Vad kan du om 1 maj?
Välkommen sköna maj, och framförallt, välkommen en ledig dag, så här mellan påsk och Kristi himmelsfärd. Men vet du varför du är ledig? Testa dina kunskaper om den röda dagen 1 maj.
Outsourcad IT-support lägger ansvaret på användaren
För femte året i rad publicerar i dag Unionen en rapport över IT-strulet i arbetslivet - strul som kostar runt 12 miljarder kronor årligen. En ny dimension i rapporten är att en outsourcad IT-support ofta innebär att ett större ansvar läggs på individen, säger Peter Hellberg, förste vice ordförande för Unionen.
Något i princip alla tjänstemän har gemensamt är de digitala arbetsverktygen. Därför gör Unionen en årlig undersökning av tjänstemännens IT-miljö. I år visar rapporten, liksom i fjol, att användbarheten i de system som införs alldeles för ofta är bristfällig och att medarbetarna får för lite inflytande vid införandet av nya IT-system.
Nytt i årets rapport är att kostnadsbesparingar i form av outsourcad IT-support ofta äts upp av det strul och den frustration som uppstår till följd av att supporten inte finns i organisationen. Den frågan har inte kommit upp i tidigare undersökningar.
När supporten inte finns i huset, kanske inte ens i samma land, uppstår lätt kommunikationsproblem, i form av språkförbistring, men också en lägre kännedom om organisationen, verksamheten och de system och enheter som används - vilket enligt de tillfrågade leder till onödig frustration och stress och i slutändan lägger ett större ansvar på individen att själv identifiera var problemen sitter, och förmedla det till den externa supporten.
- Outsourcing som inte fungerar bra är en tydlig arbetsmiljöfråga. Med outsourcingen följer en förskjutning av ansvar för fungerande IT – från organisation till individ. Självklart ökar pressen på den enskilde tjänstemannen när hen förväntas lösa fler datorproblem själv, säger Peter Hellberg, första vice ordförande för Unionen, i en kommentar.
När det gäller inflytande och utbildning vid införandet av nya system följer siffrorna i stort tidigare års resultat. Men jämfört med året innan visar 2014 års siffror ändå på en marginell ljusning. Årets undersökning visar att fyra av fem tycker att IT underlättar deras arbete, generellt, och nästan tre av fyra tycker att det förbättrar möjligheten till distansarbete och självständigt arbete. Förändringen är dock för liten för att det i dagsläget ska gå att säga om det är tillfälligt.
Om IT-systemen skulle fungera optimalt skulle tjänstemännen kunna spara 26 minuter om dagen, enligt deltagarna i studien. Mindre optimala system är däremot dyra - IT-strulet uppskattas kosta över 10 miljarder kronor årligen, för arbetsgivare och samhället i övrigt. ”Satsningar på användarvänlig IT är samma sak som långsiktiga besparingar för arbetsgivare och för samhället” heter det i rapporten.
Resultaten av undersökningen visar att arbetsgivare har mycket att tjäna på att ha användarna i fokus vid utveckling och införande av nya IT-system, både vad gäller effektiv arbetstid och arbetsmiljö för de anställda.
Några som lätt glöms bort när man talar om arbetsmiljöproblem vid IT-strul är de som får ta emot sina medarbetares frustration – det vill säga IT-ansvariga och de som jobbar med IT-support.
Det behövs generellt bättre arbetsmiljökunskap hos ledning och chefer, särskilt om de arbetsmiljörisker som datorstött arbete kan medföra, konstateras i rapporten. På sikt kan en bättre IT-miljö innebära minskade kostnader för sjukskrivningar, enligt Unionen.
Om undersökningen
Målgruppen i undersökningen är tjänstemän i privat sektor och urvalet har gjorts utifrån Novus slumpmässigt rekryterade webbpanel. Svaren samlades in under perioden 11 november till den 25 november 2014. Totalt omfattar undersökningen svar från 2047 enkäter.
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Din skärmhjärna har rättigheter
Vi är uppkopplade och multitaskar som aldrig förr. Det riskerar att slita på hjärnhälsan. Men på jobbet finns regler som ska skydda dig vid skärmen.
Vi har aldrig suttit så klistrade vid skärmar som nu, både på jobbet och fritiden. Enligt forskare kan beteendet få negativa hälsokonsekvenser och börja påverka hjärnans förmåga att jobba fokuserat.
– Det finns studier som tyder på det, att våra koncentrationsbeteenden tycks ha förändrats över tid. Att vi jobbar kortare stunder med en och samma sak innan vi växlar fokus, säger Sissela Nutley hjärnforskare vid Karolinska institutet.
Multitasking leder till att vi både blir mer stressade och mindre effektiva påpekar hon. Vår kapacitet att vara uppmärksamma på rätt saker minskar när den digitala miljön är designad för att splittra vårt fokus med notiser.
– Den lockar till fragmentarisk uppmärksamhet eftersom vi kan agera på en ny tanke direkt och kolla saker. Det kostar för hjärnan, säger Sissela Nutley.
Finns regler för skärmjobb
Arbetsgivaren har ett stort ansvar för arbetsmiljön och hur din hälsa påverkas av jobbet. Sedan 90-talet finns riktlinjer för arbete vid ”bildskärm”. Jobbet ska göras med hänsyn till människans ergonomi och där ingår hur vi förstår och hanterar information. Det kallas kognitiv ergonomi berättar Kersti Lorén, sakkunnig i ergonomi på Arbetsmiljöverket och förklarar:
– Arbetet ska anpassas efter människan och inte tvärtom. Att man förstår hur människan tar till sig och bearbetar information och vad vi behöver för att ha hälsa, välbefinnande och göra ett bra, produktivt jobb.
”Den kognitiva belastningen är något man talar mer om”
De medicinska risker med datorarbete som beskrivits tydligast hos myndigheten är rygg- och synbesvär. Men bildskärmsreglerna är gamla och ett nytt direktiv om arbetsmiljön vid skärmar är på gång från EU-kommissionen, även om det dröjer innan de är i bruk.
– Den kognitiva belastningen är något man pratar mer om idag är min uppfattning, säger Kersti Lorén.
Hon föreslår att vi pratar på jobbet om hur digitala arbetssätt och system påverkar oss. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är det viktiga.
– På arbetsplatsträffar kan ni titta på risker hos er och då kan det handla om att man sitter för länge vid datorn, eller känner sig övervakad, Kersti Lorén.
”Man har inte tittat på konsekvenserna”
Arbetsmiljöverkets inspektör Malin Cato har lett 1 500 kontroller av arbetsgivare om hur de kan förebygga risker i den digitala arbetsmiljön. Var fjärde arbetsplats hade brister. Hon vill se mer kunskap om hur anställdas hälsa påverkas av teknikutvecklingen.
– Nu har vi haft arbete vid datorer ganska länge, men man har inte tittat på arbetsmiljökonsekvenserna, säger hon.
Hur många timmar det är hållbart för människor att sitta vid skärm är väldigt individuellt, enligt Malin Cato.
I den digitala miljön kan man också få in uppgifter från många olika håll på en gång, vilket kräver mer av hjärnans arbetsminne, betonar hon. Digitala möten och hybridmöten kräver dessutom mer av vår kognition än fysiska möten enligt studier.
Tips: Se hjärnan som en ”muskel”
– Våra hjärnor är komplexa. Arbetsgivaren ska undersöka hur vi mår och hur systemen fungerar. Vi behöver tänka på hjärnan som en muskel. Du tränar inte bara biceps tre timmar, säger Malin Cato.
Utan möjlighet till återhämtning blir konsekvenserna ytterst ohälsa och sjukfrånvaro.
– Vi ser ju utmattningssymptom. Det är en sjukfrånvaro som inte minskar. Den har inte bara med digital utveckling att göra, men det är bidragande.
Finns bevisade samband mellan sjukskrivningarna i stress och digitala arbetssätt?
– Inte statistiska samband. Men kognitiv forskning pekar på att man överbelastar funktioner i hjärnan, säger Malin Cato.
Reglerna vid jobbskärmen
Ett urval av föreskrifterna från Arbetsmiljöverket för ”bildskärmsarbete” - som arbetsgivare förväntas ha koll på:
- Hänsyn till kognitiv ergonomi: ”Arbetsgivaren ska vid utformning, val och ändring av programvara, ta särskild hänsyn till de ergonomiska principer som gäller för människans förmåga att uppfatta, förstå och bearbeta information.”
- Pauser och glasögon: Du ska kunna växla till andra uppgifter om synbesvär eller andra belastningsbesvär uppstår. Alternativt få tillräckliga pauser. Du har rätt till synundersökning och terminalglasögon vid behov.
- Ingen osynlig kontroll: ”Arbetsgivaren får inte kontrollera arbetstagarnas arbetsinsats via datasystem, varken kvantitativt eller kvalitativt, utan att arbetstagarna känner till det.”
- Begripliga it-system: ”Lämpligt utformade med hänsyn till arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov.”
- Inte starkt styrt eller bundet: Arbetet vid skärm ska om möjligt inte vara tvunget att utföras i en strikt ordning där du inte kan avbryta jobbet utan att bli avlöst, eller inte kan bestämma takten.
Reglerna är förkortade och sammanfattade av Kollega. Arbetsmiljöverkets alla riktlinjer finns på Arbetsmiljöverket.
Det finns också andra regler och lagar som påverkar digital arbetsmiljö, som GDPR och den nya AI-förordningen.
