Kollegas nyhetsbrev
Är du Unionenmedlem? Prenumererar du inte redan på Kollegas utmärkta nyhetsbrev? Du registrerar dig via länken nedan, och får Kollegas bästa nyheter och tips direkt i din inkorg!
Minskad stress med bra e-postpolicy
Är inkorgen på jobbet ständigt så full att du känner dig jagad och frusterad? Då kan det vara läge att införa en policy för e-post. Det har man gjort på Volvo Personvagnar. Resultat: Nöjda medarbetare, med en timmes ökad produktivitet i veckan.
Att större företag har en mejlpolicy är inte ovanligt. Det kan till exempel handla om att man inte bör mejla utanför kontorstid och vilken ton man ska hålla. Men Volvo Personvagnar har tagit det hela ett steg längre.
Företagets kommunikationsavdelning fick klart för sig att många medarbetare blev frustrerade och stressade av det flitiga mejlandet. Det konstaterades snabbt att det inte fanns några enhetliga regler kring e-posten, som ju samtidigt är ett omistligt verktyg i arbetet.
Medarbetarna tyckte att de fick alldeles för många interna mejl – inte minst kopior – och att de ofta var otydligt formulerade. Man förstod helt enkelt inte vad man förväntades göra eller svara.
– Dessutom var det vanligt att de som fick ett otydligt mejl skickade ett svar och tyckte att saken då var ur världen, vilket skapade en ännu större mängd, berättar Petter Halling, som vid den här tiden jobbade på kommunikationsavdelningen, för Chefstidningen.
För att policyn inte bara skulle bli ett påbud uppifrån ledningen höll man en workshop med hundratal medarbetare. Det gjorde att man kunde skapa en policy som verkligen utgick från det som medarbetarna upplevde.
– Det tror jag var avgörande för att det blev en acceptans för de nya reglerna, säger Petter Hallin.
Dessutom fick alla medarbetare på Volvo PV utbildning i policyn, som kom att uppskattas. Även av företaget, som märkte av en timmes ökad produktivitet i veckan – per medarbetare!
Volvo PV:s e-postregler
* Varje mejl inleds med ”For your information” eller ”For your action”, för att undvika otydliga förväntningar på mottagaren.
* Har man ett jobb där man inte sitter vid datorn dagarna i ända är det acceptabelt med en svarstid på 24 timmar. Arbetar man med datorn är två timmar rimligt.
* Hellre många korta mejl än färre men långa och otydliga.
* Hellre ett mejl per ärende än flera ärenden i ett mejl.
* Tydliga ämnesrader.
* Undvik onödiga mejl. Man måste till exempel inte tacka för ett mejl.
* Chefer får inte bara vidarebefordra mejl, de måste analysera och peka ut det som är relevant för mottagaren.
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Skitig toa smutsar ner kontoret
Två av tre kontorsanställda tycker att toaletten på jobbet inte håller måttet, visar en ny branschundersökning. Nästan en fjärdedel av de tillfrågade uppger att de har avstått från att använda toaletten trots att de behövde.
Smuts, dålig lukt och pappershanddukar som växer på hög i en överfylld papperskorg.
Hygienen på jobbtoaletten handlar inte bara om renlighet. Den påverkar också hur människor upplever sin arbetsplats och i förlängningen hur de trivs och hur länge de väljer att stanna kvar.
För att få en bild av statusen på toaletter på arbetsplatser och i offentliga miljöer har Tork, ett varumärke inom det globala hygien- och hälsoföretaget Essity, ställt frågor till cirka tusen personer i Sverige. Drygt 600 av de tillfrågade arbetade på kontor.
Två av tre missnöjda med jobbtoaletten
*Två av tre (66 procent) kontorsanställda anser att arbetsplatsens toaletter sällan eller aldrig lever upp till deras förväntningar.
*Nästan en fjärdedel (24 procent) uppger att de har avstått från att använda toaletten trots att de behövde.
*Fyra av tio (40 procent) säger att de spenderat mindre tid på jobbet till följd av dåliga toalettupplevelser.
Det här kräver Arbetsmiljöverket 2025
Arbetsmiljöverket ska nästa år börja följa upp de föreskrifter om utformningen av arbetsplatser (AFS 2023:12), som trädde i kraft den 1 januari 2025. Hur toaletterna utformas och hur tillgängliga de är hör till det föreskrifterna reglerar. Men också i vilket skick de är.
– I arbetsmiljölagen och i våra föreskrifter står att det ska vara en god arbetsmiljö på arbetsplatsen, det gäller även i alla toalettutrymmen, säger Ewa Krynicka Storskog, arkitekt och handläggare på Arbetsmiljöverket.
Hur stor toaletten på en arbetsplats ska vara finns det föreskrifter som reglerar – men inte att det måste finnas toapapper och tvål.
Att det finns tvål är en förutsättning för att kunna förebygga smittspridning
– Man får utgå från att det i begreppet en god arbetsmiljö också ingår tvål och toapapper. Men föreskrifterna är inte specificerade på den detaljnivån. Att det finns tvål är ju också en förutsättning för att kunna förebygga smittspridning.
Till en god arbetsmiljö på toaletten räknar Ewa Krynicka Storskog även pappershanddukar, papperskorg, bägare för dricksvatten, klädkrok, spegel och sophink för sanitetsbindor och liknande.
Dålig hygien påverkar både hälsa och trivsel
Underhållet av toalettutrymmen är väldigt viktigt, understryker Ewa Krynicka Storskog. Hur ofta de behöver städas beror till viss del på verksamhetens art. Här måste varje arbetsgivare göra en riskbedömning och skapa tydliga rutiner för städningen.
– Har någon allergier kan toaletterna behöva städas oftare, men det står inte i föreskrifterna exakt hur ofta.
Att toalettmiljön är ren och välkomnande är viktigt för hur bra människor presterar på jobbet, menar Ewa Krynicka Storskog.
– Oroar man sig inför sina toalettbesök kan det skapa stress och ta fokus från arbetet. Känner man att man inte kan gå så ofta som man behöver kanske man dricker för lite och då finns en risk att man även drabbas medicinskt.
Kissa så ofta och länge du behöver
Kollega berättade nyligen om en Unionenmedlem som fick avdrag på sin lön för toalettbesök. Arbetsgivaren, en kaféägare i centrala Göteborg, ansåg att medarbetaren tillbringade för lång tid på toaletten.
Unionen har stämt arbetsgivaren, som även bedrev omfattande kameraövervakning av personalen.
– Alla medarbetare har rätt att gå på toaletten på betald arbetstid. Man går när man behöver, några regler om hur många eller långa besöken får vara finns inte, säger Ewa Krynicka Storskog.
En toalett per 15 anställda – och andra regler
En toalett på 15 arbetstagare är ett allmänt riktmärke. Den ska vara avskild från övrig verksamhet och inte ha direkt förbindelse med matutrymme, men ändå ligga i närheten av platsen där arbetet utförs, pausutrymmen, och tvättutrymmen. Toaletten ska ha en låsbar dörr.
En tillgänglig toalett ska rymma en rullstol. Toaletten ska ha en fri golvyta på minst 2,2 x 2,2 meter och en dörröppning som är 0,8 meter. Larm och kontrastmarkeringar bör finnas.
Om arbetsplatsen består av flera våningar ska det finnas minst en toalett på varje våningsplan. Ingen ska behöva gå till en annan våning eller byggnad för ett toabesök.
Alla medarbetare har rätt att på betald arbetstid gå på toaletten när de behöver. Det är inte reglerat i antal eller hur långa toalettbesöken kan vara.
Utformningen av toaletter arbetsplats regleras i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2023:12.
Källa: Arbetsmiljöverket
