Grunden till ett konstruktivt samtal är att inse att det ofta inte finns något rätt eller fel i människors synpunkter. Det gäller att vara öppen för olika perspektiv och lyhörd för att det finns andra sätt att se på saken än ditt eget. Att undvika anklagelser och att skuldbelägga är också nödvändiga förutsättningar för att det ska kunna uppstå en fruktbar diskussion.

Det menar Anders Engquist som är legitimerad psykolog och filosofie doktor i pedagogik. Han har under många är specialiserat sig på kommunikation och har dessutom skrivit ett tiotal böcker, som exempelvis används på universitet och högskolor, bland annat ”Förstånd, missförstånd: Samtalsmetodik för arbetslivet”.

Anders Engquist framhåller att det inte finns något universalmedel för att skapa konstruktiva samtal och en god kommunikation. Det skiljer sig mellan tillfälle, situation och framför allt mellan vilka personer som är inblandade.

– Vi människor är olika, med skilda kunskapsnivåer och mognadsgrad. Men en tumregel är att skapa ett samtalsklimat där båda parter känner att de har kontroll och att inte någon befinner sig i underläge, förklarar han.

Lösning på 5 knepiga situationer

Här ger Anders Engquist sina synpunkter på hur du konstruktivt kan tackla några vanliga situationer där det ofta kan kännas svårt att prata med chefen.

1. FRÅGA: Jag känner mig inte sedd och saknar uppmuntran från min chef. Visserligen jobbar jag på men skulle behöva feedback för att känna mig mer motiverad. Chefen är oftast stressad och har inte tid. Hur ska jag kunna framföra det här på bästa sätt?

SVAR: Be om en tid för ett enskilt samtal. Inled det med att du skulle vilja ha chefens syn på din professionella framtid. Säg att du gärna vill ha synpunkter på vad du gör bra och vad du bör utveckla. Ställ uppföljningsfrågor, be din chef att konkretisera om du får vaga eller generella svar. Då kan du förhoppningsvis få den feedback du behöver. Undvik att fälla omdömen om hur du ser på chefens sätt eller person i övrigt. Berätta i stället om något du uppskattar hos chefen som avslutning på samtalet. Om du inte har något positivt att säga tacka för samtalet.

2. FRÅGA: Jag har nyligen fått ett nytt jobb. Nu står det lite överraskande också klart att jag ska bli förälder och därmed snart föräldraledig. Det är roligt men samtidigt känns det som om jag sviker chefens förtroende. Jag funderar på att ta på mig extra uppgifter för att kompensera ”sveket” och visa min goda vilja. Hur ska jag presentera min kommande föräldraledighet på bästa sätt för att chefen inte ska bli besviken på mig?

SVAR: Det finns inget annat sätt än att meddela nyheten för din chef. Berätta att du inte visste att du skulle bli förälder vid anställningstillfället, att du känner vånda och har förståelse för att det kanske uppstår svårigheter på arbetsplatsen. Men lägg krutet på att be om din chefs synpunkter på om ni tillsammans kan lösa eventuella problem som din föräldraledighet medför. Hur din chef sedan reagerar kan du inte råda över. I bästa fall löser ni det hela i bästa samarbetsanda

3. FRÅGA: Min chef är lynnig och har ständiga humörsvängningar. När jag vill diskutera mina arbetsuppgifter måste jag hela tiden stämma av vilket humör chefen är på för att se om det är rätt läge. Hur ska jag tackla min oförutsägbara chef?

SVAR: Med en sådan person är det dessvärre du själv som får stå för stabiliteten. Det förutsätter också att du är säker på vad du vill åstadkomma och säga. Annars är risken stor att du dras med i destruktiva återvändsgränder, försätter dig i kamp och konflikt. Skriv upp några punkter som du vill framföra innan ni samtalar. Att träna avslappning, särskilt att andas med magen, kan också vara bra.

Storbritanniens legendariska premiärminister Margaret Thatcher tog fasta på tre råd när det gäller att framföra ett budskap:

1. Tala lugnt och medvetet (gå inte upp i falsett).
2. Ta upp max tre saker per samtal.
3. Sitt stadigt och lätt lutad tillbaka på stolen och ha fötterna väl förankrade i golvet.

Den som lyckas med det kan bidra till att samtalspartnern går ned i varv och medvetet eller oftast omedvetet följer ditt lugna sätt att agera.

4. FRÅGA: Jag har en kollega som blir mobbad och är kontorets skämt. Chefen verkar inte se det hela. Jag tycker stämningen är obehaglig. Hur ska jag berätta om mobbningen utan att anklaga chefen?

SVAR: Tala med din chef och beskriv hur du ser på saken. Ta gärna hjälp av en HR-person också. Berätta också att du tycker att stämning på arbetsplatsen blir dålig på grund av mobbningen. Fråga om ni tillsammans kan lägga upp en strategi för att komma till rätta med problemet.

5. FRÅGA: Min chef är så negativ. Ingen av oss anställda får någonsin höra att vi gör bra saker. Vi får bara kritik. Hur ska jag ta upp det här så att det blir konstruktivt för både mig och chefen?

SVAR: Se mitt svar på fråga 1. Använd dig av samma taktik och boka ett samtal där du ber om chefens synpunkter på dina insatser. Uppmana gärna dina kolleger att göra likadant. Dessutom skulle ni kanske ha nytta av en temadag eller konferens under ledning av en utomstående person. Syftet med en sådan aktivitet är att alla inklusive chefen får feedback på vad som är bra och vad som kan bli bättre.  I en bok ”Liten handbok för utbildare” har jag beskrivit detta närmare och även gett förslag på andra aktiviteter för att utveckla kommunikation och relationer.

Gertrud Dahlberg​