Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Så lyckas du med julschemat

Julhelgerna närmar sig med väldig fart, nu gäller att bemanna både snart och smart. HR-proffset Lisen Agnevik vet hur man ska tänka, för att få medarbetarnas ögon att av tacksamhet blänka.
Publicerad 23 november 2016, kl 07:00
GettyImages
Jobba över julen? Ja, en del gör helst det. GettyImages

Under den långa mörka vintern är jul- och nyårshelgerna ett efterlängtat avbrott för många av oss. Men långtifrån alla verksamheter ligger nere under denna period. Inte bara röda dagar måste bemannas, inom handeln ökar till exempel trycket i mellandagarna.

För chefens del är julens bemanningspussel en utmaning. Det gäller att balansera mellan både kunders, samarbetspartners och medarbetares behov. Många arbetar också på en global marknad där man inte har samma, och i många länder inte lika mycket, ledighet som vi.

Läs hur andra chefer gör, längre ner på sidan!

Lisen Agnevik är affärsområdeschef på Wise Consulting och har många års erfarenhet som HR-chef på medtech-företag, apotek och flygbolag där hon bland annat har haft hand om resursfrågor.

– Viktigast av allt är att planera i god tid, sedan beror det ju på verksamheten exakt hur lång eller kort planeringshorisont man har, säger hon.

Det behöver inte vara positivt att plötsligt få ledigt.

– Många vill vara lediga och det är därför lätt att tro att alla vill det. Men så behöver det inte alls vara. Därför ska man alltid ha en dialog med medarbetarna. Jag har också lärt mig att man inte med kort varsel ska ge någon ledigt som inte har bett om det. Det behöver inte vara positivt att plötsligt få ledigt.

Det kan finns många skäl till att vilja jobba under julen, menar hon. Man kanske är ensam, eller separerad och inte har barnen, det kan handla om ekonomin eller så firar man helt enkelt inte jul. För många muslimer är exempelvis Eid-al-Fitr som avslutar fastemånaden Ramadan viktigare. Därför vill Lisen Agnevik att man tänker till innan man och beviljar ledighet som någon inte har bett om.

– Det är mycket känslor kring julen och det finns många olika aspekter. Det får man tänka på som arbetsgivare, säger hon.

Förutom vikten av att hålla en dialog med både kunder och medarbetare och lyssna in samtligas behov så vill Lisen Agnevik också lyfta fram rättviseperspektivet. Det ska vara rättvist sinsemellan medarbetarna. Var man ledig förra julen kanske man får jobba denna. Eller jobbar man på julen så kan man få vara ledig på midsommar.

När det gäller föräldraledighet så regleras framförhållningen av sig själv. Den måste man ju ansöka om två månader i förväg.

– Det är också bra att prata med medarbetarna och resonera med dem kring planeringen. Ju mer de kan påverka själva, desto bättre brukar det bli. Däremot får inte chefen lägga ansvaret för planeringen på medarbetarna - det öppnar för motsättningar, säger Lisen Agnevik.

Hon påpekar också att även den bästa planering kan falla, till exempel på grund av sjukdom. Och då gäller det att ha en plan B, till exempel att det finns en chef som kan ta över ansvaret eller att det finns vikarier att ringa.

Man får inte lägga det i knäet på medarbetarna.

Hur får du till julplaneringen?

Vi börjar julplaneringen i september

Andreas Bengtsson, butikschef, Systembolaget, Robertsfors:
– Planering och samverkan är a och o. Vi har en ganska lång erfarenhet av julen och vet att ett välfungerande schema som gynnar kundbemötandet är viktigast. Topparna är två dagar före jul och i mellandagarna. Kring nyårsafton kan det variera beroende på vilken dag den infaller. Vi klarar helgerna med ordinarie personal.

– Jag brukar dra ut ett julschema i september som vi samverkar kring ända tills det spikas i november. Då har vi stött och blött schemat och rätat ut alla frågetecken. Det är inte så vanligt att medarbetarna begär ledigt under den här tiden. Men för den som vill vara ledig brukar det sällan vara ett problem.

– En lärdom är att det är bättre att vara för många än för få. Det gäller att ha alla varor på plats så att vi kan fokusera på att hjälpa kunderna. Det är en jätterolig tid att jobba med många som ställer spännande och intressanta frågor, till exempel om speciella viner och presenter.

Vi har rullande schema för största rättvisa

Tord Eriksson, servicechef, IBM:
– Vi har många kunder som har samma behov av service och support oavsett om det är helg eller inte. Det ställer stora krav på planering och flexibilitet hos vår personal. Den största utmaningen är att det kring jul är många helgdagar i rad och att det därmed kan vara svårt att få tag i ersättare vid sjukdom. Eller om vi behöver avlasta dem som eventuellt får jobba mycket under sin beredskap.

– Viktigast för medarbetarna är inte få ledigheten sönderhackad. De vill hellre ha en längre planerad beredskap vissa helger och vara helt lediga de andra. I stället för att till exempel ha beredskap bara en av juldagarna.

– Planeringen görs i största möjliga mån av grupperna själva, av deras teamleder. Vi strävar efter största möjliga rättvisa inom gruppen, särskilt för de större helgerna, med rullande schema. Har man julhelgen i år, så ska det ta lång tid innan man behöver jobba den helgen igen.

Extrapersonalen ska kunna lika mycket som vi andra

Lena Hesselheim, butikschef, Kappahl, Karlstad
– Viktigast är att börja planera i god tid. I mitten av oktober brukar jag vara klar med julschemat. December är som alltid vår största månad med ett riktigt tryck de två sista veckorna. Jag brukar jämföra planeringen med tidigare år. Vad var bra? Vad var sämre?

– Vi är elva ordinarie medarbetare och tillsammans med extrapersonal så bygger vi ett fantastiskt team. Extrapersonalen ska kunna lika mycket som vi andra, jag vill likna dem vid avbytare på bänken i idrottslaget. För mig är de viktiga avgörare. De är viktiga spelare när det gäller.

– I december har vi längre öppettider och mer öppet på helgerna och de flesta brukar faktiskt vilja jobba mer. När vi har som mest att göra är den allra roligaste tiden. Men om någon har önskemål om att vara ledig, till exempel dagen före julafton, så gör jag så gott det går. Vi brukar hjälpas åt och turas om.

Cajsa Högberg
[email protected]

Gör så här!

  • Ta ansvar för schemaläggningen inför helgerna och påbörja den i god tid.
  • Ha en pågående dialog med medarbetarna – låt dem vara med och påverka.
  • Fördela ledigheterna rättvist och var tydlig med hur du tänker.
  • Utnyttja de IT-verktyg du har tillgång till.
  • Är du oerfaren, ta hjälp av någon på HR-avdelningen eller annan chef.
  • Ha en plan B och prioritera arbetsuppgifter om planeringen faller.
  • Följ upp ledigheterna och registrera vem som var ledig när – det är bra inför nästkommande helger.
  • Ha koll på eventuella lokala avtal som reglerar ledigheter.

Lisen Agnevik