Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Rekrytering – Ta referenser på allvar

En rekrytering avslutas ofta med att man tar referenser. Tyvärr hastar många chefer och rekryterare igenom detta. Det menar Anki Stafwerfeldt, som är expert på hur man minimerar riskerna vid en anställning.
Publicerad 1 mars 2021, kl 13:44
Förbered dig och låt referenstagningen ta tid. Illustration: Mia Nilsson

Referenstagningen är en bedömningsmetod som går ut på att samla in information om den sökandes tidigare erfarenheter, beteende och kompetenser från tidigare arbetsgivare eller kollegor. Men eftersom referenstagningen oftast är det sista momentet i rekryteringsprocessen händer det ofta att den inte blir utförd på ett korrekt sätt.

– De flesta vill komma i mål så fort som möjligt och det är inte ovanligt att det samtalet blir alldeles för kort och oförberett.

Det säger Anki Stafwerfeldt, rekryterare och grundare av rekryteringsföretaget Home of Recruitment, som utbildar chefer och HR-anställda i konsten att rekrytera.

Anki Stafwerfeldt berättar att i slutskedet brukar hon ta referenser på max två slutkandidater. Hon menar att referenstagningen sällan brukar vara avgörande för rekryteringsprocessen i stort.

Magkänsla ger upphov till tolkningar och det ska man inte blanda in

– En väl utförd rekrytering är komplex där referenserna är en del i ett större pussel. De fungerar oftast som en bekräftelse på den information man fått sedan tidigare.

Visst har hon varit med om att referenstagningen har ändrat rekryteringens utfall, men det är ytterst sällan, säger hon.

På senare tid har digitala referenstagningar blivit allt vanligare. Det tycker Anki Stafwerfeldt är bra och poängterar att magkänsla inte hör hemma i en rekryteringsprocess.

– Magkänsla ger upphov till tolkningar och det ska man inte blanda in. Du som rekryterar ska förstå svaret, inte tolka det.

Men hur vet man att den referens som den sökande har angivit inte är ens privata vän eller har någon annan anledning till att överdriva den sökandes förmågor?

– Det kan man såklart inte veta, men den som ger referensen har ju också satt sitt namn på spel. Det är också därför det är viktigt att referenstagningen utförs noggrant och strukturerat.

 

10 framgångsfaktorer för referenstagning

1. Se på referenstagningen som en intervju. Den måste få ta sin tid, minst 30 minuter. Att ringa en referens i fem minuter och fråga: ”Visst är Erik bra?” gynnar ingen.

2. Arbeta strukturerat så att referenstagningen hela tiden hänger med kravprofilen. Förbered och ställ relevanta frågor och följdfrågor. Håll den röda tråden!

3. Prata med den sökande om hens referenser. Jag brukar rekommendera ungefär tre referenser från olika delar av den sökandes arbetsliv, till exempel en före detta chef eller en kollega. Ska en chef rekryteras försöker jag hitta någon som tidigare haft hen som chef.

4. Ställ liknande frågor till samtliga referenser. Om alla säger att Mia fungerar bra i grupp så stämmer det sannolikt – åtminstone då referenserna arbetade med henne.

5. Försök att ta referenser från personer inte alltför långt bak i tiden, max sju år.

6. Använd dig aldrig av bakvägsreferenser. Det vill säga kontakter till den sökande som du får utan att hen vet om det. Det blir aldrig bra. Glöm inte att du saknar bakgrundsinformation om hur arbetsrelationen fungerade. Bakvägsreferenser är oetiskt men förekommer tyvärr alltför ofta, speciellt i vissa branscher.

7. Om det under samtalets gång kommer fram att referensen även umgås med den sökande privat, försök att hitta en annan referens.

8. Använd sunt förnuft. Är den sökande väldigt ung faller det sig naturligt att hen inte har hunnit skaffa sig så många referenser.

9. Digital referenstagning är numera allt mer populärt. Forskning som docent Anders Sjöberg vid Stockholms universitet gjort för ett webbaserat verktygs räkning visar att träffsäkerheten blir bättre med digital referenstagning. En fördel är att referenten får mer betänketid.

10. Till sist. Glöm inte att en referens aldrig är en fullkomlig sanning! Det du får höra är referensens uppfattning för x antal år sedan, i ett annat sammanhang, med andra förutsättningar och med en annan chef än vad den sökande kommer att få framöver.

Källa: Anki Stafwerfeldt

 

3 chefer om att ta referenser

Har du någonsin överdrivit den arbetssökandes förmågor?

CAMILLA 45, IT-CHEF

– Oftast har den som bett mig att vara referens vetat att jag gillat hans eller hennes arbetsinsats. Och visst har det hänt att jag tryckt lite extra på de positiva egenskaperna. I ett fall sökte sig en före detta kollega bort från ett företag som även jag hade arbetat på och där jag inte trivdes. Jag visste vad hon gick igenom och tyckte att det inte skulle göra något om just det företaget blev av med en duktig medarbetare. Så då bredde jag på lite, måste jag nog erkänna.
 

Har det hänt att du har tackat nej till att vara referens?

CARL 51, OMRÅDESCHEF

– Nej, det har jag inte. Däremot har det hänt att den som frågat mig om att vara referens även varit en privat vän. Det har jag löst genom att vara öppen och berätta det för rekryteraren och för min före detta kollega. Jag har sagt: ”Jag är gärna din referens men jag måste berätta att vi även umgås privat.” Det har inte varit några större problem från något håll. Men det har hänt att rekryteraren sagt att de då föredrar att ta någon annan.

 

Vad anser du om referenstagning?

FREDRIK 33, AVDELNINGSCHEF

– Alla vet att det här med referenstagning är ganska ifrågasatt. Folk tar sina chefer och kollegor som även blivit ens privata vänner. Jag vet många som gör så och jag har själv gjort det. Man väljer ju inte referenser som inte talar gott om en, det förstår ju alla.

Läs mer: Här tjänar HR-medarbetare bäst

 

Text: Katarina Markiewicz

Ledarskap

Därför mår unga chefer dåligt

Unga chefer upplever sin arbetsmiljö och psykiska hälsa som sämre än äldre chefer. Det visar ny forskning – som resulterat i en guide med tips för att stötta unga ledare.
Publicerad 11 oktober 2023, kl 10:42
Man hänger bredvid kvinna med tablet.
En ny guide med tips ska stötta unga chefer för till en bättre arbetsmiljö och psykisk hälsa. Bild: Colourbox

Många unga chefer går igenom ett stålbad i början av sina karriärer.

Susanne Tafvelin

– Prövningen i chefsrollen blir tuffare än för äldre, eftersom det sticker ut från normen att chefen är en äldre person med erfarenhet. Det gör att unga chefer ställer väldigt höga krav på sig själva och strävar efter att visa sig dugliga i en ”senior roll”, säger Susanne Tafvelin, projektledare för forskningsstudierna vid Umeå universitet och Karolinska institutet.

I forskningen ingår intervjuer med chefer i åldern 19-29 år. Forskarna har kartlagt samspelet mellan deras arbetsmiljö, hälsa och ledarskap. Resultaten visar att yngre chefer i högre grad än äldre chefskollegor uppger att de är mer stressade och utmattade. De upplever också chefsrollen som otydlig och mer känslomässigt krävande.

– Vi ser brister i arbetsmiljön som orsaker till den psykiska ohälsan. Många upplever till exempel att det är känslomässigt svårt med personalfrågor och att de saknar stöd i organisationen.

"Viktigt våga pröva, misslyckas och be om hjälp"

Forskningsprojektet har utmynnat i en guide med konkreta tips till unga chefer och till organisationer som vill förebygga ohälsa bland sina yngre chefer.

– Flera tips handlar om hur viktigt det är att ge unga chefer stöd. Det bästa är när det finns en närmaste chef eller HR-avdelning i närheten, så att det går snabbt och lätt att fråga om hjälp. Äldre chefer skulle också kunna vara mentorer och dela med sig av chefs- och livserfarenheter.

Andra åtgärder kan handla om att ha ordentliga introduktionsprogram för unga chefer, så att de successivt kommer in i sin roll. Och att skapa en trygg organisationskultur där det finns utrymme att våga pröva, misslyckas och be om hjälp.

I enkätundersökningen kom det fram dystra uppgifter om hur det är att vara ung chef. Men när forskare därefter intervjuade unga chefer förändrades bilden.

– Vi märkte att unga chefer har ett stort driv och en vilja att utvecklas. Jag hoppas att våra tips kan underlätta för unga chefer att använda sin potential.

Text: Kristina Karlberg

4 framgångsfaktorer

  • Ge kontinuerlig och konstruktiv feedback till mindre erfarna chefer.
  •  Gör chefsrollen så tydlig som möjlig: vilket ansvar och mandat som ingår och vilka förväntningar som finns.
  • Hjälp unga chefer att hitta en balans mellan att vilja framåt och att stanna upp och lära.
  •  Utforma stödsystem, till exempel mentorskap, till unga chefer.

Guiden finns att ladda ner på Umeå universitets hemsida.

 

Vad är din största utmaning som ung chef?

Jenny Felldin, 29, Head of transformation, Tietoevry.

Jenny Felldin

– Att inte springa på för fort, utan hinna reflektera innan jag tar mig an nya uppgifter. För mig handlar det om att hitta en bra balans. Uppgifterna får inte bli övermäktiga, samtidigt som jag vill utmanas och utvecklas. Med ökad självinsikt har jag lagt ett inplanerat avbrott efter varje arbetsdag då jag tränar eller gör någon annan aktivitet. Det hjälper mig att få distans till arbetet och lättare kunna avgöra vilka uppgifter som kan vänta.

 


Måns Sjögren, 28, it-chef, Gpa flowsystem.

Måns Sjögren

– Det är det klassiska dilemmat, att jag som ung chef i högre grad känner ett behov av att bevisa något och få respekt. Nu har jag arbetat på företaget i tio år och dem jag arbetar nära vet vad jag kan, då känns min roll mer naturlig.

Men när jag möter personal från andra avdelningar eller nya konsulter kan det vara svårare att få samma mottagande. Många förväntar sig att det ska vara en äldre person som är den beslutsfattande chefen.


Moa Crantz, 29, områdeschef, Manpower matchning.

Moa Crantz

– Bristen på erfarenhet. Jag hamnar ibland i situationer när jag snabbt måste hitta lösningar där och då. Det kan till exempel handla om personalfrågor. Då saknar jag åren med erfarenheter från liknande situationer.

För mig är det en trygghet att jag alltid kan ringa någon av mina chefskollegor om jag behöver råd. De har hjälpt mig in i chefsrollen. Jag hoppas att jag kommer att kunna stötta nya unga chefer på liknande sätt.