Debatt: Hjärnans fokus på framtidens arbetsplats

Att vi har arbetsro, kan fokusera och prestera på arbetet är en viktig del för att vi ska må bra och känna att vi gör nytta. Hur vi uppnår detta är olika för alla. Men är det som är bäst för den enskilde medarbetaren verkligen detsamma som det som är bäst för organisationen? Och om inte – vad är viktigast?

Arbetsgivare på framtidens arbetsplats behöver sätta tydliga ramar för att förena medarbetares individuella välmående med företagets övergripande vision och mål.

Jag vill lyfta fokus som en faktor för välmående och framgång, både för individen och arbetsgivaren.

I pandemins kölvatten är det många organisationer som ser möjligheten att tänka om och se över sina kontorsytor. Det kan ge positiva effekter, men är det ens möjligt att göra en lyckad omstrukturering innan vi ens sett slutet på pandemin?

En lyckad övergång till aktivitetsbaserade arbetsplatser kräver ofta flera års planeringsarbete. Många överväger nu tyvärr att ta bort de tysta zonerna till förmån för sociala ytor.

Vi är olika lättdistraherade som individer. Det stör också olika mycket att ”två kollegor går förbi på sin vanliga tid till 9-kaffet” mot att ”två kollegor som inte brukar gå tillsammans går förbi dig”.

I det första läget behöver hjärnan inte förklara vad som händer. Det andra läget kantas av osäkerhet om varför de går där och varför just de går tillsammans. Hjärnan försöker fylla i och avgöra om det visuella bruset är ett hot eller inte (en rest från savannen som inte är nödvändig vid kontorsarbete). Det sker omedvetet utan att vi tänker på det, men hjärnan skannar konstant av omgivningen på detta sätt.

Cheferna verkar räkna med att arbete som kräver fokus i hög utsträckning kommer att ske hemma och att medarbetare kommer till kontoret då de behöver mötas och samarbeta. Som om det vore en självklarhet att alla medarbetare har tillgång till en arbetsmiljö som erbjuder möjlighet till fullt fokus hemma? Samtidigt är man livrädd att förlora medarbetare om man inte är ”modern” nog och lyssnar till individens valfrihet att själv få styra över vart arbetet ska utföras.

Å ena sidan är förmågan till koncentration och självdisciplin avgörande för att få arbetsuppgifterna gjorda med god kvalitet och i tid. Å andra sidan är det viktigt för organisationens innovation och långsiktiga mål att vi ses fysiskt. Undersökningar före och under pandemin har visat att distansarbete på heltid minskar samverkan mellan avdelningar. Vi behöver input och oliktänkande för att nya idéer ska uppstå.

Vad behöver arbetsgivare göra för att den enskilde medarbetarens behov och vardagslogistik inte ska styra organisationens framgång och välmående?

För att bygga effektiva team som är innovativa, produktiva och välfungerande behöver vi tillit mellan medarbetare. Detta byggs lättare när vi fysiskt är tillsammans än när vi arbetar på distans.

Psykologisk trygghet är en förutsättning för effektiva team och den underlättas av tydliga, meningsfulla ramar.

Vilken modell av hybridarbete som är bäst för organisationen är olika och beror på nivå av individuellt arbete och samarbete och innovation.

För att organisationen ska må bra behöver en viss del av arbetstiden förläggas för att möjliggöra fysiska möten, såväl spontana som ordnade.

Ledningen behöver våga sätta och kommunicera tydliga, meningsfulla ramar kring hybridarbete.

Skapa förutsättningar för koncentrationskrävande arbete

Medarbetare som kommer till kontoret kan inte samarbeta och interagera åtta timmar i sträck. Oavsett förutsättningar så har arbetsgivaren ett arbetsmiljöansvar att medarbetare har goda möjligheter att utföra sitt arbete. Alla behöver ha resurser för fokuserat arbete, både hemma och på arbetsplatsen.

Företagsledare behöver tänka till en extra gång innan tysta zoner tas bort från de fysiska kontoren och möjliggöra flexibla alternativ för avskärmning.

Chefer med personalansvar behöver säkerställa att medarbetare som har svårt att fokusera (hemma och på kontoret) har tillgång till verktyg och hjälpmedel som brusreducerande glasögon och hörlurar.

Skapa mentala förutsättningar för fokuserat arbete

Utgå från vilken typ av arbetsuppgifter som utförs. Uppmuntra till att varva fokus, samarbete och pauser. Bygg en organisationskultur där det är välkommet att ta mentala pauser och tillåtet att ibland stänga av pling och notifikationer för att fokusera. Ha en öppen och fortlöpande dialog kring tillgänglig tid och fokustid.

Företagsledare behöver prioritera hjärnhälsa och föregå med gott exempel kring notifikationer, kommunikationskanaler och arbetstider.

Vi behöver ses för att må bra och för att organisationens långsiktiga mål ska säkerställas. Varje medarbetare behöver kunna fokusera för att prestera, må bra och uppnå kortsiktiga mål.

Chefer och företagsledare måste våga fatta tuffa beslut som kanske inte alltid matchar med den enskilde medarbetarares önskemål. Vara tydliga och våga ta ansvar för helheten.

/Thorunn Widö, VD & stressexpert AmbiCare