Hoppa till huvudinnehåll
Jobbrelationer

9 tips för en bra onboarding

Onboarding är viktigt för att nyanställda snabbt ska komma in i jobbet. Under året har Ericsson jobbat med digital onboarding – här är deras bästa tips för att välkomna nya medarbetare.
Lina Björk Publicerad 18 januari 2021, kl 11:37
Trappa för att lyckas med onboarding.
Onboarding är arbetslivets svar på inskolning. En process för att nyanställda snabbt ska komma in i arbetsuppgifterna och känna sig välkomna. Foto: Shutterstock

Ett företag som gick väldigt bra trots märkliga tider förra året, var telekomjätten Ericsson som anställde drygt 700 medarbetare under 2020. Att se anställda som en investering och att få en bra introduktion har visat sig avgörande för om nya kollegor vill stanna på företaget eller inte.

Här är Ericssons bästa tips för att få nya medarbetare att känna sig välkomna och anställdas råd för att komma in i gänget.

Så välkomnar du nyanställda

(tips från Ulrika Lindelöf, ansvarig för global onboarding på Ericsson)

1. Checka in. Avsätt tid och sätt upp möten för att regelbundet och ofta ”checka in” och kolla hur allt går för den nyanställda. Särskilt viktigt nu, när man bara träffas digitalt.

2. Var noga med att alltid utse en buddy. En ”kompis” som kompletterar chefens arbete med att säkerställa en bra onboardingupplevelse för den nya medarbetaren.

3. Låt onboarding få ta sin tid. Det handlar om att lära känna det nya företaget och det är viktigt att den rekryterande chefen uppmuntrar till lärande redan från början. Ericssons digitala onboardingprogram tar flera månader att gå igenom. Det krävs tid, men är viktigt för att förstå företagets verksamhet och värderingar, skapa relationer och få en bild av sin egen roll och bidrag i relation till hela företaget.

4. Ta hjälp av tekniken. Använd de digitala plattformar och den teknik som ditt företag erbjuder. Våga pröva!

5. Ha en preboaring. För Ericsson är det viktigt att den anställde känner sig välkommen och företaget skickar därför ut material till den nyanställde redan när kontraktet skrivits på. Bland annat skickas ett personligt välkomstbrev ut digitalt. I Ericssons fall handlar det om ett personligt välkomnande från vd:n i kombination med information om företaget och dess verksamhet.


Så kommer du in i gänget

(tips från Camilla Bodin, nyanställd 5G-utvecklare)

6. Visa dig. Ha alltid kameran på under videosamtalen. Det är svårt att lära känna någon på distans, men ännu svårare om man tittar på en stillbild.

7. Använd telefonen. Ring upp i stället för att välja chattfunktionen. Mejl och chattar tenderar att bli väldigt långa och riskerar att missuppfattas om det diskuteras olika frågor i samma tråd.

8. Dela skärm är ett enkelt och smidigt sätt att samarbeta med ett projekt.

9. Prata annat än jobb. Planera in virtuella fikan, frukostar och pauser där ni pratar om annat än jobb.

Vad är onboarding?

Onboarding är arbetslivets svar på förskolans inskolning, ett strukturerat arbetssätt för introduktion av nyanställda. Processen kan omfatta allt från att fylla i dokument och beställa utrustning, såsom laptop eller mobiltelefon, till att sätta sig in i företagets historia och värderingar – och lära känna nya kollegor.

Målet är att nykomlingen ska känna sig välkommen och snabbt komma in i sin nya roll. En del företag tillämpar även så kallad ”preboarding” då man redan efter ett signerat anställningsavtal skickar ut välkomstmaterial och bjuder in till sociala träffar.

Jobbrelationer

Därför älskar vi förkortningar på jobbet

CPO, HR, UX, CSR och VPN. Ingen annanstans är vi så förtjusta i förkortningar som på jobbet. De – och annat jobbspråk – ställer till med problem men har också uppenbara fördelar.
David Österberg Publicerad 21 september 2023, kl 06:00
Tre klossar med bokstäverna C, E och O på.
Akronymer och förkortningar är vanliga på jobbet. Men vad betyder de egentligen? Och varför älskar vi att använda dem? Foto: Colourbox.

”Kul att ha dig här, Sabina! Har förstått att du ska jobba på sälj med NPS och NKI. Själv heter jag Anders och jobbar sedan tre månader som CFO. Hoppas att vi ses på APT på torsdag!”

Att komma ny till en arbetsplats är inte så lätt – av flera skäl. Man känner ingen, vet inte om det är matlåda som gäller och går lätt vilse på väg till mötesrummet. Om man dessutom inte förstår vad folk säger blir det extra bökigt, för på jobbet pratar vi gärna det som forskarna kallar fackspråk.

– Fackspråk används inom ett visst, smalt område. Det består av ord som inte är relevanta att använda utanför facket. På mitt jobb pratar vi exempelvis om possessiva pronomen, men det gör man inte på de flesta andra arbetsplatser, säger Ylva Byrman, språkforskare vid Göteborgs universitet.

Alla branscher har sina egna fackspråk. De består i huvudsak av vanliga ord som fått en annan innebörd i fackspråket än i allmänspråket. Enligt Alma Hjertén Soltancharkari, språkvårdare på Institutet för språk och folkminnen, finns fackspråk för att det fyller en funktion, precis som alla andra varianter av språk, till exempel dialekter.

– Fördelarna med fackspråk är att det gör kommunikationen smidig: vi använder ord som människor inom samma yrke känner igen och behöver använda för att utbyta information och kunskap med varandra. Det skapar också igenkänning och tillit. När vi använder fackspråk signalerar vi kunskap och auktoritet och det gör att vi framstår som mer trovärdiga. Vi känner samhörighet och förtroende för den som pratar, säger hon.

Vad är en akronym

En del av ett fackspråk kan vara akronymer och andra förkortningar. En akronym bildas av de första bokstäverna i de ord man vill förkorta, exempelvis Nato, FN och HR.

Andra förkortningar bildas oftast genom att man tar en del av ett ord, exempelvis fig. eller bil. för figur och bilaga, eller använder ett par av bokstäverna i ett ord, exempelvis ca eller dr för cirka och doktor.

– Vi gillar förkortningar och min känsla är att de har blivit vanligare. Det kan bero på att vi är vana vid att använda förkortningar i exempelvis SMS och sociala medier. Skriftspråk påverkar talspråket och därför kan man tänka sig att det korta, så kallade SMS- språket, påverkar allt annat språk, säger Alma Hjertén Soltancharkari.

”Undvik akronymer i skrift”

Även Ylva Byrman tror att förkortningar har blivit vanligare, särskilt i fackspråk.

– Om ord är långa och vi använder dem ofta kortar vi dem. Det är ingen tillfällighet att de 20 vanligaste orden i svenskan är korta, som ”och”, ”att”, ”på” och ”är”. I fackspråk behöver vi ofta prata om långa sammansatta ord och då kortar vi ner dem för att effektivisera språket och för att alla ändå förstår, säger hon.

Ändå höjer hon ett varningens finger för akronymer – i alla fall i skrift.

– Jag är lite av en motståndare till dem eftersom de ofta bromsar upp läsningen. Undantagen är väldigt vanliga akronymer som ”prao” eller ”FN”. Därför ska man tänka sig för innan man använder akronymer. Om någon behöver fundera över vad akronymen betyder är det bättre att skriva ut orden.

Vad betyder URL

Fackspråk är oftast gemensamt för ett yrke, oavsett arbetsplats. För den som är ny kan det visserligen ta tid att lära sig det, men när det är gjort är det bara att babbla på med branschkollegor. En säljare förstår vad B2B betyder, en webbredaktör vet vad en URL är (fast kanske utan att veta vad förkortningen står för), en byggnadsingenjör förstår ”plushöjd” och en jurist har inga problem med ”dispositiv”.

Lite snårigare blir det när vi kommer till jobbjargong, som kanske kan beskrivas som en blandning av fackspråk och slang. Varje arbetsplats har sin egen jargong och därmed blir det svårt för utomstående att greppa den. Kaffemaskinen kallas kanske för Maggan och kopiatorn för klonaren. Lunchstället på hörnet heter Salladsmagasinet men har fått namnet Kaninburen.

– Allt jobbspråk är vi-skapande och bygger gemenskap. Som ny börjar man som outsider, men blir gradvis en insider genom att göra som andra, dela ritualer och prata som de andra. Det finns såklart nackdelar med det också, men teambuilding syftar alltid till att skapa ett ”vi och dom”, säger Ylva Byrman.

Jargong kan bli exkluderande

Ja, för utomstående och nyanställda kan fackspråk och jargong ibland kännas exkluderande. Men det finns lösningar, enligt Alma Hjertén Soltancharkari.

– Det handlar om att ha en arbetsplatskultur som tillåter att man frågar om det är något man inte förstår. Sedan handlar det förstås också om att skapa en språklig medvetenhet inom organisationen. Vid extern kommunikation ska man alltid tänka på mottagaren. Om man är uppmärksam på sitt eget språk minskar risken att man fortsätter att använda fackspråk externt.

FÖRSTOD DU FÖRKORTNINGARNA?

Artikeln innehåller 16 akronymer och två fackord. Förstod du alla?

CPO: Chief product officer (produktchef).

HR: Human resources (personalfrågor).

UX: User experience (hur någon upplever exempelvis en hemsida).

CSR: Corporate social responsibility (hur ett företag tar ansvar för sin samhällspåverkan).

VPN: Virtuellt privat närverk (en tjänst som skyddar din internetanslutning).

NPS: Net promoter score (ett sätt att mäta kundlojalitet).

NKI: Nöjd kund-index (ett sätt att mäta kundnöjdhet).

CFO: Chief financial officer (ekonomiansvarig).

APT: Arbetsplatsträff (möte för hela arbetsplatsen).

Nato: North atlantic treaty organization (försvarsallians).

FN: Förenta nationerna (mellanstatlig organisation).

SMS: Short message service (textmeddelanden i mobiltelefoner).

Prao: Praktisk arbetslivsorientering (praktik för skolelever).

B2B: Business to business (företag som säljer till ett annat företag).

URL: Universal/Uniform resource locator (en fullständig webbadress som går till en viss webbsida).

Plushöjd: En höjd som utgår från en bestämd nollnivå.

Dispositiv: En lag som kan avtalas bort.