Hoppa till huvudinnehåll
Debatt

Debatt: Arbetsgivare – skydda anställdas uppgifter

I orätta händer kan spridning av facktillhörighet, hälsotillstånd och hemadress få förödande konsekvenser. Företag måste skydda sina anställdas personliga uppgifter, skriver dataskyddsombudet Jakob Iwars.
Publicerad
Till höger hänglås, till vänster Jakob Iwars
I orätta händer uppstår risker som utpressning vid spridande av känslig information. På samhällsnivå kan uppgifterna användas i påverkanskampanjer från främmande makt, skriver dataskyddsombudet Jakob Iwars. Foto: Shutterstock
Kollega Debatt  Det här är en text med syfte att påverka. Åsikterna som uttrycks är skribentens egna.

Hur viktigt är det egentligen att känna till vilka som hanterar din verksamhets personuppgifter? och hur ska vi gå tillväga för att skydda integritet i ett digitalt samhälle?

I takt med den stora AI-kapplöpningen under året, har allt fler privatpersoner och företag börjat oroa sig för integritetsrisker i samband med cyberangrepp och ny teknik. Trots den växande oron skyddar enbart var femte svensk sina personuppgifter och hälften av Sveriges befolkning har en begränsad kännedom om GDPR, visar en rapport från Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Medarbetarnas persondata används i flera olika sammanhang i arbetslivet, allt från behörighetssystem till löner. Uppgifterna varierar i känslighet där en del information som arbetsgivaren har tillgång till kan vara väldigt känslig – från adressuppgifter till hälsotillstånd, nödkontakter eller facktillhörighet. Ökad inhämtning av personuppgifter medför omfattande risker. På samhällsnivå kan uppgifterna till exempel användas i påverkanskampanjer från främmande makt.

I orätta händer uppstår risker som utpressning

Enligt GDPR är det inte tillåtet att överföra personuppgifter till länder utanför EU om det inte finns ett beslut om att mottagarlandet erbjuder tillräckligt skydd för uppgifterna. Safe Harbor och Privacy Shield är båda avtal som tidigare ogiltigförklarats av EU-domstolen efter att den österrikiska Max Schrems utmanat avtalen för att USA inte uppnår den nivå av skydd som krävs.

Det har nu ingåtts ett nytt avtal vilket återigen gör det möjligt för överföring av personuppgifter till USA. Detta tredje försök kommer sannolikt att hamna i en domstolsprövning inom snar framtid. Data privacy framework, heter det nya avtalet som till stor del är en kopia av de tidigare underkända Privacy Shield och Safe Harbor.

Majoriteten av svenska företag som använder sig av ett system för HR-administration förlitar sig på amerikanska leverantörer för datalagring. Trots den nya överenskommelsen om överföring av data mellan EU och USA, kvarstår frågor om vad som sker om även det tredje avtalet ogiltigförklaras i EU-domstolen.

Företag och synnerligen HR-chefer bör granska valet av leverantörer då man ständigt hanterar många känsliga uppgifter. HR-chefer har tillgång till en stor mängd känslig data genom deras ansvar för personalavdelningen. Många system är inte så transparenta kring sina val av underleverantörer, vilket gör att flera företag arbetar i ovisshet kring var deras personuppgifter faktiskt lagras.

Européer saknar samma skydd

Åtgärderna som USA har vidtagit som grund för ett nytt avtal är inte baserade på lagstiftning utan ett presidentdekret. Detta ger ett sämre skydd eftersom dekretet omedelbart kan avskaffas av en ny president på eget bevåg, någonting som inte är ovanligt vid ett maktskifte. Utan det långsiktiga skydd lagstiftning ger kan företag tvingas byta systemleverantör för att följa GDPR - ett scenario som innebär stora merkostnader.

Ett stort problem är att USA fortfarande anser att endast amerikanska medborgare omfattas  av de legala skydd som finns i USA. En amerikansk medborgare får alltså inte bli godtyckligt övervakad av myndigheter, medan européer saknar samma skydd. Trots detta väljer en stor del av de europeiska och svenska företagen att fortsätta förlita sig på amerikanska leverantörer.

Trots stor upprördhet i EU efter bland annat Snowdens avslöjanden och upprepade uppmaningar från EU-parlamentariker att vidta åtgärder, verkar EU-kommissionen prioritera de diplomatiska förbindelserna med USA. Fler företag bör behandla sina personuppgifter med europeiska leverantörer inom EU:s gränser.

/Jakob Iwars,  bolagsjurist och dataskyddsombud på Hailey HR

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Kollega nummer 1 2025 omslag

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Debatt

Debatt: Gränslöst arbetsliv skapar ohälsa bland unga

Som nyutexaminerad går många från dokumenterade betygskriterier och schemalagda lektioner till flytande krav och möjlighet att arbeta var som helst, när som helst. Det skapar stress och ohälsa bland unga, skriver Petra Skoglund.
Publicerad 4 februari 2025, kl 06:00
tändstickor som håller på att brinna ut
Ett gränslöst arbetsliv utan klara strukturer kan skapa stress bland unga som är vana vid skolans schemalagda ramar, skriver Petra Skoglund. Foto: Colourbox
Kollega Debatt  Det här är en text med syfte att påverka. Åsikterna som uttrycks är skribentens egna.

Under de senaste åren har sjukfrånvaron bland unga vuxna ökat dramatiskt, framför allt på grund av psykisk ohälsa. Feelgoods Jobbhälsorapport 2024 visar en dold och upprepad sjukfrånvaro bland unga medarbetare. Medarbetare under 30 år har dubbelt så ofta upprepad korttidssjukfrånvaro (mer än sex gånger per år), jämfört med äldre kollegor. 

Efter att ha arbetat som HR-chef och strateg inom spelbranschen och techindustrin under några år tycker jag mig se en bekymrande trend. Kraven på närvaro och leverans är ofta diffusa hos de bolag som många unga söker sig till. Dessa bolag erbjuder i stor utsträckning fria arbetstider och möjlighet att jobba heltid på distans, även för den som kommer från skolan – och långt innan man landat i sin yrkesroll. 

Otydligheten kan skapa en känsla av otillräcklighet och leda till att unga medarbetare tar på sig för mycket, vilket på sikt kan resultera i utmattning och sjukskrivning. När är jag ”bra nog”? Vad förväntas av mig och hur vet jag att jag lever upp till kraven?

Friheten är ett tveeggat svärd

Min erfarenhet från spelbranschen och tech-start-ups är att friheten är ett tveeggat svärd som i värsta fall skapar osäkerhet och svaga sociala nätverk på arbetsplatsen. Tillit och gemenskap byggs inte upp i den utsträckning som behövs. Man är bara sin senaste leverans och ”en i mängden på skärmen” för varandra. Arbetstiden är i praktiken helt oreglerad eftersom ingen riktigt vet när och hur man arbetar. Man söker sig till – och kämpar för – en frihet som sedan riskerar att göra en sjuk.

I sin bok Kasam på jobbet beskriver Ann-Sofie Forsmark hur arbetsgivare kan stärka känslan av sammanhang för sina medarbetare. Genom att fokusera på begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet kan man skapa en arbetsmiljö där fler känner sig trygga och engagerade. På arbetsplatser med många unga medarbetare är det affärskritiskt med tydlighet.

Jag tycker att vi måste bli mer medvetna om att helt fria arbetstider och möjligheten att arbeta var som helst, när som helst, kan bidra till stress och ohälsa. Det kan bli svårare för medarbetarna att sätta gränser och skapa struktur, vilket i sin tur kan påverka deras känsla av kontroll och välmående. Extra sköra är alla de med NPF-diagnoser som ofta mår bäst med tydliga ramar. 

Man är bara sin senaste leverans

För att stödja unga i arbetslivet och minska sjukfrånvaron rekommenderar jag:
 

  • Skapa tydlighet. Se till att arbetsuppgifter och förväntningar är tydligt definierade. Tydliga arbetsbeskrivningar, riktlinjer för förväntad närvaro på kontoret och regelbunden feedback kan hjälpa medarbetare att förstå vad som förväntas av dem och hur de presterar.
     
  • Bygg stöttande onboarding-program. Första tiden på en arbetsplats är avgörande. Genom en strukturerad introduktion med en stor del av tiden på kontoret kan arbetsgivare hjälpa nya medarbetare att känna sig hemma och förmedla en tydlig bild av roller och ansvarsområden.
     
  • Främja balans och återhämtning. Det är viktigt att arbetsgivare signalerar att återhämtning är en del av en hållbar arbetsinsats. Detta kan ske genom att sätta tydliga gränser mellan arbete och fritid samt att erbjuda verktyg och resurser för stresshantering. Genom att skapa tydliga ramarbetstider när man ska vara närvarande, delta på möten och svara på mail, blir det också tydligare när man kan vara ledig.

Unga vuxnas utmaningar i arbetslivet handlar inte bara om deras anpassningsförmåga och behov av självständighet. De visar också att arbetsplatser behöver hitta en bättre balans mellan frihet och struktur för att främja sina anställdas hälsa och utveckling.

/Petra Skoglund