När e-postaviseringen blippar till utlöses en kraftig inre klåda. Du bara måste kolla mejlen, få den där lilla kicken, för att sedan i nio fall av tio upptäcka att det ändå inte var något akut.

Ett välkommet avbrott och lite förströelse å ena sidan. Å andra sidan har koncentrationen brutits ännu en gång. Och för varje avbrott tar det längre tid att bli lika fokuserad som tidigare. Känns scenariot igen?

Det är inte helt lätt att mäta hur mycket arbetstid mejlen verkligen stjäl. En vanlig uppgift är att många ägnar 30–40 procent av sin tid åt e-posten. Enligt ett australiskt IT-företag kollar den genomsnittlige tjänstemannen sin mejlbox 36 gånger i timmen. Efter varje gång tar det upp till en kvart att bli fokuserad igen.

Att e-posten är en av arbetsdagens värsta tidstjuvar bekräftar Michael Alphov, effektivitetskonsult.

– På mina föreläsningar brukar jag göra en enkät om tidstjuvar. Sedan fem– sex år är det möten och mejl som leder. Vi överbelastas av information, vilket leder till stress, säger Michael Alphov.

Enligt honom har vi i dag ett utbrett okynnesmejlande. Det är så lätt att slänga i väg några rader, då har man liksom lyft bollen från sig själv. Michael Alphov menar att det finns många tillfällen då det är bättre att kommunicera på annat sätt.

– Mejl är ett fantastiskt verktyg, bara det inte missbrukas. Många misstar mejlen för en chattfunktion och förväntar sig att man ska svara inom 30 sekunder. Gör man det skapar man förväntningar hos omgivningen att man alltid ska göra det, säger han.

Själv försöker han besvara mejl inom 24 timmar.

Det första man bör fråga sig är om det över huvud taget passar med mejl. Nästa steg är att bestämma vilka man ska mejla. Michael Alphov höjer ett varningens finger för att slentrianmässigt skicka med kopia till flera mottagare. Han föreslår ett mejl per ämne, det blir förvisso fler mejl men minskar risken för röra.

Viktigt är också att ha en tydlig rubrik och att även skriva deadline, om det finns en sådan, där. Man bör också ange om man bara delar med sig av information eller om man kräver någon form av aktion eller respons från mottagaren. Det vill säga att skriva FYI, For Your Information, om det handlar om att dela med sig av information, eller FYA, For Your Action. Det senare är ganska vanligt i den engelskspråkiga världen.

Många tar mejlen för en chatt och väntar sig att man ska svara inom 30 sekunder

Att handskas på ett bra sätt med de mejl man skickar är en sak. En ännu större utmaning är att hantera de mejl man själv tar emot, det vill säga att inte låta hela tillvaron bli e-poststyrd. Etapp ett är att inte kolla mejlen hela tiden, utan bara två till fem gånger per dag. För att göra det effektivt bör du ägna dig enbart åt mejlen under max 20 minuter per gång.

Många förespråkar en tom inkorg. Det betyder enligt Michael Alphov att man har tagit beslut om allt nytt som kommit in – inte att man gjort allting.

– Om man använder inkorgen som en att göra-lista blir det oerhört svårt att prioritera och planera. En tom inkorg innebär att de aktiviteter som ska göras har lagts in i kalendern eller i att göra-listan. Det leder till kontroll och överblick.

En tom inkorg uppnår man genom att göra, delegera, spara och slänga. Enligt klassiska effektivitetsprinciper ska det som tar mindre än två minuter åtgärdas direkt. Det som tar mindre än 15 minuter lägger man in i en att göra-lista och det som tar ännu längre tid förs in i kalendern.

Delegerandet handlar om att skicka vidare ärendet till någon. Vill man spara något gör man det i ett mappsystem. Men se upp med att ha för många mappar, då kan det bli svårt att hitta.

– Man får kämpa med att ändra sitt beteende. Men de flesta ser snabbt vinsten, säger Michael Alphov.

Text: Cajsa Högberg