När en ny person ska rekryteras är det lätt att fastna i gamla hjulspår. Tidsbrist kan göra att du kanske kopierar en gammal platsannons eller ringer runt till några kontakter för att snabbt få fram ett lämpligt namn.

Men om du vill hitta den bästa kandidaten är det varken genvägar eller standardförfarande som gäller. Det är en process i flera steg där det inte räcker med en anställningsintervju eller ett rekryteringstest.

En träffsäker och icke-diskriminerande rekrytering är som ett pussel, bestående av många olika bitar som ska fogas samman.

För att lyckas krävs tid och visst nytänkande, som exempelvis att behandla den sökande som en kund och ta referenserna med en nypa salt. Det är också viktigt att även involvera flera beslutsfattare i organisationen för att vaska fram vad ni verkligen söker och behöver. Annars är risken stor för en förödande felrekrytering. En sådan kan bli mycket kostsam. Enligt företaget Wise Professionals kan det kosta 680 000–730 000 kronor – handlar det om en misslyckad chefsrekrytering ännu mer.

10 tips från proffsen

Rekryteringsspecialisterna Emma Nisses, Josefin Malmer och Ann-Christine Stafwerfeldt på Wise Professionals tipsar om hur du ökar chanserna att göra en rekrytering där båda parter blir nöjda.

1. Sätt upp en tidsplan

Många rekryteringar segar ut i det oändliga. Det innebär ofta att en del jobbsökande hoppar av under tiden. En rekrytering bör ta max sex veckor.

2. Få koll på kompetensen – gör en kravprofil

Att kartlägga vilka kompetenser som behövs nu och i framtiden är A och O för att en rekrytering ska lyckas. Därför är det viktigt att lägga krut på att göra en ordentlig så kallad kravprofil. Samla styrkorna i arbetsgruppen och diskutera vilka kompetenser ni är ute efter hos den nya medarbetaren. Hur ser teamet ut i dag? Vilka behov finns? Den ni söker kanske ska ha andra kunskaper än den person som slutat? Kan det vara läge med en rotation i arbetsgruppen?

Lyft blicken och skåda in i framtiden – vad kommer att behövas om ett år, och om två och ännu längre fram?

3. Skippa flosklerna

Många bollar i luften, flexibel, dynamisk, gillar utmaningar, förändringsbenägen, tänka utanför boxen … Det finns många floskler i platsannonserna. Rensa bort dem! Risken är annars att du framstår som otydlig och ointressant, vilket kan göra att du missar intressanta arbetssökande. Ge i stället konkreta exempel på vad rollen kräver. Ställ urvalsfrågor som: Kan du java-programmering? Talar du mandarin?

4. Lita inte blint på magkänslan

Det är inte alltid bra att följa magkänslan. På bara några sekunder har du skapat dig en bild av en annan människa. Den kan vara färgad av dina tidigare erfarenheter och känslor som inte har med personen du träffar att göra. Risken är då att magkänslan ligger i vägen för en rationell och rättvis bedömning av en annan människas kompetens. I värsta fall missar du guldkornen. Karisma, klädsel och att vara verbal är andra saker att ha koll på som kan påverka ditt omdöme. Försök att se bortom ytan och tänk efter i stället för att låta känslorna leda dig. Tänk på att samma saker gäller även om du googlar.

5. Behandla den sökande som en kund

Det är inte bara du och din organisation eller ditt företag som väljer och vrakar. Den som söker jobb ska också välja er. Om personen som söker jobb blir negativt bemött, exempelvis genom en dålig intervju, sen återkoppling eller ett slentrianmässigt ”tack för visat intresse”, kan hela företaget eller organisationen upplevas som oproffsig.

6. Hej då cv

Det traditionella pappers-cv:ts tid är snart förbi. Många unga personer tappar intresset för att söka ett jobb om det kräver mer än två klick på mobilen. Och just nu är det högkonjunktur och den sökandes marknad. Ställer du krav på traditionella cv:n kan det göra att du missar kompetenta individer. Det säger heller egentligen inte så mycket att rabbla tidigare anställningar och kurser.

7. Se förbi detaljerna

Häng inte upp dig på ett stavfel eller särskrivningar om det inte har direkt betydelse för tjänsten. Det är kanske inte heller relevant om de fem sista poängen i en lång utbildning fattas.

8. Ta referenser med en stor nypa salt

Referenser är alltid ett lurigt kapitel. Det kan hända att den sökande anger branschkollegor som den även är god vän med, och de är ju förstås inte objektiva i sina omdömen. Be om referenser i närtid och från olika kategorier, exempelvis en chef, en kund och en kollega.

Tänk också på att ställa öppna frågor. Använd dig inte av graderingar: ”Hur stresstålig är X på en skala 1–5?” De flesta får nämligen aldrig lägre än en 3:a. Det är mer informativt att fråga vad X gjort i en situation när det varit stressigt. Vad gjorde han eller hon rent konkret som var bra?

Om du har hört något negativt på omvägar, lufta det i så fall med den sökande. Det finns alltid två sidor av saken.

9. Vässa intervjutekniken

Börja med en rent sonderande telefonintervju. Stäm av att kraven stämmer i stora drag. Det är ju bra att veta om det är mödan värt att gå vidare och inte ödsla bort tiden både för dig och för den sökande. Ibland kan det också vara befogat att redan nu fråga om lönekrav så att det inte finns avgrundsdjupa skillnader.

När ni sedan träffas för en anställningsintervju finns det en tumregel: Håll dig till fakta! Vad den sökande gör på fritiden eller hur privatlivet ser ut är inte relevant. Det kan ligga i vägen för en rättvis och objektiv bedömning. Utgå i stället från hur den sökande löst olika situationer på jobbet. Var konkret.

10. Tester eller inte – det är den stora frågan

Tester kan vara ett mycket bra sätt att göra en rättvis och gedigen rekrytering. Samtidigt kan det vara både knepigt och dyrbart att testa. Det gäller verkligen att välja rätt, att kunna tolka och framför allt att hitta ett test som passar den verksamhet som företaget bedriver. Alla har olika styrkor och svagheter. Och de går ofta inte att utläsa av ett traditionellt cv. Det finns bättre metoder.

Gertrud Dahlberg