Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

Hybridkontor – så får ni det att funka

Jobba hemifrån vissa dagar – andra dagar på kontoret. Många vill fortsätta med distansarbete även efter pandemin. Men hybridkontoret ställer nya krav på chefer och medarbetare. Så här får ni det att fungera.
David Österberg Publicerad 30 augusti 2021, kl 10:35
Vi behöver få vara med och bestämma hur vi vill ha det i våra liv. Illustration: SaraMara Petterson

Pandemin lärde oss att jobba hemifrån. Visst har det ibland varit bökigt att jobba på distans: alla videomöten, mejl, chattar och telefonsamtal. Men det underlättade att alla på kontoret jobbade på distans. 

Hybridkontor ställer andra krav

Nu är läget ett annat. Några vill gärna fortsätta jobba på distans, andra vill kanske tillbaka till kontoret. Olika medarbetare kan dessutom ha olika önskemål om hur de vill jobba. Den här formen av hybridkontor ställer nya krav på medarbetarna – och på cheferna.

Oscar Berg är oberoende konsult och expert på digitalt samarbete och hjälper företag att ta till sig digitaliseringens möjligheter. Han är övertygad om att distansarbetet är här för att stanna.

– Nu handlar det om att fortsätta på den inslagna vägen. Arbetet kommer att digitaliseras, det finns ingen annan utväg. Folk har tillåtits ödsla en massa tid på resor och möten för att ingen har sett alternativen. Nu har vi gjort det. Det handlar inte om två dagar hemifrån och tre dagar på kontoret, det handlar om att det är medarbetarnas behov som ska styra. Vad du ska göra och med vem avgör varifrån du arbetar, säger han.

Ju förr vi inser att arbetssätten kommer att digitaliseras, desto bättre, enligt Oscar Berg. Och du som chef behöver fundera på hur du vill leda i en digital miljö.

– Ledarna måste bli mer stöttande, lyssna mer, ge förutsättningar. Det är en fortsättning på paradigmskiftet från hierarkiska organisationer till självledande organisationer. Medarbetarna måste kunna fatta sina egna beslut, organisationerna måste decentraliseras. Ledaren blir den som visar vägen och som har en vision om vart företaget ska.

Det är medarbetarnas behov som ska styra

Konkret innebär ett digitalt arbetssätt att se till att all dokumentation finns digitalt och att alla möten är digitala – oavsett om medarbetarna är på kontoret eller inte.

– Även det som händer på kontoret måste vara digitalt. Innan pandemin hände det att någon ringde in via Skype, men den personen var aldrig riktigt med på mötet: det egentliga mötet hölls på kontoret. Men även möten på kontoret måste vara digitala. När verktygen utvecklas kan vi göra allt det vi gör vid ett fysiskt möte vid ett digitalt möte, säger Oscar Berg.

Även Johanna Olsson, grundare av The Hows, som coachar chefer i distansarbete, betonar vikten av att tänka ”digitalt först”.

– Självklart ska man inte förbjuda folk att äta lunch på kontoret. Man kan fortfarande ha fysiska möten, men då ska alla ha en dator framför sig så att den som är med på distans också kan se ansiktsuttryck och känna sig delaktig. Vi måste designa arbetssituationen så att den passar ett digitalt arbetsliv, säger hon.

Hon anser att man som chef ska ta tillvara på det medarbetarna har lärt sig under pandemiåret.

– Som chef måste man vara tydlig med hur man vill ha det. Och det är en bra idé att inkludera medarbetarna när man ska bestämma hur arbetet ska utföras. Vi behöver få vara med och bestämma hur vi vill ha det i våra liv. Nu har vi ju över ett års erfarenhet av hur det är att arbeta på distans och för företagen är det dags att skörda frukten av de erfarenheterna.

Sämre kreativitet på distans

Leif Denti är professor i psykologi vid Göteborgs universitet. Han håller med om att det finns flera positiva aspekter av distansarbetet, men ser flera fallgropar för företag som helt slopar kontorsarbetet. Avancerade processer, som beslutsfattande och problemlösning, klarar vi bättre när vi träffas fysiskt, enligt Leif Denti. Det beror bland annat på att interaktionen blir fattigare på distans.

Arbetet kommer att digitaliseras, det finns ingen annan utväg

– Vi ser inte hur andra reagerar på det vi säger i ett videomöte. Det är svårt att avläsa om någon är entusiastisk eller skeptisk, alla nyanser är som bortblåsta. För att väga upp det måste vi vara mer verbala, men i ett videomöte är vi mindre verbala än i ett fysiskt. Det är lättare att bli passiv och prata mindre.

Distansarbetare kan också drabbas av social och professionell isolering. Det innebär att vi får svårare att känna gemenskap med kollegor och att veta vår plats i organisationen. Dessutom blir kreativiteten lidande, enligt Leif Denti.

– Jag tror att företagen behöver hitta en modell där medarbetarna arbetar hemma mellan en och tre dagar i veckan. Då kan man till exempel bestämma att alla kommer in till kontoret på måndagar eller tisdagar för att klara av avancerade samtal och det sociala.

"Företag är ofta skapade av nördar"

Oscar Berg är av en delvis annan åsikt. Han håller med om att vi behöver platser att träffas på, men tror inte att kreativiteten blir lidande av distansarbete.

– Kreativa teknikföretag är ju ofta skapade av nördar som har suttit i sina källare och chattat med varandra. Många kreativa människor är introverta och är betydligt kreativare när de inte behöver vara på ett kontor. När vi inte behöver vara på kontoren kan vi ha mer fokus på det vi skapar. Varför skulle det vara mer kreativt att prata med samma människor på ett kontor än att inspireras av resten av världen?

5 tips för hybridkontoret

  • Prata med din chef och dina kollegor. Hur vill ni arbeta? Vad har ni lärt er av att arbeta på distans? Vilka arbetsuppgifter är bäst att göra på distans respektive på kontoret? Kom överens om gemensamma arbetssätt.
  • Se till att all dokumentation finns digitalt. Då ökar möjligheten att distansarbetare och kontorsarbetare får ta del av samma information. Om något bestäms på lunchrasten eller vid kaffemaskinen måste alla kunna ta del av det.
  • Gör alla möten digitala, även om delar av arbetsstyrkan är på kontoret. Den som är med på mötet på distans ska känna sig lika delaktig som övriga.
  • Använd de digitala verktygen. Med digitala anslagstavlor, digitala post-it-lappar, digitala anteckningsböcker, chattar, videomöten, projektledningsverktyg och liknande blir skillnaderna mellan kontors- och distansarbete små.    
  • Låt arbetsuppgifterna styra varifrån arbetet ska utföras.
Arbetsmiljö

Anställda på Tikspac: "En giftig arbetsmiljö"

Arbetsmiljön på miljöstationsföretaget Tikspac, som har kontrakt med över hälften av landets kommuner, får stark kritik. ”Det är en giftig arbetsmiljö som gör folk sjuka”, säger en före detta anställd.
Lina Björk, David Österberg Publicerad 29 maj 2023, kl 06:00
Person som lägger en påse med hundbajs i en papperskorg utomhus.
På TiksPacs miljöstationer kan allmänheten hämta gratis skräppåsar i ett stort antal av landets kommuner. Nu kritiseras arbetsmiljön på företaget av anställda. Foto: Colourbox.

År 2001 bildades Tikspac. Företaget tecknar avtal med kommuner om att tillhandahålla miljöstationer med skräp- och hundbajspåsar. Kommunerna placerar sedan ut stationerna där många människor rör sig. På miljöstationerna kan företag köpa reklamplats.

Tikspac växte snabbt. Tre år i rad utsågs det till Gasellföretag, ett pris som delas ut årligen av tidningen Dagens Industri till Sveriges snabbast växande företag. Det expanderade också till andra länder i Norden.

En förutsättning för framgången var Tikspacs säljare. De byggde långsiktiga relationer med kommuner och företag och skapade på så vis en stabil kundbas. Som mest har runt 20 personer jobbat för företaget. Kollega har varit i kontakt med flera av dem och samtliga vittnar om att arbetsmiljön försämrades drastiskt efter att företaget för tre år sedan fick en ny ägare.

Lovade resor och fina titlar

Den första tiden efter ägarbytet var stämningen hoppfull, berättar de. Den nya ägaren, Dejan Shabacker, kallade alla till enskilda samtal. Vid dem skulle personalen få berätta hur de jobbade och vilka möjliga förbättringar de såg för företaget.

– Fast han pratade mest om sig själv. Jag berättade att jag bodde 14 mil från kontoret och jobbade hemifrån. Det tyckte han var bra och såg framför sig hur fler säljare skulle göra det. Jag skulle bli ansvarig för att lära upp dem, säger en person som började som säljare 2014.

Med den nya ägaren skulle personalen dessutom få kompetensutveckling, resor och nya titlar. Företaget flyttade också till ett nytt, tjusigare kontor.

Men det som hade verkat så bra började gradvis förvandlas till något sämre. Den bilden ger samtliga de personer som Kollega har varit i kontakt med.

– Han introducerade genast en lönemodell som innebar att vår provision blev betydligt lägre. Dessutom skrev han utan att meddela kunderna att avtalen fortsättningsvis skulle löpa på utan slutdatum, till skillnad från de två åren vi tidigare hade förhandlat om. Det blev mycket protester för vi kunde ju inte med gott samvete lura kunder på det sättet, säger en före detta säljare.

Enligt säljarna förbjöd han de anställda att aktivt informera kunderna om förändringen. Om kunderna inte läste orderbekräftelsen fick de skylla sig själva, hävdade han.

Både lönemodellen och säljavtalen fick han senare backa från då det blev en facklig tvist. 

Flera tvister med Unionen

Unionen har varit inblandade i flera förhandlingar och tvister med vd:n. Bland annat rörande säljavtalen, lönemodellen och under senare tid uppsägningar på grund av en omorganisation. Facket har även fått påminna honom om att betala ut sista lönen och att skicka arbetsgivarintyg.

Den nya ägaren ställde nya krav på de anställda. Långpendlarna fick inte längre jobba hemifrån. Två av bolagets säljare blev sjukskrivna och när de kom tillbaka var de avstängda från säljsystemet och fick i stället börja jobba i Excel-dokument. Det gjorde det svårt att både utföra jobbet och få det gjort under en rimlig tid.
– Jag tolkade det som en slags hämnd. Att jag sagt ifrån, blivit sjukskriven av arbetsmiljön och när jag kom tillbaka skulle ledningen visa var skåpet stod. Han ville provocera mig till en uppsägning, säger en tidigare anställd och får medhåll av sin kollega.

– Han var väldigt tydlig med att antingen var man med eller mot honom. Och var man emot så blev man utfryst. Jag hade 14 mil enkel resa till jobbet, men var plötsligt tvungen att komma in till kontoret varje dag.

Flera säljare på Tikspac sa upp sig

Snart började personalen säga upp sig. Enligt Tikspacs årsredovisning från 2021 fanns planer på att anpassa affärssystemet för att ansluta externa säljare. Företaget skulle alltså hyra in säljare i stället för att ha egna.

En del i det var ett kontrakt med callcenterföretaget Televinken, som finns på Cypern.

– Vi anställda förstod att det inte skulle funka med callcenter. Det var inte den typen av försäljning. För oss handlade det om att bygga relationer. Vi var inte jobbiga telefonförsäljare som ringde och tjatade som inte hade någon aning om vem de hade ringt till

Enligt en före detta anställd är även samarbetet med säljföretaget på Cypern nu avslutat.
Från att ha varit runt 20 anställda på Tikspac är man i dag en handfull kvar. De flesta säljare har sagt upp sig själva.

– Hjärtat i företaget försvann. Det kändes hela tiden som det fanns en annan plan för företaget än att det skulle gå bra. Som att han bara ville tjäna pengar och sedan dra, säger en tidigare anställd.

– Det är en giftig arbetsmiljö som gör folk sjuka, säger en annan.

Fick inte vara kvar på börsen

I de senaste två årsredovisningarna framgår att ägaren haft stora planer för Tikspac. Enligt senaste kvartalsrapporten ska företaget i stället sälja klistermärken på Dogpal. I rapporten står också att företaget nu åter har planer på att rekrytera säljare i Sverige.Tikspac har tidigare varit noterat på börsen. Företaget avnoterades dock när den nya ägaren tog över. Anledningen var att han suttit i fängelse och haft näringsförbud på grund av ekonomisk brottslighet som han begick i samband med den så kallade Cefour-härvan.

”Vill ha en härlig gruppdynamik”

Tikspacs ägare heter Dejan Shabacker. Han förnekar att företaget har brister i arbetsmiljön. Verksamhetens ambition har alltid varit att skapa en ”härlig gruppdynamik”, skriver han i ett mejlsvar till Kollega.

Flera före detta medarbetare anser att arbetsmiljön försämrades när du blev vd. Hur ser du på det?

– Tyvärr stöter alla verksamheter på medarbetare som av olika anledningar känner sig förfördelade eller på något annat sätt orättvist behandlade. Vi har hela tiden arbetat väldigt hårt med denna typ av frågeställning och verksamhetens ambition har aldrig varit något annat än att ha en härlig gruppdynamik där laget är viktigare än jaget. Självklart med reservation för att vi alla är olika och har olika behov.

Du ändrade i kundavtalen utan att meddela kunderna. Stämmer det?

– Jag förmodar att du syftar på något av våra kundavtal. Låt mig då säga att våra kundavtal inte skiljer sig från andra verksamheters kundavtal avseende ställda krav på kunden, att läsa igenom sitt avtalsförslag innan avtal signeras.

Förbjöd du medarbetarna att berätta för kunderna om förändringarna?

– Tikspac har varit väldigt mån om att göra precis som andra större verksamheter gör, det vill säga lägga ansvaret på att kunden faktiskt läser igenom sitt avtalsförslag så det till fullo förstås av kunden så inga missförstånd uppstår.

Du gjorde om lönesystemet så att provisionen blev lägre. Varför?

– I alla verksamheter finns det självklart anställningsavtal att förhålla sig till vilket naturligtvis Tikspac alltid gjort och kommer alltid göra.

Två säljare som var sjukskrivna säger att de inte längre hade tillgång till säljsystemet när de återvände. Varför?

– Tyvärr har Tikspac precis om andra företag råkat ut för otillbörlig hantering av vår kunddata av personal, vilket vi även vid ett specifikt tillfälle informerade ett fackförbund om. När vi uppdagade att det fanns säkerhetsbrister i vårt affärssystem var vi tvungna att förbättra det. Därav har vi alla verksamma i Tikspac vid olika tillfällen haft begränsad åtkomst till vårt affärssystem. Detta är en ganska allvarlig fråga då det berör verksamhetens immateriella tillgångar och att på något sätt otillbörligen tillskansa sig data eller hantera det på ett otillbörligt sätt är inte acceptabelt, inte bara hos Tikspac utan troligtvis hos flertalet andra verksamheter och myndighetsorgan. 

En person som hade blivit lovad att få jobba hemifrån fick inte det längre, trots 14 mils resväg. Varför?

– Alla personalärenden i Tikspac har hanterats med vägledning av olika fackförbund eller genom MBL-förhandlingar.

Väldigt många av dem som jobbade på Tikspac när du började jobbar inte längre kvar. Hur ser du på det?

– Givet all utmaning som berört oss alla på senare år med allt från virusutbrott, där knappt någon av oss visste vad det skulle leda till, och nu ett pågående krig i Europa så har det ställt krav på verksamheten i form av att vara lyhörd för omvärldsfaktorer. När denna typ av utmaning råder är det väldigt viktigt att anpassa både tjänster och investeringar till att vara defensiva. Jag hade verkligen önskat att så inte var fallet. Vad hade varit bättre än ett samhälls- och företagsklimat som var ett faktum innan virusutbrottet 2020 och nu pågående krig i vårt närområde i stället för konstanta utmaningar relaterat till våra kunders möjligheter att fortsatt vara en del av vårt koncept. Då hade vi genomgående kunnat vara framåtlutande.