Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

5 steg för en bra digital arbetsmiljö

IT-strulet kostar miljarder varje år. Men med regelbundna digitala skyddsronder kan verksamheten spara både tid och pengar. Här är fem steg för en digital arbetsmiljö som fungerar!
Ola Rennstam Publicerad 31 maj 2018, kl 13:05
Colourbox
IT-strul glöms ofta bort när man talar om arbetsmiljöproblem. Colourbox

Dålig belysning eller en sladd på golvet som någon riskerar att snubbla över är problem som är lätta att upptäcka – och åtgärda. Men när det gäller risker kopplade till medarbetarnas IT-miljö är det betydligt svårare att komma åt. Trots att datorer som hänger sig och tekniska system som inte pratar med varandra är betydande orsaker till stress och frustration glöms den digitala arbetsmiljön ofta bort.

Förra året slösades 133,5 miljoner tjänstemannatimmar bort på IT-strul i den privata sektorn. Det kostade arbetsgivarna 44,1 miljarder kronor, enligt en undersökning från Unionen.

Läs mer: 5 tips för mindre IT-strul

Men det finns lösningar. Första steget för att identifiera tidstjuvar och förbättringsbehov i den digitala arbetsmiljön är att göra en digital skyddsrond. På sikt kommer verksamheten spara både tid och pengar.

Men hur går man då till väga? Vad ska man leta efter? Och var ska man börja? Jonas Söderström, författare till boken ”Jävla skitsystem” och expert på digital arbetsmiljö på InUse, rekommenderar att rondarbetet delas upp i fem huvudområden:

1. Hårdvara, nätverk och fysiska detaljer. Kolla om bildskärmar, tangentbord och annat fungerar. Finns det rätt sorts sladdar, laddare, adapters på alla ställen där arbetet ska göras? Finns det digitala enheter som är fysiskt påfrestande att hantera, till exempel tunga att bära, svåra att nå, olämpligt placerade?

2. Användbarhet och design hos mjukvaror. Kartlägg om de digitala systemen, produkterna eller tjänsterna har rätt funktionalitet och god design? Är de anpassade till oss som människor och våra arbetsuppgifter?

3. Inventera inverkan på arbetet. Bidrar systemen till verksamhetsnytta? Eller har de skapat effekter som ökande administration, gränslöst arbete, social isolering eller alltför mycket kommunikation? Är de tids- och motivationstjuvar, snarare än stöd? Handlar det om arbetets innehåll – om vilka arbetsuppgifter som ska göras – är det framför allt en ledningsfråga.

4. Utbildning, införande, stöd och support. Har alla medarbetare fått relevant introduktion vid införandet av nya digitala verktyg och repetitionsutbildning vid behov? Finns det support för att lösa problem? Detta är ofta en fråga för HR och i viss mån för IT-supporten.

5. Kopplingar mellan flera system. Den största utmaningen är när system ligger uppkopplade mot andra, som vi inte själva äger eller ens har inflytande över, som till exempel en annan myndighets databas eller molntjänst. Kanske är systemen dåligt anpassade för era behov eller så fungerar kommunikationen mellan tjänsterna dåligt. Dessa problem kan kanske inte lösas i er egen organisation, utan kräver samarbete med andra. Kanske kan de inte lösas alls. Då gäller det att se om ni kan underlätta arbetet på andra sät

Jonas Söderström påpekar att det kan vara klokt att dela upp ronden i ett par tillfälllen. Gör först en övergripande inventering av alla områden  och välj sedan ett i taget för en fördjupad granskning.

Läs också: Så påverkas hjärnan

Arbetsmiljö

5 sätt att bota din telefonskräck

Är du en textare eller ringare? Många tycker att det är en plåga att ringa, speciellt den yngre generationen. Men det finns hjälp för den som vill bota sin telefonskräck.
Lina Björk Publicerad 20 maj 2024, kl 06:06
till vänster en gammeldags telefon. Till höger en kvinna som ser rädd ut.
Många, speciellt i den yngre generationen, föredrar att kommunicera via text framför att ringa. Foto: Shutterstock

Som tjänsteman ingår telefonen ofta i arbetsredskapen. Men inte alla uppskattar att lyfta på luren för att kontakta kollegor och kunder. Enligt en Sifoundersökning, gjord på uppdrag av mobiloperatören Halebop, känner många obehag av att ringa. Bland yngre i åldrarna 18 till 29 år upplevde hälften någon form av telefonskräck. Angela Ahola är doktor i psykologi och förklarar att det inte är så konstigt eftersom den yngre generationen är vana att kommunicera i helt andra kanaler. 

Angela Ahola
Angela Ahola. Foto: Sören Vilks

–  Den yngre generationen kommunicerar via chattar, sms och sociala medier. Den äldre har haft hemtelefon och har vant sig att svara i telefon utan att veta vem det är på andra sidan luren. 

Enligt Angela Ahola kan telefonfobi länkas samman med andra typer av social ångest eller oro. Vi har en grundläggande rädsla för att bli kritiserade, granskade och bedömda. 

I ett telefonsamtal interagerar vi i realtid med den andra. Vi ska där och då, direkt, skapa en relation. Till skillnad från när du skriver ett mejl och kan vrida och vända på formuleringar.

– Människor är slaviskt måna om att bli omtyckta och accepterade. Det hade vi nytta av när vi var beroende av att ingå i grupper för att överleva för tusentals år sedan. Men rädslan som räddade oss tidigare i evolutionen lägger krokben för oss nu, säger Angela Ahola. 

Öva på att bemöta rädslan 

När kroppen upplever rädsla börjar den svettas, pulsen ökar och muskler spänns. Allt för att förbereda sig på det hot som ska överlevas. Det är såklart inte den bästa sinnesstämningen att befinna sig i när du ska ringa ett samtal. Men det finns sätt att öva på att närma sig rädslan. 

Telefonskräck - så slipper du den


1. Börja långsamt. Ring en telefonsvarare och prata in ett meddelande som du övat på. Lyssna på signalerna och låt ljudet bli något bekant. 

2. Ring en person du redan känner. Du kan också be en person du känner ringa dig så att du kan förbereda dig på inkommande samtal. 

3. Ring en restaurang och beställ mat. Här är samtalet förutsägbart. Du ska säga vad du vill äta och personen på andra sidan kommer att säga hur lång tid det tar innan du kan hämta upp maten. 

4. Ring en person du inte känner på till exempel ett kundföretag och ställ en konkret fråga. 

5. När du känner dig bekväm, ring en obekant person och ställ en öppen fråga, där svaret kan leda till ytterligare frågor eller diskussion.   

Källa: Angela Ahola.