Roger Gustavsson är systemutvecklare på ABB Robotics i Västerås där han har arbetat i över 30 år. Redan 2005 fick han möjlighet att arbeta hemifrån två gånger i månaden. Därför var situationen med distansarbete inte främmande när pandemin kom och hela Rogers avdelning på 55 personer blev tvungna att arbeta på annat håll.
– För många kollegor var situationen helt ny, men det fungerade förvånansvärt bra. Vi hade regelbundna Teams-möten och det är så vi håller kontakten även i dag. Jag tycker det funkar toppen när vi kan dela skärm och följa varandras arbeten.
Bestämmer upplägg tillsammans
Under våren 2022 – efter pandemin – beslutade sig ABB för att införa så kallade distansavtal, i tre olika nivåer. Roger Gustavsson fick mellannivå-varianten, vilket innebär att han får arbeta två, tre dagar i veckan hemifrån.
Hemarbete är helt frivilligt och det är upp till var och en att bestämma upplägget tillsammans med sin chef.
– På min avdelning har vi bestämt att alla är på kontoret på torsdagar. Det är trevligt att träffas IRL mot slutet av veckan, när man tidigare bara haft möten via skärm.
Medarbetarna har möjlighet att låna hem egna skärmar. Stol och bord har Roger skaffat själv. Han försöker tänka på ergonomin.
– Men det är klart att det händer att jag sätter mig i soffan med datorn ibland, medger han och ler.
Tre nivåer för tydlighet
Maria Samuelsson är HR-chef på ABB. Hon förklarar bakgrunden till ABB:s distansavtal.
– Under pandemin lärde vi oss en massa nya saker. Vi anade hur det skulle se ut framåt och landade i att vi skulle reglera distansarbetet med tre nivåer – för tydlighetens skull.
Nivå 1 innebär en dags hemarbete, nivå 2 innebär två till tre dagars hemarbete och nivå 3 tillåter distansarbete upp till fem dagar. Innan parterna skriver under avtalet genomförs en riskanalys mellan chef och medarbetare.
– Vi går igenom ergonomi och den psykosociala arbetsmiljön. Medarbetare med nivå 1- och 2-avtal får hem teknisk utrustning, men måste ordna sina kontorsmöbler själva. Nivå 3-medarbetarna erbjuds 6 000 kronor före skatt i bidrag för att köpa vad de behöver för en bra arbetsmiljö hemma.
Majoriteten är positivt inställda. Sedan finns det såklart enstaka medarbetare som inte är fullt så förtjusta.
Maria Samuelsson betonar att distansavtalen alltid sker på medarbetarens initiativ och räknas som en förmån, inte en rättighet.
Vilken nivå medarbetaren ska tillhöra är det i slutändan linjechefen som bestämmer.
– Man kan säga att vi utgår från tre aspekter: Vi kollar på verksamhetens behov, teamets behov och medarbetarens förutsättningar. Så visst kan det vara så att en medarbetare önskar tillhöra nivå 3, medan chefen, utifrån medarbetarens roll och interaktion med andra funktioner, tycker att nivå 2 lämplig.
Det kan också visa sig att en nivå inte passar en viss individ. Men det brukar inte vara något större problem, menar HR-chefen. Om det sker brukar det lösa sig genom en dialog mellan medarbetare och chef.
Dessutom utvärderar ABB distansavtalen en gång per år. Avtalen kan sägas upp ömsesidigt med två veckors varsel.
Hälften har distansavtal
I dag har 50 procent av ABB:s tjänstemän distansavtal. För inte så länge gjordes en första utvärdering av vad de anställda ansåg om de nya avtalen.
– 96 procent tyckte att distansavtalen var ett mycket bra beslut. Men självklart finns det också saker vi måste rätta till, säger Maria Samuelsson.
Utvärderingen pekade på ett antal utmaningar: Företaget måste bland annat bli bättre på att introducera nyanställda, fundera på hur man kan utveckla ”vi-känslan”, spontana samtal och icke schemalagda möten.
– Kort sagt, hela det sociala samspelet och nätverkandet i organisationen. Det ser ju helt annorlunda ut i dag än före pandemin och distansavtalens tid.
Även ur ett chefsperspektiv finns det en del utmaningar, enligt Maria Samuelsson.
– Hur får jag som ledare till den här ”vi-känslan”, när kan jag säga vilka dagar som gäller som kontorsdagar, vem ska vara med på vad, ska vi ha IRL-möten, köra hybrid eller bara digitalt? Hur får jag alla medarbetare att känna sig inkluderade vid hybridmöten? Det är frågor som många chefer tidigare inte har behövt ta ställning till.
Positivt - trots utmaningar
Personalchefen berättar att under pandemin började ABB ge cheferna kurser i Remote leadership och det är något de tänker fortsätta med.
Men trots utmaningarna är även cheferna positiva till distansavtalen.
– När de fick skatta produktiviteten, distans kontra kontor, på en skala 1 till 10 fick vi resultatet 8,9, flexibelt arbetssätt i sin helhet fick 8,2.
Enligt HR-chefen visar utvärderingen att ABB:s flexibla arbetssätt både gör att medarbetare stannar på företaget och attraherar nya.
Roger Gustavsson är även fackligt förtroendevald i Unionen och får i och med det en del insyn i hur andra medarbetare ser på distansarbetet.
– Majoriteten är positivt inställda. Sedan finns det såklart enstaka medarbetare som inte är fullt så förtjusta. Men vårt distansavtal innebär inte att vi MÅSTE arbeta hemma. Vi har lokaler och platser så att de som föredrar att jobba på kontoret kan fortfarande göra det.
Text: Katarina Markiewicz.
Distansavtal - tänk på det här
Unionen rekommenderar att riktlinjer för hur distansarbete ska fungera på en arbetsplats bestäms i samverkan. Detta ska dokumenteras i en generell policy, riktlinje eller avtal.
– Det är en fråga mellan varje chef och medarbetare hur det ska fungera för just den personen. Därför är det väldigt viktigt man pratar igenom upplägget, så att ramarna är klara och att det framgår tydligt vad som gäller vid distansarbete, säger Susanna Kjällström, förbundsjurist på Unionen.
Unionens uppfattning är att distansarbete ska bygga på frivillighet och att arbetstagaren alltid ska kunna återgå i arbete fullt ut i arbetsgivarens lokaler.
Exempel på frågor som är viktiga att ta upp:
* Hur mycket får medarbetaren arbeta på distans? Unionen rekommenderar att distansarbetet utformas som ett komplement till arbete i arbetsgivarens lokaler.
* Är det närvaroplikt 9–17 och att man är nåbar på telefon/videokonferens hela dagen, eller är tiden flexibel?
* Hur ser arbetsmiljön ut hemma och hur säkras arbetsmiljöansvaret?
* Vilka arbetsredskap och kontorsmöbler står arbetsgivaren för?
* Var får arbetet utföras? I hemmet, på kafé, fritidsstugan, utomlands? (Tänk på att arbete utanför Sveriges gränser kan medföra skattekonsekvenser.)
* När och hur ska distansarbetet utvärderas?
* Vad sker om en medarbetares hemsituation förändras och hen inte längre kan/vill arbeta på distans? Finns det en ledig plats kvar om hen vill återvända till kontoret?
Så tycker vi om att jobba hemma
9 av 10 med ett skrivbordsarbete uppgav att de kan göra ett bra jobb från hemmet, fritidshuset eller annan hemmiljö.
8 av 10 tyckte att de kunde arbeta ostört hemma.
8 av 10 har möjlighet att arbeta vid höj-och sänkbara bord på sin arbetsplats.
4 av 10 hade möjligheten att växla mellan sittande och stående arbetsposition hemma.
Källa: Arbetsmiljöundersökning 2021 med 7 300 svarande.
