Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Mycket möten och lite verkstad
Vi sitter i allt fler möten. Det beror på att chefer förväntas förankra beslut och på att möten föder möten. I en ny bok vrider och vänder tre forskare på en del av arbetslivet som vi älskar att hata.
Mycket av vår arbetstid går åt till att sitta i möten. Exakt hur mycket varierar såklart – men i snitt handlar det om ungefär fem veckor per år, enligt företaget Mötesutveckling. När ett möte är över är sex av tio osäkra på vad som bestämts på det.
De senaste decennierna har mötena blivit allt fler. Tre forskare från Lunds och Malmö universitet bestämde sig för att ta reda på varför, hittade flera anledningar och skrev sedan ”Mötesboken”.
– Möten har såklart alltid funnits, men de har blivit fler. Tidigare var det mest chefer och politiker som satt i möten, nu gör i princip alla yrkesgrupper det, säger Patrik Hall, professor i statsvetenskap vid Malmö universitet och en av författarna.
En orsak är att arbetslivet är mindre hierarkiskt. Det innebär att chefer måste samverka och förankra beslut innan de fattas – och det sker genom möten. En ökad grad av demokratisering kan vara positiv, men forskarna varnar för att ansvarsfördelningen kan bli otydlig och att demokratiseringen sker mer på pappret än i verkligheten.
Ytterligare en anledning till att mötena blir fler är att det blir fler chefer och nya yrkesgrupper som arbetar genom möten. Det handlar bland annat om marknadsförare, kommunikatörer och personaltjänstemän.
– Det finns en konflikt mellan kärnpraktiken – exempelvis lärare och läkare – och de som är mer intresserade av att bygga organisationen. Det leder till exempel till att läkare tvingas gå på möten och att läkarna då gör motstånd. Det är en konflikt som är större än frågan om möten, men ändå sammankopplad, säger Patrik Hall.
Vilka negativa konsekvenser kan ökningen av möten ha?
– Det är inte bra om det blir så att folk sitter i möten och pratar i stället för att utföra arbetet. Men det här handlar inte bara om möten. Det är en allmän trend mot fler organisationsuppgifter, som dokumentplaner och liknande. Om antalet organisations-professionella ökar på bekostnad av praktikerna är det oroväckande. Det kan vara något att tänka på när vi nu går mot sämre ekonomiska tider och kanske behöver göra neddragningar.
Jobbar man inte när man deltar i ett möte?
– Visst är det jobb att delta i ett möte. Å andra sidan beror det ju på vad vi definierar som arbete. Om man definierar det som att få något gjort och fatta ett beslut som sedan genomförs är inte så många möten jobb. I stället handlar möten ofta om att informera, samordna och mobilisera organisationen, säger Patrik Hall.
Dessutom föder ett möte ofta ett annat möte – de bildar så kallade möteskedjor.
– Det finns självgenererande drag i möteskulturen. Ju fler möten du har desto fler problem upptäcker du. ”Vad är det här för dokument? Så här kan det ju inte stå. Det måste vi ha ett möte om.”. Till slut blir det mycket möten där man sitter och pratar om organisationen.
Många av oss har gnällt över att det är för mycket möten, att mötena är för långa eller svävar iväg från ämnet. Men Patrik Hall och hans kollegor upptäckte också att vi gillar möten.
– Det är väldigt mycket gnäll över möten. Men i våra intervjuer framkom att de flesta tycker att de är spännande med möten. Det är intressant och roligt att prata med andra människor. Och det är skönt att inte bli utestängd. Ser vi några sitta i ett möte som vi inte har blivit inbjudna till börjar vi fundera på varför.
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Ericsson kräver mer kontorsnärvaro på mindre jobbyta
Efter sommaren bestämde sig ledningen på Ericsson för nya riktlinjer – de anställda ska vara på kontoret mer. Det uppskattas inte av all personal. Framför allt inte då företaget har minskat sina kontorsytor.
I augusti gick ett internt mejl ut till de anställda på Ericsson där ledningen informerade om nya riktlinjer. I stället för en kontorsnärvaro på 50 procent skulle de anställda vara på kontoret 60 procent, eller tre dagar i veckan.
Det togs inte emot med glädjesång, speciellt då företaget just krympt sina kontorslokaler med två byggnader i Kista. Enligt Per Östberg, Unionens klubbordförande på Ericsson, har kravet på ökad kontorsnärvaro orsakat en del bekymmer.
– Det finns tillräckligt med platser för att alla ska kunna ha en arbetsplats. Däremot finns det inte tillräckligt med enskilda rum där man kan ta möten eller telefonsamtal, säger han.
– Det orsakar en del stress bland dem som har globala kontakter och behöver leta rum så fort de kommer till jobbet.
Svårt att hitta enskilt rum
En av dem som brukar ha bekymmer att hitta ett rum är utvecklaren Anna Sjöberg. De dagar hon åker in till kontoret i Kista bokar hon sin kontorsplats via en app. Telefonrum eller mötesrum går dock inte att boka.
– I appen ser det ut som att det ska vara fullt med folk på kontoret, men när man kommer dit så sitter alla i mötesrummen och det ekar tomt i det öppna landskapet.
– Jag måste alltid komma till jobbet i god tid för att hitta ett rum när jag har möten, det kan vara stressigt, säger hon.
Anna Sjöberg jobbar bland annat med internationella kontakter och sajter i andra delar av landet. Var hon sitter rent fysiskt spelar egentligen ingen roll.
– När jag väl är på arbetsplatsen så är mina kollegor ofta på andra möten, så jag ser egentligen ingen vits med att åka in oftare. Dessutom får jag mer gjort när jag är hemma. Däremot kan jag förstå om man vill skapa en ”Ericssonanda” för nyanställda på plats.
Ericsson: Hybridarbetet bestäms i dialog
Enligt Ericssons pressavdelning, som svarar via mejl, så menar arbetsgivaren att även om det finns en ”kontoret först”-policy är det fortfarande upp till varje chef, team och anställd att bedöma hur och var de arbetar bäst.
– Ericssons hybrida riktlinje har alltid gett möjligheten att i dialog komma fram till hur och var man arbetar bäst och att alla förstår vikten av och fördelarna med att träffas, utifrån ett individuellt och teamperspektiv.
Samtidigt som fler ska komma in till kontoret har ni krympt er kontorsyta det senaste året. Hur går det ihop?
– Ericssons kontorsstrategi bygger på att skapa rätt lokaler som ger rätt förutsättningar för verksamheten att utföra arbetet. Ericsson har många kvadratmeter kontorsyta och arbetar ständigt med att utveckla våra kontor. Vi bedömer att vi har gott om kontorsyta för de som vill jobba på kontoret.
Kommer ni att kontrollera att anställda är 60 procent av sin arbetstid på kontoret?
– Policyn ska ses som en rekommendation snarare än ett strikt krav där vi vill att våra anställda förstår betydelsen av möten mellan människor. Ericsson litar på sina anställda.
Hybridarbete effekt av coronapandemin
Synen på hybridarbete har ändrats efter coronapandemin. Att kunna jobba flexibelt har blivit en förmån som arbetsgivare kan erbjuda. För att få anställda att vilja komma tillbaka till kontoret måste arbetsgivaren kunna erbjuda något mer än en sittplats och ett skrivbord, tror Unionens klubbordförande Per Östberg.
– Ericsson försökte spara pengar genom att ta bort kaffeautomater på några våningar. Så får man till exempel inte folk att komma tillbaka till kontoret. Men de fick backa där, det blev protester, säger han.
För utvecklaren Anna Sjöberg är gemenskapen med kollegor det som skulle få henne att komma till kontoret mer.
– Om arbetsgivaren anordnade aktiviteter som skapade gemenskap mellan kollegor så skulle det kännas meningsfullt att åka till kontoret.
Ericsson requires more office presence on less workspace
After the summer, Ericsson's management decided on new guidelines: employees are to be in the office more. This is not appreciated by all staff, especially since the company has reduced its office spaces.
In August, an internal email was sent to Ericsson employees informing them of new guidelines. Instead of a 50 percent office presence, employees were now required to be in the office 60 percent of the time, or three days a week.
This was not met with enthusiasm, especially since the company had just reduced its office space by two buildings in Kista. According to Per Östberg, the Union's club chairman at Ericsson, the increased office presence requirement has caused some concerns.
– There are enough places for everyone to have a workspace. However, there are not enough private rooms where one can take meetings or phone calls, he says.
– It causes some stress among those who have global contacts and need to find a room as soon as they arrive at work.
Difficult to find a private room
One of those who often has trouble finding a room is developer Anna Sjöberg. On the days she goes to the office in Kista, she books her workspace via an app. However, phone rooms or meeting rooms cannot be booked.
– In the app, it looks like the office is full of people, but when you get there, everyone is in the meeting rooms, and the open landscape is empty. I always have to arrive at work early to find a room when I have meetings, it can be stressful, she says.
Anna Sjöberg works with international contacts and sites in other parts of the country. Where she physically sits doesn't really matter.
– When I am at the workplace, my colleagues are often in other meetings, so I don't really see the point of going in more often. Besides, I get more done when I'm at home. However, I can understand if they want to create an "Ericsson spirit" for new employees on site.
Ericsson: Hybrid work is determined through dialogue
According to Ericsson's press department, which responds via email, the employer believes that even though there is an "office first" policy, it is still up to each manager, team, and employee to determine how and where they work best.
– Ericsson's hybrid guideline has always provided the opportunity to come to an agreement through dialogue on how and where one works best and that everyone understands the importance and benefits of meeting, from both an individual and team perspective.
At the same time, more people are expected to come to the office, you have reduced your office space in the past year. How does that add up?
– Ericsson's office strategy is based on creating the right premises that provide the right conditions for the business to perform its work. Ericsson has many square meters of office space and is constantly working to develop our offices. We believe we have plenty of office space for those who want to work in the office.
Will you monitor that employees spend 60 percent of their working time in the office?
– The policy should be seen as a recommendation rather than a strict requirement where we want our employees to understand the importance of meetings between people. Ericsson trusts its employees.
Hybrid work as an effect of the coronavirus pandemic
The view on hybrid work has changed after the coronavirus pandemic. Being able to work flexibly has become a benefit that employers can offer. To get employees to want to return to the office, the employer must be able to offer something more than a seat and a desk, believes Union's club chairman Per Östberg.
– Ericsson tried to save money by removing coffee machines on some floors. That's not how you get people to come back to the office, for example. But they had to backtrack on that, there were protests, he says.
For developer Anna Sjöberg, the community with colleagues is what would make her come to the office more.
– If the employer organized activities that created a sense of community among colleagues, it would feel meaningful to go to the office.
This text has been translated with the help of AI.
