Tappar du ofta kontrollen över din arbetsmejl och missar att svara för att tiden inte räcker till? Då är du inte ensam. Det här är inget ovanligt, menar strukturexperten David Stiernholm.
Läs mer: Så undviker du pinsam engelska i jobbmejlen
– De flesta som jag möter upplever att de får väldigt många mejl och att det kommer nya hela tiden. Underförstått betyder varje mejl att någon väntar på svar. Man har tappat kontroll över inflödet vilket i sin tur gör att man får dåligt samvete och känner stress.
Läs mer: 6 kalenderappar för bättre ordning
Det finns framför allt fem orsaker till att mejlen blir ett problem, enligt David Stiernholm:
➧ Vi läser ett mejl men gör inget åt det, för att vi inte hinner. Vi låter mejlet ligga för att inte glömma att återvända till det.
Konsekvens: En massa lösa trådar som tar både kraft och fokus.
➧ Vi uppmärksammar så fort ett nytt mejl kommer i stället för att ta det när det passar oss.
Konsekvens: Vi blir splittrade och tappar hela tiden fokus från det vi egentligen håller på med.
➧ Vi låter avklarade mejl ligga kvar i inkorgen i stället för att arkivera dem.
Konsekvens: Enorma mängder gamla mejl ligger på samma ställe samtidigt som det hela tiden kommer in nya.
➧ Vi är så stressade över mejlen att vi låter dem få högre prioritet än allt annat.
Konsekvens: Annat arbete blir eftersatt.
➧ Vi underskattar tiden det tar att beta av mejlen och tror vi kan göra det mellan olika jobb.
Konsekvens: Tiden blir för knapp för att hinna med mejlen.
10 tips för jobbmejlen
1. Agera direkt när du har läst klart ett mejl. Innebär mejlet en arbetsuppgift som du inte gör direkt? Sätt upp den på ordinarie att-göra-lista. Då glömmer du inte bort den och får bättre prioritering i arbetsflödet.
2. Bestäm din svarstid. Många tror att avsändaren förväntar sig ett snabbt svar, men det stämmer inte alltid. Mät hur snabbt andra svarar på dina mejl. Räkna fram mediansvarstiden och sätt din egen bortre gräns något tidigare än medianen.
3. Bestäm hur ofta du ska kolla mejlen. Stäng av funktionen som hämtar mejl automatiskt.
4. Stäng av notiser och aviseringar. Behöver du bli uppmärksammad på vissa speciella mejl? Skapa en regel som aviserar när just de kommer.
5. Arkivera eller släng. När du har hanterat/svarat på ett mejl, arkivera eller släng det direkt.
6. Skriv kort. Träna på att formulera dig kortare om mejlandet stjäl för mycket av din arbetstid.
7. Mejla mindre. Får du för mycket e-post, skicka färre själv.
8. Återbruk. Skriver du samma meddelande till flera, återanvänd texterna. Skapa mejlmallar, använd snabbdelar-funktionen i Outlook eller en så kallad textexpansionsapp (exempelvis TextExpander) – alternativt spara standardtexter i ett separat dokument.
9. Ge det tid. Se mejlandet som en av dina arbetsuppgifter och sådana får faktiskt ta tid.
10. Använd sökmotorn. Googles Gmail har egen sökmotor som gör att du slipper sortera och strukturera. För digitala dokument behöver vi såväl mappstruktur som sökfunktioner, men i ett mejlprogram blir en mappstruktur fort rörig och ohanterlig. För mejlen klarar vi oss alldeles utmärkt med sökfunktionerna.
Text: Katarina Markiewicz, Illustration: Mattias Käll
