Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
11 tips till dig som är ny som chef
Mer inflytande, personlig utveckling och bättre betalt. Att ta steget och bli chef kan vara lockande. Men det finns en del att tänka på innan du tackar ja till en chefstjänst och även under den första tiden. Psykologen Rocky Raber, som utbildat ledare i 30 år, ger sina bästa råd.
1. Beredskap
Ställ dig frågan om du verkligen gillar att leda andra, varför du egentligen vill vara chef och vad som driver dig.
– Ta reda på vem din chef kommer att vara samt vem du kommer att leda. Finns det en historik som kan vara viktigt att känna till? Fråga dig hur väl rollen passar din privata situation - kommer den vara hållbar? säger Rocky Raber.
2. Rätt förutsättningar
Klargör hur ditt uppdrag ser ut och vad du går in i. Vilka uppgifter ingår i ditt ledarskap – på kort och på lång sikt. Hur ser organisationen ut, vilket är ditt mandat och dina befogenheter? Matchar dina värderingar organisationens?
– Ta reda på om du har förutsättningar att kunna uträtta något eller om det i själva verket är någon annan som vill lösa ett problem och använder dig. Vilka förväntningar finns på tjänsten? Har du har rätt kompetens och kommer du få utveckla den?
3. Skapa ett fungerande team!
Många chefer är bra på att leda individer i en grupp men man är ingen ledare om man inte kan leda en hel grupp.
– Satsar man bara på individer riskerar man att gå miste om mycket. Att vara chef handlar om att få individerna att bli ett välfungerande och kraftfullt team som har fokus på uppgiften, litar på varandra och vill varandra väl, säger Rocky Raber.
För att lyckas måste man – om man inte redan besitter den – skaffa sig kunskap om gruppdynamik.
– Är man inte intresserad av att få gruppen att komma samman och ha samma syn på sitt uppdrag, mål, roller och sättet att kommunicera och samarbeta kommer det bli tufft.
4. Anpassa ditt ledarskap
Se varje person och vad varje person behöver. Läs av signaler och använd din instinkt – inte minst viktigt nu när många av oss arbetar på distans. Stäm kontinuerligt av varje persons uppdrag, roll, mål och förväntningar så att alla vet att de jobbar med rätt saker och på rätt sätt. Bygg en kultur som främjar att människor är öppna och har respekt för oliktänkande.
– Varje person i gruppen ska lära sig att ta ansvar för det som händer och det är chefens ansvar att uppmuntra det. Se till att alla får möjlighet att tänka själva och fånga upp det. Vi behöver inte tänka lika, tvärtom ökar det kreativiteten i en grupp, säger Rocky Raber.
5. Förankra med din chef!
När du själv har kommit fram till hur du vill arbeta med din medarbetargrupp är det viktigt att förankrar det med din egen chef så du får uppbackning och även bygger den relationen.
6. Självkännedom
Att ha självkännedom och vara genuint intresserad av andra människor är nyckeln för att lyckas som ledare. Är du inte intresserad av att lära känna dig själv ska du tacka nej till chefsjobbet, anser Rocky Raber.
– Är du en person som är beroende av att vara omtyckt och få bekräftelse kan du råka illa ut. Dessutom kommer du inte få saker gjorda. Är du prestationsorienterad och saknar tålamod att vänta in andra kommer du att bli frustrerad. Det kan vara mycket känslor som ska hanteras, fråga dig själv om du är beredd att agera när det blir tufft, säger hon.
7. Du behöver inte vara perfekt!
Utveckla din självkännedom och kompetens kring egna styrkor, utvecklingsbara sidor, drivkrafter och behov. För att lyckas som chef måste du förstå dina styrkor och svagheter. Rocky Raber ger rådet att stanna upp minst en gång i veckan för att reflektera över vad som hänt, hur du agerade i en viss situation och hur du upplevde det.
– Ha inställningen att du inte behöver vara perfekt. Men arbeta med din medvetenhet kring vilka behov du har, hur du påverkar andra och hur du blir påverkad av omgivningen. Fråga dig om du kan säga nej till saker, eller alltid säga ja.
8. Skaffa ett bollplank!
För att orka vara ensam i de beslut som du ibland måste ta är det viktigt att ha någon att prata med. Det ger distans till det du gör och det du vill. Det kan vara någon i organisationen eller utanför som en mentor, coach eller en klok vän.
9. Bygg upp förtroende och ta tag i konflikter
Ta tag i konflikter direkt så de inte blir till en surdeg.
– Ingen gillar svåra samtal men det går att hitta tillvägagångssätt så att man gör det på ett mänskligt sätt, säger Rocky Raber.
Som chef bör du inte vara för nära medarbetarna i teamet eftersom det minskar din frihet att ta beslut, men du ska samtidigt inte vara för långt ifrån dem så du uppfattas som icke-närvarande.
– Din relation med gruppen är en balansgång och man måste förstå att alla har en roll att spela, chefen har en och medarbetaren en annan.
10. Kartlägg dina utmaningar!
Rocky Raber beskriver fyra typer av utmaningar: Uppåt, exempelvis ett oklart uppdrag från ledningen. Inåt i organisationen, till exempel i form av motstånd från enskilda medarbetare. Utåt – en stress att inte hinna leverera i tid till kunderna. Den fjärde utmaningen är att skapa balans mellan privat- och arbetslivet.
Ett annat dilemma är om du inte tror att förändringen ledningen vill att du ska genomföra är den bästa för verksamheten.
– Motivation måste komma inifrån. Var ärlig mot dig själv och ta en funderare på om du tror att du kan genomföra den trots att du inte är motiverad. Sen finns det alltid situationer där man kanske inte är helt överens men ändå måste vara lojal med rollen, säger Rocky Raber.
11. Det finns hjälp – om du kör fast
Ta hjälp. Diskutera med närmaste chef, ditt bollplank eller ett nätverk av andra chefer. Det finns situationer där man inte kommer vidare på egen hand.
– Glöm inte att Du är det viktigaste verktyg i ditt ledarskap, säger Rocky Raber.
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Här fixar kollegan jobbstarten
Vattenfall Eldistribution ska växa från 1 200 till 1 800 anställda på två år. För att avlasta chefer har anställda utbildats för att sköta delar av onboardingen.
På Vattenfall Eldistribution minns alla september 2023. Bolaget, som något år tidigare hade drygt tusen anställda, tog då emot hundra nya medarbetare på en gång.
– Vi tar emot nya grupper varje månad, men det där är fortfarande vårt rekord, säger Gustav Sundvall.
Som chef för lärande och utveckling var han med om att ta fram en ny modell för introduktion av medarbetare, för att klara rekryteringstakten.
Ett sådant blev att utbilda frivilliga medarbetare till att hålla i det som bolaget kallar för introduktionsdagar – tre dagar där nyanställda framför allt får det mesta av den bolagsövergripande information som de behöver.
– Det gäller bara tre dagar av en sex månader lång introduktionsperiod. Men det avlastar cheferna som kan fokusera mer på att få in de nya medarbetarna i deras roller ute på avdelningarna, förklarar Gustav Sundvall.
Medarbetarna sköter onboardingen
De introduktionsutbildade medarbetarna kommer in i bilden redan andra dagen av de nyanställdas första arbetsvecka.
– På tisdagen fokuserar de på grundläggande fakta om bolaget, energisystem och säkerhet. På torsdagen ses de igen och har workshop om värdegrund och spelar bolagets scenariospel. Sedan håller de i en tredje dag på distans efter en månad, säger Gustav Sundvall.
För flera av de utbildade medarbetarna har introduktionsuppgiften, som de ägnar sig åt ett par dagar per månad, blivit en injektion, berättar han.
– Det göder deras engagemang för arbetsplatsen otroligt mycket. De får stöttning från oss men äger till stor del utförandet själva.
Enligt Gustav Sundvall stärks företagskulturen av att nya och erfarna medarbetare möts så tidigt. I interna enkäter har 94 procent av de nyanställda sagt sig vara nöjda med sitt första halvår på företaget. De medarbetarledda introduktionsdagarna har fått extra goda betyg.
– Där är nöjdheten faktiskt 100 procent.
Text: John Palm
Vad tycker du om den nya Vattenfalls modell för onboarding?
Jane Tollqvist, avdelningschef tillstånd och rättigheter.
– Min avdelning har växt från 20 till 60 anställda på några år så det har varit mycket fokus på introduktion. De gemensamma dagarna som de anställda håller i är en väldigt viktig del. Sedan jobbar vi med fadderskap, från första dagen tills att den nya medarbetaren är helt självgående. Fokus är också på att alla ska hjälpa till att ta emot de nya på ett trevligt sätt.
Johan Tezelson, avdelningschef nätanslutningar.
– Introduktionen på bolagsnivå som medarbetare håller i har fungerat väldigt bra för mig, den skapar en tydlighet för oss chefer. Det bästa är att det blir socialt och interaktivt, medarbetarna får träffa varandra och kan börja bygga kontakter och prata om både praktiska saker och om kulturen på arbetsplatsen. Jag har inte sett detta på andra företag, men det fungerar riktigt bra.
Emma Löfgren, avdelningschef operativ teknik.
– Om vi inte hade det systemet skulle mina gruppchefer haft en orimlig arbetsbörda när vi rekryterar så mycket. Uppgifterna i samband med introduktioner behöver helt enkelt spridas ut. Sedan är det ofta erfarna medarbetare som är med och introducerar. För dem är det givande att få vara med och förmedla den kunskap och erfarenhet som de har.
Så blir du en toppchef – 10 saker som gör skillnad
Det finns en magisk formel för framgång. Tio gemensamma nämnare som förenar de bästa cheferna. Faktorer som vi alla kan öva upp och vässa.
Det finns tio saker som kännetecknar chefer för landets ledande företag och organisationer. Procenten i parentes indikerar hur stor andel av de AI-analyserade samtalen som berörde just den klokfaktorn.
MEDMÄNNISKAN (80 procent).
Visar aspekter av medmänsklighet, exempelvis nyfikenhet, passion, lyhördhet, förståelse, vilja och kraft. Bryr sig om människorna i organisationen, vilket gör att medarbetarna bryr sig om organisationen tillbaka.
2 BESLUTSFATTAREN (68 procent).
Är inte rädd att fatta fel beslut. Satsar på många, mindre beslut i stället för få och stora. Kommer till skott – men sover gärna först på saken. Är sedan beredd att ompröva beslutet.
3 FÖRBÄTTRAREN (68 procent).
Låter medarbetarna lära sig nya saker, förbättras och växa.
4 GRUPPSKAPAREN (65 procent).
Välfungerande grupper bygger på gemensamt arbete. Ledaren är en gruppskapare som bidrar till att ge medarbetarna syfte och mening. Inser att chefen arbetar för medarbetarna, inte tvärtom.
5 BORTPRIORITERAREN (59 procent).
Gör färre saker och fastnar inte i onödiga detaljer. Skippar attgöra-listan. Tänker tvärtom. Prioriterar bort och delegerar.
6 RELATIONSFÖRÄDLAREN (59 procent).
Framgång skapas genom relationer och samhörighet. Ger medarbetarna tillit och förtroende. Bryr sig genuint om andra.
7 KOMMUNIKATÖREN (55 procent).
Kraft och riktning är grundstenarna i god kommunikation. När ledaren vet vart ni är på väg och är tydlig med detta skapas också trygghet i organisationen.
8 SJÄLVKÄNNAREN (49 procent).
Tar vara på det som gör hen unik. Litar på sig själv och sina instinkter, men är öppen med svagheter och vågar visa sig sårbar. Rådfrågar andra.
9 SPANAREN (48 procent).
Utan spaning ingen aning. Reflekterar och tar sig tid för eftertanke. Det är extra viktigt i dag när vi översköljs av information. Gör omvärldsbevakningar och bollar idéer med andra som inte tänker som hen själv, för att vidga vyerna.
10 VÄLBEFINNAREN (46 procent).
Återhämtning och vila är en förutsättning för framgång. Laddar batterierna för att orka. Mår chefen dåligt smittar det lätt av sig till medarbetarna.
Text: Gertrud Dahlberg.
Källa: Klokfaktorerna - 10 förmågor som förenar framgångsrika ledare av Svante Randlert.
Koll på konferensen
Planerar du en konferens nu i höst? Som chef vill du att så många som möjligt har kul och följer med. Men det finns några fallgropar att se upp med.
Planera aktiviteter som inkluderar
Som chef är det viktigt att du tar i beaktning att alla anställda har olika förutsättningar och planerar utifrån det.
Ska alla övernatta?
Är det nödvändigt för en bra konferens att övernatta så informera i god tid. Ha en dialog med medarbetarna och erbjud alternativ. De som inte kan övernatta kan åka hem på kvällen och komma tillbaka nästa dag och de som tycker att det känns obekvämt att dela rum kanske kan erbjudas ett enkelrum.
Får jag bjuda på Alkohol?
Om företagets policy medger det och du vill bjuda på alkohol är det viktigt att du tar ansvar för det. Ledorden här är måttfullhet och frivillighet. Som chef är det bra att vara tydlig kring att det finns alkoholfria alternativ och att det inte är något tvång att dricka alkohol.
Konferens på en helg
Innan du planerar en konferens är det bra att ställa dig frågan vad som är syftet med konferensen.
Är det viktigt för verksamhetens behov att den ligger på en helg så är det okej, men då måste det kommuniceras ut i god tid så att anställda har möjlighet att planera för det. Är syftet att skapa sammanhållning i gruppen kanske en helgkonferens inte är den bästa idén eftersom allas livssituationer ser olika ut. En helgkonferens kan troligtvis även innebära bortfall.
Hur långt bort kan man förlägga konferensen?
Det finns ingen gräns, men det är fördelaktigt om det finns goda kommunikationsvägar, annars finns det en risk att anställda tackar nej av den orsaken.
Alla ska med!
Om aktiviteterna inte har med anställningen att göra är det rimligt att de är frivilliga. Sedan kan du som chef uppmana till att delta, men alla är inte intresserade av samma saker och vill någon inte vara med så får du respektera det. Be om inspel på aktiviteter innan konferensen. Det är också viktigt att du är tydlig innan konferensen kring vad som är obligatoriskt och vad som är frivilligt och hur eventuell övertid blir kompenserad.
