Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Exitsamtal gynnar medarbetare - och chefer

Ett bra avslut är lika betydelsefullt som en bra början. Att erbjuda ett exitsamtal är ett sätt att utveckla chefer, förbättra företaget och få nöjda medarbetare.
Publicerad 15 maj 2023, kl 06:00
Peter Knutsson Frejd, vd Academic Work
Exitsamtalen har gjort Academic Work till en bättre arbetsgivare, menar vd Peter Knutsson Frejd.

Exitsamtal, avslutande samtal, avgångssamtal eller offboarding är alla benämningar på ett slags intervju där medarbetaren knyter ihop säcken och tackar för den tid som varit. Men ett snyggt slut mer än kaffe, tårta och tacktal. Det är en strukturerad avslutningsprocess där båda parter kommer till tals. Det kan gynna både den som slutar och hela verksamheten i företaget, menar Peter Knutsson Frejd, vd på Academic Work.

– Ett av syftena är att kunna förbättra. Att ta reda på vad den anställde upplevt under sin tid när det gäller kultur, arbetsbelastning, lön och ledarskap är ett sätt att se vart företaget är på väg och att i tid kunna förhindra att det går åt fel håll. Eller så kan det bli en bekräftelse på att vi redan gör rätt, säger han.

"Viktigt med chans att säga allt"

Ett annat viktigt mål är att den som slutar ska känna att allt är sagt och därför lämnar företaget med en så positiv känsla som möjligt.
– Den som slutar ska känna att hon eller han verkligen har fått säga allt. Det minimerar risken att negativa synpunkter om företaget blir en snackis. Dessutom vill vi gärna att bra medarbetare återvänder till oss senare, säger Peter Knutsson Frejd.

På Academic Work görs avslutningsprocessen i olika steg. Först får medarbetaren som ska sluta en digital enkät från HR-avdelningen. I den finns bland annat frågor om trakasserier, kränkningar och känslomässiga upplevelser.
– Därefter följer HR upp med en lite djupare intervju. Det är en viktig poäng att exitsamtalen görs av en mer neutral part och inte av den närmaste chefen. På så sätt är det lättare för medarbetaren att framföra sina synpunkter och vi kommer närmare sanningen.

Exitsamtal ger möjlighet att utvecklas

När medarbetaren slutat får hen se exitintervjun i skrift och ge sitt godkännande. Därpå skickas intervjun vidare till HR, vd och involverade chefer som även diskuterar vad som kommit fram.
– Det tar lite tid, men är väl värt det. Exitsamtalen har gjort oss bättre och mer attraktiva som arbetsgivare. Dessutom kan våra chefer ta till sig av synpunkterna och utvecklas. På sikt kan vi komma att göra samma offboardingprocess för våra konsulter, säger Peter Knutsson Frejd.

Text: Gertrud Dahlberg.

Håller du exitsamtal?

Ulrika Mattsson, HR-KONSULT, PEOPLE AND BUSINESS.

– Ja, de är bra. Men ibland händer det att medarbetaren som ska sluta inte vågar uttrycka kritik av rädsla för att få negativa referenser. Ett sätt att komma åt det är att först skicka ut en anonymiserad enkät. – För ett professionellt avslut erbjuds alltid ett samtal med närmaste chefen och ett separat med mig på HR. Jag brukar samla ihop synpunkter från flera samtal innan jag presenterar dem för organisationen. Då kan jag se eventuella trender på gruppnivå och skydda integriteten bättre.
 

 

Rebecca Lindgren, HR-KONSULT COMPETENSUM.

– Det är lika självklart som en anställningsintervju. Det finns ett värde för företaget i att den som slutar gör det utan att vara missnöjd. – Ofta tar jag samtalet ihop med närmaste chef. Finns det mycket kritik kan det vara bättre att ha ett enskilt samtal. Jag skickar frågorna i förväg så att alla hinner tänka efter och förbereda sig. Det ger bättre samtal. Ett annat tips är att hålla exitsamtalet minst en vecka innan medarbetaren ska sluta, då finns det tid att komma med kompletterande synpunkter.
 

 

Amanda Wennström, HR-GENERALIST PÅ FELLOWMIND.

– Ja, jag erbjuder vårt ”hejdå-samtal” med den anställde och närmaste chef och ett exitsamtal med mig. Det är lättare att vara öppen med en annan person än med sin närmaste ledare och jag kan borra lite djupare. – Efter intervjun lyfter jag synpunkterna inom organisationen, utan att nämna namn. Exitsamtalen fyller därmed en funktion för båda parter. Den som lämnar ska känna sig hörd och företaget ska få en chans till förbättringar. Det har till exempel gjort att vi kunnat minska arbetsbelastningen.

Ledarskap

Ta kontroll över ditt kontrollbehov

En överdrivet detaljstyrande chef riskerar att göra medarbetarna passiva. Känner du dig träffad? Det går att få problemet under kontroll.
Publicerad 25 maj 2023, kl 06:00
Illustration där en hand styr medarbetare framför datorerna som en dockspelare.
Chefer är ofta samvetsgranna. När hjulen börjar snurra allt fortare kan dock ledarskapet övergå i kontrollbehov och detaljstyrning. Illustration: Colourbox.

Är du chefen som gillar att ha koll på detaljerna? Alltid har en minut över för dina medarbetare? Är strukturerad, fokuserad på att prestera, orolig för att det ska bli fel och avskyr att chansa? Då är du sannolikt en samvetsgrann person.
– Personlighetsdraget samvetsgrann är tätt förknippat med framgång och är vanligt hos chefer. Eftersom de här personerna presterar bra blir de ofta befordrade, säger Fredric Bohm, psykolog med fokus på ledarskap, attityder, konflikt- och förändringshantering.

Samvetsgrann inte samma som kontrollbehov

Fredric Bohm

Att vara samvetsgrann behöver i sig inte betyda att du också har ett kontrollbehov. Men om vi adderar en hög nivå av stress eller en dålig självkänsla och ångest och oro över att inte räcka till, då är det lätt att du börjar peta i detaljerna.
– Mixa någon som har en hög grad av samvetsgrannhet med hård press, se till att det går lite för fort, är lite för svårt och att insatserna är höga, att uppgiften handlar om liv eller död – ja, då kommer kontrollbehovet fram.
– Det ironiska är att eftersom de här personerna är noggranna och detaljfokuserade blir arbetet ofta bättre när de går in och rättar till, säger Fredric Bohm.


Sämre prestation med kontrollerande chef

Problemet – om du är chef – är att dina medarbetare upplever att du inte har något förtroende för dem. De blir passiva, slutar att ta egna initiativ och deras sunda förnuft slås ut. Fredric Bohm beskriver one minute-leadarship, eller en-minuts-chefen, där medarbetarna hela tiden vänder sig till chefen med frågan: ”Har du en minut?”

 – Varför gör de det? Jo, för att de inte vill ta besluten själva, och det gäller vilken liten skitfråga som helst, för de vet att chefen ändå kommer att gå in och ändra. Som chef kanske du upplever att du har den där minuten. Men det finns en gräns, du kan ju inte ha en minut hela tiden.

Emma Pihl

Emma Pihl, ledarskapskonsult, är författare till boken Let go! Bli fri från ditt kontrollbehov. Idén till boken var en forskningsstudie som fångade hennes intresse.

– Forskarna visade att alltför kontrollerande chefer gjorde att både medarbetare och organisationer presterade sämre. Och cheferna la tid på fel saker och brände ut sig, berättar hon.

Måttlig kontroll är förstås bra, poängterar Emma Pihl. Det är när behovet av kontroll tar makten och styr som det blir problem.
– En viss koll är positivt och för att få det lägger man sig till med rutiner. Men man måste vara vaksam på om kontrollrutinerna tar över och inte längre fungerar som ett stöd. När rädslan för att förlora kontrollen blir ett större problem än att missa det som man vill ha koll på, säger Emma Pihl.

Ökad stress triggar kontrollbehovet

En högre grad av hemarbete har stressat många chefer till att behöva hitta nya sätt att hålla koll, menar Emma Pihl. Många medarbetare upplever också nya sätt att bli kontrollerade, som att ständigt behöva vara uppkopplade och närvarande på chattar. På frågan om det är vanligare med kontrollerande chefer i dag än tidigare svarar psykolog Fredric Bohm både ja och nej.
– Det är inte vanligare att samvetsgranna personer befordras till chefer. Däremot har stressen och pressen på chefer ökat, vilket ju triggar kontrollbehovet.

En ytterligare komplikation är att ju högre upp i hierarkin du kommer som chef, desto mindre struktur finns det.
Är du hög chef är det mindre viktigt att du är bra på ditt jobb – som ju är anledningen till att du blev chef – och mer viktigt att vara visionär och kunna agera i det större sammanhanget – något som inte direkt är den samvetsgrannes bästa gren. Fredric Bohm betonar att det inte handlar om att dela in människor i bättre och sämre.
 – Samvetsgranna personer är superbra medarbetare, pålitliga, lojala och ansvarstagande. Men det går inte att vara bra på allt hela tiden, det måste man ha förståelse för.

Text: Ulrika Sundström

SÅ SLÄPPER DU TAGET


1. Bli medveten om hur du fungerar och när kontrollen leder till stress för dina medarbetare. Vidta åtgärder aktivt – det går att träna på att bli bra på att släppa kontrollen.

 2. Alternativet till kontroll är inte noll koll. Öva på systematisk desensibilisering – avtrubbning – genom att släppa kontrollen lite grand i taget och öka undan för undan.

3. Använd STOP-tekniken, Stanna, Tänk efter, Orientera, Planera. Leta upp situationer där du känner kontrollbehov och sätt klistermärken eller en notis i mobilen med STOP. Då hinner du tänka efter om du verkligen behöver ringa det där samtalet till it-avdelningen eller kolla säljavdelningens senaste avtal.

 4. Ha förståelse för att du är dålig på det här. Du kan inte vara bäst på allt men med envishet går det att träna bort ditt kontrollbehov.

5. Träna på att känna dig tillräcklig och tycka om dig själv, även vid bakslag, för att stärka din självkänsla.
Källa: Fredric Bohm och Emma Pihl.