Alla organisationer behöver ha en beredskap för att vid behov kunna justera bemanningen. Det gäller både hur många som jobbar och vilken kompetens vi har. I grunden finns det två sätt att göra det på.
Inre flexibilitet betyder att tillgodose bemanningsbehovet genom att anställda medarbetare som ges förutsättningar att kunna arbeta flexibelt inom organisationen. Exempel på det kan vara interna pooler, breda befattningar, distansarbete och geografisk rörlighet.
Yttre flexibilitet innebär att vi istället tar in personer på tidsbegränsade anställningar och anlitar personer från bemanningsföretag, konsulter från större bolag, egenföretagare eller så kallade ”giggare”.
Båda dessa strategier förekommer på svenska arbetsplatser men det finns för närvarande en stark trend mot mer användning av yttre flexibilitet. Det beror i huvudsak på två drivkrafter: organisationernas osäkerhet om framtiden (”Vilken kompetens kommer vi att behöva framöver?”) och det faktum att allt fler människor vill ha det så (”Jag vill inte längre vara inlåst varje dag mellan 8 och 17”).
Ska lönesamtal hållas med den som är timanställd?
Om den här utvecklingen är bra eller mindre lyckad kan man diskutera. Likaså vilka konsekvenser det får för verksamheterna, för kunder och klienter, för de som är anställda och för personer som är inne på tidsbegränsade anställningar. Men just nu är det som det är och vi behöver förhålla oss till det. I den här debattartikeln kommer jag därför att diskutera de konsekvenser som utvecklingen får för Sveriges cirka 400.000 chefer. Hur är det att vara chef i en organisation som har en hög andel yttre flexibilitet?
För att illustrera chefens vardag när många i arbetsgruppen är inne under en kortare tid följer här några exempel på utmaningar som du kanske kan känna igen dig i:
- Rutiner för att välja och introducera saknas ofta helt eller delvis. Det innebär en risk för slarvigare urval men också att många chefer får hantera detta utan stöd från till exempel HR.
- Chefen ansvarar för efterlevnad av organisationens värdegrund samt gällande regler, rutiner, policys och riktlinjer men i praktiken är det svårt att säkerställa det. Anledningen är att många kommer in med kort varsel. Därmed blir det i praktiken svårt att säkerställa nödvändig information och utbildning.
- Det är nästan alltid oklart vem som ska inkluderas i vad. Ska lönesamtal hållas med den som är timanställd? Ska inhyrda delta i APT? Och ska konsulten få vara med på inspirationsföreläsningen? Det här betyder att man som chef ständigt måste göra den här typen av val på osäkra grunder och ta konsekvenserna av dem.
- De system för uppföljning som de flesta organisationer använder sig av, till exempel personalstatistik och medarbetarundersökningar, innefattar som regel endast anställda. Det betyder att värdet av dessa mätningar blir svagt vilket ger bristfälliga beslutsunderlag.
- Många personer som innefattas av den yttre flexibiliteten har en annan arbetsgivare (eller är egenföretagare) och det gör att arbetsmiljöansvaret kan bli otydligt och svårt att leva upp till.
Bäst vore om fler organisationer fattade mer genomtänkta beslut när de väljer bemanningslösning.
Det finns så klart fler utmaningar för chefer som leder grupper där många är tillfälligt inhyrda men jag väljer att stanna här, förhoppningsvis ger exemplen ovan ändå en idé om hur problemområdet ser ut. Men vad kan vi då göra för att skapa en långsiktigt hållbar arbetssituation för de chefer som utövar sitt ledarskap i en grupp med ett stort antal inhyrda?
För att stötta chefer kan vi:
Till att börja med behöver vi inse att en hög grad av tillfälligt anställda de facto ställer nya och bitvis tuffa krav på våra chefer. Vad som sedan behöver göras kommer att se olika ut beroende på varje organisations användning av är och framtida behov av bemanningsflexibilitet. Men en god start vore om alla organisationer vidtog följande åtgärder:
- Inkludera yttre flexibilitet-frågor i de arbetsmiljökartläggningar som ändå ska genomföras. Därmed kan risk- och konsekvensanalyser göras och handlingsplaner tas fram i de fall det behövs.
- Gå igenom samtliga regler, rutiner och processer som används när det gäller anställda så att de vid behov kan anpassas för att fungera även för YF.
Men allra bäst vore nog ändå om fler organisationer fattade mer genomtänkta beslut när de ska välja bemanningslösning. Det skulle kunna leda till mer inre flexibilitet istället för yttre vilket i sin tur ger en enklare chefsvardag. Men inte nog med det. Arbetsplatser som satsar på inre flexibilitet istället för yttre flexibilitet blir sannolikt mer attraktiva och långsiktigt hållbara - för alla. Vore inte det något bra att sträva mot?
/Pia Juhlin Åstrand, organisationsutvecklare och chefsstödjare.
