Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Prenumererar du inte redan på Kollegas utmärkta nyhetsbrev?
Då kan du anmäla dig via länken så får du alla Kollegas bästa nyheter och tips direkt i din inkorg - varje vecka.
Fiffigt va?
Är du medlem i Unionen? Prenumererar du inte redan på Kollegas utmärkta nyhetsbrev?
Då kan du anmäla dig via länken så får du alla Kollegas bästa nyheter och tips direkt i din inkorg - varje vecka.
Fiffigt va?
Tappar du ofta kontrollen över din arbetsmejl och missar att svara för att tiden inte räcker till? Då är du inte ensam. Det här är inget ovanligt, menar strukturexperten David Stiernholm.
Läs mer: Så undviker du pinsam engelska i jobbmejlen
– De flesta som jag möter upplever att de får väldigt många mejl och att det kommer nya hela tiden. Underförstått betyder varje mejl att någon väntar på svar. Man har tappat kontroll över inflödet vilket i sin tur gör att man får dåligt samvete och känner stress.
Läs mer: 6 kalenderappar för bättre ordning
Det finns framför allt fem orsaker till att mejlen blir ett problem, enligt David Stiernholm:
➧ Vi läser ett mejl men gör inget åt det, för att vi inte hinner. Vi låter mejlet ligga för att inte glömma att återvända till det.
Konsekvens: En massa lösa trådar som tar både kraft och fokus.
➧ Vi uppmärksammar så fort ett nytt mejl kommer i stället för att ta det när det passar oss.
Konsekvens: Vi blir splittrade och tappar hela tiden fokus från det vi egentligen håller på med.
➧ Vi låter avklarade mejl ligga kvar i inkorgen i stället för att arkivera dem.
Konsekvens: Enorma mängder gamla mejl ligger på samma ställe samtidigt som det hela tiden kommer in nya.
➧ Vi är så stressade över mejlen att vi låter dem få högre prioritet än allt annat.
Konsekvens: Annat arbete blir eftersatt.
➧ Vi underskattar tiden det tar att beta av mejlen och tror vi kan göra det mellan olika jobb.
Konsekvens: Tiden blir för knapp för att hinna med mejlen.
1. Agera direkt när du har läst klart ett mejl. Innebär mejlet en arbetsuppgift som du inte gör direkt? Sätt upp den på ordinarie att-göra-lista. Då glömmer du inte bort den och får bättre prioritering i arbetsflödet.
2. Bestäm din svarstid. Många tror att avsändaren förväntar sig ett snabbt svar, men det stämmer inte alltid. Mät hur snabbt andra svarar på dina mejl. Räkna fram mediansvarstiden och sätt din egen bortre gräns något tidigare än medianen.
3. Bestäm hur ofta du ska kolla mejlen. Stäng av funktionen som hämtar mejl automatiskt.
4. Stäng av notiser och aviseringar. Behöver du bli uppmärksammad på vissa speciella mejl? Skapa en regel som aviserar när just de kommer.

5. Arkivera eller släng. När du har hanterat/svarat på ett mejl, arkivera eller släng det direkt.
6. Skriv kort. Träna på att formulera dig kortare om mejlandet stjäl för mycket av din arbetstid.
7. Mejla mindre. Får du för mycket e-post, skicka färre själv.
8. Återbruk. Skriver du samma meddelande till flera, återanvänd texterna. Skapa mejlmallar, använd snabbdelar-funktionen i Outlook eller en så kallad textexpansionsapp (exempelvis TextExpander) – alternativt spara standardtexter i ett separat dokument.
9. Ge det tid. Se mejlandet som en av dina arbetsuppgifter och sådana får faktiskt ta tid.
10. Använd sökmotorn. Googles Gmail har egen sökmotor som gör att du slipper sortera och strukturera. För digitala dokument behöver vi såväl mappstruktur som sökfunktioner, men i ett mejlprogram blir en mappstruktur fort rörig och ohanterlig. För mejlen klarar vi oss alldeles utmärkt med sökfunktionerna.
Text: Katarina Markiewicz, Illustration: Mattias Käll
Sök professionell hjälp om du fastnar i stress, oro, nedstämdhet, ilska, prokrastinering, konflikter och tvångsmässiga beteenden som ätstörning, eller hälsohets.
Källa: Intervju med Irena Makower, docent i psykologi, leg. psykoterapeut och författare.
Hyllade kändisar som Beyonce och Steve Jobs har kallats det. Men oftast har perfektionist en lite negativ klang. Tråkig petnisse, överkritisk chef eller städmani. Men det finns förstås både bra och dåliga sidor med att ha höga förväntningar och mål, allt beror på drivkraften bakom, menar Irena Makower, docent i psykologi.
– Perfektionism är ett personlighetsdrag som karaktäriseras av höga prestationskrav och strävan efter felfrihet, säger hon.
Psykologiforskning delar upp draget i en mer eller mindre hälsosam variant. Den positiva sidan är att kunna fråga sig: Är det här tillräckligt bra, eller ska jag ändra på något?
Men det behöver också finnas en känsla av: Vad spännande, det här har jag aldrig gjort, vad kul!
Den perfektionist som inte är rädd för misstag, utan försöker lära sig av sina fel, löper enligt forskningen mindre risk för psykisk ohälsa.
Beteendena hos den hälsosamma perfektionisten gynnar målet. Personen klarar av att planera och korrigera arbetet utifrån förutsättningarna, utan att fastna i detaljer eller skjuta upp viktiga åtaganden.
– Du jobbar ändamålsenligt, säger Irena Makower.
Den ohälsosamma varianten märks i stor oro över att göra misstag och inte duga, vilket leder till uppskjutande och undvikande av sådant som känns obehagligt.
– Ångest och rädsla för att misslyckas och förlora status och bekräftelse driver situationen, säger Irena Makower.
Det här gör det svårt både att komma i gång med uppgifter och slutföra dem, liksom att våga testa sådant som kan leda till fel och kritik. Perfektionister lägger lätt skuld på sig själva, oroar sig, skjuter upp, överarbetar eller fastnar i detaljer. Om de här tankarna överväger finns en risk att fastna i skadliga mönster som ökar risken för ångest, depression och utmattning.
* Man skjuter upp uppgifter av rädsla för att det inte ska bli felfritt eller ens godtagbart.
* Går igenom mejl och texter flera gånger, fokuserar på detaljer, vilket tar tid.
* Svårt att fokusera, jämför sig, känner avundsjuka på andra – varför är de så bra?
* Känner skam och självförakt om något blir fel – lägger skuld på sig själv eller andra.
* Svårt att hantera fel och misslyckanden i stället för att lära av dem och pröva nytt.
* Strävan efter att undvika kritik gör att man tappar lust och kreativitet i jobbet.
* Överarbetar, petar i och kontrollerar sitt eget eller andras arbete.
* Har svårt att avsluta uppgifter och bli klar i tid.
* Tar överdrivet ansvar för andra, har svårt att delegera och stort kontrollbehov.
* Har svårt att fatta beslut.
* Svårt att träffa en partner, eftersom man kritiskt söker den perfekta.
Negativ perfektionism har blivit allt vanligare. Det visar stora studier som gjorts på studenter i anglosaxiska länder ända sedan 80-talet. Forskare tror det beror på ett mer individualistiskt och konkurrensstyrt marknadssamhälle med höga mål som inte är realistiska för stora grupper. Sociala medier och smarta mobiler bidrar till att sprida orimliga mål och bilder av ”perfekta” människor och bidrar till ökningen av negativ perfektionism, enligt Irena Makower.
Har vi blivit mer perfektionistiska?
– Ja, särskilt socialt föreskriven perfektionism, att man upplever höga krav från andra, har ökat. Vad andra ska tycka blir viktigare än vad jag själv vill, säger Irena Makower.
När blir ohälsosam perfektionism ett problem på jobbet?
– När personer inte mår bra, är stressade och utmattade, vilket återspeglas i problem med att hålla tider, leverera och att man hamnar i konflikter.
För att komma till rätta med ohälsosam perfektionism menar Irena Makower att man kan fundera på: Vilka värderingar styr dig? Är det yttre drivkrafter som gillande, karriärframgång, pengar och fysisk attraktivitet? Eller inre, som personlig utveckling, meningsfullhet, hälsa och goda nära relationer?
– Om man vill förändra sina mönster behöver man granska sina egna drivkrafter, för de präglar allt. Övervikt av yttre drivkrafter är förknippat med sämre mående och vitalitet och högre grad av depression och ångest, säger Irena Makower.
Den största boven för många är självkritiken och rädslan för att inte leva upp till krav. Ett tips här är att lyssna mer på den kritik du får – och erkänna om du gjort ett fel.
– Många orkar inte ens lyssna på kritik för man får panik och vill försvara sig, säger Irena Makower.
Ett annat råd är att börja ifrågasätta sina självkritiska tankar.
– Den inre rösten kan vara väldigt aggressiv. Föreställ dig i stället: vad skulle min bästa vän säga? Det är bra om man hittar en vänligare röst inom sig. Använd gärna en som du känner har behandlat dig med förståelse, låt dig smittas av den personens uttryck och tonläge.
Så när är det dags att söka professionell hjälp?
– När man är trött, deppig och känner mycket ångest och stress. Perfektionism är förknippat med ökad självmordsrisk, den dolda skammen är en tickande bomb som kan leda till att man angriper sig själv. Be om ett bedömningssamtal hos läkare eller psykolog så du får feedback.
Läs mer: Självkänsla och perfektionism, Irena Makower.
Bättre än perfekt, en självhjälpsbok, Alexander Rozental.
Perfektionsfällan, att omfamna kraften i lagom bra, Thomas Curran.