Mycket av vår arbetstid går åt till att sitta i möten. Exakt hur mycket varierar såklart – men i snitt handlar det om ungefär fem veckor per år, enligt företaget Mötesutveckling. När ett möte är över är sex av tio osäkra på vad som bestämts på det.

De senaste decennierna har mötena blivit allt fler. Tre forskare från Lunds och Malmö universitet bestämde sig för att ta reda på varför, hittade flera anledningar och skrev sedan ”Mötesboken”.

– Möten har såklart alltid funnits, men de har blivit fler. Tidigare var det mest chefer och politiker som satt i möten, nu gör i princip alla yrkesgrupper det, säger Patrik Hall, professor i statsvetenskap vid Malmö universitet och en av författarna.

En orsak är att arbetslivet är mindre hierarkiskt. Det innebär att chefer måste samverka och förankra beslut innan de fattas – och det sker genom möten. En ökad grad av demokratisering kan vara positiv, men forskarna varnar för att ansvarsfördelningen kan bli otydlig och att demokratiseringen sker mer på pappret än i verkligheten.

Ytterligare en anledning till att mötena blir fler är att det blir fler chefer och nya yrkesgrupper som arbetar genom möten. Det handlar bland annat om marknadsförare, kommunikatörer och personaltjänstemän.

– Det finns en konflikt mellan kärnpraktiken – exempelvis lärare och läkare – och de som är mer intresserade av att bygga organisationen. Det leder till exempel till att läkare tvingas gå på möten och att läkarna då gör motstånd. Det är en konflikt som är större än frågan om möten, men ändå sammankopplad, säger Patrik Hall.

Vilka negativa konsekvenser kan ökningen av möten ha?

– Det är inte bra om det blir så att folk sitter i möten och pratar i stället för att utföra arbetet. Men det här handlar inte bara om möten. Det är en allmän trend mot fler organisationsuppgifter, som dokumentplaner och liknande. Om antalet organisations-professionella ökar på bekostnad av praktikerna är det oroväckande. Det kan vara något att tänka på när vi nu går mot sämre ekonomiska tider och kanske behöver göra neddragningar.

Jobbar man inte när man deltar i ett möte?

– Visst är det jobb att delta i ett möte. Å andra sidan beror det ju på vad vi definierar som arbete. Om man definierar det som att få något gjort och fatta ett beslut som sedan genomförs är inte så många möten jobb. I stället handlar möten ofta om att informera, samordna och mobilisera organisationen, säger Patrik Hall.

Dessutom föder ett möte ofta ett annat möte – de bildar så kallade möteskedjor.

– Det finns självgenererande drag i möteskulturen. Ju fler möten du har desto fler problem upptäcker du. ”Vad är det här för dokument? Så här kan det ju inte stå. Det måste vi ha ett möte om.”. Till slut blir det mycket möten där man sitter och pratar om organisationen.

Många av oss har gnällt över att det är för mycket möten, att mötena är för långa eller svävar iväg från ämnet. Men Patrik Hall och hans kollegor upptäckte också att vi gillar möten.

– Det är väldigt mycket gnäll över möten. Men i våra intervjuer framkom att de flesta tycker att de är spännande med möten. Det är intressant och roligt att prata med andra människor. Och det är skönt att inte bli utestängd. Ser vi några sitta i ett möte som vi inte har blivit inbjudna till börjar vi fundera på varför.