Eleonor Björch Lowe hade en pirrig känsla i magen. Hon hade sökt ett spännande jobb i mediebranschen som hon verkligen ville ha, och företaget verkade gilla henne.

– De var jättenöjda efter första intervjun och ville gå vidare med mig. Det skulle först bli personlighetstest, IQ-test och sedan intervju med en högre chef. Och det var ju inga konstigheter, säger Eleonor Björch Lowe.

Processen rullade på, hon kände att hon verkligen hade en chans att få det här jobbet. Förlaget meddelade att de valt ut några få kandidater som skulle få göra ett arbetsprov i form av förslag på tre produkter som bolaget skulle kunna sälja.

– Det var ju en hel del jobb med att kolla marknaden för de här idéerna, hitta potentiella personer som kunde producera och kolla trender utomlands. Det krävdes mycket research och jag ägnade hela två arbetsdagar åt förberedelserna, dessutom under min semester.

Två veckor utan svar efter anställningsintervju

Powerpointpresentationen, komplett med marknadsundersökning och allt, gick fint. Eleonor Björch Lowe upplevde att hon hade presterat sitt absolut bästa, cheferna var också nöjda och bad slutligen om referenser som de ringde upp och hade långa samtal med. Sedan hände … ingenting. 
Två veckor gick utan ett pip.

– Det kändes ju rätt konstigt så till slut skickade jag ett mejl, skrev lite glatt att jag var nyfiken på hur det gick.

Svaret som kom några dagar senare från en av cheferna blev en chock. ”Jag är jätteledsen att behöva meddela dig det här, men vi kommer inte tillsätta den här tjänsten.” Men han skrev även att om de hade gjort det, skulle Eleonor Björch Lowe ha fått jobbet. ”Vi var jättenöjda med allting.”

– Jag trodde att han skojade. Jag förstår inte hur man kan låta folk gå igenom en så lång process och sedan bara säga att det inte blir något. Hade de åtminstone sagt att det var ett plötsligt beslut om nedskärningar, eller att jag var en av två slutkandidater och att den andra fick jobbet, så hade jag ju kunnat förstå. Men jag fick ingen förklaring.

En SEO-specialist (expert på sökordsoptimering) som vi kan kalla Henrik har en liknande upplevelse. Han blev kontaktad av ett företag som tyckte att han skulle passa perfekt hos dem. Kul att testa något nytt, tänkte Henrik.

Först blev det intervju, sedan ett mejl med tio djupgående frågor om hans arbetsprocesser och tidigare erfarenheter. Henrik svarade noggrant.

– Kort efter kom ytterligare tolv frågor som var ännu mer detaljerade, denna gång om Metaannonsering, målgruppsegmentering, kampanjuppföljning, konverteringsdrivande material och ett logiktest. Jag presterade nästan felfritt, berättar Henrik.

När arbetsprov blir obetalt arbete

Slutligen blev han kallad till en andra intervju, där attityden från arbetsgivaren var lite mer nonchalant. Frågorna haglade: ”Om jag ska köpa vårt företagsnamn i Google Sök, hur mycket får jag betala? Hur funkar egentligen budgivningen i Google Ads? Hur hade du ökat klicken i våra nyhetsbrev? Hur ser man vilken målgrupp som klickar var i ett nyhetsbrev?”

Henrik gjorde återigen sitt allra bästa och lite senare hörde företaget av sig och meddelade att de hade gått vidare med andra kandidater. Sådant händer, resonerade Henrik. Däremot efterlyste han feedback, men trots flera påstötningar fick han aldrig något svar på varför han ratats.

– Jag fattar att man inte kan ge feedback till alla som söker ett jobb. Men det var ju de som hörde av sig till mig! Lägger man då lägger ner timmar på långa tester och djupgående frågor borde man väl åtminstone få ett svar?

Han lämnades med en känsla av tomhet: ”Vad gör jag som inte duger? Hur undviker jag att göra samma misstag igen?”

– Jag kände mig utnyttjad efter den andra intervjun och tappade lusten att söka fler jobb. Men i dag jobbar jag på ett företag där rekryteringsprocessen var jättesmidig och där jag kände mig både sedd och uppskattad.

Eleonor Björch Lowe å sin sida,blev förbannad. Även hon kände sig utnyttjad.

– Jag gav dem alla de här idéerna, all min research. Jag säger inte att de tänkte stjäla mina idéer, men det var så det kändes.

Hon mejlade företaget och uttryckte sin besvikelse över hanteringen, och fick ett snorkigt svar från HR som menade att man inte kunde förvänta sig att få ett jobb bara för att man sökt det.

– Men det handlade ju inte om det, vilket jag också svarade dem. Utan om att jag lägger ner så mycket tid, lämnar mina referenser och sedan hör man ingenting förrän man själv kontaktar dem – det är så otroligt dåligt skött. Jag skickade faktiskt en faktura för 16 timmars arbetstid. Förväntade mig inte alls att de skulle betala, det var mest för att markera. Men de betalade.

Lärdomarna tog hon med sig till sitt nuvarande jobb på tidningsförlaget Aller Media, där hon själv har ett visst rekryteringsansvar. Då påminns hon om vikten av att visa respekt för arbetssökande och den tid de lägger ner.

– Man kan inte svara alla som söker personligen, men ett automatiserat mejl är bättre än inget alls. Viktigast av allt är att vara tydlig från början med hur rekryteringsprocessen går till, och att höra av sig även om det är för att meddela att man ännu inte har något besked.

Text: Pernilla Fredholm. 

1. Undvik bilder och grafiska element

ATS-program har tekniska begränsningar som kan ge dem problem att läsa av sådant innehåll. Dessutom kan grafiska element, till exempel ritade kompetensskalor, vara svårtolkade, även för människor. Om du vill ha ett snyggt cv att ta med till intervjuer – gör det som ett separat dokument.

2. Skriv enkelt

Använd löpande text med tydliga rubriker och punktlistor (till exempel ”Kompetenser” och ”Utbildning”). Korta meningar. Inga spalter, noter eller specialtecken. Skriv i en ordbehandlare och exportera i PDF eller Word-format.

3.  Konkretisera och kvantifiera

Om du har haft personalansvar, berätta hur många som jobbade på avdelningen. Om du har lång erfarenhet i en viss bransch, skriv antalet år. ATS-verktygen premierar mätbarhet.

4. Använd rätt titlar

Stora företag kan ha titlar som skiljer sig från övriga i branschen men syftar på ungefär samma sak, till exempel ”major account manager” i stället för ”key account manager”. Använd alltid begrepp som är vanligast förekommande.

5. Använd nyckelord

Läs jobbannonsen noga och skriv om de personliga färdigheter som efterfrågas. Helst med samma ord. Det kan till exempel vara ”självledarskap” eller ”kreativ”. Kopiera dock inte hela meningar eller resonemang från annonsen.

6. Ansök direkt hos arbetsgivare 

Jobbförmedlare som Indeed och Monster blir lätt översvämmade av ansökningar, vilket kan göra det svårare för dig att synas.

Källor: TRR, The algorithm (Hilke Schellmann), Teamtailor, Columbia university

Tänk dig en värld där jobbsökande har blivit överflödigt. Arbetsgivarna behöver inget cv eller personligt brev, för de vet redan allt om dig. Informationen du har lämnat efter dig i sociala medier, hos strömningstjänster, internetbutiker och banker berättar historien om ditt liv.

AI-tjänster använder datan för att analysera dina kompetenser och personlighetsdrag och skannar sedan vilka jobb som finns. När det uppstår en match tilldelas du jobbet. Livet som ett enda långt arbetsprov.

Det är det framtida skräckscenariot i Hilke Schellmanns bok The algorithm. Hon är journalist och forskare och har ägnat de senaste åren åt att granska framväxten av AI inom rekrytering. Ett fenomen som kan låta futuristiskt, men redan är här.

– Oftast vet vi inte ens om när AI-verktyg används på oss, säger hon.

Chefer använder AI för att läsa ditt cv

I Sverige finns i dag AI-tjänster som kan läsa ditt cv, väga dig mot andra kandidater och poängsätta hur väl du matchar en tjänst. Funktionerna finns inbyggda i den typ av digitala rekryteringsprogram, ATS, som de flesta arbetsgivare använder.

Den svenska mjukvaruutvecklaren Teamtailor säljer ett sådant AI-utrustat program som används av över 10 000 arbetsgivare globalt. Däribland den svenska gymkedjan SATS och maskinuthyraren Ramirent.

David Wennergren är medgrundare och produktchef på Teamtailor. Han berättar att omkring 40 procent av deras kunder, alltså över 4 000 arbetsgivare, har slagit på AI-funktionerna i programmet. Det vanligaste användningsområdet är att generera automatiska förslag till jobbannonser och att transkribera och sammanfatta anställningsintervjuer. Många ger också förslag på uppföljningsfrågor att ställa till kandidaten.

– Det gör att en rekryterare kan fokusera på mötet i stället för att anteckna. Och de behöver inte lägga tid på att summera efteråt, säger David Wennergren.

AI när du söker jobb hos Saab och Astra Zeneca

Arbetsgivare kan även få automatiska förslag på personer som kan passa till ett jobb, genom att AI-verktyget söker bland dem som tidigare har lämnat in sitt cv.

Det globala HR-bolaget Workday ligger också i framkant. Överst på sin webbplats presenterar de sig som en ”AI-plattform”. Sidan är fylld med exempel på hur arbetsgivare använder deras AI för att rekrytera snabbare och enklare, däribland svenska industrijättar som Saab och Astra Zeneca.

Efterfrågan är hög, enligt David Wennergren på Teamtailor.

– Företagen vill ha mycket. De driver på.

Risk för hallucinering

Men vad händer om det blir fel? Problemen med hallucinering – att AI-verktyg helt enkelt hittar på saker – har inte försvunnit. Tvärtom har de blivit värre. Open AI, företaget som uppfann Chat GPT, rapporterade under våren att deras avancerade, ”resonerande” modeller hallucinerar mer än de äldre.

En hallucinerande rekryterings-AI skulle till exempel kunna hitta på att en kandidat har jobbat i offentlig sektor, uppfatta en kontorsadress som kandidatens hemadress eller missförstå en yrkestitel i ett cv. Det skulle sedan kunna leda till att en sökande inte lyfts fram till ett visst jobb.

Teamtailor, som alltså köper sina AI-verktyg från Open AI, bekräftar att de har upptäckt hallucinering. Enligt produktchefen David Wennergren har det inte haft några större konsekvenser i praktiken. Han säger att Teamtailor har valt bort de modeller som hallucinerar mer.

David Wennergren säger också att han och hans kollegor försöker vara så specifika som möjligt när de skriver sina ”promptar” till AI-verktygen, för att undvika att de genererar falsk information.

Experten om AI inom HR: ”Kontroversiellt”

Jesper Olsson är jobbsökningsspecialist på omställningsorganisationen TRR. Han delar bilden av att svenska arbetsgivare i dag använder AI-verktyg för att sortera bland kandidater. Det slås också fast i den tidiga forskning som har gjorts på ämnet (se faktaruta).

Enligt Jesper Olsson är det otydligt var arbetsgivarnas vanliga it-system slutar och var de nya AI-teknikerna börjar. Ofta hänger de ihop och det finns en brist på insyn.

– Det är mycket gråskalor. Vad är AI och vad 
är annan sortering?

Han fortsätter:

– Det kan också vara så att vissa som använder AI inte gärna pratar om det. Det är ganska kontroversiellt.

Osäkert hur AI fungerar: ”Kan bara se på hur det funkar i vår kontext”

En sak som bidrar till det är att ingen vet exakt hur AI-verktygen fungerar. Forskare befinner sig i en intensiv kapplöpning för att ta reda på vad som händer när en AI-modell spottar ur sig text. Man vet hur programmen har skapats och tränats, men inte varför de svarar som de gör. Det brukar sammanfattas som att tekniken än så länge är en ”svart låda”.

David Wennergren säger att frågor om detta ligger över Teamtailors nivå.

– Jag kan bara se på hur det funkar i vår kontext 
och värdet vi kan hitta.

Men är det en bra idé att använda den här tekniken i rekrytering när den fortfarande är så ny och experimentell?

– Vår princip är att vi tittar på det faktiska värdet det levererar, utifrån kvaliteten så som det funkar i Teamtailor.

EU varnar för AI-rekrytering – hög risk

De tyngsta EU-institutionerna ser däremot faror. I en lag som röstades igenom förra året konstateras att AI-driven rekrytering är ”högriskverksamhet”. I dag kan en jobbsökare inte veta om en arbetsgivare har använt AI-verktyg för att läsa hens cv. 

Teamtailor och deras konkurrenter behöver inte heller ha någon dokumentation av hur rekryterings-AI:n fungerar, någon särskild kvalitet på sin träningsdata eller några riskhanteringssystem. De kraven kommer när nya EU-regler börjar gälla nästa höst.

Diskriminering i USA

I USA har utvecklingen gått ännu längre. Där finns en uppsjö av AI-program som utlovar snabbare, bättre och mer fördomsfri rekrytering. I sin bok lyfter Hilke Schellmann flera exempel på när resultatet har blivit det motsatta.

Hon har bland annat granskat cv-skannrar som påstås räkna ut en jobbsökares lämplighet. De fungerar genom att jämföra kandidatens cv med 
cv:t hos redan anställda personer som har gjort ett bra jobb. Idén är att få en statistiskt grundad bild av vad utmärker en framgångsrik medarbetare.

Resultatet visade sig bli grov diskriminering. Ett av programmen premierade kandidater som hette Tom och gillade att spela baseball. De sakerna hade stått i cv:n hos nu anställda som arbetsgivaren gillade. AI-verktyget förstärkte gammal könsdiskriminering.

– Vi har inte sett särskilt mycket bevis på att de här verktygen hittar de mest kvalificerade kandidaterna, säger Hilke Schellmann.

AI-jobbsök fortsätter växa

Hon är säker på att AI-driven rekrytering kommer fortsätta växa i Sverige – och att de problem som har funnits i USA också kan ta sig hit.  Men hennes bok gavs ut för mer än ett år sedan. När hon får frågan om programmen har blivit bättre sedan dess ger hon ett kort svar, som påminner om hemlighetsmakeriet kring den nya tekniken.

– Vi vet inte.