Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Tidsbrist bromskloss vid rekrytering

​​​​​​​Annonser, urval, intervjuer och referenser. En rekrytering är tidskrävande. Men det finns knep att ta till för att få tiden att räcka till.
David Österberg Publicerad
Timglas med person i botten.
En anställning måste få ta tid - en felrekrytering blir ännu dyrare, menar experten. Illustration: Bo Lundberg

Som chef är det vanligt att känna att tiden inte räcker till vid nyanställningar. När rekryteringsplattformen Workspace Recruit bad chefer lista de största utmaningarna vid rekrytering dominerade tidsbrist. 26 procent svarade att det var svårt att få tiden att räcka till för intervjuer. 21 procent angav tidsbrist när det var dags att svara på frågor från kandidater och följa upp ansökningar.

Linus Zackrisson

Linus Zackrisson, rekryteringskonsult på Diversity search, är en av Sveriges främsta experter på rekryteringsfrågor och känner igen problemet.

– Förklaringen finns i den allmänna samhällsutvecklingen: Företagen är alltmer slimmade, administrativa tjänster har försvunnit och fler och fler arbetsuppgifter läggs på cheferna, säger han.

Fundera över vilken kompetens ni behöver

Linus Zackrissons råd är att börja med att fråga sig vilken kompetens man verkligen behöver.

– Först ska man fundera över befattningsbeskrivningen, sedan gör man en kravspecifikation. Det är tyvärr inte ovanligt att man gör tvärtom. Om man vet vad man verkligen vill ha blir den fortsatta processen mycket enklare. Först då vet man vilka frågor man ska ställa och var man ska leta. Gör man grunden rätt blir hela processen lättare.

När man vet vad företaget behöver är planering A och O, menar han. Tänk igenom var ni ska annonsera, när sista ansökningsdagen ska vara, vilka dagar ni ska intervjua och vem som ska vara med på intervjuerna så att de kan blocka i sina kalendrar. Fundera över hur den fortsatta processen ska gå till och när ni eventuellt ska kalla kandidater på uppföljande intervjuer och vem de i så fall ska träffa då.

Dyrt att rekrytera fel

Om tiden absolut inte finns tycker Linus Zackrisson att man ska anlita ett rekryteringsföretag.

Finns det en risk att man lägger för mycket tid på en rekrytering?

– Det finns förstås en risk att man överarbetar, men problemet är snarare att man gör processen för fort och fel. En rekrytering kostar tid och pengar, men en felrekrytering kostar ännu mer.

 

Enkät: Hur får du tiden att räcka när du anställer?

Christian Demén, affärsområdeschef på Dekra Automotive.

Christian Demén.

– För mig handlar det om att få till en bra planering från början till slut. Vi har en välfungerande HR-avdelning som hjälper till med planering och annonsering. Tillsammans anpassar vi rekryteringsprocessen och hanteringen efter behovet.

– Vi använder ibland även externa rekryteringsföretag. Det är väldigt positivt och tidsbesparande. De första intervjuerna har jag dessutom börjat boka in via Teams, i nästa steg bokar jag in fysiska möten med de kandidater som fortfarande är aktuella.

Erika Dahlin, drifts- och underhållschef på Statkraft Sverige.

Erika Dahlin.

– Rekryteringar är tidskrävande eftersom det är viktigt att få rätt person på rätt plats. Det är inga beslut som ska tas förhastat utan ska vara väl genomtänkta och förankrade.

– Jag upplever att jag har mycket bra stöd från vår HR-avdelning, den agerar direkt när man har behovet och bidrar till att man får en bra och så smidig process som möjligt längs vägen. Bland annat med prioriteringsstöttning och att direkt sätta av tider i kalendern.

Olof Sjöbergh, utvecklingschef på Booli.

Olof Sjöbergh.

– Även om rekrytering är viktigt så kan man inte lägga lika mycket tid på alla kandidater, så jag prioriterar utifrån ansökan. Vissa känns direkt så lovande att jag bokar in en intervju, andra kan ha frågetecken som går att reda ut via mejl. För både min egen och kandidaternas skull försöker jag fatta ett beslut så fort som möjligt, så man inte ödslar någons tid på onödiga samtal.

Chefernas största utmaningar vid rekrytering, procent

Få tiden att räcka till intervjuer – 26 % 

Få tiden att räcka till att svara på frågor/följa upp ansökningar – 21 %

Få ut annonsen i rätt kanaler – 19 %

Få tiden att räcka till att starta en rekrytering – 13 %

Få pengarna att räcka till att anlita en rekryteringsbyrå – 8 %

Att skriva en rekryteringsannons – 8 %

Få pengarna att räcka till annonsering – 5 %

Källa: Rekryteringsrapporten 2022, Workspace Recruit

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Ledarskap

Petra Brylander: Hot, medalj och makt bakom ridån

Petra Brylander har upplevt drama både på jobbet och i privatlivet. Tagit emot medalj av kungen och hot från allmänheten. Möt skådespelaren som blev den första kvinnliga teaterchefen i både Malmö och Uppsala.
Publicerad 9 december 2025, kl 06:01
Symbolisk bild av teatermiljö: teaterchef Petra Brylander  i mönstrad klänning och randig kavaj står vid en spiraltrappa bredvid en grön ridå med skylten 'Föreställning pågår – ej passage', vilket illustrerar arbetet bakom kulisserna
Det händer fortfarande att Petra Brylander ställer sig på scen i en pjäs, men i huvudsak verkar hon utan att synas. Foto: Nicke Messo.

Artikeln i korthet:

• Banbrytande ledare: Petra Brylander blev den första kvinnliga teaterchefen i både Malmö och Uppsala, efter en karriär som skådespelare och ett gediget ledarskapsprogram.

• Drivkraft och värderingar: Hon växte upp i Tornedalen, präglad av jantelag och klassperspektiv, vilket format hennes engagemang för jämlikhet och berättelser om den lilla människan.

• Utmaningar och framgångar: Brylander har hanterat konflikter, hot och mediestormar kring konstnärlig frihet, men också belönats med medalj av kungen för sina insatser som teaterchef.

Den här sammanfattningen är gjord med hjälp av AI-verktyg och har granskats av Kollegas webbredaktör. Kollegas AI-policy hittar du här.

Scenen är ett chefsrum med högt i tak i Hippodromen, en historisk byggnad från 1899 i centrala Malmö som varit både cirkus, teater och frikyrka. Sedan 2008 hyser den Malmö stadsteater.

I huvudrollen: Petra Brylander, skådespelare och teaterchef.

Hon sätter sig till rätta vid sitt stora mötesbord. Föreställningen kan börja.

– Jag är från Norrbotten och växte upp i Gällivare och Luleå. Mina föräldrar var från Tornedalen och pratade tornedalsfinska, så jag tillhör en av Sveriges nationella minoriteter. Jag var ett väldigt kreativt barn och hade mycket energi. Spelade i orkester, dansade, idrottade och läste mycket böcker.

När hon var tolv ställde hon sig på en teaterscen för första gången. Det var i en amatörteateruppsättning om gruvstrejken i Malmberget 1936.

– I teatern förenades allt det jag hade inom mig. Rörelse, musik, litteratur och lusten att gestalta. Jag blev totalt förälskad.

Två år tidigare hade hennes pappa gått bort.

– Det gjorde att jag blev vuxen tidigt. Mamma blev ensam med oss tre barn och jag var äldst. Jag fick hjälpa henne mycket, min minsta bror var bara ett halvår. När jag senare började på Teaterhögskolan sa en lärare: ”du är bara 21 år, men du har en gammal persons själ”.

Mamma sa: teater är inte för oss här uppifrån

Petra Brylanders mamma var skeptisk till skådespeleriet. Mamman var barnmorska och sjuksköterska.

– Mamma sa att ”teater är inte för oss här uppifrån, det är för dem som bor i södra Sverige”. Hon var rädd att jag skulle misslyckas och bli ledsen. Jag växte upp med en ganska stark jantelag, att inte tro att jag är något, att inte sticka ut. Men det peppade mig bara. Jag kände att det är klart att jag ska få vara med. Jag kan ju bidra med något, jag har ett annat perspektiv.

Hon slukade litteratur och dramatik och hennes samhällsengagemang växte sig allt starkare.

– Jag drivs av ett klassperspektiv – att alla är lika mycket värda och alla ska ha en möjlighet. Att det finns historier som inte är berättade om hur den lilla människan har det.

Petra Brylander utbildade sig till skådespelare på Teaterhögskolan i Malmö 1992–1995. Därefter jobbade hon på Norrbottensteatern, Helsingborgs stadsteater och Malmö stadsteater.

32 år gammal blev hon uppmanad av den dåvarande chefen att söka chefsjobbet på Norrbottensteatern.

– Jag hade ingen chefsutbildning, men var från länet och hade ett stort engagemang. Tack och lov fick jag inte jobbet, jag var inte alls redo.

Petra Brylander, Vd och koncernchef Malmö stadsteater, sitter vid en bärbar dator med en mobiltelefon i handen.
Petra Brylander jämför teatern med ett fotbollslag på elitnivå.
– Vi måste ha de bästa förutsättningarna för att kunna prestera på topp. Teater är ett kollektivt arbete. Visst kan man ha solospelare, men hela laget måste fungera, säger hon.
Foto: Nicke Messo.

Men erfarenheten gav mersmak. När Teaterförbundet och Svensk Scenkonst tillsammans anordnade ett ledarskapsprogram för kvinnor var Petra Brylander en av de tolv som antogs.

– Vi fick en gedigen utbildning och fick lära oss allt om att vara vd och hur offentlig förvaltning fungerar.

År 2007 blev hon chef för Malmö stadsteater tillsammans med Jesper Larsson, operaproducent vid Det Kongelige Teater i Köpenhamn. De delade på chefsskapet.

– Vi kompletterade varandra och blev en stark ledarduo. Vi hade lika lön på kronan, delade kontor och i vårt avtal stod det att man inte kunde sparka den ena och behålla den andra.

Petra Brylander blev historisk, som den första kvinnliga chef teatern haft sedan starten 1944.

År 2016 blev hon uppringd av en rekryterare som undrade om hon var intresserad av chefsjobbet på Uppsala stadsteater.

– Jag var tveksam först eftersom jag trivdes bra i Malmö. Men han tyckte att jag skulle ”pröva mina vingar och testa något där jag inte är trygg och förankrad”.

Den repliken fick avsedd effekt. Petra Brylander sade ja och blev Uppsala stadsteaters första kvinnliga chef sedan starten 1951.

– Uppsala var annorlunda på flera sätt. En mindre stad än Malmö, men med en större teater med mer personal. Det var utvecklande år och vi startade bland annat sommarteater i ett cirkustält i Gottsunda.

Jag försöker lyssna mer än prata och är inte rädd för att be om ursäkt

År 2024 fick hon frågan om hon var intresserad av att återvända till Malmö stadsteater. Hon lämnade Uppsala ett år innan hennes förordnande gick ut. Uppsala skulle dock komma att höra av sig igen – men på ett chockartat sätt. Mer om det senare.

Men vad pågår egentligen bakom kulisserna på en teater? Hur är det att leda egocentriska skådespelare?

– Det har säkert funnits stora skådespelaregon som fått styra och ställa. Men så är det inte längre. Unga moderna människor förstår ingenting av det där.

Hon jämför teatern med ett fotbollslag på elitnivå.

– Vi måste ha de bästa förutsättningarna för att kunna prestera på topp. Teater är ett kollektivt arbete. Visst kan man ha solospelare, men hela laget måste fungera.

Apropå ömma tår och konflikter:

– Jag tror att det handlar mer om frustration än konflikter och att den beror på att ambitionerna är höga och att vi går mot premiär. Vi ska leverera på ett utsatt klockslag. Då måste man förstå att behovet av rätt förberedelser är avgörande för att kunna prestera. ”Jag behöver det här, annars kan jag inte repetera den här scenen.” Ett sådant behov handlar inte om ego, utan om viljan att göra ett bra jobb.

Petra Brylanders mål är att vara en sådan chef som hon själv skulle vilja ha.

– Min dörr är alltid öppen och mina medarbetare kan berätta om något inte funkar. Jag försöker lyssna mer än prata och är inte rädd för att be om ursäkt. Jag är den som lämnar skeppet sist och finns här i både sol och regn.

Just de egenskaperna kan behövas när det har blåst upp till storm. I Uppsala fick hon och teatern ta emot hot och bajspåsar efter att det blivit känt att en av skådespelarna som spelade i Stig Dagermans Tysk höst var kommunist och hade hållit ett tal på en svensk-rysk förening.

– Folk blandade samman det privata med det professionella. Han som individ får ha vilka åsikter han vill. Det hade ju ingenting med produktionen han medverkade i att göra. Vi spelade Stig Dagermans text.

Ett annat exempel är när en Sverigedemokrat i Malmö ville stoppa pjäsen Jag är Ahed för att han hävdade att den kunde spä på antisemitismen i staden. Petra Brylander menade att den inte är antisemitisk utan ger ett barns perspektiv på en konflikt.

– Det gjorde mig såklart upprörd att han ville stoppa pjäsen. Konstnärlig frihet och armlängds avstånd betyder något, det är inte bara ord. Vi får inte bli rädda för att spela vad vi vill på våra scener.

Petra Brylander, sitter på en stol på en liten teaterscen.
Petra Brylander har nytta av skådespelandet i rollen som ledare.
– Jag har en bra röst och kan prata inför folksamlingar. Jag kan lägga upp en fungerande dramaturgi för personal- och styrelsemöten, säger hon.
Foto: Nicke Messo.

En tredje tuff period inträffade när det i början av 2025, många månader efter att Petra Brylander hade slutat vid Uppsala stadsteater, upptäcktes ett underskott i bokföringen som sades vara 37 miljoner.

– Det var fruktansvärt att bli uthängd utan förvarning. Det var nio månader sedan jag lämnade och jag hade ingen möjlighet att försvara mig. Men nu har revisorerna konstaterat att det som hände, det hände efter att jag hade slutat.

En desto trevligare överraskning väntade när hon en dag förra året öppnade ett brev från Kungliga Hovstaterna. Hon skulle tilldelas en medalj av kungen. För förtjänstfulla insatser som teaterchef.

Hon har nytta av skådespelandet i rollen som ledare.

– Jag har en bra röst och kan prata inför folksamlingar. Jag kan lägga upp en fungerande dramaturgi för personal- och styrelsemöten.

Trots det var chefsrollen svår i början.

– Jag var inte van vid att framträda som mig själv. Jag har alltid haft en roll och blev nervös när jag bara skulle vara Petra. Jag har fått öva på att våga vara den jag är.

Så reser hon sig upp. Nästa möte för dagen väntar.

The show must go on.

Petra Brylander har ett teaterhus att sköta.

Text: Nicklas Nordström

PETRA BRYLANDER

GÖR: Vd och koncernchef Malmö stadsteater.

ÅLDER: 54.

FAMILJ: Man och två barn, en son på 26 och en dotter på 22.

BOR: Bostadsrätt i Malmö.

LÄSER: Ja. Mycket pjäser.

MERITER: Första kvinnliga teaterchefen för Malmö stadsteater. Första kvinnliga chefen för Uppsala stadsteater. Har fått medalj av både kungen och Uppsala kommun.