Ibland händer det att du som chef måste säga nej till en medarbetare som vill vara ledig. Så länge du inte bryter mot semesterlagarna har du rätt att göra det, om verksamheten kräver så.
Det betyder inte att det är enkelt. För vem vill vara den som sabbar medarbetarens spontanresa till Rom eller till stugan på landet? Vem vill säga nej?
Det kan en mellanchef, som vill vara anonym, intyga. Hon arbetar på ett mellanstort IT-företag som för en tid sedan slogs ihop med ett annat företag. De turbulenta tiderna påverkade semesterplaneringen. Medarbetare har inte som tidigare kunnat ta ut lediga dagar med kort varsel. Även sommarens semesterschemaläggning har varit tuffare,
– Förut har i stort sett alla som velat kunnat vara lediga i juli men inte i år. Alla får sin semester i sommar men inte samtidigt. Det har knorrats lite och jag förstår besvikelsen. Men samtidigt kom det inte som en överraskning, alla var förberedda på att det skulle bli så i år. Så nu är stämningen ändå hyfsat god.
Och det är precis så man ska agera menar Jan Ingerlund, ledarskapskonsult på Här & Nu Ledarskap. Involvera medarbetare och var transparent kring beslut och lösningar som rör semestern, då ökar förståelsen för om man blir nekad ledighet.
– Att inse att semestern är en viktig fråga för de flesta människor är en bra utgångspunkt. Lika viktigt är rättvisa och respekt. Att ha en öppen dialog med sin grupp är viktigt, säger Jan.
Att behöva säga nej är jobbigt men att fatta tuffa beslut hör till chefens bord. Som chef vinner du mycket på att vara schyst men det är ingen, allra minst medarbetare, som förväntar sig att chefen ska vara kompis.
– Mycket handlar om konflikträdsla hos chefer och behovet att vara just en kompis. Många chefer skulle må bra av att reflektera över sitt ledarskap och hur det påverkas av egna känslor och behov.
Hur ska man då bäst neka semester och sedan handskas med en besviken medarbetare?
Lyssna och visa förståelse för känslorna som dyker upp, tycker Jan. Sedan bör du ha starka argument för varför du säger nej och vara mycket tydlig med skälen. Ditt beslut bör vara byggt på att verksamheten påverkas negativt om du beviljar semestern.
– Har man en grupp som fungerar bra så finns ofta en gemensam ansvarskänsla för att vilja hitta lösningar och förstå problemet.
Det främsta rådet Jan Ingerlund vill ge är att se till att ha en bra semestermodell som alla på företaget känner till och accepterar. Och ha gärna några kreativa lösningar att ta till så du kan bevilja semesteransökningar med kort varsel även när det är som mest att göra.
– Planeras semestern i tid och utifrån vad som kan vara möjligt bör de flesta konflikter runt semesterfrågan gå att undvika.
Jans tips till chefen
- Kolla vad semesterlagen säger.
- Motivera tydligt varför det inte passar att vara ledig. Och acceptera att medarbetaren kan bli besviken och arg.
- Behöver du ofta säga nej kan det vara tid för självrannsakan. Fungerar inte planeringen? Kanske måste ni diskutera i gruppen hur ledigheter ska förläggas utan att det stör verksamheten. Och är du rättvis när du beviljar eller nekar semester?
- Står ni inför en tuffare period som innebär en striktare semesterplanering, involvera gruppen tidigt. Var transparent och ärlig. De flesta vill ju att allt ska fungera på jobbet.
- Ha en väl förankrad semestermodell som du och dina medarbeta kan ta stöd av.
- Fundera på möjliga lösningar innan du säger nej. Det kanske går att lösa? Undantag kan göras men görs det hela tiden urholkas ramarna.
- Att säga nej hör till chefens uppgifter. Konflikträdsla är något man kan jobba med.
- Lev som du lär. Säger du nej till en anställd för att det är körigt på jobbet så lämpar det sig inte att du tar ledigt heller.
Semesterlagen
Huvudregeln lyder att alla anställda ska kunna ta ut minst fyra veckors sammanhängande semester under sommaren, det vill säga juni till augusti. Du som arbetsgivare har sista ordet när ledigheten ska förläggas, så länge du håller dig till ovanstående. Men du måste informera dina anställda i god tid, minst två månader innan, när det bäst lämpar sig att vara ledig. Semesterönskemål utöver sommaren då? Kommer du och dina anställa inte överens är det arbetsgivaren som bestämmer.
Arbetsgivare kan beordra anställda att avbryta semestern men då måste skälen vara synnerligen starka. Ett exempel kan vara att hela verksamheten riskerar att falla om inte personalen kommer in.
