Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Så lyckas du med julschemat

Julhelgerna närmar sig med väldig fart, nu gäller att bemanna både snart och smart. HR-proffset Lisen Agnevik vet hur man ska tänka, för att få medarbetarnas ögon att av tacksamhet blänka.
Publicerad
GettyImages
Jobba över julen? Ja, en del gör helst det. GettyImages

Under den långa mörka vintern är jul- och nyårshelgerna ett efterlängtat avbrott för många av oss. Men långtifrån alla verksamheter ligger nere under denna period. Inte bara röda dagar måste bemannas, inom handeln ökar till exempel trycket i mellandagarna.

För chefens del är julens bemanningspussel en utmaning. Det gäller att balansera mellan både kunders, samarbetspartners och medarbetares behov. Många arbetar också på en global marknad där man inte har samma, och i många länder inte lika mycket, ledighet som vi.

Läs hur andra chefer gör, längre ner på sidan!

Lisen Agnevik är affärsområdeschef på Wise Consulting och har många års erfarenhet som HR-chef på medtech-företag, apotek och flygbolag där hon bland annat har haft hand om resursfrågor.

– Viktigast av allt är att planera i god tid, sedan beror det ju på verksamheten exakt hur lång eller kort planeringshorisont man har, säger hon.

Det behöver inte vara positivt att plötsligt få ledigt.

– Många vill vara lediga och det är därför lätt att tro att alla vill det. Men så behöver det inte alls vara. Därför ska man alltid ha en dialog med medarbetarna. Jag har också lärt mig att man inte med kort varsel ska ge någon ledigt som inte har bett om det. Det behöver inte vara positivt att plötsligt få ledigt.

Det kan finns många skäl till att vilja jobba under julen, menar hon. Man kanske är ensam, eller separerad och inte har barnen, det kan handla om ekonomin eller så firar man helt enkelt inte jul. För många muslimer är exempelvis Eid-al-Fitr som avslutar fastemånaden Ramadan viktigare. Därför vill Lisen Agnevik att man tänker till innan man och beviljar ledighet som någon inte har bett om.

– Det är mycket känslor kring julen och det finns många olika aspekter. Det får man tänka på som arbetsgivare, säger hon.

Förutom vikten av att hålla en dialog med både kunder och medarbetare och lyssna in samtligas behov så vill Lisen Agnevik också lyfta fram rättviseperspektivet. Det ska vara rättvist sinsemellan medarbetarna. Var man ledig förra julen kanske man får jobba denna. Eller jobbar man på julen så kan man få vara ledig på midsommar.

När det gäller föräldraledighet så regleras framförhållningen av sig själv. Den måste man ju ansöka om två månader i förväg.

– Det är också bra att prata med medarbetarna och resonera med dem kring planeringen. Ju mer de kan påverka själva, desto bättre brukar det bli. Däremot får inte chefen lägga ansvaret för planeringen på medarbetarna - det öppnar för motsättningar, säger Lisen Agnevik.

Hon påpekar också att även den bästa planering kan falla, till exempel på grund av sjukdom. Och då gäller det att ha en plan B, till exempel att det finns en chef som kan ta över ansvaret eller att det finns vikarier att ringa.

Man får inte lägga det i knäet på medarbetarna.

Hur får du till julplaneringen?

Vi börjar julplaneringen i september

Andreas Bengtsson, butikschef, Systembolaget, Robertsfors:
– Planering och samverkan är a och o. Vi har en ganska lång erfarenhet av julen och vet att ett välfungerande schema som gynnar kundbemötandet är viktigast. Topparna är två dagar före jul och i mellandagarna. Kring nyårsafton kan det variera beroende på vilken dag den infaller. Vi klarar helgerna med ordinarie personal.

– Jag brukar dra ut ett julschema i september som vi samverkar kring ända tills det spikas i november. Då har vi stött och blött schemat och rätat ut alla frågetecken. Det är inte så vanligt att medarbetarna begär ledigt under den här tiden. Men för den som vill vara ledig brukar det sällan vara ett problem.

– En lärdom är att det är bättre att vara för många än för få. Det gäller att ha alla varor på plats så att vi kan fokusera på att hjälpa kunderna. Det är en jätterolig tid att jobba med många som ställer spännande och intressanta frågor, till exempel om speciella viner och presenter.

Vi har rullande schema för största rättvisa

Tord Eriksson, servicechef, IBM:
– Vi har många kunder som har samma behov av service och support oavsett om det är helg eller inte. Det ställer stora krav på planering och flexibilitet hos vår personal. Den största utmaningen är att det kring jul är många helgdagar i rad och att det därmed kan vara svårt att få tag i ersättare vid sjukdom. Eller om vi behöver avlasta dem som eventuellt får jobba mycket under sin beredskap.

– Viktigast för medarbetarna är inte få ledigheten sönderhackad. De vill hellre ha en längre planerad beredskap vissa helger och vara helt lediga de andra. I stället för att till exempel ha beredskap bara en av juldagarna.

– Planeringen görs i största möjliga mån av grupperna själva, av deras teamleder. Vi strävar efter största möjliga rättvisa inom gruppen, särskilt för de större helgerna, med rullande schema. Har man julhelgen i år, så ska det ta lång tid innan man behöver jobba den helgen igen.

Extrapersonalen ska kunna lika mycket som vi andra

Lena Hesselheim, butikschef, Kappahl, Karlstad
– Viktigast är att börja planera i god tid. I mitten av oktober brukar jag vara klar med julschemat. December är som alltid vår största månad med ett riktigt tryck de två sista veckorna. Jag brukar jämföra planeringen med tidigare år. Vad var bra? Vad var sämre?

– Vi är elva ordinarie medarbetare och tillsammans med extrapersonal så bygger vi ett fantastiskt team. Extrapersonalen ska kunna lika mycket som vi andra, jag vill likna dem vid avbytare på bänken i idrottslaget. För mig är de viktiga avgörare. De är viktiga spelare när det gäller.

– I december har vi längre öppettider och mer öppet på helgerna och de flesta brukar faktiskt vilja jobba mer. När vi har som mest att göra är den allra roligaste tiden. Men om någon har önskemål om att vara ledig, till exempel dagen före julafton, så gör jag så gott det går. Vi brukar hjälpas åt och turas om.

Cajsa Högberg
brev@kollega.se

Gör så här!

  • Ta ansvar för schemaläggningen inför helgerna och påbörja den i god tid.
  • Ha en pågående dialog med medarbetarna – låt dem vara med och påverka.
  • Fördela ledigheterna rättvist och var tydlig med hur du tänker.
  • Utnyttja de IT-verktyg du har tillgång till.
  • Är du oerfaren, ta hjälp av någon på HR-avdelningen eller annan chef.
  • Ha en plan B och prioritera arbetsuppgifter om planeringen faller.
  • Följ upp ledigheterna och registrera vem som var ledig när – det är bra inför nästkommande helger.
  • Ha koll på eventuella lokala avtal som reglerar ledigheter.

Lisen Agnevik

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Ledarskap

Tradera kräver videokameran på vid hemarbete

Ibland måste även en framåtblickande person kolla bakåt. Det gjorde Stefan Öberg när han var med och räddade Tradera från konkurs.
Publicerad 7 mars 2025, kl 06:00
Traderas chef Stefan Öberg i ett rum fyllt med second hand-saker.
Stefan Öberg har ledarskap i fokus. Så skapar Tradera en dynamisk arbetsmiljö genom att sätta medarbetarnas utveckling i centrum. Hur ser han på distansarbete och måste hemarbetare alltid ha videokameran påslagen? Foto: Karl Nordlund.

ARTIKELN SAMMANFATTAD



Räddade Tradera genom att gå tillbaka till kärnverksamheten


När Stefan Öberg tog över Tradera 2013 var företaget i kris. Han valde att slopa satsningen på nya produkter och fokusera på secondhand, vilket gav Tradera en tydlig identitet och långsiktig framgång.

Ledarskap med höga krav och lärdomar på vägen


Öberg genomförde drastiska förändringar, inklusive personalminskningar, och lärde sig att ledarskap är en konstform. Ett misslyckat jultal lärde honom vikten av kommunikation och att humor kan slå fel.

Tillåtande syn på distansarbete – men med kameran på

Tradera tillåter distansarbete men kräver att alla har kameran påslagen i sina team. Öberg tror inte på att tvinga tillbaka anställda till kontoret, utan fokuserar på att skapa engagemang på andra sätt.

 

Den här sammanfattningen är gjord med hjälp av AI-verktyg och har granskats av Kollegas webbredaktör. Kollegas AI-policy hittar du här.

Stefan Öberg har alltid legat i framkant. Han var med och lanserade Tele 2 i Ryssland i början av 2000-talet och var vice vd på Skype i Storbritannien när bolaget var som mest expansivt.

Teknik är hans stora intresse och han demonstrerar med viss stolthet två stora bildskärmar i entrén till Traderas kontor. Där kan man i realtid se alla nya annonser som läggs upp på företagets sajt och alla varor som fraktas till sina köpare.

Med det i åtanke är det lite intressant hur han gick till väga när han tog på sig uppdraget att rädda Tradera. Bolaget låg i ruiner 2013 och hade bara överlevt tack vare starka ägare i form av Ebay. Han fick ett år på sig.

– Det gällde att hitta kärnan i bolaget, det som var livskraftigt. Och jag såg att man hade gjort en stor felsatsning på att sälja mycket nya saker – ett slags Amazon. Vägen framåt blev att kasta ut det nya och fokusera på det gamla. Tillbaka till ”core business”, säger Stefan Öberg.

Så ut med det nya och in med det gamla. Samarbeten med stora varumärken avslutades och mängder av annonser med nya varor som gick att köpa på många andra ställen försvann från sajten, vilket gjorde att fokuset på secondhand förstärktes.

– Först förlorade vi i omsättning. Men vi fick tillbaka en identitet. Varför går man till Tradera? Antingen för att hitta något unikt eller för att spara pengar.

Många som hade trivts bra tidigare trivdes inte längre och slutade

För att lyckas med en turn around behövde Stefan Öberg snabbt minska kostnaderna. Bolaget var med hans egna ord ”över-staffat” och dessutom med delvis fel personer. Han bytte ledningsgrupp och minskade personalstyrkan från runt 90 anställda till som minst 50.

– Målen fick helga medlen och jag tyckte det var bättre att riva av plåstret snabbt. Vi blev ett helt nytt företag efter det här. Många som hade trivts bra tidigare trivdes inte längre och slutade.

Stefan Öberg tog i med hårdhandskarna – och de lyckades vända utvecklingen från minus till plus. Men det innebar många jobbiga samtal och en väldigt obekväm situation som har etsat sig fast.

– Jag skulle hålla ett tal på julfesten och försökte vara lite rolig genom att lyfta fram hur vi skulle kunna göra för att ställa till det för oss på Tradera. Så tog jag en massa exempel på dåligt beteende, som man inte ska ha, för att alla skulle förstå att det är bättre att göra tvärtom. Men det landade helt fel.


Humor kan slå väldigt fel

Dagen efter festen blev Stefan Öberg inkallad till ett möte med ett 20-tal av utvecklarna på Tradera. De hade eldat upp sig ordentligt och lät honom veta hur otroligt dåligt omdöme de ansåg att han hade visat.

– Jag kommer aldrig att glömma det mötet – jag insåg att jag hade gjort bort mig ordentligt.

Lärdomen han drog av jultalet är att man måste ha silkesvantarna på ibland och att försök till humor kan slå väldigt fel. Det var turbulent, folk slutade, ledningen var ny och ovanpå det hade nye vd:n mage att, som det uppfattades, raljera.

– Jag har inga problem att presentera saker, prata på möten och så vidare. Men det där med att ställa mig upp, klirra i glaset och hålla ett tal – jag har känt mig obekväm med det sedan dess.

Jag hade inte förstått att ledarskap är en konstform i sig

Stefan Öbergs karriär som ledare började med ett chefsuppdrag på Electrolux i Italien, där han skulle leda ett team med tre anställda förutom honom själv.

– Jag hade inte förstått att ledarskap är en konstform i sig. Jag insåg inte att man kan uppnå väldigt mycket mer om man ser till att de anställda blir mer produktiva än att själv jobba hårdare. Som ny chef är det lätt att tänka kortsiktigt och lösa många problem själv. Det kanske går fortare den gången, men varje gång man låter någon annan lösa en uppgift så utvecklas ju den personen.

Efter detta följde ett antal spännande och i vissa fall smått galna erfarenheter i Estland och Ryssland för Tele 2:s räkning. Här finns historier om direkta sabotage, städbolag som stal hans affärsplaner och att behöva säga upp 500 personer. Inget man vill uppleva igen, kanske, men samtidigt erfarenheter som gjort Stefan Öberg till den trygga ledare han är i dag.

Under tiden på Tele 2 lärde Stefan Öberg känna Niklas Zennström, som senare grundade Skype.

– Det gick hur bra som helst för oss när jag jobbade på Skype. I perioder fick vi 300 000 nya användare om dagen. Jag blev stöddig. Det var lätt att börja tro att det var jag som var bra. Jag tänkte: nu vet jag hur man bygger ett globalt it-företag.

Full av självförtroende satsade Stefan Öberg kapital i ett eget projekt som skulle bli en plattform för utbildning. Det kunde inte gå fel, så han behövde inga delägare.

– Jag lade tre år på det här projektet och intalade mig hela tiden att man inte får ge upp. När man har den inställningen som jag har, att man ska bita ihop och kämpa på, kan det nästan bli destruktivt. Men jag hade lite tur. En kille från Ebay ringde och frågade om jag ville ta på mig ett självmordsuppdrag: att rädda Tradera. Där och då kändes det väldigt lockande.

Vad lärde du dig av den här historien?

– Att det inte alltid är det rätta att harva på. Om det inte funkar måste man hitta ett annat sätt. Jag är inte bitter, men det där projektet kostade mig motsvarande en fin sommarstuga i skärgården. Jag hade bara kunnat ha det bra med min familj – i stället spenderade jag pengarna.

Jag kan rekommendera alla att försöka hitta en mentor

Med alla de här erfarenheterna i bagaget är det kanske lättare att förstå hur Stefan Öberg lyckades ro i land ”operation Rädda Tradera”. Men det var inte lätt. Han säger att han hade en del tur. Men något han tycker var väldigt värdefullt under de turbulenta första åren var att kunna samtala med en mentor utanför bolaget. Han sökte en äldre chef som kunde komma med råd.

– Jag hade till exempel en anställd som inte fungerade och beskrev det för min mentor. Hur skulle jag göra? Det han sa till mig var att det inte kommer att bli bättre, vilket visade sig vara rätt. Vi bollade saker som jag sedan provade och så pratade vi om det igen. Jag kan rekommendera alla att försöka hitta en mentor.

"Jag har alltid tyckt att man ska göra sitt bästa"

Vad är det då som har gjort Stefan Öberg till den ledare han är i dag? Han funderar lite och menar att en hel del finns med redan från barndomen och den person han är. Han är storebror, till exempel. Och han lärde sig att jobba hos sina farbröder i Älvsbyn som hade ett fastighetsbolag och en färghandel.

– Jag har alltid tyckt att man ska göra sitt bästa – det förväntar jag mig också av andra. Jag ser det lite som ett kontrakt: är vi engagerade och gör vårt bästa kommer vi att ha det bra och utvecklas. Om man inte ställer upp på det bryter man det kontraktet och då tycker jag det är bättre att man hittar ett annat ställe att jobba på.

Kanske var det därför det kliade i fingrarna när han såg hur farbrödernas fastighetsbolag i Älvsbyn med cirka 250 hyreslägenheter blev alltmer nedgånget. Man ska ju göra sitt bästa.

– Så jag köpte det. Mest av sentimentala skäl. Men det är jättekul och ger mig omväxling. Tradera är ganska abstrakt – en programvara i molnet. Vi rör aldrig grejerna och under sommarsemestern kan vi hålla i gång verksamheten på tre personer. Fastighetsbolaget är väldigt konkret. Husen behöver underhållas, annars förfaller de. Varje dag i bilen på väg hem från jobbet passar jag på att ha en avstämning med min kollega i Älvsbyn.

Cirkeln är sluten och Stefan Öberg har hittat någon form av balans i arbetslivet mellan nytt och gammalt. Rötterna i norr och den digitala värld han gjort till sin egen.

Stefan Öberg, Tradera.
Tradera har en tillåtande attityd till hemarbete, säger Stefan Öberg. "Jag är inte säker på att engagemanget stiger om man tvingar tillbaka de anställda till kontoret". Foto: Karl Nordlund.

”ALLA PÅ DISTANS JOBBAR MED VIDEOKAMERAN PÅSLAGEN”

Vad är det första du gör när du vaknar?

– Lite pinsamt, men jag kollar gårdagens säljstatistik redan innan jag går upp ur sängen.

Hur ser en vanlig arbetsdag ut?

– Jag är på kontoret mellan 8 och 18 varje dag. Vill vara ett bra föredöme för andra, även om jag kan få höra att man då inte ska jobba mer än heltid. Mycket möten så klart, men aldrig mer än hälften av min tid. Jag vill kunna gå runt och vara tillgänglig.

Om du får en stund över på jobbet, vad gör du?

– Spelar pingis. Då får man i gång blodcirkulationen och har samtidigt kul.

Hur ser du på distansarbete?

– Vi har en tillåtande attityd till det. Många företag har problem med att engagemanget går ner. Jag är inte säker på att det stiger om man tvingar tillbaka de anställda till kontoret.

– Däremot har vi en egen variant av det, där alla jobbar med videokameran påslagen i sina team.

Hur är det att ha dig som chef?

– Inspirerande, krävande, kul och ganska tryggt.

Din relation till facket?

– Vi har inte kollektivavtal på Tradera. Det hänger ihop med de tidigare amerikanska ägarna, tror jag. Frågan har inte heller kommit upp. Men facket blir ändå involverat vid till exempel uppsägningar och påverkar även lönerörelse. Vi har mycket att tacka den svenska modellen för, det har jag insett när jag arbetat utomlands.

Någon konkurrerande begagnatsajt du handlar på?

– Klaravik, för begagnade byggvaror och maskiner.

Hur kopplar du bort jobbet?

– I vardagen genom motion och träning. Annars kopplar jag av med att snickra på min stuga i Umeå.

När släcker du lampan på kvällen?

– Redan klockan 22, men jag är uppe tidigt.

DET HÄR ÄR STEFAN ÖBERG

GÖR: Vd för nätauktionstjänsten Tradera.

ÅLDER: 59.

FAMILJ: Fru och tre vuxna barn.

BOR: Österskär utanför Stockholm.

OKÄND SIDA: Jag försöker vara nyfiken och lära saker vid sidan av jobbet. Gärna fysik och astronomi.

LÄSER: Just nu Leonardo da Vincis anteckningsböcker som jag fyndade på Tradera.