De egna kontoren har försvunnit från många arbetsplatser och bytts mot öppna kontorslandskap eller aktivitetsbaserade kontor. I de senare är tanken att medarbetarna ska välja plats utifrån vilken arbetsuppgift de ska utföra. Förhoppningen är att kreativiteten, produktiviteten och interaktionen mellan medarbetarna ska öka.

Men flera forskningsstudier har visat att den typen av kontor riskerar att få rakt motsatt effekt. För några år sedan gjorde forskare från Malmö universitet en enkätundersökning för att ta reda på hur anställda på universitetet upplevde införandet av aktivitetsbaserat kontor. Den visade bland annat att trivseln minskade och att många började arbeta en större del av tiden hemifrån. 

Nu har forskarna följt upp undersökningen med en intervjustudie. Enligt den finns nästan bara nackdelar med aktivitetsbaserade kontor. De anställda upplevde att det var svårt att koncentrera sig, tvingades till långa mejlkonversationer och att villkoren för samarbete var sämre än innan flytten.  Många störde sig också på bristande ventilation och svårigheten att reglera ljus och temperatur.

Läs mer: Öppna kontorslandskap leder till övertid

– Det är svårt att utföra koncentrationskrävande arbetsuppgifter i ett aktivitetsbaserat kontor. Där finns hela tiden syn- och ljudintryck. Vi kunde också se att folk upplevde att gemenskap och samarbete minskade. De informella mötena försvinner lätt när man sitter 20 personer i ett rum. I stället för att gå och fika tillsammans går man och hämtar en kopp kaffe och går tillbaka till skrivbordet, säger Hanne Berthelsen, docent vid Malmö universitet och en av forskarna bakom studien.

Dessutom fick cheferna svårare att avgöra hur deras medarbetare mådde.

– De naturliga mötesplatserna försvann. Om en chef ville prata med en medarbetare var han eller hon tvungen att boka ett mötesrum. Många upplevde att relationen blev mer formell. 

Flera studier har visat omfattande problem med aktivitetsbaserade kontor. Varför tror du att de ändå införs?
– Min personliga uppfattning är att det är ekonomin som styr. I ett kortsiktigt perspektiv sparar man pengar när man kan ha 200 medarbetare i en lokal som ursprungligen rymde 70 medarbetare. Jag tror också att förespråkarnas argument väger tungt och att de inte ifrågasätts tillräckligt. Många arbetsgivare vet inte hur deras medarbetares arbetsdagar ser ut och om medarbetarna inte får vara delaktiga i övergången till aktivitetsbaserat blir det lätt fel.

Läs mer: Varken frisk eller smal av aktivitetsbaserat

Hanne Berthelsen tror inte att de forna kontorsrummen kommer att återvända. Däremot ser hon en trend mot att kanske tre, fyra personer delar på ett rum.

I studien från Malmö universitet undersöktes inte risken för ökad smittspridning. Det finns dock flera andra undersökningar som tyder på att smitta sprids lättare i landskap, jämfört med egna kontor. En studie från Stressforskningsinstitutet konstaterade till exempel att infektionsrisken ökar när många arbetar i samma rum.

– Vi vet från tidigare forskning att sjukfrånvaro och självskattad hälsa är sämre bland dem som arbetar i kontorslandskap. Fokus inom forskningen inom olika discipliner är nu att identifiera vad som behövs för att säkerställa säkra kontorsmiljöer i ett postpandemiskt perspektiv, säger Hanne Berthelsen.