Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Här har de avtal - om att jobba hemma
Efter pandemin vill allt fler arbeta alltmer hemifrån. Det kan leda till oklarheter och konflikter. På ABB har man löst detta med distansavtal, där det även kan ingå bidrag för att få till en bra arbetsmiljö hemma.
Roger Gustavsson är systemutvecklare på ABB Robotics i Västerås där han har arbetat i över 30 år. Redan 2005 fick han möjlighet att arbeta hemifrån två gånger i månaden. Därför var situationen med distansarbete inte främmande när pandemin kom och hela Rogers avdelning på 55 personer blev tvungna att arbeta på annat håll.
– För många kollegor var situationen helt ny, men det fungerade förvånansvärt bra. Vi hade regelbundna Teams-möten och det är så vi håller kontakten även i dag. Jag tycker det funkar toppen när vi kan dela skärm och följa varandras arbeten.
Bestämmer upplägg tillsammans
Under våren 2022 – efter pandemin – beslutade sig ABB för att införa så kallade distansavtal, i tre olika nivåer. Roger Gustavsson fick mellannivå-varianten, vilket innebär att han får arbeta två, tre dagar i veckan hemifrån.
Hemarbete är helt frivilligt och det är upp till var och en att bestämma upplägget tillsammans med sin chef.
– På min avdelning har vi bestämt att alla är på kontoret på torsdagar. Det är trevligt att träffas IRL mot slutet av veckan, när man tidigare bara haft möten via skärm.
Medarbetarna har möjlighet att låna hem egna skärmar. Stol och bord har Roger skaffat själv. Han försöker tänka på ergonomin.
– Men det är klart att det händer att jag sätter mig i soffan med datorn ibland, medger han och ler.
Tre nivåer för tydlighet
Maria Samuelsson är HR-chef på ABB. Hon förklarar bakgrunden till ABB:s distansavtal.
– Under pandemin lärde vi oss en massa nya saker. Vi anade hur det skulle se ut framåt och landade i att vi skulle reglera distansarbetet med tre nivåer – för tydlighetens skull.
Nivå 1 innebär en dags hemarbete, nivå 2 innebär två till tre dagars hemarbete och nivå 3 tillåter distansarbete upp till fem dagar. Innan parterna skriver under avtalet genomförs en riskanalys mellan chef och medarbetare.
– Vi går igenom ergonomi och den psykosociala arbetsmiljön. Medarbetare med nivå 1- och 2-avtal får hem teknisk utrustning, men måste ordna sina kontorsmöbler själva. Nivå 3-medarbetarna erbjuds 6 000 kronor före skatt i bidrag för att köpa vad de behöver för en bra arbetsmiljö hemma.
Majoriteten är positivt inställda. Sedan finns det såklart enstaka medarbetare som inte är fullt så förtjusta.
Maria Samuelsson betonar att distansavtalen alltid sker på medarbetarens initiativ och räknas som en förmån, inte en rättighet.
Vilken nivå medarbetaren ska tillhöra är det i slutändan linjechefen som bestämmer.
– Man kan säga att vi utgår från tre aspekter: Vi kollar på verksamhetens behov, teamets behov och medarbetarens förutsättningar. Så visst kan det vara så att en medarbetare önskar tillhöra nivå 3, medan chefen, utifrån medarbetarens roll och interaktion med andra funktioner, tycker att nivå 2 lämplig.
Det kan också visa sig att en nivå inte passar en viss individ. Men det brukar inte vara något större problem, menar HR-chefen. Om det sker brukar det lösa sig genom en dialog mellan medarbetare och chef.
Dessutom utvärderar ABB distansavtalen en gång per år. Avtalen kan sägas upp ömsesidigt med två veckors varsel.
Hälften har distansavtal
I dag har 50 procent av ABB:s tjänstemän distansavtal. För inte så länge gjordes en första utvärdering av vad de anställda ansåg om de nya avtalen.
– 96 procent tyckte att distansavtalen var ett mycket bra beslut. Men självklart finns det också saker vi måste rätta till, säger Maria Samuelsson.
Utvärderingen pekade på ett antal utmaningar: Företaget måste bland annat bli bättre på att introducera nyanställda, fundera på hur man kan utveckla ”vi-känslan”, spontana samtal och icke schemalagda möten.
– Kort sagt, hela det sociala samspelet och nätverkandet i organisationen. Det ser ju helt annorlunda ut i dag än före pandemin och distansavtalens tid.
Även ur ett chefsperspektiv finns det en del utmaningar, enligt Maria Samuelsson.
– Hur får jag som ledare till den här ”vi-känslan”, när kan jag säga vilka dagar som gäller som kontorsdagar, vem ska vara med på vad, ska vi ha IRL-möten, köra hybrid eller bara digitalt? Hur får jag alla medarbetare att känna sig inkluderade vid hybridmöten? Det är frågor som många chefer tidigare inte har behövt ta ställning till.
Positivt - trots utmaningar
Personalchefen berättar att under pandemin började ABB ge cheferna kurser i Remote leadership och det är något de tänker fortsätta med.
Men trots utmaningarna är även cheferna positiva till distansavtalen.
– När de fick skatta produktiviteten, distans kontra kontor, på en skala 1 till 10 fick vi resultatet 8,9, flexibelt arbetssätt i sin helhet fick 8,2.
Enligt HR-chefen visar utvärderingen att ABB:s flexibla arbetssätt både gör att medarbetare stannar på företaget och attraherar nya.
Roger Gustavsson är även fackligt förtroendevald i Unionen och får i och med det en del insyn i hur andra medarbetare ser på distansarbetet.
– Majoriteten är positivt inställda. Sedan finns det såklart enstaka medarbetare som inte är fullt så förtjusta. Men vårt distansavtal innebär inte att vi MÅSTE arbeta hemma. Vi har lokaler och platser så att de som föredrar att jobba på kontoret kan fortfarande göra det.
Text: Katarina Markiewicz.
Distansavtal - tänk på det här
Unionen rekommenderar att riktlinjer för hur distansarbete ska fungera på en arbetsplats bestäms i samverkan. Detta ska dokumenteras i en generell policy, riktlinje eller avtal.
– Det är en fråga mellan varje chef och medarbetare hur det ska fungera för just den personen. Därför är det väldigt viktigt man pratar igenom upplägget, så att ramarna är klara och att det framgår tydligt vad som gäller vid distansarbete, säger Susanna Kjällström, förbundsjurist på Unionen.
Unionens uppfattning är att distansarbete ska bygga på frivillighet och att arbetstagaren alltid ska kunna återgå i arbete fullt ut i arbetsgivarens lokaler.
Exempel på frågor som är viktiga att ta upp:
* Hur mycket får medarbetaren arbeta på distans? Unionen rekommenderar att distansarbetet utformas som ett komplement till arbete i arbetsgivarens lokaler.
* Är det närvaroplikt 9–17 och att man är nåbar på telefon/videokonferens hela dagen, eller är tiden flexibel?
* Hur ser arbetsmiljön ut hemma och hur säkras arbetsmiljöansvaret?
* Vilka arbetsredskap och kontorsmöbler står arbetsgivaren för?
* Var får arbetet utföras? I hemmet, på kafé, fritidsstugan, utomlands? (Tänk på att arbete utanför Sveriges gränser kan medföra skattekonsekvenser.)
* När och hur ska distansarbetet utvärderas?
* Vad sker om en medarbetares hemsituation förändras och hen inte längre kan/vill arbeta på distans? Finns det en ledig plats kvar om hen vill återvända till kontoret?
Så tycker vi om att jobba hemma
9 av 10 med ett skrivbordsarbete uppgav att de kan göra ett bra jobb från hemmet, fritidshuset eller annan hemmiljö.
8 av 10 tyckte att de kunde arbeta ostört hemma.
8 av 10 har möjlighet att arbeta vid höj-och sänkbara bord på sin arbetsplats.
4 av 10 hade möjligheten att växla mellan sittande och stående arbetsposition hemma.
Källa: Arbetsmiljöundersökning 2021 med 7 300 svarande.
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Ericsson kräver mer kontorsnärvaro på mindre jobbyta
Efter sommaren bestämde sig ledningen på Ericsson för nya riktlinjer – de anställda ska vara på kontoret mer. Det uppskattas inte av all personal. Framför allt inte då företaget har minskat sina kontorsytor.
I augusti gick ett internt mejl ut till de anställda på Ericsson där ledningen informerade om nya riktlinjer. I stället för en kontorsnärvaro på 50 procent skulle de anställda vara på kontoret 60 procent, eller tre dagar i veckan.
Det togs inte emot med glädjesång, speciellt då företaget just krympt sina kontorslokaler med två byggnader i Kista. Enligt Per Östberg, Unionens klubbordförande på Ericsson, har kravet på ökad kontorsnärvaro orsakat en del bekymmer.
– Det finns tillräckligt med platser för att alla ska kunna ha en arbetsplats. Däremot finns det inte tillräckligt med enskilda rum där man kan ta möten eller telefonsamtal, säger han.
– Det orsakar en del stress bland dem som har globala kontakter och behöver leta rum så fort de kommer till jobbet.
Svårt att hitta enskilt rum
En av dem som brukar ha bekymmer att hitta ett rum är utvecklaren Anna Sjöberg. De dagar hon åker in till kontoret i Kista bokar hon sin kontorsplats via en app. Telefonrum eller mötesrum går dock inte att boka.
– I appen ser det ut som att det ska vara fullt med folk på kontoret, men när man kommer dit så sitter alla i mötesrummen och det ekar tomt i det öppna landskapet.
– Jag måste alltid komma till jobbet i god tid för att hitta ett rum när jag har möten, det kan vara stressigt, säger hon.
Anna Sjöberg jobbar bland annat med internationella kontakter och sajter i andra delar av landet. Var hon sitter rent fysiskt spelar egentligen ingen roll.
– När jag väl är på arbetsplatsen så är mina kollegor ofta på andra möten, så jag ser egentligen ingen vits med att åka in oftare. Dessutom får jag mer gjort när jag är hemma. Däremot kan jag förstå om man vill skapa en ”Ericssonanda” för nyanställda på plats.
Ericsson: Hybridarbetet bestäms i dialog
Enligt Ericssons pressavdelning, som svarar via mejl, så menar arbetsgivaren att även om det finns en ”kontoret först”-policy är det fortfarande upp till varje chef, team och anställd att bedöma hur och var de arbetar bäst.
– Ericssons hybrida riktlinje har alltid gett möjligheten att i dialog komma fram till hur och var man arbetar bäst och att alla förstår vikten av och fördelarna med att träffas, utifrån ett individuellt och teamperspektiv.
Samtidigt som fler ska komma in till kontoret har ni krympt er kontorsyta det senaste året. Hur går det ihop?
– Ericssons kontorsstrategi bygger på att skapa rätt lokaler som ger rätt förutsättningar för verksamheten att utföra arbetet. Ericsson har många kvadratmeter kontorsyta och arbetar ständigt med att utveckla våra kontor. Vi bedömer att vi har gott om kontorsyta för de som vill jobba på kontoret.
Kommer ni att kontrollera att anställda är 60 procent av sin arbetstid på kontoret?
– Policyn ska ses som en rekommendation snarare än ett strikt krav där vi vill att våra anställda förstår betydelsen av möten mellan människor. Ericsson litar på sina anställda.
Hybridarbete effekt av coronapandemin
Synen på hybridarbete har ändrats efter coronapandemin. Att kunna jobba flexibelt har blivit en förmån som arbetsgivare kan erbjuda. För att få anställda att vilja komma tillbaka till kontoret måste arbetsgivaren kunna erbjuda något mer än en sittplats och ett skrivbord, tror Unionens klubbordförande Per Östberg.
– Ericsson försökte spara pengar genom att ta bort kaffeautomater på några våningar. Så får man till exempel inte folk att komma tillbaka till kontoret. Men de fick backa där, det blev protester, säger han.
För utvecklaren Anna Sjöberg är gemenskapen med kollegor det som skulle få henne att komma till kontoret mer.
– Om arbetsgivaren anordnade aktiviteter som skapade gemenskap mellan kollegor så skulle det kännas meningsfullt att åka till kontoret.
Ericsson requires more office presence on less workspace
After the summer, Ericsson's management decided on new guidelines: employees are to be in the office more. This is not appreciated by all staff, especially since the company has reduced its office spaces.
In August, an internal email was sent to Ericsson employees informing them of new guidelines. Instead of a 50 percent office presence, employees were now required to be in the office 60 percent of the time, or three days a week.
This was not met with enthusiasm, especially since the company had just reduced its office space by two buildings in Kista. According to Per Östberg, the Union's club chairman at Ericsson, the increased office presence requirement has caused some concerns.
– There are enough places for everyone to have a workspace. However, there are not enough private rooms where one can take meetings or phone calls, he says.
– It causes some stress among those who have global contacts and need to find a room as soon as they arrive at work.
Difficult to find a private room
One of those who often has trouble finding a room is developer Anna Sjöberg. On the days she goes to the office in Kista, she books her workspace via an app. However, phone rooms or meeting rooms cannot be booked.
– In the app, it looks like the office is full of people, but when you get there, everyone is in the meeting rooms, and the open landscape is empty. I always have to arrive at work early to find a room when I have meetings, it can be stressful, she says.
Anna Sjöberg works with international contacts and sites in other parts of the country. Where she physically sits doesn't really matter.
– When I am at the workplace, my colleagues are often in other meetings, so I don't really see the point of going in more often. Besides, I get more done when I'm at home. However, I can understand if they want to create an "Ericsson spirit" for new employees on site.
Ericsson: Hybrid work is determined through dialogue
According to Ericsson's press department, which responds via email, the employer believes that even though there is an "office first" policy, it is still up to each manager, team, and employee to determine how and where they work best.
– Ericsson's hybrid guideline has always provided the opportunity to come to an agreement through dialogue on how and where one works best and that everyone understands the importance and benefits of meeting, from both an individual and team perspective.
At the same time, more people are expected to come to the office, you have reduced your office space in the past year. How does that add up?
– Ericsson's office strategy is based on creating the right premises that provide the right conditions for the business to perform its work. Ericsson has many square meters of office space and is constantly working to develop our offices. We believe we have plenty of office space for those who want to work in the office.
Will you monitor that employees spend 60 percent of their working time in the office?
– The policy should be seen as a recommendation rather than a strict requirement where we want our employees to understand the importance of meetings between people. Ericsson trusts its employees.
Hybrid work as an effect of the coronavirus pandemic
The view on hybrid work has changed after the coronavirus pandemic. Being able to work flexibly has become a benefit that employers can offer. To get employees to want to return to the office, the employer must be able to offer something more than a seat and a desk, believes Union's club chairman Per Östberg.
– Ericsson tried to save money by removing coffee machines on some floors. That's not how you get people to come back to the office, for example. But they had to backtrack on that, there were protests, he says.
For developer Anna Sjöberg, the community with colleagues is what would make her come to the office more.
– If the employer organized activities that created a sense of community among colleagues, it would feel meaningful to go to the office.
This text has been translated with the help of AI.
