Något i princip alla tjänstemän har gemensamt är de digitala arbetsverktygen. Därför gör Unionen en årlig undersökning av tjänstemännens IT-miljö. I år visar rapporten, liksom i fjol, att användbarheten i de system som införs alldeles för ofta är bristfällig och att medarbetarna får för lite inflytande vid införandet av nya IT-system.

Nytt i årets rapport är att kostnadsbesparingar i form av outsourcad IT-support ofta äts upp av det strul och den frustration som uppstår till följd av att supporten inte finns i organisationen. Den frågan har inte kommit upp i tidigare undersökningar.

När supporten inte finns i huset, kanske inte ens i samma land, uppstår lätt kommunikationsproblem, i form av språkförbistring, men också en lägre kännedom om organisationen, verksamheten och de system och enheter som används - vilket enligt de tillfrågade leder till onödig frustration och stress och i slutändan lägger ett större ansvar på individen att själv identifiera var problemen sitter, och förmedla det till den externa supporten.

- Outsourcing som inte fungerar bra är en tydlig arbetsmiljöfråga. Med outsourcingen följer en förskjutning av ansvar för fungerande IT – från organisation till individ. Självklart ökar pressen på den enskilde tjänstemannen när hen förväntas lösa fler datorproblem själv, säger Peter Hellberg, första vice ordförande för Unionen, i en kommentar.

När det gäller inflytande och utbildning vid införandet av nya system följer siffrorna i stort tidigare års resultat.  Men jämfört med året innan visar 2014 års siffror ändå på en marginell ljusning. Årets undersökning visar att fyra av fem tycker att IT underlättar deras arbete, generellt, och nästan tre av fyra tycker att det förbättrar möjligheten till distansarbete och självständigt arbete. Förändringen är dock för liten för att det i dagsläget ska gå att säga om det är tillfälligt.

Om IT-systemen skulle fungera optimalt skulle tjänstemännen kunna spara 26 minuter om dagen, enligt deltagarna i studien. Mindre optimala system är däremot dyra - IT-strulet uppskattas kosta över 10 miljarder kronor årligen, för arbetsgivare och samhället i övrigt. ”Satsningar på användarvänlig IT är samma sak som långsiktiga besparingar för arbetsgivare och för samhället” heter det i rapporten.

Resultaten av undersökningen visar att arbetsgivare har mycket att tjäna på att ha användarna i fokus vid utveckling och införande av nya IT-system, både vad gäller effektiv arbetstid och arbetsmiljö för de anställda.

Några som lätt glöms bort när man talar om arbetsmiljöproblem vid IT-strul är de som får ta emot sina medarbetares frustration – det vill säga IT-ansvariga och de som jobbar med IT-support.

Det behövs generellt bättre arbetsmiljökunskap hos ledning och chefer, särskilt om de arbetsmiljörisker som datorstött arbete kan medföra, konstateras i rapporten. På sikt kan en bättre IT-miljö innebära minskade kostnader för sjukskrivningar, enligt Unionen.