Hoppa till huvudinnehåll
A-kassa

Unionens a-kassa: ”Testerna pekade mot ett fungerande system”

Det var en fördel att en stor a-kassa testade det nya systemet först, menar föreståndaren för Unionens a-kassa Harald Petersson. Trots problemen är förtroendet för honom intakt, säger ordföranden för a-kassan till Kollega.
David Österberg Publicerad
Harald Peterson, Krista Andersson
Harald Peterson är kassaföreträdare för Unionens a-kassa och Krista Andersson är ordförande i dess styrelse. De håller med om att utmaningarna varit stora efter bytet av it-system. Foto: Mattias Lindbäck

Våren 2022 började Unionens a-kassa använda det nya ärendesystemet Våra sidor. Systemet var, enligt anställda som Kollega prata med, fullt av fel vilket gjorde handläggningen långsam. Många av de arbetslösa fick när det var som värst vänta tio veckor eller längre på sina första utbetalningar.

Redan under teststadiet såg handläggarna att systemet inte höll vad det lovade. Ändå infördes det. Men Harald Petersson, föreståndare för Unionens a-kassa, håller inte med om att testerna visade på problem.

– Testerna pekade mot ett fungerande system, vilket det också var i stora delar. Men vissa saker tog längre tid och behövde anpassas och trimmas.

Varför testkörde ni inte systemet under längre tid?

– Det går aldrig att testa den här typen av system fullt ut. Systemet innehåller komponenter som samkörs med andra myndigheter. Att testa dem hade varit omöjligt eftersom myndigheter inte kan stå still en dag för att vi ska testa.

Vad ser du som förklaring till de långa handläggningstiderna?

– Det nya systemet var en del. När vi började komma i kapp blev vi och övriga a-kassor utsatta för en cyberattack. Dessutom fick vi ökade volymer på grund av lågkonjunkturen. Orsakerna till de långa väntetiderna var de här tre delarna, tillsammans med en del organisatoriska utmaningar.

Unionens a-kassa är landets näst största. Det gjorde problemen ännu större, enligt handläggarna. Om en liten a-kassa hade infört systemet först hade andra a-kassor kunnat avsätta personal för att hjälpa till med handläggningen, säger de. Men enligt Harald Petersson hade det inte varit möjligt.

– Då hade inte alla funktioner blivit testade. Det hade inte heller blivit ett riktigt prestandatest av stora volymer eftersom en mindre a-kassa inte har alla ärendeslag.

Men gjorde inte er stora ärendemängd att problemen blev större?

– Vi påverkades av att vi under den här perioden också fick ökade volymer. 

Förutom en påfrestande arbetssituation för handläggarna innebar den långa väntetiden att arbetslösa fick gå i månader utan ersättning. De senaste två åren har en stor mängd läsare hört av sig till Kollega och berättat om den ekonomiska stress de känt – och om hur de varit tvungna att låna pengar för att kunna betala räkningar.

– Jag är väldigt ödmjuk inför det. Att tvingas vänta på sin ersättning är definitivt inte bra och vi ska verkligen se till att det inte är så längre.

Kan man lita på att man får sina pengar den dagen man blir arbetslös?

– Ja, det kan man göra. Men försäkringen är komplicerad och kräver omfattande inhämtning av underlag som kan komplicera utredningstiden. Men tryggheten ska finnas i en ersättning inom rimlig tid.

Hur har perioden med långa väntetider påverkat förtroendet för er?

– Förtroendet hos dem som har väntat lång tid på ersättning är givetvis sämre och något som vi måste jobba för att återupprätta. Samtidigt har många av våra medlemmar inte behövt vänta så länge på ersättning. Vi ser inga negativa effekter som till exempel minskad medlemstillströmning, snarare tvärtom, men vi måste givetvis gör allt vad vi kan för att säkerställa en verksamhet med god tillgänglighet och rimliga väntetider.

I dag (oktober 2024) fungerar systemet bättre. Enligt statistiken är medianen för väntetiden fem veckor. Det innebär att hälften av de som väntar får besked snabbare än fem veckor, hälften måste vänta längre än fem veckor. Målet är att komma ner till en median på fyra veckor.

Samtidigt skymtar nya orosmoln: arbetslösheten ökar och nästa år får arbetslöshetsförsäkringen nya regler.

Finns det risk att ni hamnar i samma situation som tidigare?

– Det ska vi absolut inte göra, vi ska hålla oss inom rimliga väntetider. Men det är såklart omöjligt att säga vilka utmaningar vi kommer att möta i framtiden.

Fortsatt förtroende

A-kassans föreståndare utses av en styrelse som i sin tur utses av en föreningsstämma. Ordförande i styrelsen är Krista Andersson. Hon säger att styrelsen har fortsatt förtroende för Harald Petersson.

– Det har vi. Vi har hela tiden fått väldigt bra information och kunnat följa de utmaningar som har funnits för honom, för organisationen och för våra medlemmar. Vi har upplevt att Harald har haft koll på läget och kommit med förslag på åtgärder för att komma till rätta med situationen.

Finns det något som ni hade kunnat göra annorlunda för att situationen inte skulle ha uppstått?

– Jag kan konstatera att vi nu har byggt en ny, förstärkt organisation. Man kan naturligtvis diskutera om vi borde ha gjort det tidigare och hur vi i så fall skulle ha gjort det. Men just där och då, när alla var så överhopade med arbete, var de svårt att fatta drastiska beslut eller fatta beslut om att öka antalet anställda.

Hur tror du att de långa handläggningstiderna har påverkat förtroendet för Unionens a-kassa?

– Jag tror absolut att förtroendet påverkades negativt. Därför jobbar vi nu för att minimera riskerna för att samma situation ska uppstå igen.

Nu ökar arbetslösheten och nästa år kommer en ny arbetslöshetsförsäkringslag. Har ni en organisation som klarar av det?

– Ja, den bedömningen gör vi. Men det är inte riktigt klarlagt hur den nya försäkringen blir att hantera. A-kassorna arbetar med att utveckla ärendesystemet allt eftersom det kommer mer uppgifter om den nya lagen.

 

Det här är del tre av tre i granskningen av Unionens a-kassa. Läs även om Lars Lindqvist som har väntat i månader på ersättning och om hur handläggarna på a-kassan upplevde situationen.

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning
Chef & Karriär nummer 3 2024 omslag

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
A-kassa

”Unionens a-kassa har förstört mitt liv”

Lars Lindqvist har väntat på ersättning från Unionens a-kassa i sju månader. Under tiden har han lånat pengar av bekanta, men det räcker inte längre.
”Det har blivit kämpigt att leva” säger han.
Lina Björk Publicerad 30 oktober 2024, kl 06:00
Man står lutad mot en stenmur
För att få ekonomin att gå ihop har Lars Lindqvist tagit hjälp av veteranföreningen Gula Bandet. Foto: Lars Jansson

Sedan 16 år tillbaka jobbar Lars Lindqvist som besiktningsman i Helsingborg. Han trivs bra med arbetsuppgifterna, men det är tungt. I sin roll som tekniker och energiexpert måste han springa i trappor och klättra på tak. Extra tungt är det eftersom han har lungskador efter att ha fått i sig kvartsdamm från byggarbete och oljerök under en FN-tjänst i Kuwait 1991.

Därför har han jobbat halvtid på företaget och varit sjukskriven på halvtid, vilket har fungerat bra. Tills januari i år, då Försäkringskassan beslutade att utförsäkra honom med motiveringen att han kunde utföra administrativa sysslor och skulle börja söka jobb. Dagen efter utförsäkringen anmälde sig Lars Lindqvist till Arbetsförmedlingen och Unionens a-kassa.

Här började en kamp för att få ekonomin att gå ihop som pågår än i dag. Det tog fyra månader innan Lars Lindqvists ärende hanterades av Unionens a-kassa.

– Då fick jag ett brev som talade om att jag bockat i en ruta fel, vilket ändrades. Sedan fick jag ett beslut om att jag skulle få pengar och det betalades ut, men bara en kort period. När jag hörde av mig och frågade var resten var så sa de att jag gjort fel och inte skulle få mer pengar. Unionens a-kassa har förstört mitt liv. 
 

Pratade med ett tiotal handläggare

Enligt Unionens a-kassa skulle han bett om tjänstledigt de 50 procent han inte jobbade. Den begäran kom de med flera månader efter att han skickat in sina handlingar. Under tiden kassan handlade hans ärende pratade han sammanlagt med ett tiotal handläggare. Ingen nämnde detta.

– Man kan ju tycka att de kunde ha informerat mig om det. Ingen vanlig människa kan lagarna kring försäkringsrätt. Jag frågade min arbetsgivare om jag kunde söka tjänstledigt retroaktivt, men det gick inte.

I stället fick Lars Lindqvist låna pengar av bekanta. Och söka hjälp till hyran av ”Gula Bandet”, en veteranförening som ger kamratstöd och ekonomisk hjälp till personer som gjort utlandstjänst.

Ärendet kring a-kassan har överklagats och ska tas upp av Förvaltningsrätten, men den processen tar tid. Under tiden söker Lars Lindqvist jobb på halvtid. 

– Jag har frågat om att få gå upp i tid, men min chef har ju varit med mig på besiktningar, han ser att jag inte orkar längre dagar. Samtidigt är jag 59 år. Det är inte lätt att få ett nytt jobb med mina förutsättningar, säger han.


Ekonomin tär på hälsan

Att vara ekonomiskt utsatt tär också än mer på hälsan. Sedan lång tid tillbaka har Lars Lindqvist haft posttraumatisk stress, efter tiden som utstationerad i krig. Han går och pratar med en psykolog, men de senaste månaderna har samtalen enbart handlat om pengar.

– Det är väldigt psykiskt ansträngande att konstant tänka på ekonomin för att få ihop till hyra och räkningar. Framtiden är oviss och ska det fortsätta på det här viset, är livet inte mycket värt att leva. Jag förstår att handläggarna på a-kassan också har det tufft, men om de gråter på jobbet får de ändå ut sin lön. Vi som drabbas av a-kassans haveri, vi gråter utan pengar på kontot. Så här kan det inte fortsätta. 

Det här är del två av tre i granskningen av Unionens-kassa. Läs också om hur handläggarna upplevde situationen och ledningens svar på kritiken. 

A-kassa

Så havererade Unionens a-kassa

Medlemmar som fick vänta i månader på sina pengar, handläggare som sjukskrevs för utmattning. Det blev effekten när Unionens a-kassa införde ett nytt it-system. Här är historien om a-kassans haveri.
Lina Björk, David Österberg Publicerad 29 oktober 2024, kl 06:00
Sofia Gertow och Andrea Ålund
Sofia Gertow och Andrea Ålund jobbade på Unionens a-kassa när det nya it-systemet orsakade kaos. Foto: Anders G Warne, Mats Thorén

Artikeln i korthet


Kaos efter IT-uppgradering

Unionens a-kassa införde ett nytt IT-system 2022, vilket ledde till kaos. Medlemmar fick vänta månader på sina pengar och handläggare sjukskrevs för utmattning.

Personalens varningar ignorerades

Trots varningar från personalen om systemets brister, gick ledningen vidare med lanseringen. Resultatet blev långa handläggningstider och ett system fullt av buggar.

Långa väntetider och hög stress

Handläggningstiderna fördubblades, vilket ledde till hög stress bland personalen och ökade sjukskrivningar. Problemen kvarstod långt efter lanseringen.

Sammanfattningen är gjord med stöd av AI-verktyg och är granskad av Kollegas webbredaktör.  Läs Kollegas AI-policy här.

Hösten 2022 började medlemmar ringa och mejla oss på tidningen Kollega. Vad är det som händer på Unionens a-kassa? Varför går det inte att nå sin handläggare på telefon? Varför tar det sådan tid att bli beviljad ersättning? 

Vi skrev några artiklar kring ämnet, men snart stod det klart att problemet var större än så. Och medlemmarna blev mer och desperata. Ekonomin var i botten, många var förtvivlade och nu undrade de: Var är mina pengar?!

Kollega har försökt ta reda på om vad som egentligen hände när Unionens a-kassa sjösatte ett nytt it-system under 2022. Och hur det gick till.

Bilden som framträder är personal som inte fick gehör för sina farhågor och en ledning med bristande förståelse för allvaret i situationen. Resultatet blev ”fullständigt kaos”.

 

Dags att byta it-system

Historien börjar för tio år sedan. Under flera år fick handläggarna på Unionens a-kassa höra från ledningen att deras ärendehanteringssystem var förlegat och behövde bytas. Det gamla systemet ÄGA skulle ersättas av det nya Våra Sidor. Sveriges a-kassor, som samlar landets 24 kassor och 3,9 miljoner medlemmar, skulle hjälpa till med it-utvecklingen. 

Unionens a-kassa klev fram som frivillig att agera pilot för det nya systemet. Det skulle bli starten på rekordlånga väntetider för dem som ansökt om ersättning, handläggare som fick jobba helger och kvällar för att hinna med och ett ärendehanteringssystem fullt av buggar och fel.

Andrea Ålund
Foto: Anders G Warne

– Införandet blev ett kollektivt trauma. När den nya utrullningsmiljön lanserades var den full av felmeddelanden. Ärenden som skulle flyttas från det gamla till det nya systemet krävde dessutom manuell hantering vilket tog väldigt mycket tid, säger Andrea Ålund, dåvarande huvudarbetsmiljöombud på Unionens a-kassa.

De anställda på Unionens a-kassa var inte involverade i beslutet att vara pilot för det nya systemet. Däremot fick de komma med inspel på de tester som skickades ut innan lansering.

Kritik lyftes från både anställda och de fackligt förtroendevalda.

– Vi såg att systemet inte höll vad det lovade. Det var svårt att riskbedöma något som inte var klart och när vi gång på gång påpekade att systemet inte fungerade fick vi till svar att ”det kommer att fungera i produktionsmiljö” säger Andrea Ålund.

Det gjorde det inte. I maj 2022 rullade man ut det nya it-systemet med start på Unionens a-kassa och det resulterade snabbt i långa handläggningstider. Från att ha legat på två till tre veckor för de flesta, fördubblades väntetiden på några veckor. På hösten var väntetiden uppe i mellan sex och nio veckor för de flesta. För många ännu längre. (Se bild på kurva.) 

Sofia Gertow är försäkringsspecialist på Unionens a-kassa. Vid tiden för det nya it-systemet var hon rådgivare och hade en arbetsledande roll för ett av försäkringsteamen. Hon var en av dem som skulle hitta nya rutiner, ta emot felanmälningar och se till så att övergången blev smidig.

Sofia Gertow
Foto: Anders G Warne

– Det saknades tillräcklig intern projektledning. Jag förväntades vara ett stöd för dem runtomkring mig, men det fanns ingen att fråga. Frågor skickades vidare internt men det tog lång tid innan det kom svar. Det fanns varken någon transparens eller förståelse från ledningen, säger hon. 

På Unionens a-kassa blev handläggarna en bägare för medlemmarnas frustration – de fick inga pengar, de kom inte fram på telefonen och krävde svar på varför ingenting fungerade.

– Jag såg kollegor som grät och satt vid sina skrivbord med tom blick. Andra blev frustrerade och slog näven i bordet. Samtidigt var det som att existera i två världar för i inkorgen dök det med jämna mellanrum upp mejl från Sveriges a-kassor med citat som att ”allt går över förväntan”. Men anställda som kunde sitt jobb som rinnande vatten blev hindrade av systemet och det var fullkomligt kaos, säger Andrea Ålund.


Ärenden blev liggande i månader

Funktionen för att överklaga ett beslut fungerade inte i det nya systemet, liksom återkrav, omprövningar och EU-ärenden. Ärenden fastnade i osynliga statusar, vilket gjorde att handläggarna ibland hittade ärenden som fastnat i ett dolt läge och orsakat långa väntetider. Innan sommaren i år hittades ärenden som var ett år gamla.

Eftersom informationen från det nya systemet sällan stämde var handläggarna också tvungna att jämföra den parallellt med information från gamla systemet. I stället för färre medarbetare som kunde jobba mer effektivt, blev det dubbelarbete och Unionens a-kassa växte med två sektioner för att komma i fas.

– Eftersom buggar löstes kontinuerligt fick vi börja varje dag med att läsa igenom informationskanalerna för att försäkra oss om att vi skulle hantera ett ärende på samma sätt som dagen innan, säger Andrea Ålund.

Enligt Andrea Ålund sköt sjukkostnaderna på Unionens a-kassa i höjden i maj 2022, när systemet lanserades, men det är med pandemiåret 2021 som bakgrund. När handläggningstiderna fördubblades under hösten ledde det till hög press och många anställda som inte såg något ljus i tunneln sökte sig vidare eller sjukskrevs.

– Vi släckte bränder. Medarbetare upplevde det nya systemet som ett straff och vi satt varje dag med en oändlig mängd ärenden som var oöverblickbar. Om en liten kassa hade varit pilot och fördubblat sina handläggningstider hade övriga kassor kunnat avsätta medarbetare för att hjälpa till. När vi, med vår storlek, fördubblar våra handläggningstider kan ingen rädda oss, säger Andrea Ålund.

Hon får medhåll av Sofia Gertow.

– Tanken med en stor a-kassa som pilot var att det skulle ge mycket feedback på upptäckta fel och därmed leda till snabb vidareutveckling. Men man räknade inte med mängden felanmälningar som skulle komma, säger hon.

 

Medlemmar fick vänta längst hösten 2023

Väntetiderna nådde sin topp under hösten 2023. Då hade tillsynsmyndigheten IAF startat ett ärende mot unionens a-kassa, med anledning av den långa handläggningen. Det lades ned, då kassan var tillbaka på lägre handläggningstider i slutet av året, men ett nytt ärende startade i våras med samma motivering.

Kurva på väntetiderna

Om IAF skulle anse att Unionens a-kassa har misskött sig grovt kan de kräva åtgärder och i längden kan kassan bli av med sitt statsbidrag. IAF startade också en utredning om införandet av Våra Sidor och hur det påverkade anställda och försäkringens medlemmar.

2023 fick kassans anställda jobba på kvällar och helger för att klara handläggningstiderna. Sammanlagt jobbade de anställda 14 veckors övertid i följd för att komma i kapp. I våras var det dags igen, men nu räckte fyra veckor för att få ordning på de röda siffrorna.

Även om mycket har blivit bättre sedan systemet lanserades är det fortfarande enligt Unionens dåvarande huvudarbetsmiljöombud, trögjobbat och opålitligt.

– Vi städar fortfarande efter buggar och anpassar oss till systemet som borde ha anpassat sig till oss. I över två års tid har vi i varierande omfattning jobbat övertid. Vi har än i dag inte fått en ordentlig ursäkt varken från vår ledning eller från Sveriges a-kassor. De som jobbade under införandet av det nya systemet hade nog önskat sig ansvarstagande från dem som fattade besluten, säger Andrea Ålund.

 

Systemet ska anpassas för nya regler

I somras röstades nya regler för arbetslöshetsersättning igenom. De innebär bland annat att ersättning ska beräknas på inkomst och inte utifrån hur länge du har jobbat. Tanken är att det ska bli mindre administrativt arbete för a-kassorna. Om det blir så återstår att se.

– Vi står inför det okända. Det vi vet är att Våra sidor ska anpassas för att fungera både med den gamla och nya försäkringen. Förhoppningsvis tar man lärdom av det förra utvecklingsarbetet den här gången, säger Andrea Ålund. 

Det här är del ett av tre i granskningen av Unionens a-kassa. Läs även om Lars Lindqvist som har väntat i månader på ersättning och ledningens svar på kritiken.

A-kassa

Uppsagd utan intyg kan få hjälp av ny lag

Närmare tusen medlemmar årligen får krångel med a-kassan på grund av att deras ex-arbetsgivare inte lämnar arbetsgivarintyg. Tack vare en ny lag som träder i kraft om drygt ett år, kan problemen minska, även om de kanske inte försvinner.
Johanna Rovira Publicerad 12 september 2024, kl 06:01
Cecilia Weber fick stöd från Unionen efter att ha blivit uppsagd utan arbetsgivarintyg, ett problem som drabbar många. Unionen har hanterat 547 ärenden i år, och en ny lag som förenklar intygsprocessen kan vara lösningen när den träder i kraft nästa år. Foto: Ola Rennstam/Colourbox.

Unionenmedlemmen Cecilia Weber insåg snart att hennes nya jobb inte var något drömjobb. Ingenting fungerade som det skulle och det skar sig snabbt mellan henne och arbetsgivaren. När hon blev uppsagd var det ingen större förlust, ansåg hon. 

Cecilia Weber
Cecilia Weber.

Jag fick hjälp av facket att få ut min slutlön, men jag har ännu inte fått något arbetsgivarintyg som man behöver för att få a-kassa. Jag tror inte det är någon vits att jag kontaktar arbetsgivaren igen, och jag vet faktiskt inte heller om det är värt det. 

Trots att arbetsgivarna är skyldiga att skriva arbetsgivarintyg är Cecilia Weber är långt ifrån ensam om att ha problem med att få ut intyg. Förra året fick Unionen in 829 rådgivningsärenden som handlade om arbetsgivarintyg. I år har rådgivningen fram till månadsskiftet juli-augusti hanterat 547 ärenden, så siffran kan tangera tusen före årets slut. 

Sanktioner efterlyses

Ombudsmannen Thomas Fahrenholz, som hjälpte Cecilia Weber att få ut sin slutlön, har efterlyst påtryckningsmedel att ta till mot de arbetsgivare som struntar i skyldigheten att leverera intyg. 

Vi på Unionen lägger ner mycket tid på att hjälpa medlemmar genom att jaga och truga arbetsgivare som är ointresserade av att göra rätt för sig, säger han i en artikel i Kollega

Anette Ben Naceur, försäkringsansvarig på Unionens a-kassa tror och hoppas att problemen med arbetsgivarintyg kommer att minska i och med att den nya lagen om en inkomstbaserad arbetslöshetsförsäkring träder i kraft i oktober nästa år. 

Vi kommer fortfarande att behöva vissa uppgifter från arbetsgivaren, men det blir inte samma komplicerad intyg som i dag. Det borde göra det enklare för arbetsgivaren att fylla i intygen, säger Anette Ben Naceur. 

Inga böter i nya lagen

I den nya lagen finns bestämmelser som innebär att arbetsgivaren är skyldig att lämna uppgifter till a-kassan, men det finns inget skrivet om straffansvar för arbetsgivare som ignorerar den skyldigheten. Tidigare förslag på böter finns inte med i det nya regelverket.  

Man bedömer att rädslan för böter skulle kunna innebära en risk att arbetsgivarna lämnar mer uppgifter än vi faktiskt behöver, säger Anette Ben Naceur, som delar de farhågorna. 

Dessutom är det oklart vem hos arbetsgivaren som skulle drabbas av böter. 

Anette Ben Naceur påpekar att det finns en möjlighet för lagstiftarna att införa straffansvar i efterhand, om det visar sig att arbetsgivare fortsätter strunta i att lämna arbetsgivarintyg. 

Dörren för böter är väl inte helt stängd, säger hon. 

Inte kört utan intyg

Cecilia Weber tycker att den nya lagen om inkomstbaserad a-kassa låter som en god idé, åtminstone på pappret. Hennes chans att få ut a-kassa, trots arbetsgivarens ovilja att ge henne intyget, är inte helt körd, enligt Anette Ben Naceur. 

Även om medlemmen ger upp gentemot arbetsgivaren, ska hon inte ge upp gentemot a-kassan. Det finns möjlighet att bedöma ersättningsrätten på annat underlag, som exempelvis anställningsavtal och lönespecifikationer. Det går att få ersättning fastän arbetsgivaren trilskas, även om det tar längre tid. säger Anette Ben Naceur. 

Den nya lagen i korthet: 

  • A-kassan ska baseras på inkomst i stället för arbetad tid och inkomst. 
  • Taket på ersättningen kommer att fastställas i en förordning som ännu inte är klar 
  • Nedtrappningen av ersättningen sker snabbare
  • Fler kommer att kunna få ersättning, hur mycket påverkas av medlemstiden i a-kassan.