varning och ge individen tid att rätta sig.

Vilken betydelse kommer den här domen att få framöver?

– Den blir ett prejudikat. Nästa gång det uppstår en förhandling som rör ordervägran kommer man titta om det finns vägledande domar och då finns det här avgörandet. Men vid tvister som rör personliga skäl är det i hög utsträckning omständigheterna i det enskilda fallet som avgör.

Enligt Arbetsdomstolens dom ska Unionen nu betala bolagets rättegångskostnader på närmare 390 000 kronor.

Lagen om anställningsskydd

Lagen om anställningsskydd, las, skyddar arbetstagare som blir uppsagda eller avskedade.  Den innehåller regler om olika anställningsformer och om uppsägning.
Vissa delar av las är tvingande och de går inte att ändra genom avtal. Andra delar kan kompletteras och ersättas med kollektivavtal, till exempel när det gäller uppsägningstider och turordningsregler. 
Källa: Unionen