Att större företag har en mejlpolicy är inte ovanligt. Det kan till exempel handla om att man inte bör mejla utanför kontorstid och vilken ton man ska hålla. Men Volvo Personvagnar har tagit det hela ett steg längre.
Företagets kommunikationsavdelning fick klart för sig att många medarbetare blev frustrerade och stressade av det flitiga mejlandet. Det konstaterades snabbt att det inte fanns några enhetliga regler kring e-posten, som ju samtidigt är ett omistligt verktyg i arbetet.
Medarbetarna tyckte att de fick alldeles för många interna mejl – inte minst kopior – och att de ofta var otydligt formulerade. Man förstod helt enkelt inte vad man förväntades göra eller svara.
– Dessutom var det vanligt att de som fick ett otydligt mejl skickade ett svar och tyckte att saken då var ur världen, vilket skapade en ännu större mängd, berättar Petter Halling, som vid den här tiden jobbade på kommunikationsavdelningen, för Chefstidningen.
För att policyn inte bara skulle bli ett påbud uppifrån ledningen höll man en workshop med hundratal medarbetare. Det gjorde att man kunde skapa en policy som verkligen utgick från det som medarbetarna upplevde.
– Det tror jag var avgörande för att det blev en acceptans för de nya reglerna, säger Petter Hallin.
Dessutom fick alla medarbetare på Volvo PV utbildning i policyn, som kom att uppskattas. Även av företaget, som märkte av en timmes ökad produktivitet i veckan – per medarbetare!
Volvo PV:s e-postregler
* Varje mejl inleds med ”For your information” eller ”For your action”, för att undvika otydliga förväntningar på mottagaren.
* Har man ett jobb där man inte sitter vid datorn dagarna i ända är det acceptabelt med en svarstid på 24 timmar. Arbetar man med datorn är två timmar rimligt.
* Hellre många korta mejl än färre men långa och otydliga.
* Hellre ett mejl per ärende än flera ärenden i ett mejl.
* Tydliga ämnesrader.
* Undvik onödiga mejl. Man måste till exempel inte tacka för ett mejl.
* Chefer får inte bara vidarebefordra mejl, de måste analysera och peka ut det som är relevant för mottagaren.
