Hoppa till huvudinnehåll
Stress

Mejl: 10 tips för ordning i inkorgen

Framkallar jobbmejlens inkorg vånda och stress? Lugn – det finns knep för att få ordning och spara tid. Här är 10 tips för att få struktur på din mejl.
Publicerad
Hjälp, jag drunknar i mejl! Illustration: Mattias Käll

Tappar du ofta kontrollen över din arbetsmejl och missar att svara för att tiden inte räcker till? Då är du inte ensam. Det här är inget ovanligt, menar strukturexperten David Stiernholm.

Läs mer: Så undviker du pinsam engelska i jobbmejlen

– De flesta som jag möter upplever att de får väldigt många mejl och att det kommer nya hela tiden. Underförstått betyder varje mejl att någon väntar på svar. Man har tappat kontroll över inflödet vilket i sin tur gör att man får dåligt samvete och känner stress.

Läs mer: 6 kalenderappar för bättre ordning

Det finns framför allt fem orsaker till att mejlen blir ett problem, enligt David Stiernholm:

➧ Vi läser ett mejl men gör inget åt det, för att vi inte hinner. Vi låter mejlet ligga för att inte glömma att återvända till det.
Konsekvens: En massa lösa trådar som tar både kraft och fokus.

➧ Vi uppmärksammar så fort ett nytt mejl kommer i stället för att ta det när det passar oss.
Konsekvens: Vi blir splittrade och tappar hela tiden fokus från det vi egentligen håller på med.

➧ Vi låter avklarade mejl ligga kvar i inkorgen i stället för att arkivera dem.
Konsekvens: Enorma mängder gamla mejl ligger på samma ställe samtidigt som det hela tiden kommer in nya.

➧ Vi är så stressade över mejlen att vi låter dem få högre prioritet än allt annat.
Konsekvens: Annat arbete blir eftersatt.

➧ Vi underskattar tiden det tar att beta av mejlen och tror vi kan göra det mellan olika jobb.
Konsekvens: Tiden blir för knapp för att hinna med mejlen.
 

10 tips för jobbmejlen

1. Agera direkt när du har läst klart ett mejl. Innebär mejlet en arbetsuppgift som du inte gör direkt? Sätt upp den på ordinarie att-göra-lista. Då glömmer du inte bort den och får bättre prioritering i arbetsflödet.

2. Bestäm din svarstid. Många tror att avsändaren förväntar sig ett snabbt svar, men det stämmer inte alltid. Mät hur snabbt andra svarar på dina mejl. Räkna fram mediansvarstiden och sätt din egen bortre gräns något tidigare än medianen.

3. Bestäm hur ofta du ska kolla mejlen. Stäng av funktionen som hämtar mejl automatiskt.

4. Stäng av notiser och aviseringar. Behöver du bli uppmärksammad på vissa speciella mejl? Skapa en regel som aviserar när just de kommer.


5. Arkivera eller släng.
När du har hanterat/svarat på ett mejl, arkivera eller släng det direkt.

6. Skriv kort. Träna på att formulera dig kortare om mejlandet stjäl för mycket av din arbetstid.

7. Mejla mindre. Får du för mycket e-post, skicka färre själv.

8. Återbruk. Skriver du samma meddelande till flera, återanvänd texterna. Skapa mejlmallar, använd snabbdelar-funktionen i Outlook eller en så kallad textexpansionsapp (exempelvis TextExpander) – alternativt spara standardtexter i ett separat dokument.

9. Ge det tid. Se mejlandet som en av dina arbetsuppgifter och sådana får faktiskt ta tid.

10. Använd sökmotorn. Googles Gmail har egen sökmotor som gör att du slipper sortera och strukturera. För digitala dokument behöver vi såväl mappstruktur som sökfunktioner, men i ett mejlprogram blir en mappstruktur fort rörig och ohanterlig. För mejlen klarar vi oss alldeles utmärkt med sökfunktionerna.

 

Text: Katarina Markiewicz, Illustration: Mattias Käll

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning
C&K 2-25

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Stress

Sjuka i kläm mellan olika mål

Ambitionen hos arbetsgivare, Försäkringskassan och vården kan krocka rejält när den som varit sjukskriven för psykisk ohälsa ska börja jobba igen, enligt en ny studie.
Torbjörn Tenfält Publicerad 28 maj 2025, kl 06:01
Två händer som bryter arm
Arbetsgivare, Försäkringskassan och läkare vill alla att den som lider av psykisk ohälsa ska komma tillbaka till jobbet efter en sjukskrivning. Men hur det ska gå till kan skilja sig åt, vilket skapar målkonflikter, enligt en ny studie. Illustration: Linnea Blixt

 Det finns en idé om att ökat samarbete mellan arbetsgivarna och andra aktörer underlättar en återgång till arbetslivet för en person som varit sjukskriven för psykisk ohälsa.

Men verkligheten är ofta en annan, framgår av en studie vid Göteborgs universitet.

– Vår analys visar att även om man skulle ha metoder för att få till ett perfekt samarbete så saknar detta betydelse om aktörerna inte har samma målsättning, säger Thomas Hartvigsson, forskare i praktisk filosofi med inriktning mot medicinsk etik och patienträtt.

Han är en av forskarna bakom studien och ger några exempel på målkonflikter.

Arbetsgivare vill få ut så mycket som möjligt av sin personal. Men den ambitionen kan krocka med arbetsmiljöansvaret och uppdraget att försöka få tillbaka personen i arbete.

– Det kan finnas andra potentiella arbetstagare som är mer produktiva och då vill arbetsgivaren kanske hellre anlita någon av dem.

 

Försäkringskassan har inte koll på jobbet

Försäkringskassan har ett uttalat mål att få tillbaka den sjuke i arbete. Även här finns en inbyggd konflikt.

– Om arbetsplatsen är orsaken till sjukskrivning måste det ske på rätt sätt, annars är det risk att problemen återkommer eller förvärras, säger Thomas Hartvigsson.

Relationen mellan läkare och patient kan också prövas. Vårdgivaren strävar efter att ha en bra relation med patienten, men måste också säga sanningen för att Försäkringskassan ska kunna göra en korrekt bedömning.

– En hel del information som är relevant för bedömning av arbetsförmåga är känslig och kan vara av en sort som arbetstagaren inte vill berätta för sin arbetsgivare.

I andra studier har forskarna mött exempel där arbetsgivare driver på för att få tillbaka den sjukskrivne i arbete, samtidigt som den sjuke själv tycker att det går för snabbt.

– Annan forskning visar att det finns en hel del okunskap om psykisk ohälsa hos de olika aktörerna och dåliga kunskaper om vad de kan förvänta sig av varandra. Det finns arbetsgivare som inte vet vilka anpassningar de kan göra för att underlätta för den som återkommer från sjukskrivning, och det finns de som vill men inte har resurser.

Vilken roll kan facket spela?

– En viktig uppgift för facket är att se till att arbetsgivaren gör det den ska, att bedömningen är rättssäker och balanserad, och att medlemmarna inte far illa.

Försäkringskassan, å sin sida, är beroende av signaler från både arbetsgivare och vården om vilka personer som behöver omfattande stöd för att kunna börja jobba igen.

Men det är inte alltid de signalerna tränger fram.

– Vårt uppdrag är att se till att det påbörjas rehabiliterande åtgärder så snabbt som möjligt. Men det kommer alltid finnas tillfällen där vi inte fångar rätt signaler, säger Michael Boman, områdeschef på Försäkringskassan.

– Man ska också komma ihåg att de flesta som blir sjukskrivna på grund av psykisk ohälsa kommer tillbaka i arbete utan att det behövs några särskilda aktiviteter från oss.

En omständighet som kan komplicera tillbakagången är att läkarintyget i inledningen av sjukskrivningen är fokuserat på att beskriva personens oförmåga att arbeta.

– Vi har dubbla uppdrag. Vi ska bedöma om personen har rätt till den sjukpenning den gör anspråk på. Men när vi ser att personen har nedsatt arbetsförmåga och skulle behöva rehabilitering för att komma tillbaka behöver vi växla fokus till vad personens möjliga förmåga är.

Försäkringskassan är beroende av den plan för återgång till jobbet som arbetsgivaren är skyldig att göra, men också av signaler från hälso- och sjukvården om att det finns behov av rehabiliterande insatser.

– Vårt perspektiv är att identifiera under vilka förutsättningar en person kan arbeta och lägga upp en planering tillsammans med insatsansvariga aktörer.

Hur kan en gemensam målsättning se ut?

– Den kan vara ett precisera i vilken omfattning vi tror att personen kan komma tillbaka i jobb. Kan det ske på hel- eller halvtid? Vad krävs det för anpassning eller rehabiliterande åtgärder – eller finns det ett annat jobb hos arbetsgivaren som personen kan klara av.

Lagen om koordineringsinsatser för sjukskrivna patienter infördes 2020. Den innebär att regionerna ska erbjuda koordineringsinsatser för att främja återgången till arbetslivet. En följd av lagen är att vården har anställt rehabkoordinatorer.

– De håller ihop insatserna på den vårdenhet där den sjukskrivne finns, men skickar också signaler till oss om när det är dags att samordna rehabiliterande åtgärder.

Samtidigt konstaterar Michael Boman att företagshälsovården och de rehabkoordinatorer som är knutna till den är en viktig resurs när det behöver vidtas åtgärder på arbetsplatsen.

– När de olika aktörerna diskuterar vad som behöver hända på arbetsplatsen kopplat till anpassning och rehabilitering är företagshälsovården arbetsgivarens viktigaste stöd, säger han.

 Man bör fundera över om bedömningen av arbetsförmåga vid psykiska diagnoser ska flyttas från primärvården till företagshälsovården

Branschorganisationen Sveriges Företagshälsors vd Peter Munck af Rosenschöld är inte sen att hålla med:

Peter Munck af Rosenschöld
Foto: Karl Nordlund

– Vi tar reda på om det är något i arbetsmiljön som behöver fixas så att problemet inte uppstår igen. Det gör inte primärvården.

Han anser att det borde läggas mer vikt vid att det är just från sitt arbete man blir sjukskriven.

– Det betyder att arbetsplatsen är en oerhört viktig komponent när man ska gå tillbaka till jobbet. När man bedömer individens arbetsförmåga ska man titta på tre saker: motivationen, arbetsmiljön och individens funktionsförmåga.

Därför vänder han sig emot att se på sjukskrivning och rehabilitering ur en rent medicinsk synvinkel.

– Man bör fundera över om inte bedömningen av arbetsförmåga vid framför allt psykiska diagnoser ska flyttas från primärvården till företagshälsovården.

För att fylla i glappet mellan aktörerna pekar Peter Munck af Rosenschöld på två nödvändiga insatser: Klara ut vem som gör vad och se till att den enskilde får rätt stöd.

Vad kan ett gemensamt mål vara?

– De måste vara att så snart som möjligt få en sjukskriven person tillbaka i arbete — för arbete är bra, säger Peter Munck af Rosenschöld.