Om du är medlem i Unionen och inte redan prenumererar på Kollegas populära nyhetsbrev så kan du passa på att registrera dig via länken nedan.
Då får du Kollegas bästa nyheter, avslöjanden och smarta tips om allt som rör arbetsmarknaden direkt i din inkorg varje vecka.
Grunden till ett konstruktivt samtal är att inse att det ofta inte finns något rätt eller fel i människors synpunkter. Det gäller att vara öppen för olika perspektiv och lyhörd för att det finns andra sätt att se på saken än ditt eget. Att undvika anklagelser och att skuldbelägga är också nödvändiga förutsättningar för att det ska kunna uppstå en fruktbar diskussion.
Det menar Anders Engquist som är legitimerad psykolog och filosofie doktor i pedagogik. Han har under många är specialiserat sig på kommunikation och har dessutom skrivit ett tiotal böcker, som exempelvis används på universitet och högskolor, bland annat ”Förstånd, missförstånd: Samtalsmetodik för arbetslivet”.
Anders Engquist framhåller att det inte finns något universalmedel för att skapa konstruktiva samtal och en god kommunikation. Det skiljer sig mellan tillfälle, situation och framför allt mellan vilka personer som är inblandade.
– Vi människor är olika, med skilda kunskapsnivåer och mognadsgrad. Men en tumregel är att skapa ett samtalsklimat där båda parter känner att de har kontroll och att inte någon befinner sig i underläge, förklarar han.
Här ger Anders Engquist sina synpunkter på hur du konstruktivt kan tackla några vanliga situationer där det ofta kan kännas svårt att prata med chefen.
1. FRÅGA: Jag känner mig inte sedd och saknar uppmuntran från min chef. Visserligen jobbar jag på men skulle behöva feedback för att känna mig mer motiverad. Chefen är oftast stressad och har inte tid. Hur ska jag kunna framföra det här på bästa sätt?
SVAR: Be om en tid för ett enskilt samtal. Inled det med att du skulle vilja ha chefens syn på din professionella framtid. Säg att du gärna vill ha synpunkter på vad du gör bra och vad du bör utveckla. Ställ uppföljningsfrågor, be din chef att konkretisera om du får vaga eller generella svar. Då kan du förhoppningsvis få den feedback du behöver. Undvik att fälla omdömen om hur du ser på chefens sätt eller person i övrigt. Berätta i stället om något du uppskattar hos chefen som avslutning på samtalet. Om du inte har något positivt att säga tacka för samtalet.
2. FRÅGA: Jag har nyligen fått ett nytt jobb. Nu står det lite överraskande också klart att jag ska bli förälder och därmed snart föräldraledig. Det är roligt men samtidigt känns det som om jag sviker chefens förtroende. Jag funderar på att ta på mig extra uppgifter för att kompensera ”sveket” och visa min goda vilja. Hur ska jag presentera min kommande föräldraledighet på bästa sätt för att chefen inte ska bli besviken på mig?
SVAR: Det finns inget annat sätt än att meddela nyheten för din chef. Berätta att du inte visste att du skulle bli förälder vid anställningstillfället, att du känner vånda och har förståelse för att det kanske uppstår svårigheter på arbetsplatsen. Men lägg krutet på att be om din chefs synpunkter på om ni tillsammans kan lösa eventuella problem som din föräldraledighet medför. Hur din chef sedan reagerar kan du inte råda över. I bästa fall löser ni det hela i bästa samarbetsanda
3. FRÅGA: Min chef är lynnig och har ständiga humörsvängningar. När jag vill diskutera mina arbetsuppgifter måste jag hela tiden stämma av vilket humör chefen är på för att se om det är rätt läge. Hur ska jag tackla min oförutsägbara chef?
SVAR: Med en sådan person är det dessvärre du själv som får stå för stabiliteten. Det förutsätter också att du är säker på vad du vill åstadkomma och säga. Annars är risken stor att du dras med i destruktiva återvändsgränder, försätter dig i kamp och konflikt. Skriv upp några punkter som du vill framföra innan ni samtalar. Att träna avslappning, särskilt att andas med magen, kan också vara bra.
Storbritanniens legendariska premiärminister Margaret Thatcher tog fasta på tre råd när det gäller att framföra ett budskap:
1. Tala lugnt och medvetet (gå inte upp i falsett).
2. Ta upp max tre saker per samtal.
3. Sitt stadigt och lätt lutad tillbaka på stolen och ha fötterna väl förankrade i golvet.
Den som lyckas med det kan bidra till att samtalspartnern går ned i varv och medvetet eller oftast omedvetet följer ditt lugna sätt att agera.
4. FRÅGA: Jag har en kollega som blir mobbad och är kontorets skämt. Chefen verkar inte se det hela. Jag tycker stämningen är obehaglig. Hur ska jag berätta om mobbningen utan att anklaga chefen?
SVAR: Tala med din chef och beskriv hur du ser på saken. Ta gärna hjälp av en HR-person också. Berätta också att du tycker att stämning på arbetsplatsen blir dålig på grund av mobbningen. Fråga om ni tillsammans kan lägga upp en strategi för att komma till rätta med problemet.
5. FRÅGA: Min chef är så negativ. Ingen av oss anställda får någonsin höra att vi gör bra saker. Vi får bara kritik. Hur ska jag ta upp det här så att det blir konstruktivt för både mig och chefen?
SVAR: Se mitt svar på fråga 1. Använd dig av samma taktik och boka ett samtal där du ber om chefens synpunkter på dina insatser. Uppmana gärna dina kolleger att göra likadant. Dessutom skulle ni kanske ha nytta av en temadag eller konferens under ledning av en utomstående person. Syftet med en sådan aktivitet är att alla inklusive chefen får feedback på vad som är bra och vad som kan bli bättre. I en bok ”Liten handbok för utbildare” har jag beskrivit detta närmare och även gett förslag på andra aktiviteter för att utveckla kommunikation och relationer.
Och så här gör du som chef för att samtalen ska bli braÖppenhet, tydlighet, ömsesidighet och respekt. I stort sett är det samma sak som gäller för att skapa bra kommunikation, vare sig du är chef eller underordnad. Det menar Anders Engquist, leg. psykolog och filosofie doktor i pedagogik. Han har gjort en egen undersökning bland mellanchefer och bett dem att svara på vad som utmärker en bra chef. – Den viktigaste egenskapen var chefens sätt att vara och att ta varje medarbetare på allvar genom att visa intresse. Att då och då prata med varje medarbetarna enskilt och inte bara i grupp framstod som viktigt. Först i andra hand kom konkret sakkunnighet, skicklighet och effektivitet. Sättet att vara ansågs alltså viktigare än sakkunskap och konkret skicklighet i arbetet. Men naturligtvis måste en bra chef även ha de senare egenskaperna för att få auktoritet, säger Anders Engquist. 3 enkla och effektiva råd för bra kommunikation
|
Gertrud Dahlberg
Oavsett om du är chef eller medarbetare vill vi veta vad en bra chef är för dig. Du kanske har exempel på när en chef utmärkt sig eller lyft dig? Och du som själv är chef - vilken typ av ledare eftersträvar du att vara? Dela med dig i sociala medier under #enbrachef.
Ledarskap i rymdindustrin: Charlotta Sund är vd för SSC och leder satsningen på att skjuta upp satelliter från Esrange – en tekniskt och ekonomiskt krävande uppgift i en växande bransch.
Fyra verksamhetsområden: SSC arbetar med forskning (raketer/ballonger), satellitkommunikation (största intäktskällan), konsulttjänster och framtida satellituppskjutningar.
Empatiskt och resultatinriktat ledarskap: Sund kombinerar tekniskt intresse med krav på lönsamhet och betonar vikten av empati och balans i ledarskapet.
Den här sammanfattningen är gjord med hjälp av AI-verktyg och har granskats av Kollegas webbredaktör. Kollegas AI-policy hittar du här.
Någon hög chef tänkte hon inte bli. Gruppchef, kanske. På sin höjd.
Nej, Charlotta Sund ville göra mer än att jobba: skaffa många barn, ha roligt, resa, läsa böcker, åka skidor. Fast samtidigt ta jobbet på allvar, såklart.
– Jag är fostrad i att man ska göra rätt för sig. Både min syster och jag fick lära oss att klara oss själva. Att inte vara beroende av en man för sin försörjning. Och jag har alltid varit väldigt ambitiös och inte sett några begränsningar i livet. Men jag har samtidigt haft en ganska avslappnad inställning till karriären och drivits mer av nyfikenhet än av drömmen om toppjobb.
På 80-talet lämnade hon Sävedalen och Partille för att plugga till civilingenjör i Linköping (där hon för övrigt träffade den man hon fortfarande är gift med). Efter examen fick hon jobb på Ericsson och strax innan hon fyllde 30 fick hon sin första chefstjänst.
– Jag blev tillfrågad och tackade ja. Så har det nästan alltid varit för mig; jag har knappt sökt några jobb. Jag har fått frågan och sagt ”ja, jag prövar”. Jag har varit orädd.
Det skulle bli många år på Ericsson. Charlotta Sund jobbade mycket internationellt och chefade på amerikanska, asiatiska, nordiska och europeiska avdelningar. En period jobbade hon mycket med Ryssland och Ukraina med ständiga resor utanför Sverige.
Först efter 26 år – då satt hon i ledningsgruppen för Ericsson – lämnade hon telekombolaget för att bli vd och koncernchef på Tekniska Verken i Linköping. Där stannade hon i fem år innan hon sa upp sig efter ett samtal om rymden.
– Jag blev uppringd av en headhunter. Jag trivdes extremt gott i Linköping och tycker att det är väldigt spännande med energifrågor. Men när headhuntern ringde och började prata om rymden, så gick det inte – ingenjör som man är – att säga nej. Det här teknikområdet verkade så väldigt spännande.
Charlotta Sund pratar välvårdad göteborgska, trots många år på ostkusten. Orden kommer snabbt och hon skrattar mycket och kryddar gärna meningarna med en del engelska – en följd av många år i internationella sammanhang. Självförtroendet är gott efter att ha klarat tuffa utmaningar i ett långt arbetsliv.
Men när hon skulle kliva på vd-stolen i Swedish Space Corporation, SSC, kom ändå nervositeten.
– Det är inte så mycket tid till att läsa på när du börjar ett nytt vd-jobb. Du lär dig as you go along, skulle jag vilja säga. Och då går du såklart på vissa minor. Och du blir lika nervös som du blev när du var 19 år. Så du måste steppa upp. Du kan inte bli complacent (nöjd, självbelåten), det funkar inte här. Det kan vara jobbigt, men är också väldigt kul och utmanande.
Huvudkontoret i Solna, där Charlotta Sund tillbringar den största delen av sin arbetstid, ser ut som de flesta andra kontor. Men då och då reser hon till rymdbasen Esrange som är en betydligt mer spännande plats och själva hjärtat i bolaget.
SSC:s verksamhet är uppdelad i fyra områden: raketer och ballonger för forskning, markstationer för satellitkommunikation, expertkompetens till rymdmissioner och – inom kort – uppskjutning av satelliter.
– Forskningssidan är kärnan, där vår verksamhet på Esrange började på 60-talet. I samarbete med exempelvis universitet, NASA och ESA (den amerikanska och den europeiska rymdorganisationen) skjuter vi upp sondraketer och ballonger. Med hjälp av dem kan forskare göra olika experiment i en miljö utan gravitation. Forskningen genomsyrar vår kultur: här gör vi något gott, här tar vi mänskligheten vidare.
Största intäkterna kommer från SSC:s verksamhet för satellitkommunikation. Sådana finns på Esrange men också på platser i bland annat Chile, Australien, USA och Kanada. Stationerna plockar ner data och kommunikation från rymden och skickar kommandon till farkoster. Nyligen användes markstationerna när amerikanska Firefly Aerospace landade på månen för att göra experiment. Den typen av uppdrag följer Charlotta Sund i realtid.
– Det är nervkittlande! Allt måste fungera och ett sådant uppdrag innehåller flera kritiska moment. Först uppskjutning, sedan landningen och därefter förbindelsen så att man får data.
Det tredje området är en konsultverksamhet. Medarbetare i flera europeiska länder jobbar tillsammans med de stora institutionerna i olika rymdmissioner.
Sist, men inte minst, jobbar SSC för att kunna skjuta upp satelliter från Esrange.
– Vi är lite svävande på när det kommer att ske. Det är ett avancerat teknikprojekt och just nu vågar jag inte lova något. Det kostar väldigt mycket pengar och vi behöver ha våra finanser under kontroll. Vi är ett ganska litet bolag och därför behöver vi se över hur mycket resurser vi kan ösa in i det här.
Pengarna, ja. SSC är ett statligt bolag. Nyligen fick de – liksom andra statliga bolag – krav på sig att vara lönsamma. Det var också en av anledningarna att just Charlotta Sund, erkänt duktig på att jobba med lönsamhet, fick jobbet som vd.
– Utan det kravet hade jag aldrig tackat ja till det här jobbet, för jag är så fostrad i att det ska finnas lönsamhet i ett bolag. Det betyder inte att bolaget har drivits på ett felaktigt sätt innan, men det har haft en annan styrning. Rymden har heller inte varit en så boomande industri som den är i dag. Tidigare var verksamheten enbart forskningsorienterad, men drivs nu även av kommersiella krafter. Det gäller inte bara SSC utan det gäller globalt.
Men pengar att tjäna finns, det är Charlotta Sund övertygad om.
– Och jag brukar säga att vi får mer frihet om vi tjänar pengar. Då kan vi satsa på nya, spännande projekt. Om vi inte tjänar några pengar blir det jättejobbigt. Det försöker jag prata mycket om.
Tycker folk att det är jobbigt?
– Det tror jag inte. Men de kanske inte tycker att det är så intressant. Det är intressantare att prata om nästa rymdmission eller nya tekniska lösningar än att prata om marginaler eller om vi kan leverera ett projekt i tid. Men vi behöver göra både och. Men alla behöver ju inte göra allt, vi är ett team.
Charlotta Sund beskriver medarbetarna som ”extremt engagerade”. Det är, förstås, enbart en fördel för en vd. Men det gäller samtidigt att medarbetarna lägger sin energi och entusiasm på rätt ställen.
– Ibland känns det som att jag är den tråkiga i rummet. Att jag alltid är den som frågar ”Hur lönsamt är det?”. Det är en ny ledarskapsutmaning för mig, jämfört med tidigare arbetsplatser. Jag trodde nog att jag skulle jobba mer med att lära mig saker om rymden, men har ägnat väldigt mycket tid åt intern effektivitet. På min lediga tid får jag se till att lära mig mer om rymden.
Nej, ledig tid är inte så mycket ledig tid för Charlotta Sund. Så har det nästan alltid varit – och hon har varit beredd att betala priset för det.
– Det är alltid något som går i huvudet på mig. Det inskränker ganska mycket på mitt privatliv. Har man min läggning kan allt alltid bli lite bättre, det finns inga begränsningar. Då gäller det att ibland säga till sig själv att nu räcker det, det här är tillräckligt bra.
Andra gånger gäller det att ha förståelse för att medarbetarna inte alltid presterar på topp.
– Som ledare måste man vara ödmjuk och det är något jag har lärt mig under åren. Jag har större förståelse för andra människor nu än jag hade när jag blev chef första gången. Jag förstår att saker händer i livet som påverkar en. Man kan bli sjuk, man kan ha svårigheter med sina barn, saker händer i ens relationer, föräldrar går bort. Jag var runt 30 år när jag blev chef första gången och då var min livserfarenhet mer begränsad.
Kan alla lära sig att bli en bra chef?
– Ja. Men man behöver en empatisk grund. Det är viktigt att ha med den empatiska biten, även när det är tufft. På Ericsson sa jag upp folk varje år. Men kan man avsluta med någon och ha en relation efteråt, kanske till och med vara referent, då har man lyckats ta med sig sitt empatiska jag.
SSC har 750 anställda, utspridda över Sverige och världen. När alla jobbar tillsammans med en tydlig vision är det roligast att vara chef, tycker Charlotta Sund.
– När vi kan komplettera varandra. När tekniker med spetskompetens kan arbeta tillsammans med medarbetare som vet hur man driver projekt och har koll på ekonomin. När vi har jobbat länge med ett nytt projekt eller nytt system och gör det tillsammans. Jag gillar inte soloprestationer eller ”hjältar” inom organisationen. Alla behövs och min uppgift är se till att grupperna fungerar bra.
Hur gör du det?
– Ibland handlar det om att lösa konflikter, att se att en konflikt är på väg att uppstå och få ihop medarbetarna igen. Att ibland gå in och detaljstyra och ibland lätta från rummet. Att vara tydlig med vart vi ska. Det handlar mycket om att anpassa ledarskapet utifrån gruppen och medarbetarna. Att ge tydlig återkoppling och ha bra dialog med sina medarbetare. Och att fira segrar. Både på grupp- och individnivå. Men det behöver jag bli bättre på.
Kan du fira egna framgångar?
– Jag är nästan alltid inne i nästa grej. När något har löst sig börjar jag direkt fundera över vad som inte fungerar. Men det är bra att tvinga sig själv att tänka på det som gick bra, trots att man kanske har haft en riktig skitdag. Det tar jag med mig ibland.
Är det en del av din framgång, att du aldrig har varit riktigt nöjd?
– Det låter ju hemskt, som att jag har haft ett tråkigt liv. Jag tycker att jag har haft ett roligt liv. Jag tror snarare att det handlar om att jag har sagt ja. Många som har varit i min situation; tre barn ganska tätt och en man som har jobbat mycket, har varit försiktigare i arbetslivet trots att jag har upplevt dem som mycket smartare och duktigare än vad jag har varit. Men jag har sagt ja och varit orädd.
Namn: Charlotta Sund
Gör: Vd för SSC.
Okänd sida: Älskar trädgårdar. "Om jag inte hade blivit civilingenjör hade jag blivit trädgårdsmästare."
