Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

Hybridkontor – så får ni det att funka

Jobba hemifrån vissa dagar – andra dagar på kontoret. Många vill fortsätta med distansarbete även efter pandemin. Men hybridkontoret ställer nya krav på chefer och medarbetare. Så här får ni det att fungera.
David Österberg Publicerad 30 augusti 2021, kl 10:35
Vi behöver få vara med och bestämma hur vi vill ha det i våra liv. Illustration: SaraMara Petterson

Pandemin lärde oss att jobba hemifrån. Visst har det ibland varit bökigt att jobba på distans: alla videomöten, mejl, chattar och telefonsamtal. Men det underlättade att alla på kontoret jobbade på distans. 

Hybridkontor ställer andra krav

Nu är läget ett annat. Några vill gärna fortsätta jobba på distans, andra vill kanske tillbaka till kontoret. Olika medarbetare kan dessutom ha olika önskemål om hur de vill jobba. Den här formen av hybridkontor ställer nya krav på medarbetarna – och på cheferna.

Oscar Berg är oberoende konsult och expert på digitalt samarbete och hjälper företag att ta till sig digitaliseringens möjligheter. Han är övertygad om att distansarbetet är här för att stanna.

– Nu handlar det om att fortsätta på den inslagna vägen. Arbetet kommer att digitaliseras, det finns ingen annan utväg. Folk har tillåtits ödsla en massa tid på resor och möten för att ingen har sett alternativen. Nu har vi gjort det. Det handlar inte om två dagar hemifrån och tre dagar på kontoret, det handlar om att det är medarbetarnas behov som ska styra. Vad du ska göra och med vem avgör varifrån du arbetar, säger han.

Ju förr vi inser att arbetssätten kommer att digitaliseras, desto bättre, enligt Oscar Berg. Och du som chef behöver fundera på hur du vill leda i en digital miljö.

– Ledarna måste bli mer stöttande, lyssna mer, ge förutsättningar. Det är en fortsättning på paradigmskiftet från hierarkiska organisationer till självledande organisationer. Medarbetarna måste kunna fatta sina egna beslut, organisationerna måste decentraliseras. Ledaren blir den som visar vägen och som har en vision om vart företaget ska.

Det är medarbetarnas behov som ska styra

Konkret innebär ett digitalt arbetssätt att se till att all dokumentation finns digitalt och att alla möten är digitala – oavsett om medarbetarna är på kontoret eller inte.

– Även det som händer på kontoret måste vara digitalt. Innan pandemin hände det att någon ringde in via Skype, men den personen var aldrig riktigt med på mötet: det egentliga mötet hölls på kontoret. Men även möten på kontoret måste vara digitala. När verktygen utvecklas kan vi göra allt det vi gör vid ett fysiskt möte vid ett digitalt möte, säger Oscar Berg.

Även Johanna Olsson, grundare av The Hows, som coachar chefer i distansarbete, betonar vikten av att tänka ”digitalt först”.

– Självklart ska man inte förbjuda folk att äta lunch på kontoret. Man kan fortfarande ha fysiska möten, men då ska alla ha en dator framför sig så att den som är med på distans också kan se ansiktsuttryck och känna sig delaktig. Vi måste designa arbetssituationen så att den passar ett digitalt arbetsliv, säger hon.

Hon anser att man som chef ska ta tillvara på det medarbetarna har lärt sig under pandemiåret.

– Som chef måste man vara tydlig med hur man vill ha det. Och det är en bra idé att inkludera medarbetarna när man ska bestämma hur arbetet ska utföras. Vi behöver få vara med och bestämma hur vi vill ha det i våra liv. Nu har vi ju över ett års erfarenhet av hur det är att arbeta på distans och för företagen är det dags att skörda frukten av de erfarenheterna.

Sämre kreativitet på distans

Leif Denti är professor i psykologi vid Göteborgs universitet. Han håller med om att det finns flera positiva aspekter av distansarbetet, men ser flera fallgropar för företag som helt slopar kontorsarbetet. Avancerade processer, som beslutsfattande och problemlösning, klarar vi bättre när vi träffas fysiskt, enligt Leif Denti. Det beror bland annat på att interaktionen blir fattigare på distans.

Arbetet kommer att digitaliseras, det finns ingen annan utväg

– Vi ser inte hur andra reagerar på det vi säger i ett videomöte. Det är svårt att avläsa om någon är entusiastisk eller skeptisk, alla nyanser är som bortblåsta. För att väga upp det måste vi vara mer verbala, men i ett videomöte är vi mindre verbala än i ett fysiskt. Det är lättare att bli passiv och prata mindre.

Distansarbetare kan också drabbas av social och professionell isolering. Det innebär att vi får svårare att känna gemenskap med kollegor och att veta vår plats i organisationen. Dessutom blir kreativiteten lidande, enligt Leif Denti.

– Jag tror att företagen behöver hitta en modell där medarbetarna arbetar hemma mellan en och tre dagar i veckan. Då kan man till exempel bestämma att alla kommer in till kontoret på måndagar eller tisdagar för att klara av avancerade samtal och det sociala.

"Företag är ofta skapade av nördar"

Oscar Berg är av en delvis annan åsikt. Han håller med om att vi behöver platser att träffas på, men tror inte att kreativiteten blir lidande av distansarbete.

– Kreativa teknikföretag är ju ofta skapade av nördar som har suttit i sina källare och chattat med varandra. Många kreativa människor är introverta och är betydligt kreativare när de inte behöver vara på ett kontor. När vi inte behöver vara på kontoren kan vi ha mer fokus på det vi skapar. Varför skulle det vara mer kreativt att prata med samma människor på ett kontor än att inspireras av resten av världen?

5 tips för hybridkontoret

  • Prata med din chef och dina kollegor. Hur vill ni arbeta? Vad har ni lärt er av att arbeta på distans? Vilka arbetsuppgifter är bäst att göra på distans respektive på kontoret? Kom överens om gemensamma arbetssätt.
  • Se till att all dokumentation finns digitalt. Då ökar möjligheten att distansarbetare och kontorsarbetare får ta del av samma information. Om något bestäms på lunchrasten eller vid kaffemaskinen måste alla kunna ta del av det.
  • Gör alla möten digitala, även om delar av arbetsstyrkan är på kontoret. Den som är med på mötet på distans ska känna sig lika delaktig som övriga.
  • Använd de digitala verktygen. Med digitala anslagstavlor, digitala post-it-lappar, digitala anteckningsböcker, chattar, videomöten, projektledningsverktyg och liknande blir skillnaderna mellan kontors- och distansarbete små.    
  • Låt arbetsuppgifterna styra varifrån arbetet ska utföras.
Arbetsmiljö

Martin var nära att dö – nu hjälper han andra

Att anställda använder droger blir allt vanligare. Martin Sjöberg skötte sitt jobb, men jagade hela tiden nästa rus. I dag hjälper hans företag arbetsgivare att rädda liv.
Lina Björk Publicerad 6 februari 2023, kl 06:00
Vd Sara Linderoth och en av grundarna Martin Sjöberg
Vd Sara Linderoth och Martin Sjöberg arbetar på ett företag som hjälper chefer och HR att ta sig an anställda som sitter fast i olika typer av beroenden Foto: Åke Ericsson

Den hände att Martin Sjöberg somnade med huvudet på tangentbordet. Inget konstigt med det tyckte kollegorna – han satt ju kvar på kontoret länge om kvällarna, jobbade hårt. Dessutom hade han ju det där magsåret som aldrig ville ge med sig och flickvännen som inte verkade klok. Bäst att låta honom sova.

Egentligen har han varit alkoholist så länge han kan minnas. Kanske till och med innan han testat den första klunken. Men när vätskan rann ned för strupen blommade sjukdomen ut i sin fulla potential. Det som förut kändes hopplöst och obegripligt fick ett sammanhang och livet blev mjukare och mer begripligt.

– Det var nästan en religiös upplevelse. Jag fick en belöning och samhörighet som jag aldrig känt förut, säger han.

Martin Sjöberg
Martin Sjöberg Foto: Åke Ericsson

Alkoholen adderades med kokain för att skärpa till sig och heroin för att tända av från kokainet. Med en universitetsexamen i ekonomi/organisation gav han sig ut i Europa för att starta arbetslivet. En traineeplats på ett stort företag blev första anhalt, sedan vidare till nästa. Hela tiden fanns missbruket som en ryggsäck som blev tyngre och tyngre.

– Jag skötte mitt jobb, men hela dagen var en transportsträcka mot nästa rus. Så kollegor måste ha märkt att jag var oberäknelig, rastlös och ibland gråtmild.

 

Gick på intervju efter tre flaskor vin

Vid ett tillfälle sökte Martin Sjöberg jobb på ett företag som sysslade med chefsrekrytering. Han hade inte druckit på fem dagar eftersom intervjun var viktig. Men på förmiddagen bestämde han sig för att ta ett glas vin för att slappna av. Sedan tog han ett till, och ett till.

När tredje flaskan hade avslutats borstade han tänderna och tog en halstablett för att andedräkten inte skulle avslöja honom. Sedan sprutade han på parfym och gick i väg.

Han fick jobbet.

– Jag hade en plan att jag inte skulle använda en massa superlativ eller yviga gester. Sedan höll jag mig i dörrposten för att inte ta snedsteg. Ingen märkte något.

Och skulle någon fatta misstankar lade Martin ut dimridåer. Operationer som varit besvärliga, bekanta som gått bort, långväga vänner som kom på besök och krävde hans närvaro. Ett nät och lögner som krävde både energi och påhittighet.

Chefer noterade visserligen hans trötta ansikte, men även hårt arbete sätter sina spår. Och beroendesjukdom är bra på att imitera andra symptom.

– Stress, ångest, depression kunde lika gärna vara utbrändhet eller något annat. Därför tar det också väldigt lång tid innan man ställer rätt diagnos för den som är sjuk.


Nykter i 20 år

Till slut höll Martin Sjöberg på att dö. Inte en gång utan flera. Han körde upp på land med en båt i skärgården, var en hårsmån från att hamna i vattnet med bilen vid Lidingöbron och blev hotad med pistol när han skulle köpa droger. Och så tog han överdoser.

Några vänner lurade med honom till en öppenvårdsmottagning. Det var inte första gången han var där, men första gången han kunde identifiera sig med de andra deltagarna. De var också unga, såg välfungerande ut, hade familjer och välsittande kostymer.

– Kanske var jag inte ett missförstått geni trots allt. Kanske var alla runtomkring mig inte idioter. Kanske var det till och med så att jag var en missbrukare.

Sedan 11 september år 2 000 har Martin Sjöberg varit nykter. Under tiden som gått har han startat ett företag som specialiserat sig på alkohol- och drogproblem, spelberoende och medberoende på arbetsplatsen. Vd på det företaget, Ljung & Sjöberg, är Sarah Linderoth. Hon menar att det skett ett paradigmskifte kring synen på droger.

Vd Sara Linderoth
Sara Linderoth Foto: Åke Ericsson

– Attityden kring att ta droger har förändrats och det smusslas inte som förr. Hockeyfarsan, småbarnsmorsan, pensionären och studenten tar substanser för att sova, vakna, öka koncentrationen och släppa loss, säger hon.

Ljung & Sjöberg utbildar chefer om missbruk och utför också drogtester på arbetsplatserna. Praxis är att 25 procent på företag testas slumpvis. Av dem brukar ungefär fem procent ge utslag. Ibland stöter man på patrull, framför allt i fråga om integritet.

– Tidigare när vi samarbetade med en underleverantör som hade övervakade kissprov så var det ju ganska utsatt, men nu har vi salivprov så det är lättare. Jag förstår integritetsaspekten, samtidigt så dör anställda medan det diskuteras lösningar. Det viktigaste måste väl ändå vara att rädda liv, säger Sarah Linderoth.

"Det smusslas inte som förr"

Att testerna skulle ge mer effekt på arbetsplatser där man jobbar med säkerhet och fysiska maskiner ger hon inte mycket för.

– Många tjänstemän som jobbar på kontor är utsatta för exempelvis cyberattacker, där den mänskliga faktorn är det som gör att dataintrång kan genomföras. Dessutom kostar en missbrukande person väldigt mycket i alla branscher.

Enligt hennes erfarenhet brukar arbetsgivare hantera resultatet av testerna lite olika. Antingen ser man arbetsrättsligt på saken: Det är olagligt att ta och inneha droger, så anställningen avslutas.

Andra likställer drogerna med alkohol och rehabiliterar den anställda till viss del eller fullt ut, eller så tar man enbart rehabiliteringsansvaret om det är medarbetaren själv som berättat om sina problem.

– Alkohol- och drogproblem kostar arbetsgivaren väldigt mycket pengar i produktionsbortfall och sjukfrånvaro. Sedan tillkommer kanske ett medberoende bland kollegor som måste parera misstag och täcka upp. Lägger man därtill missriktade rehabiliteringsinsatser där symptomen lindras men problemet kvarstår, så är vi uppe i stora årliga summor.


Jobbet kan vara väg till tillfrisknande

Att lösa problemet med droger på arbetsplatserna kommer att ta tid, tror Sarah Linderoth. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är en del, utbildning av chefer och HR-personal en annan. Samtidigt är jobbet en arena att utnyttja. För hos många som missbrukar är det den sista brickan i fasaden som fortfarande är intakt.

– Vi offrar familjen, pengar och anseende. Men jobbet håller vi fast i med näbbar och klor. Då kanske det är vägen till tillfrisknande.