Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Så riskbedömer du att jobba hemifrån
Att göra riskbedömningar är en viktig del i arbetsmiljöarbetet. Men att jobba hemma innebär helt andra risker än på kontoret. Här är några saker du bör tänka på – både som chef och som anställd.
Arbetsgivaren har ansvar för arbetsmiljön även när ni jobbar hemma. En riskbedömning på jobbet innebär att man går igenom arbetsplatsen, undersöker vilka risker som finns både fysiskt och psykosocialt, bedömer allvaret i riskerna, åtgärdar dem för att sedan kontrollera om det blivit bättring. I coronatider när många tjänstemän jobbar hemifrån är läget lite annorlunda. Vilka risker finns i hemmet och hur långt sträcker sig arbetsgivarens ansvar att åtgärda dem?
– I vanliga fall är det chefen som tillsammans med arbetsmiljöombudet gör en riskbedömning på arbetsplatsen. Men det går inte att kräva att chefen åker hem till alla anställda och undersöker arbetsmiljön och då blir det i stället medarbetaren själv som måste bedöma vilka risker som finns, säger Johan Mellnäs, projektledare på Prevent, en ideell organisation som ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK.
De flesta som jobbar hemifrån har inte en fullgod kontorsmiljö. På arbetsplatsen är skrivbord och stolar ofta placerade i rätt ljus och ljud, med ergonomiska hjälpmedel och nära till teknisk support. Hemma kanske du placerat dig i kökssoffan med en bärbar dator i knät. En lösning som fungerar ett tag, men inte i längden.
Läs mer: Tänk på det här om du jobbar hemma
– Det är viktigt att titta både på den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Den fysiska kan exempelvis handla om hur den tekniska utrustningen fungerar på distans, att man kommer åt de dokument man behöver. Ergonomin är förstås också viktig i hur man sitter och rör på sig under arbetsdagen. Den psykosociala arbetsmiljön kan handla om behovet av kontakt och avstämningar för att kolla av arbetsbörda och mående. Det finns också en påtaglig risk att arbetstid och fritid flyter ihop.
Om distansarbetet planeras under en längre tid är det också rimligt att hemmamiljön anpassas efter det. Kanske står det skrivbord och stolar i arbetsplatsens lokaler som inte kommer till nytta. Som medarbetare är det viktigt att du berättar vad du har för behov. Det finns dock ingen skyldighet för chefen att tillgodose alla dina krav.
Läs mer: Förtroendevalda fixar fikat på distans
– Som anställd kan du uttrycka dina behov och önskemål och hoppas att chefen lyssnar. Sedan kan man ju resonera så att kostnaden för arbetsgivaren blir betydligt högre om du får belastningsskador till följd av dålig ergonomi än att det budas hem en datorskärm, säger Johan Mellnäs.
Som chef har du ett arbetsgivaransvar, men att leda på distans kan vara oerhört stressande. Det är svårare att upptäcka problem när den dagliga kontakten försvinner. Anställda med missbruksproblem har exempelvis lättare att falla tillbaka när kontakten med jobbet försvinner.
– Ett råd till chefer är att hålla tät kontakt med de anställda. Det ska inte uppfattas som kontroll utan som ett sätt att mötas. Ha omtankessamtal, där du frågar om det finns behov du kan hjälpa till med. På det sättet kan saker fångas upp.
Ett annat argument till att ha tät kontakt är att medarbetarna under orostider är i stort behov av information. Man vill veta vad som händer, vad som är på gång och hur läget ser ut, även om ingenting har förändrats.
Läs mer: Så stöttar du en orolig kollega
– Det är viktigt med regelbunden kommunikation även om man inte har så mycket nytt att säga. Då räcker det med att vara tydlig med det. Är företaget knuten till en företagshälsa finns också mycket kompetens knutna till den om anställda är i behov av stödsamtal eller att ventilera sin oro. Det kan ske utan att gå via chefen.
Riskbedömning vid hemmajobb
Om du som medarbetare känner dig osäker på vad du ska titta på, ha en dialog med chefen och arbetsmiljöombudet på ditt jobb. Arbetsgivaren är i allmänhet skyldig att förse dig med de verktyg som behövs för arbetet, som dator, mobiltelefon och teknisk support.
Tänk på det här!
Som medarbetare:
- Hur arbetsplatsen med bord, stol och belysning med mera är utformad. Finns det möjlighet att justera skärm, stol och ljus?
- Behöver du några ergonomiska hjälpmedel?
- Hur fungerar den tekniska utrustningen?
- Hur ser dialogen ut med chef och kollegor?
- Hur ser balansen mellan jobb och fritid ut?
- Har ni någon tillgänglighetspolicy?
- Hur ser arbetsbelastning ut?
Som chef:
- Hur ser dialogen med de anställda ut?
- Finns det digitala mötesplatser där ni kan umgås?
- Ha gärna gemensamma fikapauser där det finns möjlighet att dryfta vad som hänt under dagen.
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Ericsson kräver mer kontorsnärvaro på mindre jobbyta
Efter sommaren bestämde sig ledningen på Ericsson för nya riktlinjer – de anställda ska vara på kontoret mer. Det uppskattas inte av all personal. Framför allt inte då företaget har minskat sina kontorsytor.
I augusti gick ett internt mejl ut till de anställda på Ericsson där ledningen informerade om nya riktlinjer. I stället för en kontorsnärvaro på 50 procent skulle de anställda vara på kontoret 60 procent, eller tre dagar i veckan.
Det togs inte emot med glädjesång, speciellt då företaget just krympt sina kontorslokaler med två byggnader i Kista. Enligt Per Östberg, Unionens klubbordförande på Ericsson, har kravet på ökad kontorsnärvaro orsakat en del bekymmer.
– Det finns tillräckligt med platser för att alla ska kunna ha en arbetsplats. Däremot finns det inte tillräckligt med enskilda rum där man kan ta möten eller telefonsamtal, säger han.
– Det orsakar en del stress bland dem som har globala kontakter och behöver leta rum så fort de kommer till jobbet.
Svårt att hitta enskilt rum
En av dem som brukar ha bekymmer att hitta ett rum är utvecklaren Anna Sjöberg. De dagar hon åker in till kontoret i Kista bokar hon sin kontorsplats via en app. Telefonrum eller mötesrum går dock inte att boka.
– I appen ser det ut som att det ska vara fullt med folk på kontoret, men när man kommer dit så sitter alla i mötesrummen och det ekar tomt i det öppna landskapet.
– Jag måste alltid komma till jobbet i god tid för att hitta ett rum när jag har möten, det kan vara stressigt, säger hon.
Anna Sjöberg jobbar bland annat med internationella kontakter och sajter i andra delar av landet. Var hon sitter rent fysiskt spelar egentligen ingen roll.
– När jag väl är på arbetsplatsen så är mina kollegor ofta på andra möten, så jag ser egentligen ingen vits med att åka in oftare. Dessutom får jag mer gjort när jag är hemma. Däremot kan jag förstå om man vill skapa en ”Ericssonanda” för nyanställda på plats.
Ericsson: Hybridarbetet bestäms i dialog
Enligt Ericssons pressavdelning, som svarar via mejl, så menar arbetsgivaren att även om det finns en ”kontoret först”-policy är det fortfarande upp till varje chef, team och anställd att bedöma hur och var de arbetar bäst.
– Ericssons hybrida riktlinje har alltid gett möjligheten att i dialog komma fram till hur och var man arbetar bäst och att alla förstår vikten av och fördelarna med att träffas, utifrån ett individuellt och teamperspektiv.
Samtidigt som fler ska komma in till kontoret har ni krympt er kontorsyta det senaste året. Hur går det ihop?
– Ericssons kontorsstrategi bygger på att skapa rätt lokaler som ger rätt förutsättningar för verksamheten att utföra arbetet. Ericsson har många kvadratmeter kontorsyta och arbetar ständigt med att utveckla våra kontor. Vi bedömer att vi har gott om kontorsyta för de som vill jobba på kontoret.
Kommer ni att kontrollera att anställda är 60 procent av sin arbetstid på kontoret?
– Policyn ska ses som en rekommendation snarare än ett strikt krav där vi vill att våra anställda förstår betydelsen av möten mellan människor. Ericsson litar på sina anställda.
Hybridarbete effekt av coronapandemin
Synen på hybridarbete har ändrats efter coronapandemin. Att kunna jobba flexibelt har blivit en förmån som arbetsgivare kan erbjuda. För att få anställda att vilja komma tillbaka till kontoret måste arbetsgivaren kunna erbjuda något mer än en sittplats och ett skrivbord, tror Unionens klubbordförande Per Östberg.
– Ericsson försökte spara pengar genom att ta bort kaffeautomater på några våningar. Så får man till exempel inte folk att komma tillbaka till kontoret. Men de fick backa där, det blev protester, säger han.
För utvecklaren Anna Sjöberg är gemenskapen med kollegor det som skulle få henne att komma till kontoret mer.
– Om arbetsgivaren anordnade aktiviteter som skapade gemenskap mellan kollegor så skulle det kännas meningsfullt att åka till kontoret.
Ericsson requires more office presence on less workspace
After the summer, Ericsson's management decided on new guidelines: employees are to be in the office more. This is not appreciated by all staff, especially since the company has reduced its office spaces.
In August, an internal email was sent to Ericsson employees informing them of new guidelines. Instead of a 50 percent office presence, employees were now required to be in the office 60 percent of the time, or three days a week.
This was not met with enthusiasm, especially since the company had just reduced its office space by two buildings in Kista. According to Per Östberg, the Union's club chairman at Ericsson, the increased office presence requirement has caused some concerns.
– There are enough places for everyone to have a workspace. However, there are not enough private rooms where one can take meetings or phone calls, he says.
– It causes some stress among those who have global contacts and need to find a room as soon as they arrive at work.
Difficult to find a private room
One of those who often has trouble finding a room is developer Anna Sjöberg. On the days she goes to the office in Kista, she books her workspace via an app. However, phone rooms or meeting rooms cannot be booked.
– In the app, it looks like the office is full of people, but when you get there, everyone is in the meeting rooms, and the open landscape is empty. I always have to arrive at work early to find a room when I have meetings, it can be stressful, she says.
Anna Sjöberg works with international contacts and sites in other parts of the country. Where she physically sits doesn't really matter.
– When I am at the workplace, my colleagues are often in other meetings, so I don't really see the point of going in more often. Besides, I get more done when I'm at home. However, I can understand if they want to create an "Ericsson spirit" for new employees on site.
Ericsson: Hybrid work is determined through dialogue
According to Ericsson's press department, which responds via email, the employer believes that even though there is an "office first" policy, it is still up to each manager, team, and employee to determine how and where they work best.
– Ericsson's hybrid guideline has always provided the opportunity to come to an agreement through dialogue on how and where one works best and that everyone understands the importance and benefits of meeting, from both an individual and team perspective.
At the same time, more people are expected to come to the office, you have reduced your office space in the past year. How does that add up?
– Ericsson's office strategy is based on creating the right premises that provide the right conditions for the business to perform its work. Ericsson has many square meters of office space and is constantly working to develop our offices. We believe we have plenty of office space for those who want to work in the office.
Will you monitor that employees spend 60 percent of their working time in the office?
– The policy should be seen as a recommendation rather than a strict requirement where we want our employees to understand the importance of meetings between people. Ericsson trusts its employees.
Hybrid work as an effect of the coronavirus pandemic
The view on hybrid work has changed after the coronavirus pandemic. Being able to work flexibly has become a benefit that employers can offer. To get employees to want to return to the office, the employer must be able to offer something more than a seat and a desk, believes Union's club chairman Per Östberg.
– Ericsson tried to save money by removing coffee machines on some floors. That's not how you get people to come back to the office, for example. But they had to backtrack on that, there were protests, he says.
For developer Anna Sjöberg, the community with colleagues is what would make her come to the office more.
– If the employer organized activities that created a sense of community among colleagues, it would feel meaningful to go to the office.
This text has been translated with the help of AI.
