Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

Hybridkontor – så får ni det att funka

Jobba hemifrån vissa dagar – andra dagar på kontoret. Många vill fortsätta med distansarbete även efter pandemin. Men hybridkontoret ställer nya krav på chefer och medarbetare. Så här får ni det att fungera.
David Österberg Publicerad 30 augusti 2021, kl 10:35
Vi behöver få vara med och bestämma hur vi vill ha det i våra liv. Illustration: SaraMara Petterson

Pandemin lärde oss att jobba hemifrån. Visst har det ibland varit bökigt att jobba på distans: alla videomöten, mejl, chattar och telefonsamtal. Men det underlättade att alla på kontoret jobbade på distans. 

Hybridkontor ställer andra krav

Nu är läget ett annat. Några vill gärna fortsätta jobba på distans, andra vill kanske tillbaka till kontoret. Olika medarbetare kan dessutom ha olika önskemål om hur de vill jobba. Den här formen av hybridkontor ställer nya krav på medarbetarna – och på cheferna.

Oscar Berg är oberoende konsult och expert på digitalt samarbete och hjälper företag att ta till sig digitaliseringens möjligheter. Han är övertygad om att distansarbetet är här för att stanna.

– Nu handlar det om att fortsätta på den inslagna vägen. Arbetet kommer att digitaliseras, det finns ingen annan utväg. Folk har tillåtits ödsla en massa tid på resor och möten för att ingen har sett alternativen. Nu har vi gjort det. Det handlar inte om två dagar hemifrån och tre dagar på kontoret, det handlar om att det är medarbetarnas behov som ska styra. Vad du ska göra och med vem avgör varifrån du arbetar, säger han.

Ju förr vi inser att arbetssätten kommer att digitaliseras, desto bättre, enligt Oscar Berg. Och du som chef behöver fundera på hur du vill leda i en digital miljö.

– Ledarna måste bli mer stöttande, lyssna mer, ge förutsättningar. Det är en fortsättning på paradigmskiftet från hierarkiska organisationer till självledande organisationer. Medarbetarna måste kunna fatta sina egna beslut, organisationerna måste decentraliseras. Ledaren blir den som visar vägen och som har en vision om vart företaget ska.

Det är medarbetarnas behov som ska styra

Konkret innebär ett digitalt arbetssätt att se till att all dokumentation finns digitalt och att alla möten är digitala – oavsett om medarbetarna är på kontoret eller inte.

– Även det som händer på kontoret måste vara digitalt. Innan pandemin hände det att någon ringde in via Skype, men den personen var aldrig riktigt med på mötet: det egentliga mötet hölls på kontoret. Men även möten på kontoret måste vara digitala. När verktygen utvecklas kan vi göra allt det vi gör vid ett fysiskt möte vid ett digitalt möte, säger Oscar Berg.

Även Johanna Olsson, grundare av The Hows, som coachar chefer i distansarbete, betonar vikten av att tänka ”digitalt först”.

– Självklart ska man inte förbjuda folk att äta lunch på kontoret. Man kan fortfarande ha fysiska möten, men då ska alla ha en dator framför sig så att den som är med på distans också kan se ansiktsuttryck och känna sig delaktig. Vi måste designa arbetssituationen så att den passar ett digitalt arbetsliv, säger hon.

Hon anser att man som chef ska ta tillvara på det medarbetarna har lärt sig under pandemiåret.

– Som chef måste man vara tydlig med hur man vill ha det. Och det är en bra idé att inkludera medarbetarna när man ska bestämma hur arbetet ska utföras. Vi behöver få vara med och bestämma hur vi vill ha det i våra liv. Nu har vi ju över ett års erfarenhet av hur det är att arbeta på distans och för företagen är det dags att skörda frukten av de erfarenheterna.

Sämre kreativitet på distans

Leif Denti är professor i psykologi vid Göteborgs universitet. Han håller med om att det finns flera positiva aspekter av distansarbetet, men ser flera fallgropar för företag som helt slopar kontorsarbetet. Avancerade processer, som beslutsfattande och problemlösning, klarar vi bättre när vi träffas fysiskt, enligt Leif Denti. Det beror bland annat på att interaktionen blir fattigare på distans.

Arbetet kommer att digitaliseras, det finns ingen annan utväg

– Vi ser inte hur andra reagerar på det vi säger i ett videomöte. Det är svårt att avläsa om någon är entusiastisk eller skeptisk, alla nyanser är som bortblåsta. För att väga upp det måste vi vara mer verbala, men i ett videomöte är vi mindre verbala än i ett fysiskt. Det är lättare att bli passiv och prata mindre.

Distansarbetare kan också drabbas av social och professionell isolering. Det innebär att vi får svårare att känna gemenskap med kollegor och att veta vår plats i organisationen. Dessutom blir kreativiteten lidande, enligt Leif Denti.

– Jag tror att företagen behöver hitta en modell där medarbetarna arbetar hemma mellan en och tre dagar i veckan. Då kan man till exempel bestämma att alla kommer in till kontoret på måndagar eller tisdagar för att klara av avancerade samtal och det sociala.

"Företag är ofta skapade av nördar"

Oscar Berg är av en delvis annan åsikt. Han håller med om att vi behöver platser att träffas på, men tror inte att kreativiteten blir lidande av distansarbete.

– Kreativa teknikföretag är ju ofta skapade av nördar som har suttit i sina källare och chattat med varandra. Många kreativa människor är introverta och är betydligt kreativare när de inte behöver vara på ett kontor. När vi inte behöver vara på kontoren kan vi ha mer fokus på det vi skapar. Varför skulle det vara mer kreativt att prata med samma människor på ett kontor än att inspireras av resten av världen?

5 tips för hybridkontoret

  • Prata med din chef och dina kollegor. Hur vill ni arbeta? Vad har ni lärt er av att arbeta på distans? Vilka arbetsuppgifter är bäst att göra på distans respektive på kontoret? Kom överens om gemensamma arbetssätt.
  • Se till att all dokumentation finns digitalt. Då ökar möjligheten att distansarbetare och kontorsarbetare får ta del av samma information. Om något bestäms på lunchrasten eller vid kaffemaskinen måste alla kunna ta del av det.
  • Gör alla möten digitala, även om delar av arbetsstyrkan är på kontoret. Den som är med på mötet på distans ska känna sig lika delaktig som övriga.
  • Använd de digitala verktygen. Med digitala anslagstavlor, digitala post-it-lappar, digitala anteckningsböcker, chattar, videomöten, projektledningsverktyg och liknande blir skillnaderna mellan kontors- och distansarbete små.    
  • Låt arbetsuppgifterna styra varifrån arbetet ska utföras.
Arbetsmiljö

Osund arbetsmiljö på apoteken - stress, gråt och schemakaos

Långa stressiga arbetspass, utlån till andra butiker och svårt att hinna ta paus. Personal som inte vågar säga nej och inte orkar heltid. Unionens tre fackordförande på apotekskedjorna Hjärtat, Apoteket och Kronan kritiserar arbetsmiljön på apoteksgolvet.
Elisabeth Brising Publicerad 17 april 2024, kl 06:01
Till vänster en anställd apotek sorterar mediciner, oskärpa. Till höger olika medicinkartor med piller.
Apoteksanställdas nödrop: stress och personalbrist plågar branschen. Schemakaos och bristande återhämtning är en del av vardagen. En tredjedel av anställda på Apoteket saknar möjlighet till dagliga pauser enligt en facklig undersökning. Foto: Fotograferna Holmberg/TT/Gorm Kallestad/Scanpix.

Kollega rapporterade redan år 2020 om arbetsmiljön på tre apotekskedjor - om anställda med tio timmars arbete utan pauser, chefer som förbjöd sittande i butiken och extrem vikariebrist. 

När Kollega återkommer till branschen 2024 beskrivs arbetsmiljön på Apotek Hjärtat som tuffare än någonsin av Unionens riksklubbordförande Lena Svensson. Hon berättar att till exempel i Arvika har situationen på tre apotek lett till långvarig stress och sjukskrivningar. 

Lena Svensson.
Lena Svensson. Foto: Anna-Lena Lundqvist.

– Det är tröttkörd personal som mår väldigt dåligt psykiskt. 

På nationell nivå ser facket störst problem på Hjärtats ICA Maxi-apotek. De har  långa öppettider och tio timmars arbetsdag är fortfarande inte ovanligt enligt Lena Svensson. 

– Varenda dag har jag medlemsärenden om bemanning eller att man inte orkar jobba heltid på ICA Maxi-enheterna, även om man är ung. Man får inte ihop livet med familjen. 

Personalen har höga servicekrav på sig och ska helst hjälpa kunderna inom fyra minuter enligt Lena Svensson. 

Stress och personalbrist

Stephanie Nielsen. Foto: Henrik Witt.

Även på Kronans apotek påtalar Unionens riksklubbordförande Stephanie Nielsen brister på grund av bemanningsproblem. 

– Många är stressade och känner att de inte hinner med allt på sitt jobb. Det kan bero på sjukdom, vakanser och förstås farmaceutbristen som är märkbar, säger hon.

Apoteket AB, pekar också Per Skoglund, Unionens riksklubbordförande, på för hög arbetsbelastning och för låg bemanning.   

Per Skoglund.
Per Skoglund. Foto: Privat

– Många väntande kunder orsakar oro och ökar stressen, vilket påverkar måendet hos medarbetare på flera arbetsplatser. Tiden räcker inte till för att hinna med de dagliga arbetsuppgifterna. 

Svårt ta paus och sitta ner

Unionenklubben på Apoteket AB har tillsammans med Sveriges Farmaceuter gjort en medlemsenkät med 1 400 svarande om möjligheten att ta en paus och sitta ner och och återhämta sig under arbetsdagen. Resultatet visar att en tredjedel av de svarande inte hinner ta en sådan paus. 

Fackgemensam medlemsenkät om pauser på Apoteket.
En tredjedel på Apoteket hinner inte sitta under arbetsdagen enligt en fackgemensam medlemsenkät. Grafik: Unionenklubben på Apoteket.

Hinner personalen gå på toa?

– Ja, för det mesta så länge man inte arbetar på ett ensamapotek. Då behöver man stänga apoteket. Det blir också ofta problematiskt att hinna med toabesök om någon medarbetare saknas och man får jobba ensam, säger Per Skoglund. 

Lena Svensson på Hjärtat uppger också att personalen inte hinner ta pauser på många ställen: 

– Rasten får ju chefen inte rucka på men man får inte pauser. De tar bort stolar också ibland, säger hon. 

Schemakaos och sjukskrivna - orolig sommar

Unionens fackklubb på Kronans apotek gör medlemsenkäter om hur sommaren upplevs.  I den senaste uppgav 75 procent att de fått schemaändringar med mindre än två veckors framförhållning och 43 procent att de lånats ut till andra apotek. 

– Många säger att de har dålig bemanning på grund av sjukskrivningar och att folk säger upp sig, att man har gått på knäna och det finns inga att ta in, säger Stephanie Nielsen.

"Grät innan och efter jobbet"

”Kollegor sjukskrivna pga stress, kunde inte gå på toa, arga kunder, grät innan och efter jobbet. Hann inte packa upp varor så det blev stora berg av varor. Det var den värsta sommaren någonsin.”

”Den konstanta stressnivån i kombination med dålig löneutveckling har gjort att jag bytt bransch.”

”Katastrofal, underbemannade, stress, inlåning från andra apotek nästan varje dag & allmänt rörigt”

Anonyma svar från medlemmar ur en enkät av Unionenklubben på Kronans apotek om hur förra sommaren var. 

Lånas ut till andra butiker

Utlån till andra apotek än där man blivit anställd är vanligt på alla tre kedjorna - det vill säga man förväntas lånas ut till ett annat apotek som saknar personal.

– Schemaläggningen bygger ofta på att låna ut eller in personal, vilket upplevs som slitsamt för en hel del av våra medarbetare, säger Per Skoglund på Apoteket AB. 

Stephanie Nielsen på Kronans instämmer. Det står en huvudarbetsplats på kontraktet. 

– Då ska man arbeta där och bara få frågan om någon är sjuk. Men arbetsgivaren anser ibland att 51 procent på ett apotek är en huvudanställning, säger hon. 

”Upplevs som tvång”

Frågan om att resa till en annan arbetsplats kan komma med kort varsel. Det kan vara samma morgon, eller smygas in i schemat utan kommunikation säger Lena Svensson på Hjärtat.

– Det upplevs av arbetstagarna som att man är tvungen, att annars riskerar man uppsägning. 

I teorin ska det vara frivilligt och man ska kunna säga nej. I praktiken är det svårt.

– Man blir inte tillfrågad utan snacket från arbetsgivaren blir att vi måste låna ut dig eller säga upp folk, säger Stephanie Nielsen.

Hon påpekar att det kan uppfattas som ett hot från chefen: Vi kommer behöva dra ner på personal här  - om du inte åker och jobbar i andra butiker. 

Per Skoglund på Apoteket säger att eftersom flexibilitet premieras av arbetsgivaren är det många anställda som ställer upp på utlån även om de egentligen inte vill.

– Dessutom får medarbetarna ofta höra att de behöver ställa upp för annars kan de inte räkna med att få hjälp när de behöver personal. Medarbetare ställs mot varandra. 

"Ska prioritera sin tid bättre"

”Som vanligt tight med personal. Blir en sjuk får resten slita”

”Tycker det är fruktansvärt att man bara får tre veckor sammanhängande semester under juni-augusti (även om jag alltid ansöker om fyra). """Det är alltid kris och apoteket får sällan eller aldrig ta in sommarvikarier."

"Meningslöst att göra KAS-ärenden relaterade till underbemanning, då får man som svar att man ska prioritera sin tid bättre, oavsett om det orsakat en felexpedition eller gäller en mindre sak.”

Anonyma svar ur en enkät med 125 av Unionenklubbens medlemmar på Kronans apotek om hur förra sommaren var.  

Endast 12 procent i enkäten hade anmält bristande bemanning på sommaren som en avvikelse i Kronans apoteks avvikelsesystem, KAS. 

Svårt få fyra veckors semester i följd

En stor facklig fråga på alla tre kedjorna är svårigheten att få fyra veckors sammanhängande semester på sommaren.  

Apoteksanställda är bara garanterade tre veckors semester i sträck på sommaren enligt kollektivavtalet från 70-talet. Något som facket försökt förändra, men inte lyckats avtala bort, även om de fått in några nya skrivningar. 

– Avtalets intention är att semestern ska vara sammanhängande med lite olika alternativ, säger Lena Svensson på Hjärtat. 

I praktiken blir det mycket förhandling om ledigheter på våren. 

– Vi anställda får hela tiden höra att vi är för många, men om du behöver vara ledig så går det absolut inte.

Efterlysning: Jobbar du på apotek eller har du gjort det och slutat? Har du upplevt en oschysst arbetsmiljö och vill berätta om det i Kollega? Tipsa oss! Om du vill vara anonym – läs det här först

Sjukskrivningstal som sticker ut


Apoteken i Sverige sticker ut när det gäller sjukskrivningar i psykisk ohälsa enligt Försäkringskassans rapport Sjukfrånvaro i psykiatriska diagnoser, 2020. 

Att flera yrkesgrupper med olika utbildningslängd inom samma bransch har hög sjukfrånvaro indikerar en problematik inom hela branschen skriver Försäkringskassan: ”Förändringar inom apoteksnäringen kan ha påverkat anställningsförhållanden och ökat de psykiska påfrestningarna i arbetet.

Tidningen Svensk Farmaci har också rapporterat om arbetsmiljöproblem på öppenvårdsapoteken, liksom tidskriften Läkemedelsvärlden. En rapport från Sveriges farmaceuter visar också att bara en av tio tycker att arbetsbelastningen är acceptabel

Senaste statistiken om öppenvårdsapoteken 

*11 000 personer arbetar i svenska öppenvårdsapotek (medelantal 2023).

*50 procent är högskoleutbildade farmaceuter och 22 procent är yrkesutbildade apotekstekniker. Övriga är egenvårdsrådgivare och apoteksassistenter/kassapersonal. 

*Bristen på utbildade farmaceuter är stor, särskilt utanför storstäderna. 

*En stor majoritet anställda är kvinnor.

* Apoteksmarknadens omsättning var 78 miljarder kronor år 2023. 

Färre anställda per apotek
Apoteksmarknaden har vuxit kraftigt  och antalet anställda har ökat, men antalet anställda per apotek har sjunkit något. Enligt branschen beror det på att apoteken har blivit fler, ofta mindre i storlek och ”mer effektiva i sin samlade bemanning och schemaläggning”.

* Innan avregleringen år 2009 var de anställda på 930 öppenvårdsapotek cirka 6 200 heltidstjänster (heltidsekvivalenter). 

* År 2023 var motsvarande siffra cirka 10 000 heltidstjänster på 1 405 fysiska apotek samt 7 e-handelsapotek. 

Källa: Sveriges Apoteksförenings branschrapport 2024.