Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Tidsbrist bromskloss vid rekrytering

​​​​​​​Annonser, urval, intervjuer och referenser. En rekrytering är tidskrävande. Men det finns knep att ta till för att få tiden att räcka till.
David Österberg Publicerad 20 december 2022, kl 13:59
Timglas med person i botten.
En anställning måste få ta tid - en felrekrytering blir ännu dyrare, menar experten. Illustration: Bo Lundberg

Som chef är det vanligt att känna att tiden inte räcker till vid nyanställningar. När rekryteringsplattformen Workspace Recruit bad chefer lista de största utmaningarna vid rekrytering dominerade tidsbrist. 26 procent svarade att det var svårt att få tiden att räcka till för intervjuer. 21 procent angav tidsbrist när det var dags att svara på frågor från kandidater och följa upp ansökningar.

Linus Zackrisson

Linus Zackrisson, rekryteringskonsult på Diversity search, är en av Sveriges främsta experter på rekryteringsfrågor och känner igen problemet.

– Förklaringen finns i den allmänna samhällsutvecklingen: Företagen är alltmer slimmade, administrativa tjänster har försvunnit och fler och fler arbetsuppgifter läggs på cheferna, säger han.

Fundera över vilken kompetens ni behöver

Linus Zackrissons råd är att börja med att fråga sig vilken kompetens man verkligen behöver.

– Först ska man fundera över befattningsbeskrivningen, sedan gör man en kravspecifikation. Det är tyvärr inte ovanligt att man gör tvärtom. Om man vet vad man verkligen vill ha blir den fortsatta processen mycket enklare. Först då vet man vilka frågor man ska ställa och var man ska leta. Gör man grunden rätt blir hela processen lättare.

När man vet vad företaget behöver är planering A och O, menar han. Tänk igenom var ni ska annonsera, när sista ansökningsdagen ska vara, vilka dagar ni ska intervjua och vem som ska vara med på intervjuerna så att de kan blocka i sina kalendrar. Fundera över hur den fortsatta processen ska gå till och när ni eventuellt ska kalla kandidater på uppföljande intervjuer och vem de i så fall ska träffa då.

Dyrt att rekrytera fel

Om tiden absolut inte finns tycker Linus Zackrisson att man ska anlita ett rekryteringsföretag.

Finns det en risk att man lägger för mycket tid på en rekrytering?

– Det finns förstås en risk att man överarbetar, men problemet är snarare att man gör processen för fort och fel. En rekrytering kostar tid och pengar, men en felrekrytering kostar ännu mer.

 

Enkät: Hur får du tiden att räcka när du anställer?

Christian Demén, affärsområdeschef på Dekra Automotive.

Christian Demén.

– För mig handlar det om att få till en bra planering från början till slut. Vi har en välfungerande HR-avdelning som hjälper till med planering och annonsering. Tillsammans anpassar vi rekryteringsprocessen och hanteringen efter behovet.

– Vi använder ibland även externa rekryteringsföretag. Det är väldigt positivt och tidsbesparande. De första intervjuerna har jag dessutom börjat boka in via Teams, i nästa steg bokar jag in fysiska möten med de kandidater som fortfarande är aktuella.

Erika Dahlin, drifts- och underhållschef på Statkraft Sverige.

Erika Dahlin.

– Rekryteringar är tidskrävande eftersom det är viktigt att få rätt person på rätt plats. Det är inga beslut som ska tas förhastat utan ska vara väl genomtänkta och förankrade.

– Jag upplever att jag har mycket bra stöd från vår HR-avdelning, den agerar direkt när man har behovet och bidrar till att man får en bra och så smidig process som möjligt längs vägen. Bland annat med prioriteringsstöttning och att direkt sätta av tider i kalendern.

Olof Sjöbergh, utvecklingschef på Booli.

Olof Sjöbergh.

– Även om rekrytering är viktigt så kan man inte lägga lika mycket tid på alla kandidater, så jag prioriterar utifrån ansökan. Vissa känns direkt så lovande att jag bokar in en intervju, andra kan ha frågetecken som går att reda ut via mejl. För både min egen och kandidaternas skull försöker jag fatta ett beslut så fort som möjligt, så man inte ödslar någons tid på onödiga samtal.

Chefernas största utmaningar vid rekrytering, procent

Få tiden att räcka till intervjuer – 26 % 

Få tiden att räcka till att svara på frågor/följa upp ansökningar – 21 %

Få ut annonsen i rätt kanaler – 19 %

Få tiden att räcka till att starta en rekrytering – 13 %

Få pengarna att räcka till att anlita en rekryteringsbyrå – 8 %

Att skriva en rekryteringsannons – 8 %

Få pengarna att räcka till annonsering – 5 %

Källa: Rekryteringsrapporten 2022, Workspace Recruit

Ledarskap

Fråga Mentorn: Hur återskapa teamets framtidstro?

Hur går man vidare efter en uppslitande omorganisation som skapat misstro och konflikter i gruppen. Chef & Karriärs mentor Charlotta Wikström har svaren.
Ola Rennstam Publicerad 16 februari 2024, kl 06:01
Chef står vid ett mötesbord där fyra medarbetare sitter.
Organisationen är i hamn. Nu ska ett nytt sätt att arbeta - med tuffare mål - implementeras. Hur ska chefen handskas med missnöjet efter alla uppsägningar och få teamet att känna framtidstro igen? Illustration: Dennis Eriksson

FRÅGA MENTORERNA

Chef & Karriär är Kollegas systertidning och vänder sig till dig som är chef och medlem i Unionen.

Har du en fråga om ledarskap till någon av våra mentorer i Chef & Karriär. Mejla [email protected]

FRÅGA: Företaget jag jobbar på har genomgått en omfattande omorganisation det senaste året. Avdelningar har slagits ihop och bemanningen har minskats med en tredjedel. Min avdelning har drabbats hårt och det har varit en uppslitande process både för de som tvingats sluta och för dem som blivit av med arbetsuppgifter och ansvar. Det har lett till sjukskrivningar och en hel del konflikter.

Nu är vi i hamn med omorganisationen, men såren finns kvar. Som chef ska jag implementera ett helt nytt sätt att arbeta – och nya tuffare mål - samtidigt som vi är färre och förtroendet för ledningen är svagt. Hur ska jag göra för att få med mig gruppen, hur ska jag prata kring det som varit och hur ska jag få alla att känna framtidstro igen?

SVAR: Välkommen till en tuff situation som många ledare i dagens snabbrörliga och konkurrensutsatta värld känner igen. Rätt genomförd kan din utmaning omvandlas till en möjlighet och starten på något nytt. Men det gäller för dig att ha tålamod och att arbeta strukturerat och nära din personal med tydliga mål så att de återfår förtroendet och den egna motivationen.  Så här kan man tänka:
 

NULÄGE. Samla ditt team och förklara syftet med neddragningen. Backa bandet och sätt beslutet i ett större perspektiv med ökad konkurrens och behov av högre effektivitet. Du måste vara ärlig och transparent med skälen bakom besluten. Visa på styrkor och svagheter i den gamla strukturen. 
Kom ihåg din arbetsgivarroll och stå bakom förslaget till nytt arbetssätt och var lojal, men samtidigt visa att även du tycker det är en jobbig situation.  Understryk att du förväntar dig att alla ställer upp och bidrar.
I den här fasen ställs ditt ledarskap verkligen på prov och du måste vara tydlig och agera kraftfullt och inte tillåta gnäll, samtidigt som du är empatisk och inlyssnande. Se till att det finns gott om tid för diskussioner och frågor och att alla kommer till tals. Även de som brukar vara tysta. Kan du inte besvara frågorna - be att få återkomma vid nästa tillfälle.

FRAMTID. Nästa fas innebär att identifiera din organisation med nya roller, ansvar och mål. Här förutsätter jag att du har någon idé om hur den ska se ut. Om inte - gör ett grovt förslag som du sen presenterar för teamet och be om input. Låt det gå lite tid emellan mötena. Lyssna in stämningar i korridoren och motverka gnäll genom att uppmana alla att vara konstruktiva. Förändringen kan medföra utvecklingsmöjligheter för dina medarbetare, fokusera lite extra på dem som är positiva eller i alla fall minst negativa. 
Ge varje medarbetare i uppgift att gå igenom sin nya roll och sina nya arbetsuppgifter. Be dem dokumentera de största utmaningarna och förslag på hur de kan lösas. Ställ alltså lite krav här. 

IMPLEMENTERING. Ha enskilda täta möten med var och en för att gå igenom den nya situationen och deras nya roller. Fokusera på deras prioriteringar och dina förväntningar.
Säkerställ att ni är överens om att tillsammans göra det bästa av situationen. Detta är en tidskrävande fas men helt nödvändig för att ni ska lägga en ny gemensam grund. Ingenting kan vara viktigare nu än att få med alla på tåget - så se till att du är tillgänglig.

SAMMANFATTNINGSVIS: Detta en gigantisk kommunikationsinsats och du kan aldrig kommunicera för mycket. Berätta om allt, stort som smått och ta tid att prata med medarbetarna. Motverka gnäll och uppmuntra framåtblick.

CHARLOTTA WIKSTRÖM

GÖR: Senior Advisor på Stardust Consulting.

ÅLDER: 65.

KARRIÄR: Civilekonom DIHR, 15 år inom SAS-koncernen. Har jobbat på Telia, Com Hem och Stockholmsbörsen, samt som HR-direktör på Eniro