Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Tidsbrist bromskloss vid rekrytering

​​​​​​​Annonser, urval, intervjuer och referenser. En rekrytering är tidskrävande. Men det finns knep att ta till för att få tiden att räcka till.
David Österberg Publicerad
Timglas med person i botten.
En anställning måste få ta tid - en felrekrytering blir ännu dyrare, menar experten. Illustration: Bo Lundberg

Som chef är det vanligt att känna att tiden inte räcker till vid nyanställningar. När rekryteringsplattformen Workspace Recruit bad chefer lista de största utmaningarna vid rekrytering dominerade tidsbrist. 26 procent svarade att det var svårt att få tiden att räcka till för intervjuer. 21 procent angav tidsbrist när det var dags att svara på frågor från kandidater och följa upp ansökningar.

Linus Zackrisson

Linus Zackrisson, rekryteringskonsult på Diversity search, är en av Sveriges främsta experter på rekryteringsfrågor och känner igen problemet.

– Förklaringen finns i den allmänna samhällsutvecklingen: Företagen är alltmer slimmade, administrativa tjänster har försvunnit och fler och fler arbetsuppgifter läggs på cheferna, säger han.

Fundera över vilken kompetens ni behöver

Linus Zackrissons råd är att börja med att fråga sig vilken kompetens man verkligen behöver.

– Först ska man fundera över befattningsbeskrivningen, sedan gör man en kravspecifikation. Det är tyvärr inte ovanligt att man gör tvärtom. Om man vet vad man verkligen vill ha blir den fortsatta processen mycket enklare. Först då vet man vilka frågor man ska ställa och var man ska leta. Gör man grunden rätt blir hela processen lättare.

När man vet vad företaget behöver är planering A och O, menar han. Tänk igenom var ni ska annonsera, när sista ansökningsdagen ska vara, vilka dagar ni ska intervjua och vem som ska vara med på intervjuerna så att de kan blocka i sina kalendrar. Fundera över hur den fortsatta processen ska gå till och när ni eventuellt ska kalla kandidater på uppföljande intervjuer och vem de i så fall ska träffa då.

Dyrt att rekrytera fel

Om tiden absolut inte finns tycker Linus Zackrisson att man ska anlita ett rekryteringsföretag.

Finns det en risk att man lägger för mycket tid på en rekrytering?

– Det finns förstås en risk att man överarbetar, men problemet är snarare att man gör processen för fort och fel. En rekrytering kostar tid och pengar, men en felrekrytering kostar ännu mer.

 

Enkät: Hur får du tiden att räcka när du anställer?

Christian Demén, affärsområdeschef på Dekra Automotive.

Christian Demén.

– För mig handlar det om att få till en bra planering från början till slut. Vi har en välfungerande HR-avdelning som hjälper till med planering och annonsering. Tillsammans anpassar vi rekryteringsprocessen och hanteringen efter behovet.

– Vi använder ibland även externa rekryteringsföretag. Det är väldigt positivt och tidsbesparande. De första intervjuerna har jag dessutom börjat boka in via Teams, i nästa steg bokar jag in fysiska möten med de kandidater som fortfarande är aktuella.

Erika Dahlin, drifts- och underhållschef på Statkraft Sverige.

Erika Dahlin.

– Rekryteringar är tidskrävande eftersom det är viktigt att få rätt person på rätt plats. Det är inga beslut som ska tas förhastat utan ska vara väl genomtänkta och förankrade.

– Jag upplever att jag har mycket bra stöd från vår HR-avdelning, den agerar direkt när man har behovet och bidrar till att man får en bra och så smidig process som möjligt längs vägen. Bland annat med prioriteringsstöttning och att direkt sätta av tider i kalendern.

Olof Sjöbergh, utvecklingschef på Booli.

Olof Sjöbergh.

– Även om rekrytering är viktigt så kan man inte lägga lika mycket tid på alla kandidater, så jag prioriterar utifrån ansökan. Vissa känns direkt så lovande att jag bokar in en intervju, andra kan ha frågetecken som går att reda ut via mejl. För både min egen och kandidaternas skull försöker jag fatta ett beslut så fort som möjligt, så man inte ödslar någons tid på onödiga samtal.

Chefernas största utmaningar vid rekrytering, procent

Få tiden att räcka till intervjuer – 26 % 

Få tiden att räcka till att svara på frågor/följa upp ansökningar – 21 %

Få ut annonsen i rätt kanaler – 19 %

Få tiden att räcka till att starta en rekrytering – 13 %

Få pengarna att räcka till att anlita en rekryteringsbyrå – 8 %

Att skriva en rekryteringsannons – 8 %

Få pengarna att räcka till annonsering – 5 %

Källa: Rekryteringsrapporten 2022, Workspace Recruit

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Ledarskap

Så visar du empati med handling

Genom empati kan du hjälpa dig själv som chef och dina medarbetare att må bra. Och dessutom bidra till lönsamhet och innovation. Ett så kallat compassionfokuserat ledarskap bygger på medkänsla.
Gertrud Dahlberg Publicerad 8 april 2026, kl 06:01
Medkänslans magiska makt. Modernt ledarskap handlar allt mindre om självförverkligande och mer om att ha medkänsla, menar psykologerna Alexandra Thomas och Gabriela Jones. Illustration: Li Rosén

Vill du kunna leverera på topp och må bra? Lyfta både medarbetare och resultat? Ja, då finns det en kort och kärnfull fråga som du ständigt bör ställa dig: Hur kan jag som ledare bäst vara till hjälp? Den frågan är själva grundbulten i ett så kallat compassionfokuserat ledarskap, vars syfte är att sätta människan i centrum och främja en stöttande arbetskultur. Något som blir alltmer nödvändigt i vår svajiga samtid.

– Vi lever i en omvälvande, otrygg och polariserad tid för såväl människor som organisationer. Dessa påfrestningar triggar inte sällan individualism och konkurrens. För att kunna möta dagens komplexitet och oförutsägbarhet behövs en motvikt, där vi återknyter till varandra och aktiverar vår compassion, säger Alexandra Thomas, som är psykolog, specialist i organisationspsykologi.

Tillsammans med kollegan Gabriela Jones har Alexandra Thomas skrivit boken Compassionfokuserat ledarskap – en guide till den humana arbetsplatsen, som nyligen vunnit priset Årets HR-bok.

Där framhåller författarna att dagens ledare i högre grad än tidigare måste kunna ta till vara medarbetarnas kollektiva intelligens och innovationsförmåga för att skapa förutsättningar till ett meningsfullt och hållbart arbetsliv.

EMPATI I HANDLING

Compassion är en medfödd mänsklig förmåga som kan översättas med medkänsla. Men till skillnad från det svenska ordet innefattar begreppet inte en renodlad känsla. Compassion är ett aktivt val som leder till ett agerande – empati i handling. I dag är compassion ett etablerat och internationellt forskningsbegrepp.

Tidigare har många chefer strävat mot självförverkligande, ensamt presterande och att nå sin fulla potential. Men nu börjar ledarskapet vridas mot samarbete, tillit, trygghet och engagemang, skriver de i boken.

– Att leda med compassion är ett sätt att förverkliga sådana värden. Det innebär att du som ledare kan uppmärksamma och acceptera att dina medarbetare och du själv ibland har det kämpigt eller inte mår bra. Och att du då har en vilja att försöka förstå och att agera hjälpsamt, förklarar Alexandra Thomas.

Hon framhåller att forskning visar att samhörighet och vilja att arbeta tillsammans dessutom främjar lönsamhet. Till skillnad från otrygghet och härskarteknik, som skapar stress och leder till sämre resultat.

Chefer måste agera – inte bara känna empati

Men att leda med compassion ska inte viftas bort som något fluffigt och flummigt. Medkänslan är inte att förväxla med mesighet. Den bygger på aktiva handlingar, medvetna intentioner och kallas också ”empati i handling”. Syftet är bland annat att skapa resultat, välmående och konkurrensfördelar. Inte att vara snäll och omtyckt.

– Ett medkännande ledarskap är ofta ett krävande förhållningssätt. Det kan exempelvis vara att våga ge tuff men respektfull feedback till en medarbetare som inte levererat enligt förväntan.

– En compassionfokuserad ledare är aktivt modig och duckar inte. Men handlingen utgår i grunden från medkänsla och empati. En medarbetare som underlevererat kanske riskerar att få sparken om du inte ingriper i tid. Då är det snällaste du kan göra att vara rak och tydlig, menar Alexandra Thomas.

FEM FINA FÖRDELAR

1 Minskad stress och ökad resiliens, uthållighet.

Compassion stärker förmågan att möta motgångar med större lugn.

2 Ökad känsla av meningsfullhet och produktivitet.

Stärkt förmåga att vara produktiv även i utmanande situationer.

3 Bättre relationer. Compassion främjar sociala och hjälpsamma beteenden, vilket leder till bättre samarbete.

4 Stärkt psykologisk trygghet. Compassion skapar en kultur av trygghet och tillhörighet. Det leder till bättre prestationer och kreativitet.

5 Ökad stabilitet. Compassion i ledarskapet minskar sjukfrånvaro och personalomsättning, vilket stärker organisationens långsiktiga stabilitet. 

I det dagliga arbetet visar sig compassion genom små stöttande gester. Främst genom att försöka förstå och inse att vi alla är mänskliga och ofullkomliga. Det innebär att kunna möta medarbetare genom att lyssna öppet och nyfiket och ställa frågan om hur du bäst kan vara till hjälp. Lika viktigt är att du visar dig själv samma vänliga omsorg, självmedkänsla.

– Den gör också att du känner mer samhörighet med andra som har det svårt. Något som är centralt för ett compassionfokuserat ledarskap.

Självmedkänsla hjälper även dig som ledare att bli mindre självkritisk och bättre på att förstå dina egna tankar och känslor, menar Alexandra Thomas.

En annan bärande idé är förmågan till självreglering. Det innebär att kunna förhålla sig till känslor i stället för att reagera impulsivt utan att reflektera. Men det betyder inte att du ska trycka undan eller kontrollera det du känner så att du exempelvis aldrig visar att du blir arg eller ledsen.

Självreglering - tänk så här

I en vardaglig situation kan självreglering se ut så här, beskriver Alexandra Thomas:

Under ett möte blir du kritiserad för ett misstag du gjort. Blodet kokar och du vill omedelbart försvara dig. Men i stället för att gå till aggressivt motangrepp tar du några djupa andetag. Kanske går du undan ett litet tag för att lugna ner dig. Du frågar dig själv: Varför känner jag mig så triggad? Måste jag verkligen bita ifrån eller finns det något annat sätt?

Kanske kommer du fram till att det bästa är att i lugn ton fortsätta diskussionen och tillstå att du gjort fel. Kanske behöver du berätta hur du resonerat, så att ni alla kan lära er av ditt misstag.

Men är inte det här att vika ned sig och bli trampad på? Nej, menar hon, det mest hjälpsamma är att skapa en tillåtande dialog.

– Om du inte hade självreglerat dig och i stället blivit arg kanske dina medarbetare tystnat, känt sig otrygga och rädda. Känslor som inte bidrar till kreativitet eller resultat.

Släpp prestigen och reflektera 

Självreglering och att ha koll på sina känslor är en av de viktigaste delarna i ett compassionfokuserat ledarskap.

– När ledare och medarbetare vågar visa sig sårbara, visar att de kan ändra sig och erkänner när de gjort fel, händer det något. Det skapar öppenhet och ofta drag under galoscherna i hela organisationen, säger Alexandra Thomas.

Att släppa prestigen och reflektera över sig själv som ledare kräver mod och är en ständig process av eftertanke.

Och det är något som efterfrågas alltmer, inte minst av yngre generationer.

– 2025 års Gallupundersökning visar att de mest uppskattade ledaregenskaperna är hopp, tillit, compassion och stabilitet. Sådana värden lägger grunden för ett på lång sikt hållbart, fungerande arbetsliv. 

VÄSSA DIN KOMPETENS

  • Ta som vana att sätta ett mål för dagen. Fråga dig exempelvis vad du vill uppnå eller vad du vill att medarbetarna ska känna efter ett möte med dig.
  • Stäm under dagen av med dig själv: Gör jag rätt sak just nu? Hur mår jag just nu?
  • När dagen är slut, försök att se hur väl du lyckats hålla dig till din intention och ställ dig frågor som: I vilka situationer höll jag mig till min intention? När nådde jag fram? Vad kunde jag ha gjort annorlunda?
  • Kom ihåg att ingenting är kört. I ett compassionfokuserat ledarskap befinner sig både du och medarbetarna i ständigt lärande och utveckling.
    Källa: Gabriela Jones och Alexandra Thomas.