Dålig belysning eller en sladd på golvet som någon riskerar att snubbla över är problem som är lätta att upptäcka – och åtgärda. Men när det gäller risker kopplade till medarbetarnas IT-miljö är det betydligt svårare att komma åt. Trots att datorer som hänger sig och tekniska system som inte pratar med varandra är betydande orsaker till stress och frustration glöms den digitala arbetsmiljön ofta bort.
Förra året slösades 133,5 miljoner tjänstemannatimmar bort på IT-strul i den privata sektorn. Det kostade arbetsgivarna 44,1 miljarder kronor, enligt en undersökning från Unionen.
Läs mer: 5 tips för mindre IT-strul
Men det finns lösningar. Första steget för att identifiera tidstjuvar och förbättringsbehov i den digitala arbetsmiljön är att göra en digital skyddsrond. På sikt kommer verksamheten spara både tid och pengar.
Men hur går man då till väga? Vad ska man leta efter? Och var ska man börja? Jonas Söderström, författare till boken ”Jävla skitsystem” och expert på digital arbetsmiljö på InUse, rekommenderar att rondarbetet delas upp i fem huvudområden:
1. Hårdvara, nätverk och fysiska detaljer. Kolla om bildskärmar, tangentbord och annat fungerar. Finns det rätt sorts sladdar, laddare, adapters på alla ställen där arbetet ska göras? Finns det digitala enheter som är fysiskt påfrestande att hantera, till exempel tunga att bära, svåra att nå, olämpligt placerade?
2. Användbarhet och design hos mjukvaror. Kartlägg om de digitala systemen, produkterna eller tjänsterna har rätt funktionalitet och god design? Är de anpassade till oss som människor och våra arbetsuppgifter?
3. Inventera inverkan på arbetet. Bidrar systemen till verksamhetsnytta? Eller har de skapat effekter som ökande administration, gränslöst arbete, social isolering eller alltför mycket kommunikation? Är de tids- och motivationstjuvar, snarare än stöd? Handlar det om arbetets innehåll – om vilka arbetsuppgifter som ska göras – är det framför allt en ledningsfråga.
4. Utbildning, införande, stöd och support. Har alla medarbetare fått relevant introduktion vid införandet av nya digitala verktyg och repetitionsutbildning vid behov? Finns det support för att lösa problem? Detta är ofta en fråga för HR och i viss mån för IT-supporten.
5. Kopplingar mellan flera system. Den största utmaningen är när system ligger uppkopplade mot andra, som vi inte själva äger eller ens har inflytande över, som till exempel en annan myndighets databas eller molntjänst. Kanske är systemen dåligt anpassade för era behov eller så fungerar kommunikationen mellan tjänsterna dåligt. Dessa problem kan kanske inte lösas i er egen organisation, utan kräver samarbete med andra. Kanske kan de inte lösas alls. Då gäller det att se om ni kan underlätta arbetet på andra sät
Jonas Söderström påpekar att det kan vara klokt att dela upp ronden i ett par tillfälllen. Gör först en övergripande inventering av alla områden och välj sedan ett i taget för en fördjupad granskning.
Läs också: Så påverkas hjärnan
