Hoppa till huvudinnehåll
Arbetstid

E-post – en överlevnadsguide

Det är lätt att bli slav under mejlen. Ge inte upp. Det går att ta kommandot över denna i särklass mest stressande tidstjuv. Michael Alphov vet allt om hur du går till väga för att få tillbaka sinnesron.
Publicerad
ibphoto/Colourbox.com
Med några enkla knep kan du äntligen få ordning på inkorgen. ibphoto/Colourbox.com

När e-postaviseringen blippar till utlöses en kraftig inre klåda. Du bara måste kolla mejlen, få den där lilla kicken, för att sedan i nio fall av tio upptäcka att det ändå inte var något akut.

Ett välkommet avbrott och lite förströelse å ena sidan. Å andra sidan har koncentrationen brutits ännu en gång. Och för varje avbrott tar det längre tid att bli lika fokuserad som tidigare. Känns scenariot igen?

Det är inte helt lätt att mäta hur mycket arbetstid mejlen verkligen stjäl. En vanlig uppgift är att många ägnar 30–40 procent av sin tid åt e-posten. Enligt ett australiskt IT-företag kollar den genomsnittlige tjänstemannen sin mejlbox 36 gånger i timmen. Efter varje gång tar det upp till en kvart att bli fokuserad igen.

Att e-posten är en av arbetsdagens värsta tidstjuvar bekräftar Michael Alphov, effektivitetskonsult.

– På mina föreläsningar brukar jag göra en enkät om tidstjuvar. Sedan fem– sex år är det möten och mejl som leder. Vi överbelastas av information, vilket leder till stress, säger Michael Alphov.

Enligt honom har vi i dag ett utbrett okynnesmejlande. Det är så lätt att slänga i väg några rader, då har man liksom lyft bollen från sig själv. Michael Alphov menar att det finns många tillfällen då det är bättre att kommunicera på annat sätt.

– Mejl är ett fantastiskt verktyg, bara det inte missbrukas. Många misstar mejlen för en chattfunktion och förväntar sig att man ska svara inom 30 sekunder. Gör man det skapar man förväntningar hos omgivningen att man alltid ska göra det, säger han.

Själv försöker han besvara mejl inom 24 timmar.

Det första man bör fråga sig är om det över huvud taget passar med mejl. Nästa steg är att bestämma vilka man ska mejla. Michael Alphov höjer ett varningens finger för att slentrianmässigt skicka med kopia till flera mottagare. Han föreslår ett mejl per ämne, det blir förvisso fler mejl men minskar risken för röra.

Viktigt är också att ha en tydlig rubrik och att även skriva deadline, om det finns en sådan, där. Man bör också ange om man bara delar med sig av information eller om man kräver någon form av aktion eller respons från mottagaren. Det vill säga att skriva FYI, For Your Information, om det handlar om att dela med sig av information, eller FYA, For Your Action. Det senare är ganska vanligt i den engelskspråkiga världen.

Många tar mejlen för en chatt och väntar sig att man ska svara inom 30 sekunder

Att handskas på ett bra sätt med de mejl man skickar är en sak. En ännu större utmaning är att hantera de mejl man själv tar emot, det vill säga att inte låta hela tillvaron bli e-poststyrd. Etapp ett är att inte kolla mejlen hela tiden, utan bara två till fem gånger per dag. För att göra det effektivt bör du ägna dig enbart åt mejlen under max 20 minuter per gång.

Många förespråkar en tom inkorg. Det betyder enligt Michael Alphov att man har tagit beslut om allt nytt som kommit in – inte att man gjort allting.

– Om man använder inkorgen som en att göra-lista blir det oerhört svårt att prioritera och planera. En tom inkorg innebär att de aktiviteter som ska göras har lagts in i kalendern eller i att göra-listan. Det leder till kontroll och överblick.

En tom inkorg uppnår man genom att göra, delegera, spara och slänga. Enligt klassiska effektivitetsprinciper ska det som tar mindre än två minuter åtgärdas direkt. Det som tar mindre än 15 minuter lägger man in i en att göra-lista och det som tar ännu längre tid förs in i kalendern.

Delegerandet handlar om att skicka vidare ärendet till någon. Vill man spara något gör man det i ett mappsystem. Men se upp med att ha för många mappar, då kan det bli svårt att hitta.

– Man får kämpa med att ändra sitt beteende. Men de flesta ser snabbt vinsten, säger Michael Alphov.

Text: Cajsa Högberg

Tips!

  1. MÅSTE DU CC:A? Fundera på om fler verkligen har behov av informationen.
  2. ETT MEJL PER ÄMNE – Bunta inte ihop flera saker i ett mejl.
  3. GE MEJLET EN TYDLIG RUBRIK – Då kan mottagaren lättare avgöra hur brådskande ärendet är.
  4. FYI ELLER FYA? Är det information eller vill du att mottagaren agerar?
  5. 2–5 GÅNGER PER DAG – Öppna och läs mejlen fokuserat.

Microsoft Outlook, som är det vanligaste e-postprogrammet, har många funktioner för att exempelvis direkt föra över mejl till att göra-listor eller kalender. För Mac finns appen Air mail med motsvarande funktioner.

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Arbetstid

Unionens medlemmar vill ha kortare arbetstid

Sex av tio medlemmar vill att Unionen jobbar hårdare för kortad arbetstid, visar Kollegas Novusundersökning. Så blir det troligen också. I kommande avtalsrörelse ska förbundet prioritera högre lön och en arbetstidsförkortning på 100 timmar om året.
David Österberg Publicerad 16 oktober 2024, kl 06:01
Kortare arbetstid: Till vänster en kvinna på kontor med en väckarklocka intill sig. Till höger en man i kostym som håller upp en stor klocka och ser rädd ut.
Unionens medlemmar vill ha kortare arbetstid. Enligt en Novusundersökning vill 63% av Unionens medlemmar att förbundet jobbar hårdare för kortare arbetstid i kommande avtalsrörelse. Foto: Colourbox.

Nu börjar avtalsrörelsen för Unionen. Nästa år ska de flesta av förbundets omkring 100 kollektivavtal förhandlas om – och frågan om hur mycket vi ska jobba blir en het fråga. 

Den här veckan fattade Unionens förbundsråd beslut om vilka frågor som ska prioriteras i avtalsrörelsen. Överst står högre lön, tätt följt av kortare arbetstid. Förbundet ska fortsätta driva på för att alla tjänstemän får minst 100 timmars arbetstidsförkortning per år.

Att frågan är högaktuell märktes inte minst på antalet motioner som kommit till förbundsrådet från förtroendevalda. Hela 23 stycken föreslog en inriktning mot kortare arbetstid.

Enligt en Novusundersökning som Kollega har låtit göra anser 63 procent av medlemmarna att Unionen borde arbeta hårdare för sänkt arbetstid i förhandlingarna med arbetsgivarna.

Martin Wästfelt, Unionen.
Martin Wästfelt.

Martin Wästfelt är Unionens förhandlingschef. Han är medveten om att kortare arbetstid är en viktig fråga för medlemmarna.

– Att få höjd lön är det de flesta medlemmarna prioriterar högst, och på andraplats kommer kortare arbetstid, säger han.

– Under de år jag har jobbat har arbetstid alltid varit en stor fråga, även om det kanske inte uppmärksammats i medierna lika mycket som nu. Sedan 1998 har vi har haft som långsiktigt mål att sänka arbetstiden med 100 timmar om året.

Kravet har dock pausats under de senaste avtalsrörelserna, då förbundet i stället har drivit igenom flexpension för sina medlemmar. I år har det gått 26 år sedan det målet sattes upp – och Unionen är fortfarande inte i hamn.

– Med den här typen av mål tar det tid. På flera områden har vi kommit en bra bit på vägen. I Teknikavtalet har vi kortat arbetstiden med ungefär 60 timmar per år. En del tycker att det är för långsamt, andra tycker att det är en rimlig takt. Men det är viktigt att framhålla att frågan om kortare arbetstid är viktig för oss och för övriga förbund inom Facken inom industrin.

Varför ska vi ha kortare arbetstid?

– När produktiviteten ökar, när vi jobbar snabbare och effektivare med hjälp av tekniska hjälpmedel och ökad kompetens, vill vi och våra medlemmar ta ut en del av det värde som genereras i kortare arbetstid. Vi avstår en del av löneökningen till förmån för kortare arbetstid.

Kortare arbetstid mot lägre löneökning 

I Kollegas undersökning svarar 74 procent att de skulle vilja arbeta kortare veckor. Och de önskar sig en rejäl sänkning: 65 procent svarar att de vill arbeta 35 timmar eller mindre. Bara 22 procent skulle nöja sig med att jobba mellan 36 och 39 timmar i veckan.

Ungefär hälften kan tänka sig att utföra samma mängd arbete som i dag om deras arbetstid sänks. Hälften vill ha mindre att göra. Att sänka lönen i utbyte mot kortare veckor är däremot inte populärt – bara två av tio kan tänka sig det. Och det är heller inte aktuellt, enligt Martin Wästfelt.

– Det skulle ju innebära att vi hyvlar arbetstiden via kollektivavtal. Utgångspunkten är en lägre löneökning i utbyte mot en arbetstidsförkortning. Men man ska komma ihåg att arbetsgivarna inte tycker om det. Arbetsgivarna tjänar pengar när vi jobbar och därför ser de ogärna att vi jobbar mindre.

Enligt Kollegas undersökning är fortfarande 40 timmar i veckan det normala för de flesta. 75 procent svarar att de jobbar så. Av dem som har kortare arbetsvecka är det bara ett par procent som arbetar mindre än 36 timmar i veckan.

Vill inte sänka arbetstiden med lagstiftning

I den här avtalsrörelsen blir frågan om arbetstiden het, enligt Martin Wästfelt. Men Unionen är, till skillnad mot en del andra fackförbund, fortsatt mycket kritiskt mot att sänka arbetstiden via lagstiftning.

– Man mäter ju hela tiden kostnaden per arbetad timme och därför är arbetstiden en självklar del av löne- och avtalsrörelsen, säger han.

Martin Wästfelt tycker också att det är förvånande att de fackförbund som i vanliga fall förespråkar den svenska modellen nu vill lösa frågan med lagstiftning.

– Under 90-talet kämpade vi med näbbar och klor för att staten inte skulle ta makten över lönebildningen. De senaste åren har vi kämpat för att EU inte ska göra det med minimilönedirektivet. Om man löser den här frågan med lagstiftning lägger man ju frågan i politikernas knä. Det kan vara lockande om man tror att politikerna alltid vill sänka arbetstiden – men vi kan ju lika gärna få en majoritet som vill höja arbetstiden.

Ett exempel på det sistnämnda är Grekland, där regeringen i somras stiftade en lag som gör det möjligt för vissa företag att förlänga arbetsveckan till 48 timmar. 

Så tycker medlemmarna om sänkt arbetstid

Vill du ha kortare veckoarbetstid?

Ja –74 % (kvinnor 82 %, män 69 %)

Nej – 15 %

Vet ej – 10 %

Borde Unionen arbeta hårdare för sänkt arbetstid i kollektivavtalen?

Ja –     63 %

Nej – 15 %

Vet ej – 22 %

På vilket sätt tycker du arbetstiden ska kortas?

Fyradagarsvecka – 54 %

Färre timmar per dag – 22 %

Spelar ingen roll, bara den blir kortare – 24 %

Vet ej – 1 %

(Frågan ställdes till de som vill ha minskad arbetstid)

Hur ser din veckoarbetstid ut i dag?

40 timmar/vecka –75 %

36-39 timmar – 21 %

32-35 timmar –    2 %

Kortare än 32 tim/vecka    – 1 %

Vet ej – 1 %

 

Om undersökningen: 745 medlemmar besvarade enkäten, som utfördes av opinionsinstitutet Novus. Enkäten utfördes i maj 2024.