Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

Här har de avtal - om att jobba hemma

Efter pandemin vill allt fler arbeta alltmer hemifrån. Det kan leda till oklarheter och konflikter. På ABB har man löst detta med distansavtal, där det även kan ingå bidrag för att få till en bra arbetsmiljö hemma.
Publicerad 27 februari 2023, kl 06:00
Två bilder. Till vänster en person visas på en datorskärm under ett videomöte. Till höger två personer som samtalar i kontorsmiljö.
Under våren 2022 – efter pandemin – beslutade sig ABB för att införa distansavtal i tre olika nivåer. Hemarbete är helt frivilligt och det är upp till var och en att bestämma upplägget tillsammans med sin chef. Foto: Fredrik Hjerling.
Roger Gustavsson.

Roger Gustavsson är systemutvecklare på ABB Robotics i Västerås där han har arbetat i över 30 år. Redan 2005 fick han möjlighet att arbeta hemifrån två gånger i månaden. Därför var situationen med distansarbete inte främmande när pandemin kom och hela Rogers avdelning på 55 personer blev tvungna att arbeta på annat håll.

– För många kollegor var situationen helt ny, men det fungerade förvånansvärt bra. Vi hade regelbundna Teams-möten och det är så vi håller kontakten även i dag. Jag tycker det funkar toppen när vi kan dela skärm och följa varandras arbeten.

Bestämmer upplägg tillsammans

Under våren 2022 – efter pandemin – beslutade sig ABB för att införa så kallade distansavtal, i tre olika nivåer. Roger Gustavsson fick mellannivå-varianten, vilket innebär att han får arbeta två, tre dagar i veckan hemifrån.

Hemarbete är helt frivilligt och det är upp till var och en att bestämma upplägget tillsammans med sin chef.

– På min avdelning har vi bestämt att alla är på kontoret på torsdagar. Det är trevligt att träffas IRL mot slutet av veckan, när man tidigare bara haft möten via skärm.

Medarbetarna har möjlighet att låna hem egna skärmar. Stol och bord har Roger skaffat själv. Han försöker tänka på ergonomin.

– Men det är klart att det händer att jag sätter mig i soffan med datorn ibland, medger han och ler.

Tre nivåer för tydlighet

Maria Samuelsson.

Maria Samuelsson är HR-chef på ABB. Hon förklarar bakgrunden till ABB:s distansavtal.

Under pandemin lärde vi oss en massa nya saker. Vi anade hur det skulle se ut framåt och landade i att vi skulle reglera distansarbetet med tre nivåer – för tydlighetens skull.

Nivå 1 innebär en dags hemarbete, nivå 2 innebär två till tre dagars hemarbete och nivå 3 tillåter distansarbete upp till fem dagar. Innan parterna skriver under avtalet genomförs en riskanalys mellan chef och medarbetare.

– Vi går igenom ergonomi och den psykosociala arbetsmiljön. Medarbetare med nivå 1- och 2-avtal får hem teknisk utrustning, men måste ordna sina kontorsmöbler själva. Nivå 3-medarbetarna erbjuds 6 000 kronor före skatt i bidrag för att köpa vad de behöver för en bra arbetsmiljö hemma.

Majoriteten är positivt inställda. Sedan finns det såklart enstaka medarbetare som inte är fullt så förtjusta. 

 

Maria Samuelsson betonar att distansavtalen alltid sker på medarbetarens initiativ och räknas som en förmån, inte en rättighet.

Vilken nivå medarbetaren ska tillhöra är det i slutändan linjechefen som bestämmer.

– Man kan säga att vi utgår från tre aspekter: Vi kollar på verksamhetens behov, teamets behov och medarbetarens förutsättningar. Så visst kan det vara så att en medarbetare önskar tillhöra nivå 3, medan chefen, utifrån medarbetarens roll och interaktion med andra funktioner, tycker att nivå 2 lämplig.

Det kan också visa sig att en nivå inte passar en viss individ. Men det brukar inte vara något större problem, menar HR-chefen. Om det sker brukar det lösa sig genom en dialog mellan medarbetare och chef.

Dessutom utvärderar ABB distansavtalen en gång per år. Avtalen kan sägas upp ömsesidigt med två veckors varsel.

Hälften har distansavtal

I dag har 50 procent av ABB:s tjänstemän distansavtal. För inte så länge gjordes en första utvärdering av vad de anställda ansåg om de nya avtalen.

– 96 procent tyckte att distansavtalen var ett mycket bra beslut. Men självklart finns det också saker vi måste rätta till, säger Maria Samuelsson.

Utvärderingen pekade på ett antal utmaningar: Företaget måste bland annat bli bättre på att introducera nyanställda, fundera på hur man kan utveckla ”vi-känslan”, spontana samtal och icke schemalagda möten.

– Kort sagt, hela det sociala samspelet och nätverkandet i organisationen. Det ser ju helt annorlunda ut i dag än före pandemin och distansavtalens tid.

Även ur ett chefsperspektiv finns det en del utmaningar, enligt Maria Samuelsson.

– Hur får jag som ledare till den här ”vi-känslan”, när kan jag säga vilka dagar som gäller som kontorsdagar, vem ska vara med på vad, ska vi ha IRL-möten, köra hybrid eller bara digitalt? Hur får jag alla medarbetare att känna sig inkluderade vid hybridmöten? Det är frågor som många chefer tidigare inte har behövt ta ställning till.

Positivt - trots utmaningar 

Personalchefen berättar att under pandemin började ABB ge cheferna kurser i Remote leadership och det är något de tänker fortsätta med.

 Men trots utmaningarna är även cheferna positiva till distansavtalen.

– När de fick skatta produktiviteten, distans kontra kontor, på en skala 1 till 10 fick vi resultatet 8,9, flexibelt arbetssätt i sin helhet fick 8,2.

Enligt HR-chefen visar utvärderingen att ABB:s flexibla arbetssätt både gör att medarbetare stannar på företaget och attraherar nya.

Roger Gustavsson är även fackligt förtroendevald i Unionen och får i och med det en del insyn i hur andra medarbetare ser på distansarbetet.

– Majoriteten är positivt inställda. Sedan finns det såklart enstaka medarbetare som inte är fullt så förtjusta. Men vårt distansavtal innebär inte att vi MÅSTE arbeta hemma. Vi har lokaler och platser så att de som föredrar att jobba på kontoret kan fortfarande göra det.

Text: Katarina Markiewicz.

Distansavtal - tänk på det här

Unionen rekommenderar att riktlinjer för hur distansarbete ska fungera på en arbetsplats bestäms i samverkan. Detta ska dokumenteras i en generell policy, riktlinje eller avtal.

– Det är en fråga mellan varje chef och medarbetare hur det ska fungera för just den personen. Därför är det väldigt viktigt man pratar igenom upplägget, så att ramarna är klara och att det framgår tydligt vad som gäller vid distansarbete, säger Susanna Kjällström, förbundsjurist på Unionen.

Unionens uppfattning är att distansarbete ska bygga på frivillighet och att arbetstagaren alltid ska kunna återgå i arbete fullt ut i arbetsgivarens lokaler.

Exempel på frågor som är viktiga att ta upp:

* Hur mycket får medarbetaren arbeta på distans? Unionen rekommenderar att distansarbetet utformas som ett komplement till arbete i arbetsgivarens lokaler.

* Är det närvaroplikt 9–17 och att man är nåbar på telefon/videokonferens hela dagen, eller är tiden flexibel?

* Hur ser arbetsmiljön ut hemma och hur säkras arbetsmiljöansvaret?

* Vilka arbetsredskap och kontorsmöbler står arbetsgivaren för?

* Var får arbetet utföras? I hemmet, på kafé, fritidsstugan, utomlands? (Tänk på att arbete utanför Sveriges gränser kan medföra skattekonsekvenser.)

* När och hur ska distansarbetet utvärderas?

* Vad sker om en medarbetares hemsituation förändras och hen inte längre kan/vill arbeta på distans? Finns det en ledig plats kvar om hen vill återvända till kontoret?

Så tycker vi om att jobba hemma

9 av 10 med ett skrivbordsarbete uppgav att de kan göra ett bra jobb från hemmet, fritidshuset eller annan hemmiljö.

8 av 10 tyckte att de kunde arbeta ostört hemma.

8 av 10 har möjlighet att arbeta vid höj-och sänkbara bord på sin arbetsplats.

4 av 10 hade möjligheten att växla mellan sittande och stående arbetsposition hemma.

Källa: Arbetsmiljöundersökning 2021 med 7 300 svarande.

Arbetsmiljö

Så stoppar du ljudbovarna

För hög – eller för låg – ljudnivå kan skapa stress på kontoret. Men som chef finns det mycket att göra för att förbättra arbetsmiljön.
Lina Björk Publicerad 18 september 2023, kl 07:05
Ljudabsorbenter till vänster, Gustav Lindmark till höger
På fackförbundet Visions kontor är arbetsmiljöombudet Gustav Lindmark glad att man inkluderar ljudmiljön i arbetet med arbetsmiljön.
Foto: Anders Warne

Vi har alltid ljud omkring oss på kontoret: Fingrar som knattrar på tangentbord, kaffeautomater som surrar och dörrar som öppnas och stängs. Vissa saker har vi lättare att sortera bort, medan andra stör oss till bristningsgränsen. Ventilation vänjer vi oss vid och är lätt för hjärnan att ignorera. Kollegornas prat och andras telefonsamtal är däremot en större ljudbov. Ju tydligare samtalsljud, desto mer distraherar det.

Kjell Holmberg
Kjell Holmberg

– Värst är andra människors röster och så kallat ovidkommande tal. När en kollega pratar om något som inte rör dig och ditt arbete, men du ändå snappar upp fragment av vad som sägs, har hjärnan svårt bortse från det, säger Kjell Holmberg, handläggare och sakkunnig på Arbetsmiljöverket.

I ett öppet kontorslandskap kan det vara en god idé att ha arbetsytor för olika funktioner. Några där det är tyst för den vars arbete kräver lugn och ro, andra där det är okej att samtala, prata i telefon och snicksnacka med kollegan. Se till att diskutera igenom de olika ytornas ”ljuddisciplin” med din personal.

– Kom tillsammans fram till vad som är rimligt. Det uppstår alltid saker längst vägen: Får man svara i telefon på en tyst avdelning? Är det okej att störa en kollega som satt sig i ett rum för att vara ifred? Har man pratat igenom det innan undviker man missnöje och missförstånd, säger Kjell Holmberg.

Vi är dock olika ljudkänsliga. En del kan uppleva stress av ljud som andra inte ens hör. Hörselskador påverkar. En utmattningsdepression kan ge extra ljudkänslighet. Ska man som chef ta hänsyn till allas behov? Svaret är ja.

– Som chef ska du se till att alla har en rimlig ljudnivå. Det kan vara genom att till exempel låta någon som behöver sitta i lugn och ro få en avskild plats, säger Kjell Holmberg.

 

Nya kontor är för tysta

Att planera arbetsplatserna är en sak som kan hjälpa ljudnivån på kontoret. Ljudabsorbenter är ett annat. I ett rum utan textil, studsar ljudvågor mellan alla hårda ytor, väggar, golv och tak och skapar ekon och skarpa ljud. Finns det däremot mattor eller gardiner tar de upp delar av ljudet. Många sätter också upp skiljeväggar, bordsskärmar och takabsorbenter.

Men nya kontor har ofta ett annat problem på grund av bra isolering: Det blir för tyst – vilket gör att vi hör de störande ljuden mer än nödvändigt. Då får man i stället jobba med så kallad ljudmaskering.

Alexander Kassberg
Alexander Kassberg

– Det är precis vad det låter som, ljud som maskerar andra ljud för att skapa trivsel och minska överhörning. Sociala ytor kan exempelvis göras trevligare med bakgrundsmusik. Vid ytor för mer koncentration kan vi lägga till naturljud som lövprassel för att minska småljud eller kollegors prat, säger Alexander Kassberg, ljuddesigner på Efterklang, som jobbar med ljudmiljöer på bland annat kontor.

Ljudmaskeringen fungerar på två sätt, enligt Alexander Kassberg. Dels ändrar den våra upplevelser av ljud, dels sänker den stressnivån för de anställda. Det fick bland annat medarbetare på fackförbundet Visions medlemsservice – dit medlemmar ringer för rådgivning – erfara när kontoret nyligen gjordes om. Ljudnivån bland de anställda var hög, de störde varandra och hade svårt att koncentrera sig.

– Bland annat satt de i ”fyrklöver” och pratade i telefon, vilket är trevligt om man sitter vid ett matbord och samtalar, men inte när det krävs koncentration. Vi möblerade om, satte upp ljudabsorbenter och avskiljare samt erbjöd att byta ut deras headsets så att de tydligare hörde sin egen röst och slapp skrika, berättar Alexander Kassberg.

 

Bäst när ljudnivån är jämn 

En bra ljudnivå på ett kontor ligger på ungefär 40 dB(A) (se faktaruta). Bäst jobbar vi när ljudnivån är jämn och inte går upp och ner i styrka. Ett samtal ligger på ungefär 55 decibel. Skulle nivån stiga och pågå under en längre tid påverkas både kroppen och knoppen.

– På gruppnivå har man sett att det har både psykologiska och fysiologiska effekter. Störande ljud bidrar till högt blodtryck och stresshormoner som inte är bra för kroppen. Det kan även vara så att konstanta ljud, som du inte tänker på, kan skapa en irritation som gör att du blir trött utan att veta varför. Och det påverkar möjligheten att koncentrera dig och prestera på jobbet, säger Kjell Holmberg.

Som chef har du därför all anledning att se över ljudmiljön på kontoret för att arbetsgruppen ska prestera på topp. Ett sätt är att mäta ljudnivån under skyddsronder, med viss periodicitet.

– Det behöver inte göras vid varje skyddsrond. Ett sätt är att planera in olika teman för olika tider på året. Exempelvis i januari kör vi ergonomi, i september kör vi en riktad rond kring ljudmiljö.

Finns det ljud som är bra för hälsan?

– Jag känner inte till någon forskning som tyder på att så kallade avslappningsljud som valsång och vattenfall skulle fungera. Däremot kan man säga att det är hälsosamt om du sätter på dig hörlurar med musik som du tycker om som maskerar buller.

Olika ljudnivåer

Eftersom örat är känsligare mot vissa ljud än andra har man tagit fram en skala som tar hänsyn till dess olika känslighet vid olika frekvenser. Den skalan kallas för a-vägd decibel eller i dagligt tal ljudnivå i dB(A).

* 40–50 dB(A). Buller från ventilationsutrustning, kan störa koncentrationen.

* 40–60 dB(A). Vanlig ljudnivå i kontorslokal.

* Över 55 dB(A). Problem med att uppfatta andras tal.

* 50–70 dB(A). Ljudnivån i öppna kontorslandskap.

* Över 75 dB(A). Långvarigt buller kan ge höjt blodtryck och ökade nivåer av stresshormon.

* 80–85 dB(A). Risk för utveckling av hörselskada.

* 80–90 dB(A). Ljudnivån i verkstäder.

* 140 dB(A). Direkt smärtsam ljudnivå.

Källa: Arbetsmiljöverket.

Reglerna kring ljud på kontor

Föreskrifterna finns att läsa på Arbetsmiljöverkets webbplats, www.av.se:

* Arbetsplatsens utformning

* Regler om akustik och buller

* Systematiskt arbetsmiljöarbete.