Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Chef: Så lyckas du med lönesamtalet
Att sätta löner kan vara en utmaning. Men om du som chef förbereder dig rätt kan både du och dina medarbetare lämna lönesamtalet nöjda.
Så var ska man börja? En god idé är att se över förra årets samtal. Vilka individuella mål har medarbetaren satt upp och har de uppfyllts? Förbered dig själv genom att tänka över vilka argument du har och underbygg dina argument noga. Tydlighet är chefens bästa vän.
- Syftet med ett lönesamtal är att båda parter ska få chansen att framföra sina synpunkter. Som chef ska du berätta hur du bedömer att medarbetaren levererat under året och sedan lyssna till hur medarbetaren ser på sin prestation. Då kan det komma upp saker som du inte har uppmärksammat, vilket kan ändra din bedömning, säger Anders Eriksson, som är regional ombudsman och chefsombudsman på Unionen Stockholm och håller utbildningar för chefsmedlemmar bland annat i att hålla lönesamtal.
Om det finns ett löneavtal så finns det oftast riktlinjer för hur ett lönesamtal ska gå till, som antingen fackklubben och företaget har förhandlat fram eller företaget ensamt har satt upp. I bästa fall finns även kriterier för hur man gör bedömningar av kompetens, men finns inte det kan du som chef ställa krav på ledningen att få ett sådant underlag. Att sätta lön utan att veta vad det baseras på är inte bara svårt, utan omöjligt.
- Det ska inte vara din subjektiva tolkning som chef som ska ligga till grund för lönesättning. Kriterierna ska vara tydlig och kopplade till företaget. Anser man att social kompetens är viktigt så ska man vara tydliga med vad som menas med det på just den här arbetsplatsen. Som chef ska du också bortse från det som inte nödvändigtvis är relevant, exempelvis att du inte klickar med en person, säger Anders Eriksson.
Avsätt ungefär en timme för samtalet och försök att sitta ned på en neutral plats. Ni ska vara jämbördiga parter och sker mötet på ditt kontor kan det kännas som om du har ett övertag. Särskilt om du behöver framföra kritik.
- Om en person har underpresterat är det viktigt att vara tydlig med det och inte linda in det, eller undvika att framföra det för att det känns jobbigt. Det är också en del i utvecklingsarbetet och gör förhoppningsvis att personen presterar bättre under kommande år.
Hur man framför kritik beror förstås på vem du pratar med. Alla människor reagerar olika på information. Någon tar illa vid sig medan en annan rycker på axlarna. Om du lärt känna din arbetsgrupp blir det lättare att anpassa information efter person.
- För de chefer som tycker att hela löneprocessen är jobbig tycker jag att man ska tänka att det är utvecklande för hela organisationen. Det handlar inte bara om att fördela löneutrymme utan också om att vara tydlig med hur jag tycker att du har levererat och vad du kan göra för att komma framåt.
Många företag passar på att ha utvecklingssamtal samtidigt som lönesamtalet. Men det är inte att rekommendera. Dels har de två olika syften. Dels kan det vara svårt att hålla isär dem under samtalets gång.
- Det kan vara svårt att framföra kritik om hur året har gått och sedan slå om och prata kompetensutveckling och positiva framtidsutsikter under samma samtal. Det kan behövas lite andrum emellan.
Ibland finns det en känsla av orättvisa i gruppen. Du och dina medarbetare har kanske inte alls samma bild av hur lönen ska fördelas. Då är det återigen viktigt med en tydlighet kring hur kriterierna ser ut och hur de ska tolkas. Individuell lönesättning innebär att du ska se dina anställdas prestation i förhållande till deras egna individuella mål och inte mot andra i gruppen. Finns det en orättvisa i lönestrukturen – att någon har lägre lön än någon annan med samma arbetsuppgifter utan att det är motiverat så bör man se över det på en övergripande nivå i företaget.
- Facket kan också vara en hjälp för dig som chef. De kan hjälpa medlemmarna att förstå avtalen och hur de fungerar. Om de anställda förstår hur löneprocessen går till blir det färre missförstånd och mindre missnöje.
Att chef och medarbetare förstår varandras argument under lönesamtalet är nödvändigt. Försök att vara prestigelös och lyssna på alla funderingar som kommer upp.
- Om du och din medarbetare når fram till varandra är mycket vunnet. Ett lyckat lönesamtal kan vara viktigt om det finns en liten pott på företaget och att löneökningen inte blir så stor i kronor räknat. En rättvis bedömning utefter prestation kan ofta vara värt mer än kronor i slutänden, säger Anders Eriksson.
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Här fixar kollegan jobbstarten
Vattenfall Eldistribution ska växa från 1 200 till 1 800 anställda på två år. För att avlasta chefer har anställda utbildats för att sköta delar av onboardingen.
På Vattenfall Eldistribution minns alla september 2023. Bolaget, som något år tidigare hade drygt tusen anställda, tog då emot hundra nya medarbetare på en gång.
– Vi tar emot nya grupper varje månad, men det där är fortfarande vårt rekord, säger Gustav Sundvall.
Som chef för lärande och utveckling var han med om att ta fram en ny modell för introduktion av medarbetare, för att klara rekryteringstakten.
Ett sådant blev att utbilda frivilliga medarbetare till att hålla i det som bolaget kallar för introduktionsdagar – tre dagar där nyanställda framför allt får det mesta av den bolagsövergripande information som de behöver.
– Det gäller bara tre dagar av en sex månader lång introduktionsperiod. Men det avlastar cheferna som kan fokusera mer på att få in de nya medarbetarna i deras roller ute på avdelningarna, förklarar Gustav Sundvall.
Medarbetarna sköter onboardingen
De introduktionsutbildade medarbetarna kommer in i bilden redan andra dagen av de nyanställdas första arbetsvecka.
– På tisdagen fokuserar de på grundläggande fakta om bolaget, energisystem och säkerhet. På torsdagen ses de igen och har workshop om värdegrund och spelar bolagets scenariospel. Sedan håller de i en tredje dag på distans efter en månad, säger Gustav Sundvall.
För flera av de utbildade medarbetarna har introduktionsuppgiften, som de ägnar sig åt ett par dagar per månad, blivit en injektion, berättar han.
– Det göder deras engagemang för arbetsplatsen otroligt mycket. De får stöttning från oss men äger till stor del utförandet själva.
Enligt Gustav Sundvall stärks företagskulturen av att nya och erfarna medarbetare möts så tidigt. I interna enkäter har 94 procent av de nyanställda sagt sig vara nöjda med sitt första halvår på företaget. De medarbetarledda introduktionsdagarna har fått extra goda betyg.
– Där är nöjdheten faktiskt 100 procent.
Text: John Palm
Vad tycker du om den nya Vattenfalls modell för onboarding?
Jane Tollqvist, avdelningschef tillstånd och rättigheter.
– Min avdelning har växt från 20 till 60 anställda på några år så det har varit mycket fokus på introduktion. De gemensamma dagarna som de anställda håller i är en väldigt viktig del. Sedan jobbar vi med fadderskap, från första dagen tills att den nya medarbetaren är helt självgående. Fokus är också på att alla ska hjälpa till att ta emot de nya på ett trevligt sätt.
Johan Tezelson, avdelningschef nätanslutningar.
– Introduktionen på bolagsnivå som medarbetare håller i har fungerat väldigt bra för mig, den skapar en tydlighet för oss chefer. Det bästa är att det blir socialt och interaktivt, medarbetarna får träffa varandra och kan börja bygga kontakter och prata om både praktiska saker och om kulturen på arbetsplatsen. Jag har inte sett detta på andra företag, men det fungerar riktigt bra.
Emma Löfgren, avdelningschef operativ teknik.
– Om vi inte hade det systemet skulle mina gruppchefer haft en orimlig arbetsbörda när vi rekryterar så mycket. Uppgifterna i samband med introduktioner behöver helt enkelt spridas ut. Sedan är det ofta erfarna medarbetare som är med och introducerar. För dem är det givande att få vara med och förmedla den kunskap och erfarenhet som de har.
Så blir du en toppchef – 10 saker som gör skillnad
Det finns en magisk formel för framgång. Tio gemensamma nämnare som förenar de bästa cheferna. Faktorer som vi alla kan öva upp och vässa.
Det finns tio saker som kännetecknar chefer för landets ledande företag och organisationer. Procenten i parentes indikerar hur stor andel av de AI-analyserade samtalen som berörde just den klokfaktorn.
MEDMÄNNISKAN (80 procent).
Visar aspekter av medmänsklighet, exempelvis nyfikenhet, passion, lyhördhet, förståelse, vilja och kraft. Bryr sig om människorna i organisationen, vilket gör att medarbetarna bryr sig om organisationen tillbaka.
2 BESLUTSFATTAREN (68 procent).
Är inte rädd att fatta fel beslut. Satsar på många, mindre beslut i stället för få och stora. Kommer till skott – men sover gärna först på saken. Är sedan beredd att ompröva beslutet.
3 FÖRBÄTTRAREN (68 procent).
Låter medarbetarna lära sig nya saker, förbättras och växa.
4 GRUPPSKAPAREN (65 procent).
Välfungerande grupper bygger på gemensamt arbete. Ledaren är en gruppskapare som bidrar till att ge medarbetarna syfte och mening. Inser att chefen arbetar för medarbetarna, inte tvärtom.
5 BORTPRIORITERAREN (59 procent).
Gör färre saker och fastnar inte i onödiga detaljer. Skippar attgöra-listan. Tänker tvärtom. Prioriterar bort och delegerar.
6 RELATIONSFÖRÄDLAREN (59 procent).
Framgång skapas genom relationer och samhörighet. Ger medarbetarna tillit och förtroende. Bryr sig genuint om andra.
7 KOMMUNIKATÖREN (55 procent).
Kraft och riktning är grundstenarna i god kommunikation. När ledaren vet vart ni är på väg och är tydlig med detta skapas också trygghet i organisationen.
8 SJÄLVKÄNNAREN (49 procent).
Tar vara på det som gör hen unik. Litar på sig själv och sina instinkter, men är öppen med svagheter och vågar visa sig sårbar. Rådfrågar andra.
9 SPANAREN (48 procent).
Utan spaning ingen aning. Reflekterar och tar sig tid för eftertanke. Det är extra viktigt i dag när vi översköljs av information. Gör omvärldsbevakningar och bollar idéer med andra som inte tänker som hen själv, för att vidga vyerna.
10 VÄLBEFINNAREN (46 procent).
Återhämtning och vila är en förutsättning för framgång. Laddar batterierna för att orka. Mår chefen dåligt smittar det lätt av sig till medarbetarna.
Text: Gertrud Dahlberg.
Källa: Klokfaktorerna - 10 förmågor som förenar framgångsrika ledare av Svante Randlert.
Koll på konferensen
Planerar du en konferens nu i höst? Som chef vill du att så många som möjligt har kul och följer med. Men det finns några fallgropar att se upp med.
Planera aktiviteter som inkluderar
Som chef är det viktigt att du tar i beaktning att alla anställda har olika förutsättningar och planerar utifrån det.
Ska alla övernatta?
Är det nödvändigt för en bra konferens att övernatta så informera i god tid. Ha en dialog med medarbetarna och erbjud alternativ. De som inte kan övernatta kan åka hem på kvällen och komma tillbaka nästa dag och de som tycker att det känns obekvämt att dela rum kanske kan erbjudas ett enkelrum.
Får jag bjuda på Alkohol?
Om företagets policy medger det och du vill bjuda på alkohol är det viktigt att du tar ansvar för det. Ledorden här är måttfullhet och frivillighet. Som chef är det bra att vara tydlig kring att det finns alkoholfria alternativ och att det inte är något tvång att dricka alkohol.
Konferens på en helg
Innan du planerar en konferens är det bra att ställa dig frågan vad som är syftet med konferensen.
Är det viktigt för verksamhetens behov att den ligger på en helg så är det okej, men då måste det kommuniceras ut i god tid så att anställda har möjlighet att planera för det. Är syftet att skapa sammanhållning i gruppen kanske en helgkonferens inte är den bästa idén eftersom allas livssituationer ser olika ut. En helgkonferens kan troligtvis även innebära bortfall.
Hur långt bort kan man förlägga konferensen?
Det finns ingen gräns, men det är fördelaktigt om det finns goda kommunikationsvägar, annars finns det en risk att anställda tackar nej av den orsaken.
Alla ska med!
Om aktiviteterna inte har med anställningen att göra är det rimligt att de är frivilliga. Sedan kan du som chef uppmana till att delta, men alla är inte intresserade av samma saker och vill någon inte vara med så får du respektera det. Be om inspel på aktiviteter innan konferensen. Det är också viktigt att du är tydlig innan konferensen kring vad som är obligatoriskt och vad som är frivilligt och hur eventuell övertid blir kompenserad.
