Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Rekrytering – Ta referenser på allvar

En rekrytering avslutas ofta med att man tar referenser. Tyvärr hastar många chefer och rekryterare igenom detta. Det menar Anki Stafwerfeldt, som är expert på hur man minimerar riskerna vid en anställning.
Publicerad
Förbered dig och låt referenstagningen ta tid. Illustration: Mia Nilsson

Referenstagningen är en bedömningsmetod som går ut på att samla in information om den sökandes tidigare erfarenheter, beteende och kompetenser från tidigare arbetsgivare eller kollegor. Men eftersom referenstagningen oftast är det sista momentet i rekryteringsprocessen händer det ofta att den inte blir utförd på ett korrekt sätt.

– De flesta vill komma i mål så fort som möjligt och det är inte ovanligt att det samtalet blir alldeles för kort och oförberett.

Det säger Anki Stafwerfeldt, rekryterare och grundare av rekryteringsföretaget Home of Recruitment, som utbildar chefer och HR-anställda i konsten att rekrytera.

Anki Stafwerfeldt berättar att i slutskedet brukar hon ta referenser på max två slutkandidater. Hon menar att referenstagningen sällan brukar vara avgörande för rekryteringsprocessen i stort.

Magkänsla ger upphov till tolkningar och det ska man inte blanda in

– En väl utförd rekrytering är komplex där referenserna är en del i ett större pussel. De fungerar oftast som en bekräftelse på den information man fått sedan tidigare.

Visst har hon varit med om att referenstagningen har ändrat rekryteringens utfall, men det är ytterst sällan, säger hon.

På senare tid har digitala referenstagningar blivit allt vanligare. Det tycker Anki Stafwerfeldt är bra och poängterar att magkänsla inte hör hemma i en rekryteringsprocess.

– Magkänsla ger upphov till tolkningar och det ska man inte blanda in. Du som rekryterar ska förstå svaret, inte tolka det.

Men hur vet man att den referens som den sökande har angivit inte är ens privata vän eller har någon annan anledning till att överdriva den sökandes förmågor?

– Det kan man såklart inte veta, men den som ger referensen har ju också satt sitt namn på spel. Det är också därför det är viktigt att referenstagningen utförs noggrant och strukturerat.

 

10 framgångsfaktorer för referenstagning

1. Se på referenstagningen som en intervju. Den måste få ta sin tid, minst 30 minuter. Att ringa en referens i fem minuter och fråga: ”Visst är Erik bra?” gynnar ingen.

2. Arbeta strukturerat så att referenstagningen hela tiden hänger med kravprofilen. Förbered och ställ relevanta frågor och följdfrågor. Håll den röda tråden!

3. Prata med den sökande om hens referenser. Jag brukar rekommendera ungefär tre referenser från olika delar av den sökandes arbetsliv, till exempel en före detta chef eller en kollega. Ska en chef rekryteras försöker jag hitta någon som tidigare haft hen som chef.

4. Ställ liknande frågor till samtliga referenser. Om alla säger att Mia fungerar bra i grupp så stämmer det sannolikt – åtminstone då referenserna arbetade med henne.

5. Försök att ta referenser från personer inte alltför långt bak i tiden, max sju år.

6. Använd dig aldrig av bakvägsreferenser. Det vill säga kontakter till den sökande som du får utan att hen vet om det. Det blir aldrig bra. Glöm inte att du saknar bakgrundsinformation om hur arbetsrelationen fungerade. Bakvägsreferenser är oetiskt men förekommer tyvärr alltför ofta, speciellt i vissa branscher.

7. Om det under samtalets gång kommer fram att referensen även umgås med den sökande privat, försök att hitta en annan referens.

8. Använd sunt förnuft. Är den sökande väldigt ung faller det sig naturligt att hen inte har hunnit skaffa sig så många referenser.

9. Digital referenstagning är numera allt mer populärt. Forskning som docent Anders Sjöberg vid Stockholms universitet gjort för ett webbaserat verktygs räkning visar att träffsäkerheten blir bättre med digital referenstagning. En fördel är att referenten får mer betänketid.

10. Till sist. Glöm inte att en referens aldrig är en fullkomlig sanning! Det du får höra är referensens uppfattning för x antal år sedan, i ett annat sammanhang, med andra förutsättningar och med en annan chef än vad den sökande kommer att få framöver.

Källa: Anki Stafwerfeldt

 

3 chefer om att ta referenser

Har du någonsin överdrivit den arbetssökandes förmågor?

CAMILLA 45, IT-CHEF

– Oftast har den som bett mig att vara referens vetat att jag gillat hans eller hennes arbetsinsats. Och visst har det hänt att jag tryckt lite extra på de positiva egenskaperna. I ett fall sökte sig en före detta kollega bort från ett företag som även jag hade arbetat på och där jag inte trivdes. Jag visste vad hon gick igenom och tyckte att det inte skulle göra något om just det företaget blev av med en duktig medarbetare. Så då bredde jag på lite, måste jag nog erkänna.
 

Har det hänt att du har tackat nej till att vara referens?

CARL 51, OMRÅDESCHEF

– Nej, det har jag inte. Däremot har det hänt att den som frågat mig om att vara referens även varit en privat vän. Det har jag löst genom att vara öppen och berätta det för rekryteraren och för min före detta kollega. Jag har sagt: ”Jag är gärna din referens men jag måste berätta att vi även umgås privat.” Det har inte varit några större problem från något håll. Men det har hänt att rekryteraren sagt att de då föredrar att ta någon annan.

 

Vad anser du om referenstagning?

FREDRIK 33, AVDELNINGSCHEF

– Alla vet att det här med referenstagning är ganska ifrågasatt. Folk tar sina chefer och kollegor som även blivit ens privata vänner. Jag vet många som gör så och jag har själv gjort det. Man väljer ju inte referenser som inte talar gott om en, det förstår ju alla.

Läs mer: Här tjänar HR-medarbetare bäst

 

Text: Katarina Markiewicz

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Ledarskap

Tradera kräver videokameran på vid hemarbete

Ibland måste även en framåtblickande person kolla bakåt. Det gjorde Stefan Öberg när han var med och räddade Tradera från konkurs.
Publicerad 7 mars 2025, kl 06:00
Traderas chef Stefan Öberg i ett rum fyllt med second hand-saker.
Stefan Öberg har ledarskap i fokus. Så skapar Tradera en dynamisk arbetsmiljö genom att sätta medarbetarnas utveckling i centrum. Hur ser han på distansarbete och måste hemarbetare alltid ha videokameran påslagen? Foto: Karl Nordlund.

ARTIKELN SAMMANFATTAD



Räddade Tradera genom att gå tillbaka till kärnverksamheten


När Stefan Öberg tog över Tradera 2013 var företaget i kris. Han valde att slopa satsningen på nya produkter och fokusera på secondhand, vilket gav Tradera en tydlig identitet och långsiktig framgång.

Ledarskap med höga krav och lärdomar på vägen


Öberg genomförde drastiska förändringar, inklusive personalminskningar, och lärde sig att ledarskap är en konstform. Ett misslyckat jultal lärde honom vikten av kommunikation och att humor kan slå fel.

Tillåtande syn på distansarbete – men med kameran på

Tradera tillåter distansarbete men kräver att alla har kameran påslagen i sina team. Öberg tror inte på att tvinga tillbaka anställda till kontoret, utan fokuserar på att skapa engagemang på andra sätt.

 

Den här sammanfattningen är gjord med hjälp av AI-verktyg och har granskats av Kollegas webbredaktör. Kollegas AI-policy hittar du här.

Stefan Öberg har alltid legat i framkant. Han var med och lanserade Tele 2 i Ryssland i början av 2000-talet och var vice vd på Skype i Storbritannien när bolaget var som mest expansivt.

Teknik är hans stora intresse och han demonstrerar med viss stolthet två stora bildskärmar i entrén till Traderas kontor. Där kan man i realtid se alla nya annonser som läggs upp på företagets sajt och alla varor som fraktas till sina köpare.

Med det i åtanke är det lite intressant hur han gick till väga när han tog på sig uppdraget att rädda Tradera. Bolaget låg i ruiner 2013 och hade bara överlevt tack vare starka ägare i form av Ebay. Han fick ett år på sig.

– Det gällde att hitta kärnan i bolaget, det som var livskraftigt. Och jag såg att man hade gjort en stor felsatsning på att sälja mycket nya saker – ett slags Amazon. Vägen framåt blev att kasta ut det nya och fokusera på det gamla. Tillbaka till ”core business”, säger Stefan Öberg.

Så ut med det nya och in med det gamla. Samarbeten med stora varumärken avslutades och mängder av annonser med nya varor som gick att köpa på många andra ställen försvann från sajten, vilket gjorde att fokuset på secondhand förstärktes.

– Först förlorade vi i omsättning. Men vi fick tillbaka en identitet. Varför går man till Tradera? Antingen för att hitta något unikt eller för att spara pengar.

Många som hade trivts bra tidigare trivdes inte längre och slutade

För att lyckas med en turn around behövde Stefan Öberg snabbt minska kostnaderna. Bolaget var med hans egna ord ”över-staffat” och dessutom med delvis fel personer. Han bytte ledningsgrupp och minskade personalstyrkan från runt 90 anställda till som minst 50.

– Målen fick helga medlen och jag tyckte det var bättre att riva av plåstret snabbt. Vi blev ett helt nytt företag efter det här. Många som hade trivts bra tidigare trivdes inte längre och slutade.

Stefan Öberg tog i med hårdhandskarna – och de lyckades vända utvecklingen från minus till plus. Men det innebar många jobbiga samtal och en väldigt obekväm situation som har etsat sig fast.

– Jag skulle hålla ett tal på julfesten och försökte vara lite rolig genom att lyfta fram hur vi skulle kunna göra för att ställa till det för oss på Tradera. Så tog jag en massa exempel på dåligt beteende, som man inte ska ha, för att alla skulle förstå att det är bättre att göra tvärtom. Men det landade helt fel.


Humor kan slå väldigt fel

Dagen efter festen blev Stefan Öberg inkallad till ett möte med ett 20-tal av utvecklarna på Tradera. De hade eldat upp sig ordentligt och lät honom veta hur otroligt dåligt omdöme de ansåg att han hade visat.

– Jag kommer aldrig att glömma det mötet – jag insåg att jag hade gjort bort mig ordentligt.

Lärdomen han drog av jultalet är att man måste ha silkesvantarna på ibland och att försök till humor kan slå väldigt fel. Det var turbulent, folk slutade, ledningen var ny och ovanpå det hade nye vd:n mage att, som det uppfattades, raljera.

– Jag har inga problem att presentera saker, prata på möten och så vidare. Men det där med att ställa mig upp, klirra i glaset och hålla ett tal – jag har känt mig obekväm med det sedan dess.

Jag hade inte förstått att ledarskap är en konstform i sig

Stefan Öbergs karriär som ledare började med ett chefsuppdrag på Electrolux i Italien, där han skulle leda ett team med tre anställda förutom honom själv.

– Jag hade inte förstått att ledarskap är en konstform i sig. Jag insåg inte att man kan uppnå väldigt mycket mer om man ser till att de anställda blir mer produktiva än att själv jobba hårdare. Som ny chef är det lätt att tänka kortsiktigt och lösa många problem själv. Det kanske går fortare den gången, men varje gång man låter någon annan lösa en uppgift så utvecklas ju den personen.

Efter detta följde ett antal spännande och i vissa fall smått galna erfarenheter i Estland och Ryssland för Tele 2:s räkning. Här finns historier om direkta sabotage, städbolag som stal hans affärsplaner och att behöva säga upp 500 personer. Inget man vill uppleva igen, kanske, men samtidigt erfarenheter som gjort Stefan Öberg till den trygga ledare han är i dag.

Under tiden på Tele 2 lärde Stefan Öberg känna Niklas Zennström, som senare grundade Skype.

– Det gick hur bra som helst för oss när jag jobbade på Skype. I perioder fick vi 300 000 nya användare om dagen. Jag blev stöddig. Det var lätt att börja tro att det var jag som var bra. Jag tänkte: nu vet jag hur man bygger ett globalt it-företag.

Full av självförtroende satsade Stefan Öberg kapital i ett eget projekt som skulle bli en plattform för utbildning. Det kunde inte gå fel, så han behövde inga delägare.

– Jag lade tre år på det här projektet och intalade mig hela tiden att man inte får ge upp. När man har den inställningen som jag har, att man ska bita ihop och kämpa på, kan det nästan bli destruktivt. Men jag hade lite tur. En kille från Ebay ringde och frågade om jag ville ta på mig ett självmordsuppdrag: att rädda Tradera. Där och då kändes det väldigt lockande.

Vad lärde du dig av den här historien?

– Att det inte alltid är det rätta att harva på. Om det inte funkar måste man hitta ett annat sätt. Jag är inte bitter, men det där projektet kostade mig motsvarande en fin sommarstuga i skärgården. Jag hade bara kunnat ha det bra med min familj – i stället spenderade jag pengarna.

Jag kan rekommendera alla att försöka hitta en mentor

Med alla de här erfarenheterna i bagaget är det kanske lättare att förstå hur Stefan Öberg lyckades ro i land ”operation Rädda Tradera”. Men det var inte lätt. Han säger att han hade en del tur. Men något han tycker var väldigt värdefullt under de turbulenta första åren var att kunna samtala med en mentor utanför bolaget. Han sökte en äldre chef som kunde komma med råd.

– Jag hade till exempel en anställd som inte fungerade och beskrev det för min mentor. Hur skulle jag göra? Det han sa till mig var att det inte kommer att bli bättre, vilket visade sig vara rätt. Vi bollade saker som jag sedan provade och så pratade vi om det igen. Jag kan rekommendera alla att försöka hitta en mentor.

"Jag har alltid tyckt att man ska göra sitt bästa"

Vad är det då som har gjort Stefan Öberg till den ledare han är i dag? Han funderar lite och menar att en hel del finns med redan från barndomen och den person han är. Han är storebror, till exempel. Och han lärde sig att jobba hos sina farbröder i Älvsbyn som hade ett fastighetsbolag och en färghandel.

– Jag har alltid tyckt att man ska göra sitt bästa – det förväntar jag mig också av andra. Jag ser det lite som ett kontrakt: är vi engagerade och gör vårt bästa kommer vi att ha det bra och utvecklas. Om man inte ställer upp på det bryter man det kontraktet och då tycker jag det är bättre att man hittar ett annat ställe att jobba på.

Kanske var det därför det kliade i fingrarna när han såg hur farbrödernas fastighetsbolag i Älvsbyn med cirka 250 hyreslägenheter blev alltmer nedgånget. Man ska ju göra sitt bästa.

– Så jag köpte det. Mest av sentimentala skäl. Men det är jättekul och ger mig omväxling. Tradera är ganska abstrakt – en programvara i molnet. Vi rör aldrig grejerna och under sommarsemestern kan vi hålla i gång verksamheten på tre personer. Fastighetsbolaget är väldigt konkret. Husen behöver underhållas, annars förfaller de. Varje dag i bilen på väg hem från jobbet passar jag på att ha en avstämning med min kollega i Älvsbyn.

Cirkeln är sluten och Stefan Öberg har hittat någon form av balans i arbetslivet mellan nytt och gammalt. Rötterna i norr och den digitala värld han gjort till sin egen.

Stefan Öberg, Tradera.
Tradera har en tillåtande attityd till hemarbete, säger Stefan Öberg. "Jag är inte säker på att engagemanget stiger om man tvingar tillbaka de anställda till kontoret". Foto: Karl Nordlund.

”ALLA PÅ DISTANS JOBBAR MED VIDEOKAMERAN PÅSLAGEN”

Vad är det första du gör när du vaknar?

– Lite pinsamt, men jag kollar gårdagens säljstatistik redan innan jag går upp ur sängen.

Hur ser en vanlig arbetsdag ut?

– Jag är på kontoret mellan 8 och 18 varje dag. Vill vara ett bra föredöme för andra, även om jag kan få höra att man då inte ska jobba mer än heltid. Mycket möten så klart, men aldrig mer än hälften av min tid. Jag vill kunna gå runt och vara tillgänglig.

Om du får en stund över på jobbet, vad gör du?

– Spelar pingis. Då får man i gång blodcirkulationen och har samtidigt kul.

Hur ser du på distansarbete?

– Vi har en tillåtande attityd till det. Många företag har problem med att engagemanget går ner. Jag är inte säker på att det stiger om man tvingar tillbaka de anställda till kontoret.

– Däremot har vi en egen variant av det, där alla jobbar med videokameran påslagen i sina team.

Hur är det att ha dig som chef?

– Inspirerande, krävande, kul och ganska tryggt.

Din relation till facket?

– Vi har inte kollektivavtal på Tradera. Det hänger ihop med de tidigare amerikanska ägarna, tror jag. Frågan har inte heller kommit upp. Men facket blir ändå involverat vid till exempel uppsägningar och påverkar även lönerörelse. Vi har mycket att tacka den svenska modellen för, det har jag insett när jag arbetat utomlands.

Någon konkurrerande begagnatsajt du handlar på?

– Klaravik, för begagnade byggvaror och maskiner.

Hur kopplar du bort jobbet?

– I vardagen genom motion och träning. Annars kopplar jag av med att snickra på min stuga i Umeå.

När släcker du lampan på kvällen?

– Redan klockan 22, men jag är uppe tidigt.

DET HÄR ÄR STEFAN ÖBERG

GÖR: Vd för nätauktionstjänsten Tradera.

ÅLDER: 59.

FAMILJ: Fru och tre vuxna barn.

BOR: Österskär utanför Stockholm.

OKÄND SIDA: Jag försöker vara nyfiken och lära saker vid sidan av jobbet. Gärna fysik och astronomi.

LÄSER: Just nu Leonardo da Vincis anteckningsböcker som jag fyndade på Tradera.