Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

5 steg för en bra digital arbetsmiljö

IT-strulet kostar miljarder varje år. Men med regelbundna digitala skyddsronder kan verksamheten spara både tid och pengar. Här är fem steg för en digital arbetsmiljö som fungerar!
Ola Rennstam Publicerad 31 maj 2018, kl 13:05
Colourbox
IT-strul glöms ofta bort när man talar om arbetsmiljöproblem. Colourbox

Dålig belysning eller en sladd på golvet som någon riskerar att snubbla över är problem som är lätta att upptäcka – och åtgärda. Men när det gäller risker kopplade till medarbetarnas IT-miljö är det betydligt svårare att komma åt. Trots att datorer som hänger sig och tekniska system som inte pratar med varandra är betydande orsaker till stress och frustration glöms den digitala arbetsmiljön ofta bort.

Förra året slösades 133,5 miljoner tjänstemannatimmar bort på IT-strul i den privata sektorn. Det kostade arbetsgivarna 44,1 miljarder kronor, enligt en undersökning från Unionen.

Läs mer: 5 tips för mindre IT-strul

Men det finns lösningar. Första steget för att identifiera tidstjuvar och förbättringsbehov i den digitala arbetsmiljön är att göra en digital skyddsrond. På sikt kommer verksamheten spara både tid och pengar.

Men hur går man då till väga? Vad ska man leta efter? Och var ska man börja? Jonas Söderström, författare till boken ”Jävla skitsystem” och expert på digital arbetsmiljö på InUse, rekommenderar att rondarbetet delas upp i fem huvudområden:

1. Hårdvara, nätverk och fysiska detaljer. Kolla om bildskärmar, tangentbord och annat fungerar. Finns det rätt sorts sladdar, laddare, adapters på alla ställen där arbetet ska göras? Finns det digitala enheter som är fysiskt påfrestande att hantera, till exempel tunga att bära, svåra att nå, olämpligt placerade?

2. Användbarhet och design hos mjukvaror. Kartlägg om de digitala systemen, produkterna eller tjänsterna har rätt funktionalitet och god design? Är de anpassade till oss som människor och våra arbetsuppgifter?

3. Inventera inverkan på arbetet. Bidrar systemen till verksamhetsnytta? Eller har de skapat effekter som ökande administration, gränslöst arbete, social isolering eller alltför mycket kommunikation? Är de tids- och motivationstjuvar, snarare än stöd? Handlar det om arbetets innehåll – om vilka arbetsuppgifter som ska göras – är det framför allt en ledningsfråga.

4. Utbildning, införande, stöd och support. Har alla medarbetare fått relevant introduktion vid införandet av nya digitala verktyg och repetitionsutbildning vid behov? Finns det support för att lösa problem? Detta är ofta en fråga för HR och i viss mån för IT-supporten.

5. Kopplingar mellan flera system. Den största utmaningen är när system ligger uppkopplade mot andra, som vi inte själva äger eller ens har inflytande över, som till exempel en annan myndighets databas eller molntjänst. Kanske är systemen dåligt anpassade för era behov eller så fungerar kommunikationen mellan tjänsterna dåligt. Dessa problem kan kanske inte lösas i er egen organisation, utan kräver samarbete med andra. Kanske kan de inte lösas alls. Då gäller det att se om ni kan underlätta arbetet på andra sät

Jonas Söderström påpekar att det kan vara klokt att dela upp ronden i ett par tillfälllen. Gör först en övergripande inventering av alla områden  och välj sedan ett i taget för en fördjupad granskning.

Läs också: Så påverkas hjärnan

Arbetsmiljö

Så stoppar du ljudbovarna

För hög – eller för låg – ljudnivå kan skapa stress på kontoret. Men som chef finns det mycket att göra för att förbättra arbetsmiljön.
Lina Björk Publicerad 18 september 2023, kl 07:05
Ljudabsorbenter till vänster, Gustav Lindmark till höger
På fackförbundet Visions kontor är arbetsmiljöombudet Gustav Lindmark glad att man inkluderar ljudmiljön i arbetet med arbetsmiljön.
Foto: Anders Warne

Vi har alltid ljud omkring oss på kontoret: Fingrar som knattrar på tangentbord, kaffeautomater som surrar och dörrar som öppnas och stängs. Vissa saker har vi lättare att sortera bort, medan andra stör oss till bristningsgränsen. Ventilation vänjer vi oss vid och är lätt för hjärnan att ignorera. Kollegornas prat och andras telefonsamtal är däremot en större ljudbov. Ju tydligare samtalsljud, desto mer distraherar det.

Kjell Holmberg
Kjell Holmberg

– Värst är andra människors röster och så kallat ovidkommande tal. När en kollega pratar om något som inte rör dig och ditt arbete, men du ändå snappar upp fragment av vad som sägs, har hjärnan svårt bortse från det, säger Kjell Holmberg, handläggare och sakkunnig på Arbetsmiljöverket.

I ett öppet kontorslandskap kan det vara en god idé att ha arbetsytor för olika funktioner. Några där det är tyst för den vars arbete kräver lugn och ro, andra där det är okej att samtala, prata i telefon och snicksnacka med kollegan. Se till att diskutera igenom de olika ytornas ”ljuddisciplin” med din personal.

– Kom tillsammans fram till vad som är rimligt. Det uppstår alltid saker längst vägen: Får man svara i telefon på en tyst avdelning? Är det okej att störa en kollega som satt sig i ett rum för att vara ifred? Har man pratat igenom det innan undviker man missnöje och missförstånd, säger Kjell Holmberg.

Vi är dock olika ljudkänsliga. En del kan uppleva stress av ljud som andra inte ens hör. Hörselskador påverkar. En utmattningsdepression kan ge extra ljudkänslighet. Ska man som chef ta hänsyn till allas behov? Svaret är ja.

– Som chef ska du se till att alla har en rimlig ljudnivå. Det kan vara genom att till exempel låta någon som behöver sitta i lugn och ro få en avskild plats, säger Kjell Holmberg.

 

Nya kontor är för tysta

Att planera arbetsplatserna är en sak som kan hjälpa ljudnivån på kontoret. Ljudabsorbenter är ett annat. I ett rum utan textil, studsar ljudvågor mellan alla hårda ytor, väggar, golv och tak och skapar ekon och skarpa ljud. Finns det däremot mattor eller gardiner tar de upp delar av ljudet. Många sätter också upp skiljeväggar, bordsskärmar och takabsorbenter.

Men nya kontor har ofta ett annat problem på grund av bra isolering: Det blir för tyst – vilket gör att vi hör de störande ljuden mer än nödvändigt. Då får man i stället jobba med så kallad ljudmaskering.

Alexander Kassberg
Alexander Kassberg

– Det är precis vad det låter som, ljud som maskerar andra ljud för att skapa trivsel och minska överhörning. Sociala ytor kan exempelvis göras trevligare med bakgrundsmusik. Vid ytor för mer koncentration kan vi lägga till naturljud som lövprassel för att minska småljud eller kollegors prat, säger Alexander Kassberg, ljuddesigner på Efterklang, som jobbar med ljudmiljöer på bland annat kontor.

Ljudmaskeringen fungerar på två sätt, enligt Alexander Kassberg. Dels ändrar den våra upplevelser av ljud, dels sänker den stressnivån för de anställda. Det fick bland annat medarbetare på fackförbundet Visions medlemsservice – dit medlemmar ringer för rådgivning – erfara när kontoret nyligen gjordes om. Ljudnivån bland de anställda var hög, de störde varandra och hade svårt att koncentrera sig.

– Bland annat satt de i ”fyrklöver” och pratade i telefon, vilket är trevligt om man sitter vid ett matbord och samtalar, men inte när det krävs koncentration. Vi möblerade om, satte upp ljudabsorbenter och avskiljare samt erbjöd att byta ut deras headsets så att de tydligare hörde sin egen röst och slapp skrika, berättar Alexander Kassberg.

 

Bäst när ljudnivån är jämn 

En bra ljudnivå på ett kontor ligger på ungefär 40 dB(A) (se faktaruta). Bäst jobbar vi när ljudnivån är jämn och inte går upp och ner i styrka. Ett samtal ligger på ungefär 55 decibel. Skulle nivån stiga och pågå under en längre tid påverkas både kroppen och knoppen.

– På gruppnivå har man sett att det har både psykologiska och fysiologiska effekter. Störande ljud bidrar till högt blodtryck och stresshormoner som inte är bra för kroppen. Det kan även vara så att konstanta ljud, som du inte tänker på, kan skapa en irritation som gör att du blir trött utan att veta varför. Och det påverkar möjligheten att koncentrera dig och prestera på jobbet, säger Kjell Holmberg.

Som chef har du därför all anledning att se över ljudmiljön på kontoret för att arbetsgruppen ska prestera på topp. Ett sätt är att mäta ljudnivån under skyddsronder, med viss periodicitet.

– Det behöver inte göras vid varje skyddsrond. Ett sätt är att planera in olika teman för olika tider på året. Exempelvis i januari kör vi ergonomi, i september kör vi en riktad rond kring ljudmiljö.

Finns det ljud som är bra för hälsan?

– Jag känner inte till någon forskning som tyder på att så kallade avslappningsljud som valsång och vattenfall skulle fungera. Däremot kan man säga att det är hälsosamt om du sätter på dig hörlurar med musik som du tycker om som maskerar buller.

Olika ljudnivåer

Eftersom örat är känsligare mot vissa ljud än andra har man tagit fram en skala som tar hänsyn till dess olika känslighet vid olika frekvenser. Den skalan kallas för a-vägd decibel eller i dagligt tal ljudnivå i dB(A).

* 40–50 dB(A). Buller från ventilationsutrustning, kan störa koncentrationen.

* 40–60 dB(A). Vanlig ljudnivå i kontorslokal.

* Över 55 dB(A). Problem med att uppfatta andras tal.

* 50–70 dB(A). Ljudnivån i öppna kontorslandskap.

* Över 75 dB(A). Långvarigt buller kan ge höjt blodtryck och ökade nivåer av stresshormon.

* 80–85 dB(A). Risk för utveckling av hörselskada.

* 80–90 dB(A). Ljudnivån i verkstäder.

* 140 dB(A). Direkt smärtsam ljudnivå.

Källa: Arbetsmiljöverket.

Reglerna kring ljud på kontor

Föreskrifterna finns att läsa på Arbetsmiljöverkets webbplats, www.av.se:

* Arbetsplatsens utformning

* Regler om akustik och buller

* Systematiskt arbetsmiljöarbete.