Hoppa till huvudinnehåll
Stress

Mejl: 10 tips för ordning i inkorgen

Framkallar jobbmejlens inkorg vånda och stress? Lugn – det finns knep för att få ordning och spara tid. Här är 10 tips för att få struktur på din mejl.
Publicerad
Hjälp, jag drunknar i mejl! Illustration: Mattias Käll

Tappar du ofta kontrollen över din arbetsmejl och missar att svara för att tiden inte räcker till? Då är du inte ensam. Det här är inget ovanligt, menar strukturexperten David Stiernholm.

Läs mer: Så undviker du pinsam engelska i jobbmejlen

– De flesta som jag möter upplever att de får väldigt många mejl och att det kommer nya hela tiden. Underförstått betyder varje mejl att någon väntar på svar. Man har tappat kontroll över inflödet vilket i sin tur gör att man får dåligt samvete och känner stress.

Läs mer: 6 kalenderappar för bättre ordning

Det finns framför allt fem orsaker till att mejlen blir ett problem, enligt David Stiernholm:

➧ Vi läser ett mejl men gör inget åt det, för att vi inte hinner. Vi låter mejlet ligga för att inte glömma att återvända till det.
Konsekvens: En massa lösa trådar som tar både kraft och fokus.

➧ Vi uppmärksammar så fort ett nytt mejl kommer i stället för att ta det när det passar oss.
Konsekvens: Vi blir splittrade och tappar hela tiden fokus från det vi egentligen håller på med.

➧ Vi låter avklarade mejl ligga kvar i inkorgen i stället för att arkivera dem.
Konsekvens: Enorma mängder gamla mejl ligger på samma ställe samtidigt som det hela tiden kommer in nya.

➧ Vi är så stressade över mejlen att vi låter dem få högre prioritet än allt annat.
Konsekvens: Annat arbete blir eftersatt.

➧ Vi underskattar tiden det tar att beta av mejlen och tror vi kan göra det mellan olika jobb.
Konsekvens: Tiden blir för knapp för att hinna med mejlen.
 

10 tips för jobbmejlen

1. Agera direkt när du har läst klart ett mejl. Innebär mejlet en arbetsuppgift som du inte gör direkt? Sätt upp den på ordinarie att-göra-lista. Då glömmer du inte bort den och får bättre prioritering i arbetsflödet.

2. Bestäm din svarstid. Många tror att avsändaren förväntar sig ett snabbt svar, men det stämmer inte alltid. Mät hur snabbt andra svarar på dina mejl. Räkna fram mediansvarstiden och sätt din egen bortre gräns något tidigare än medianen.

3. Bestäm hur ofta du ska kolla mejlen. Stäng av funktionen som hämtar mejl automatiskt.

4. Stäng av notiser och aviseringar. Behöver du bli uppmärksammad på vissa speciella mejl? Skapa en regel som aviserar när just de kommer.


5. Arkivera eller släng.
När du har hanterat/svarat på ett mejl, arkivera eller släng det direkt.

6. Skriv kort. Träna på att formulera dig kortare om mejlandet stjäl för mycket av din arbetstid.

7. Mejla mindre. Får du för mycket e-post, skicka färre själv.

8. Återbruk. Skriver du samma meddelande till flera, återanvänd texterna. Skapa mejlmallar, använd snabbdelar-funktionen i Outlook eller en så kallad textexpansionsapp (exempelvis TextExpander) – alternativt spara standardtexter i ett separat dokument.

9. Ge det tid. Se mejlandet som en av dina arbetsuppgifter och sådana får faktiskt ta tid.

10. Använd sökmotorn. Googles Gmail har egen sökmotor som gör att du slipper sortera och strukturera. För digitala dokument behöver vi såväl mappstruktur som sökfunktioner, men i ett mejlprogram blir en mappstruktur fort rörig och ohanterlig. För mejlen klarar vi oss alldeles utmärkt med sökfunktionerna.

 

Text: Katarina Markiewicz, Illustration: Mattias Käll

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning
Chef & Karriär nummer 3 2024 omslag

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Stress

9 sätt att minska stressen under arbetsdagen

Har du en stressig dag? Det här kan du göra för att må bättre. Psykologen och författaren Henrik Wiman, känd som "psykologenhenrik" på Instagram, delar med sig av sina bästa tips.
Elisabeth Brising Publicerad 10 januari 2024, kl 06:03
Kvinna gör yoga framför sin dator.
Så slappnar du av - på jobbet. Ta pauser utan mobil, prata om din stress och andas i fyrkant. Foto: Colourbox.

1. Våga prata om det

Kommunicera att du är stressad till kollegor och chef och sök stöd. Jobbet är i regel en lagsport. Det är okej ibland att bara berätta: Just nu känner jag mig stressad, så ni vet. Du kan också be om konkret hjälp. Kan ni fördela om arbetsuppgifter och se om det går att få lite mer luft? Att få mer fokus på en sak? Be om hjälp att prioritera bland dina uppgifter. 

2. Pausa utan mobilen

Känner du dig stressad i kroppen. Unna dig en liten paus, försök komma ifrån alla pling, skärmar och jobbtelefonen om du har möjlighet. Gå in i ett separat rum, ett vilorum eller ta en kort promenad utan något jobbrelaterat med dig

3. Andas in & ut i fyrkant 

Henrik Wiman. Foto: Johan Wahlgren.

Gör en effektiv andningsövning: Andas i fyrkant. Leta upp närmaste fyrkant du ser. Du kommer häpnas över hur många det finns om du börjar med den här övningen. Börja i ett hörn, vilket som helst. Sedan följer du linjen mot nästa och andas in, vid hörn två håller du andan till den tredje sidan. Där andas du ut, och på den fjärde håller du andan igen. Alltså: Andas in, håll andan några sekunder, andas ut, håll andan. Landa i en takt som känns lugnande. 

4. Ta reda på vad som stressar 

Identifiera vad du har att göra. Skriv ner allt du kommer på till en början i en brainstorm med dig själv. Det kommer dyka upp saker som inte är relaterade till arbetet. Kategorisera sedan allt i tre kategorier: 1) Det här kan jag kontrollera 2) Det här kan jag påverka 3) Det här kan jag inte kontrollera. Då blir det tydligt vad du ska lägga fokus på. Till exempel inte sådant som stressar dig i hemmet när du är på jobbet.  

5. Testa en avslappningsövning

Testa en progressiv avslappning. Du spänner och slappnar av i muskler i olika kroppsdelar. Spänn till exempel först benen allt du kan i fem sekunder och slappna sedan av i 15 sekunder. Fortsätt på samma sätt med magen, händer, axlar och ansiktsmuskler. Känn effekten. 

6. Ut på tur – mindre sur

Rör på dig! Om du kan och vill träna under arbetsdagen – gör det! En promenad ute räcker gott, den gör att du får frisk luft, dagsljus och sträcker på dig. Du kanske vill gå och ha ett samtal med en kollega, eller ringa någon. Bara en promenad kan göra jättemycket för sinnet!

7. Kom ihåg att äta och dricka

Få i dig mat regelbundet. Vid stress känner du dig kanske mindre hungrig, men utan mat kraschar du efter jobbet. Försök få i dig mat regelbundet, både lunch och fika. Ät det du vet att du själv mår bra av. 

8. Ifrågasätt dina ljugiga tankar

Hantera tankarna. Hjärnan är duktig på att ljuga för en. Känn igen hjärnans knep. När du är stressad får du lätt ett svart-vitt tänkande, som ja eller nej, bra eller dåligt, trots att verkligheten är mer komplex. Det är vanligt att man diskvalificerar sina framgångar och inte ser allt som går bra, utan ursäktar insatser som något tillfälligt eller att de berodde på någon annan. Kom ihåg: Vi behöver inte tro på alla tankar som dyker upp i vår skalle. Fråga dig om tanken är hjälpsam? Fundera på: Vilken annan tanke skulle kunna hjälpa mig? Fokusera på den.

9. Gör inte allt – välj

Om alla stress-tips känns överväldigande. Välj ett till tre tips och jobba på dem. 
 

Tips från Henrik Wiman, känd psykolog i sociala medier med instagramkontot @psykologhenrik och aktuell med boken Det ska inte vara krångligt att må bättre.