Om du är medlem i Unionen och inte redan prenumererar på Kollegas populära nyhetsbrev så kan du passa på att registrera dig via länken nedan.
Då får du Kollegas bästa nyheter, avslöjanden och smarta tips om allt som rör arbetsmarknaden direkt i din inkorg varje vecka.
Något i princip alla tjänstemän har gemensamt är de digitala arbetsverktygen. Därför gör Unionen en årlig undersökning av tjänstemännens IT-miljö. I år visar rapporten, liksom i fjol, att användbarheten i de system som införs alldeles för ofta är bristfällig och att medarbetarna får för lite inflytande vid införandet av nya IT-system.
Nytt i årets rapport är att kostnadsbesparingar i form av outsourcad IT-support ofta äts upp av det strul och den frustration som uppstår till följd av att supporten inte finns i organisationen. Den frågan har inte kommit upp i tidigare undersökningar.
När supporten inte finns i huset, kanske inte ens i samma land, uppstår lätt kommunikationsproblem, i form av språkförbistring, men också en lägre kännedom om organisationen, verksamheten och de system och enheter som används - vilket enligt de tillfrågade leder till onödig frustration och stress och i slutändan lägger ett större ansvar på individen att själv identifiera var problemen sitter, och förmedla det till den externa supporten.
- Outsourcing som inte fungerar bra är en tydlig arbetsmiljöfråga. Med outsourcingen följer en förskjutning av ansvar för fungerande IT – från organisation till individ. Självklart ökar pressen på den enskilde tjänstemannen när hen förväntas lösa fler datorproblem själv, säger Peter Hellberg, första vice ordförande för Unionen, i en kommentar.
När det gäller inflytande och utbildning vid införandet av nya system följer siffrorna i stort tidigare års resultat. Men jämfört med året innan visar 2014 års siffror ändå på en marginell ljusning. Årets undersökning visar att fyra av fem tycker att IT underlättar deras arbete, generellt, och nästan tre av fyra tycker att det förbättrar möjligheten till distansarbete och självständigt arbete. Förändringen är dock för liten för att det i dagsläget ska gå att säga om det är tillfälligt.
Om IT-systemen skulle fungera optimalt skulle tjänstemännen kunna spara 26 minuter om dagen, enligt deltagarna i studien. Mindre optimala system är däremot dyra - IT-strulet uppskattas kosta över 10 miljarder kronor årligen, för arbetsgivare och samhället i övrigt. ”Satsningar på användarvänlig IT är samma sak som långsiktiga besparingar för arbetsgivare och för samhället” heter det i rapporten.
Resultaten av undersökningen visar att arbetsgivare har mycket att tjäna på att ha användarna i fokus vid utveckling och införande av nya IT-system, både vad gäller effektiv arbetstid och arbetsmiljö för de anställda.
Några som lätt glöms bort när man talar om arbetsmiljöproblem vid IT-strul är de som får ta emot sina medarbetares frustration – det vill säga IT-ansvariga och de som jobbar med IT-support.
Det behövs generellt bättre arbetsmiljökunskap hos ledning och chefer, särskilt om de arbetsmiljörisker som datorstött arbete kan medföra, konstateras i rapporten. På sikt kan en bättre IT-miljö innebära minskade kostnader för sjukskrivningar, enligt Unionen.
Målgruppen i undersökningen är tjänstemän i privat sektor och urvalet har gjorts utifrån Novus slumpmässigt rekryterade webbpanel. Svaren samlades in under perioden 11 november till den 25 november 2014. Totalt omfattar undersökningen svar från 2047 enkäter.
Murat Türk är Unionens klubbordförande på globala kundtjänstkonsulten Concentrix. Han tror att AI-drivna system och det som kallas algoritmisk arbetsledning kan ersätta mer av chefers uppgifter framöver.
– Det finns säkert planer att implementera AI som bestämmer hur grupperna ska schemaläggas. Jag tror även att AI kommer coacha medarbetare i sina prestationer och räkna prognoser och slutresultatet för en klient, säger han.
Men där är branschen inte än. Chefer följer upp resultaten öga mot öga.
Vad skulle du tycka om en AI-chef?
– Jag skulle inte föredra det, en personlig kontakt är bättre för att behålla en genuin relation mellan arbetsgivare och arbetstagare.
Hur tror du AI kommer påverka er arbetsmiljö?
– Det finns en viss risk att den kan räkna fel och risk att arbetsmiljön påverkas.
Algoritmic management, AM, är automatisering av chefsfunktioner. Digital teknik som kan förstärka eller automatisera ledningens beslutsfattande. Ibland kallas det att jobba datadrivet, eller med datainformerat ledarskap.
Det är system som kan
• Styra, övervaka eller utvärdera arbetet.
• Planera personalstyrkan, schemalägga.
• Anställa, belöna, befordra, disciplinera och avskeda.
Läs mer
Forskare: Vad händer med arbetsmiljön när AI blir chef?
Unionens rapport: Total datakontroll på jobbet?
Om AI börjar kommentera hur anställda når nyckeltalen blir det en stressigare arbetsmiljö, tror Murat Türk. Redan i dag testar företag egna ChatGPT-modeller som gör ärendeloggningar och skriver journal på kundservicesamtal. AI:n lyssnar på samtalet och loggar det. Den sammanfattar kundens ärende och vad lösningen blev.
I callcenterbranschen har det länge varit vanligt med digitala verktyg som ständigt mäter hur de anställda jobbar och om de når sina mål (KPI:er).
– Du kan följa prestationstabeller dagligen. Det finns nyckeltal man ska klara av, säger Ylva Harnesk, facklig klubbordförande för Unionen på kundtjänstföretaget Teleperformance i Stockholm.
Digitala system fördelar samtal och följer upp medarbetarnas resultat i olika kanaler som samtal, chatt och mejl. Arbetsmiljön präglas av ett strikt schema med korta förutbestämda pauser för att exempelvis gå på toaletten. Anställda förväntas följa kundköer och se hur många som är tillgängliga för samtal.
– Allting är schemalagt, som short breaks. Det är en betald paus då du står till arbetsgivarens förfogande. Men har man en orolig mage får man ha en dialog med arbetsgivaren om det, säger Ylva Harnesk.
Ylva Harnesk är själv nöjd med arbetsmiljön och tycker det är normalt med digital kontroll inom kundservice. De flesta telefonsamtal spelas in och det görs stickprovskontroller av cheferna.
Övervakningen av hur anställda jobbar, eller ”handling time”, som det heter internt, krävs också enligt klubbordföranden.
– Det finns alltid parametrar för hur man ska sköta samtal och följa GDPR. Vi måste bibehålla kvaliteten, annars har vi inte jobb, säger hon.
Men hon drar gränsen vid en AI som ersätter chefen.
– Vi har högst mänsklig feedback. Varje månad har du ett enskilt samtal med din chef.
AI kommer stort och spås påverka de flesta Unionen-yrken framöver.
– Vi ett stort globalt företag, jag vet att AI används på vissa områden. Men skulle de få för sig att införa det här utan att förvarna bryter de mot informationsplikten när det gäller arbetsmiljö, säger Ylva Harnesk.
Hon hänvisar till att större förändringar inte får införas över huvudet på personalen utan att riskbedömas enligt arbetsmiljölagen och förhandlas enligt medbestämmandelagen (mbl).
Systemet kan till exempel mäta:
