Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Exitsamtal gynnar medarbetare - och chefer

Ett bra avslut är lika betydelsefullt som en bra början. Att erbjuda ett exitsamtal är ett sätt att utveckla chefer, förbättra företaget och få nöjda medarbetare.
Publicerad 15 maj 2023, kl 06:00
Peter Knutsson Frejd, vd Academic Work
Exitsamtalen har gjort Academic Work till en bättre arbetsgivare, menar vd Peter Knutsson Frejd.

Exitsamtal, avslutande samtal, avgångssamtal eller offboarding är alla benämningar på ett slags intervju där medarbetaren knyter ihop säcken och tackar för den tid som varit. Men ett snyggt slut mer än kaffe, tårta och tacktal. Det är en strukturerad avslutningsprocess där båda parter kommer till tals. Det kan gynna både den som slutar och hela verksamheten i företaget, menar Peter Knutsson Frejd, vd på Academic Work.

– Ett av syftena är att kunna förbättra. Att ta reda på vad den anställde upplevt under sin tid när det gäller kultur, arbetsbelastning, lön och ledarskap är ett sätt att se vart företaget är på väg och att i tid kunna förhindra att det går åt fel håll. Eller så kan det bli en bekräftelse på att vi redan gör rätt, säger han.

"Viktigt med chans att säga allt"

Ett annat viktigt mål är att den som slutar ska känna att allt är sagt och därför lämnar företaget med en så positiv känsla som möjligt.
– Den som slutar ska känna att hon eller han verkligen har fått säga allt. Det minimerar risken att negativa synpunkter om företaget blir en snackis. Dessutom vill vi gärna att bra medarbetare återvänder till oss senare, säger Peter Knutsson Frejd.

På Academic Work görs avslutningsprocessen i olika steg. Först får medarbetaren som ska sluta en digital enkät från HR-avdelningen. I den finns bland annat frågor om trakasserier, kränkningar och känslomässiga upplevelser.
– Därefter följer HR upp med en lite djupare intervju. Det är en viktig poäng att exitsamtalen görs av en mer neutral part och inte av den närmaste chefen. På så sätt är det lättare för medarbetaren att framföra sina synpunkter och vi kommer närmare sanningen.

Exitsamtal ger möjlighet att utvecklas

När medarbetaren slutat får hen se exitintervjun i skrift och ge sitt godkännande. Därpå skickas intervjun vidare till HR, vd och involverade chefer som även diskuterar vad som kommit fram.
– Det tar lite tid, men är väl värt det. Exitsamtalen har gjort oss bättre och mer attraktiva som arbetsgivare. Dessutom kan våra chefer ta till sig av synpunkterna och utvecklas. På sikt kan vi komma att göra samma offboardingprocess för våra konsulter, säger Peter Knutsson Frejd.

Text: Gertrud Dahlberg.

Håller du exitsamtal?

Ulrika Mattsson, HR-KONSULT, PEOPLE AND BUSINESS.

– Ja, de är bra. Men ibland händer det att medarbetaren som ska sluta inte vågar uttrycka kritik av rädsla för att få negativa referenser. Ett sätt att komma åt det är att först skicka ut en anonymiserad enkät. – För ett professionellt avslut erbjuds alltid ett samtal med närmaste chefen och ett separat med mig på HR. Jag brukar samla ihop synpunkter från flera samtal innan jag presenterar dem för organisationen. Då kan jag se eventuella trender på gruppnivå och skydda integriteten bättre.
 

 

Rebecca Lindgren, HR-KONSULT COMPETENSUM.

– Det är lika självklart som en anställningsintervju. Det finns ett värde för företaget i att den som slutar gör det utan att vara missnöjd. – Ofta tar jag samtalet ihop med närmaste chef. Finns det mycket kritik kan det vara bättre att ha ett enskilt samtal. Jag skickar frågorna i förväg så att alla hinner tänka efter och förbereda sig. Det ger bättre samtal. Ett annat tips är att hålla exitsamtalet minst en vecka innan medarbetaren ska sluta, då finns det tid att komma med kompletterande synpunkter.
 

 

Amanda Wennström, HR-GENERALIST PÅ FELLOWMIND.

– Ja, jag erbjuder vårt ”hejdå-samtal” med den anställde och närmaste chef och ett exitsamtal med mig. Det är lättare att vara öppen med en annan person än med sin närmaste ledare och jag kan borra lite djupare. – Efter intervjun lyfter jag synpunkterna inom organisationen, utan att nämna namn. Exitsamtalen fyller därmed en funktion för båda parter. Den som lämnar ska känna sig hörd och företaget ska få en chans till förbättringar. Det har till exempel gjort att vi kunnat minska arbetsbelastningen.

Ledarskap

Läs böcker - och bli en bättre chef

Visioner, motgång och makt. Inom världslitteraturen finns klassiska teman som kan synliggöra dina styrkor och svagheter. Skönlitteratur kan utveckla ditt ledarskap.
Publicerad 24 maj 2024, kl 06:06
Chef läser böcker i skön fåtölj.
Läs böcker och utvecklas som ledare. Att ta sig tid att läsa kan gör att man kan få nya perspektiv på saker i ens vardag - och på jobbet. Foto: Colourbox.

Vad har Strindberg, Shakespeare och Dostojevskij att göra med ledarskap och förändringsarbete? En hel del.

Det menar Mattias Fyhr som utvecklar chefer genom att korsa ledskapsteorier med humanistisk kunskap.

Med hjälp av skönlitteratur och filosofi vässar han ledare till förbättrad självkännedom, kreativitet och kommunikation.

– Humanioran är lite för bra och stimulerande för att bara häcka på högskolorna. I synnerhet som näringsliv och organisationer törstar efter kunskap som stämmer med dagens krav på ledare, säger Mattias Fyhr som driver företaget Origo Consulting.

Ledarskap i praktiken: Klassiker ger insikter

Enligt Mattias Fyhr är skönlitteratur en effektiv väg för att driva de förändringar som ständigt efterfrågas i moderna företag och organisationer. Ett arbete som många gånger misslyckas.

– Anledningen till att förändringsarbetet kör fast är oftast bristande kunskap i att förstå och kommunicera med människor. Att läsa skönlitteratur är en väg att begripa och reflektera över egna och andras beteenden, behov och drivkrafter. Litteraturen triggar både känslan och tanken, på ett märkligt och inspirerande sätt.

Genom att djupdyka i världslitteraturens klassiker – exempelvis Machiavellis Fursten, Shakespeares Julius Caesar och Strindbergs Hemsöborna – kan ledarskapsfrågor som visioner, styrning, mångfald, motgång och makt göras konkreta.

– Att diskutera böckerna gör att man får en chans till nya perspektiv, att skärpa tanken och att dessutom få syn på sina styrkor och svagheter som ledare, säger Mattias Fyhr.

Skönlitteraturens lektioner för ledare

Med avstamp i de skönlitterära texterna väcks frågor kopplade till det egna ledarskapet: Vad driver mig? Varför vill jag vara chef? Vad kännetecknar ett gott förändringsarbete? Hur ser jag på mina medarbetare? Vilka är mina strategier för att kommunicera? Hur kan jag utveckla mig?

I många andra länder, som USA, Storbritannien och Frankrike, är goda kunskaper i humaniora självklart för ledare. Däremot har samma bildningstradition saknats i Sverige. Men nu tycks något börja hända. I dag har exempelvis Handelshögskolan i Stockholm infört bokcirklar på schemat. Syftet är att göra studenterna – som ju är framtidens makthavare – mer analytiska, kreativa och bättre på kritiskt tänkande.

Mattias Fyhr framhåller att bildning inte handlar om att kunna svänga sig med referenser.

– Det innebär i stället att öppna sig för nya kunskaper om mänskligt tänkande och agerande. Förutom att bredda referensramarna har jag märkt att bildning dessutom stärker självförtroendet och gör oss lite mer rakryggade.

Text: Gertrud Dahlberg. 

11 LÄSTIPS SOM UTVECKLAR LEDARE

Mathias Fyhr, som utvecklar chefer med hjälp av litteratur, har några favoritböcker.

Makt och drivkrafter: Fursten av Niccolò Machiavelli.

Förändringsarbete: Livläkarens besök av P.O. Enquist.

Kommunikation och retorik: Julius Caesar av William Shakespeare.

Kvinnligt respektive manligt ledarskap: Kronprinsessan av Hanne-Vibeke Holst.

Balans i livet: Tio tankar om tid av Bodil Jönsson.

Plikt, ansvar och lojalitet: Mörkrets hjärta av Joseph Conrad.

Ledarskap i motgång: Kung Oidipus av Sofokles.

Självkännedom: Brott och straff av Fjodor Dostojevskij.

Gruppdynamik: Flugornas herre av William Golding.

Motivation, stimulans och effektivitet: Främlingen av Albert Camus.

Kommunikation: Röda rummet av August Strindberg.

CHEF, VARFÖR LÄSER DU?

Patric Pettersson

PATRIC PETERSSON,

security director, Volvo i Göteborg.

– Det gör mig klokare och mer lyhörd. Som ledare har jag lärt mig mycket av de stora sagorna, där det onda och goda inte alltid är självklart. Det är element som påminner om den knepiga verkligheten. Ur Machiavellis Fursten kan jag dra paralleller till att styra människor med antingen morot eller piska. Piskad personal blir inte öppen för förändring, omhändertagna medarbetare blir kreativa.

Tinni Ernsjöö Rappe

TINNI ERNSJÖÖ RAPPE,

director, Art Initiative and Literary Agenda, Handelshögskolan i Stockholm.

– Det är ett sätt att uppleva världen ur en annan människas perspektiv. Det vidgar empatin, ökar reflektionsförmågan och väcker existentiella frågor som i förlängningen kan skapa trygghet inför tillvarons komplexitet. Och det är något chefer behöver.

– Vi erbjuder våra studenter att delta i en bokcirkel där de under ett år läser och diskuterar sju aktuella skönlitterära verk.

Anders Johansson

ANDERS JOHANSSON,

business implementation officer, Husqvarna Construction. 

– Det ökar förmågan att hålla fokus. Att berätta historier är en kraftfull metod för att involvera människor, och det har blivit ett sätt för mig att uppnå mina mål. Jag ledde nyligen en workshop om något så torrt som kravhantering. Genom att beskriva det med hjälp av en privat anekdot tror jag att jag lyckades levandegöra något som annars ingen skulle ha lagt på minnet.