Du vet hur det är: det är härligt att den långa vintern äntligen är över men i maj och juni är din kalender på väg att sprängas av alla måsten. Mycket jobb som ska bli klart innan semestern och samtidigt förväntas du delta i sociala aktiviteter på arbetet och i barnens skolor och idrottsföreningar.
Anna Sjödin är effektivitetskonsult och lär företag och privatpersoner hur man på bästa sätt får något gjort. Hennes bästa knep är att planera i god tid.
– Det låter kanske tråkigt men om du tidigt börjar fundera över hur maj och juni ser ut blir det också möjligt att prioritera och säga nej till en del saker. Vi vet ju om att de här månaderna är stressiga och mycket av det som händer då återkommer varje år, säger hon.
Ett led i planeringen kan vara att tidigt kolla med förskolan och skolan vilka aktiviteter de tänker sig.
– Så har jag själv gjort eftersom informationen därifrån ibland kommer sent. Vet man hur det ser ut blir det lättare att synka kalendrarna hemma och barnen får större förståelse för att man som förälder kanske inte kan vara med på allt, säger Anna Sjödin.
Den som inte var förutseende nog i våras kan ändå skaffa sig överblick över den tid som är kvar till semestern och på så vis minska stresspåslaget.
– Våra hjärnor behöver struktur för att fungera på bästa sätt.
Ett sätt att skaffa oss struktur är att skriva ner det som verkligen behöver göras innan sommarsemestern på en lista. Allra helst utifrån tiden det tar att avsluta uppgiften enligt metoden ”korta – långa”. Korta uppgifter tar mellan fem och femton minuter att avsluta, medan långa uppgifter är allt det som tar längre tid, är ständigt pågående eller återkommande.
När det är klart är det dags att prioritera bland de långa uppgifterna - enklast är att sätta ettor, tvåor och treor.
– Treorna ”parkerar du”, då de förmodligen inte ens behöver göras. Ettorna behöver du däremot planera in tid för i kalendern. Helst så tidigt som möjligt under förmiddagen om det är koncentrationskrävande uppgifter eftersom vi är som mest hjärnstarka då. Ett annat effektivitetstips är att ta en promenad innan du går in i ett möte eller tar dig an en fokusuppgift.
De korta uppgifterna gör man mellan möten, i slutet av arbetsdagen eller veckan, när man börjar bli trött och energin är låg.
– Vi boostar oss själva genom att just få avsluta och stryka på våra listor! Du kommer dessutom att få mer gjort tack vare att du hinner avsluta fler korta uppgifter på den tiden du har, säger Anna Sjödin.
Fast hennes bästa tips är att skriva en ”att-inte-göra-lista” för att få mer tid till livet. Det kan handla om saker man ska sluta göra eller möten man ska tacka nej till för att frigöra tid till att göra det man vill.
Anna Sjödin tycker också det är viktigt att bli medveten om sina tidstjuvar och göra något åt dem. De vanligaste tidstjuvarna är möten, leta efter information, ständiga avbrott, otydliga förväntningar, dålig kommunikation och samarbeten.
– Fast den största tidstjuven är vi själva och vårt uppskjutarbeteende när vi säger ”jag gör det sen”. Jag hjälper mina kuder att frigöra en hel arbetsdag per vecka genom att träna in motsatsbeteendet: ”gör det nu”. Det är en beslutsmetodik för att prioritera och göra mer av det som tillför värde, glädje och energi samtidigt som stress minskar.
Lägg energi på rätt saker
- Sortera i bruset – fatta beslut nu!
- Minimera störningar och tidstjuvar.
- Öka fokus och energi på rätt saker!
- Tid till ledartid och reflektion.
- Sluta prokrastinera – Bli proaktiv!
