Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Prenumererar du inte redan på Kollegas utmärkta nyhetsbrev?
Då kan du anmäla dig via länken så får du alla Kollegas bästa nyheter och tips direkt i din inkorg - varje vecka.
Fiffigt va?
Vanliga frågor till Datainspektionen om kontroll av e-post
Vanliga frågor från arbetsgivare till Datainspektionen (DI) angående kontroll av e-post.
Vanliga frågor från arbetsgivare till Datainspektionen (DI) angående kontroll av e-post.
Arbetsgivare:
Jag som arbetsgivare äger utrustningen. Då har jag väl också rätt att ta del av all information som finns sparad på datorerna?
DI:
Nej. Även om man har rätt att sätta upp regler för hur utrustningen får användas och då också tydligt informerar om vilka regler som gäller, vilka kontroller som kan ske och syftet med dessa så får man som huvudregel inte ta del av en anställds privata e-post eller privata filer. Det är bara tillåtet i undantagsfall, som vid en allvarlig misstanke om illojalt eller brottsligt beteende eller att en anställd använder IT-utrustningen i strid med arbetsgivarens regler och riktlinjer. En kontroll får heller aldrig göras godtyckligt eller vara mer ingripande än nödvändigt.
Arbetsgivare:
En tidigare anställd har slutat. Eftersom det kan komma in viktiga arbetsrelaterade mejl till dennes e-post vill jag ha åtkomst dit och fortsätta ha kontot öppet. Är det ok?
DI:
Man får inte spara personuppgifter längre än nödvändigt. När en anställning upphör finns det oftast ingen grund för att spara e-postkontot. Det ska då tas bort inom rimlig tid, normalt inom en månad. Man bör ha rutiner för hur e-postkontot ska hanteras då någon slutar. Exempelvis att den anställde själv rensar sin e-post och då avskiljer det som är privat för att överlämna annan relevant information till en chef eller en kollega. I vissa fall kan det vara motiverat att exempelvis en chef får den anställdes samtycke till att kunna gå in på e-postkontot under en övergångsperiod.
Arbetsgivare:
Jag misstänker starkt att en anställd använder e-posten på ett sätt som inte är ok och som är i strid med våra riktlinjer på arbetsplatsen. Får jag kontrollera detta?
DI:
Om man har lämnat tydlig information om vilka regler som finns för e-posten på arbetsplatsen och vilka kontroller som kan komma att ske så kan det vara tillåtet att utföra en sådan kontroll förutsatt att man har en allvarlig misstanke om att en anställd använder utrustningen i strid med riktlinjerna. Men då får ändå inte kontrollen vara för ingripande. Att den är proportionerlig i förhållande till den anställdes skydd av sin personliga integritet är en bedömning som arbetsgivaren har ansvar för att göra.
Några typiska frågor som Datainspektionen (DI) tar emot från fackförbund och anställda angående kontroll av e-post.
Fackförbund/anställd:
En arbetsgivare har information om en anställd som arbetsgivaren bara kan ha fått genom den anställdes e-post. Kan arbetsgivaren ha kollat den anställdes e-post och är det i så fall ok?
DI:
För att en arbetsgivare ska få utföra kontroller måste de anställda först ha fått information om vilka regler som gäller på arbetsplatsen när det gäller e-posten och internetanvändningen. Personalen ska då också ha informerats om vilka kontroller som kan göras och varför de görs i så fall. Arbetsgivaren måste också alltid ha ett berättigat syfte med kontrollen. Den får inte vara godtycklig eller mer ingripande än nödvändigt.
Fackförbund/anställd:
Trots att den anställde nu har slutat så är den tidigare anställdes e-postkonto fortfarande aktivt. Är det tillåtet för arbetsgivaren att fortsätta ha det aktivt? Då finns ju en risk att privata mejl kommer in som arbetsgivaren läser.
DI:
Eftersom man enligt personuppgiftslagen inte får bevara personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt bör en anställds e-postkonto stängas ned inom en rimlig tid från det att anställningen avslutats, i normalfallet inom en månad. En arbetsgivare har normalt sett inte heller rätt att ta del av privat information i den anställdes e-post. Bara i undantagsfall kan det vara tillåtet, som om det finns en allvarlig misstanke om illojalt eller brottsligt beteende.
Om man ska sluta på en arbetsplats är det bra att att gå igenom sin e-post och då radera eller flytta sina privata mejl och sedan överlämna det som behövs i den fortsatta verksamheten till en någon annan på arbetsplatsen.
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Unionen: Dataspelsbolag kringgår svensk lag
Anställda inom dataspelsbranschen köps ut systematiskt, enligt Unionen. Lagen om anställningsskydd, las, rundas gång på gång. Tech Sverige håller inte med.
Spel som Battlefield, Minecraft och Candy crush saga har satt Sverige i förarsätet när det gäller spelutveckling.
Men techbolagen, i synnerhet i spelbranschen, har en del kvar att lära när det gäller arbetsrätt, anser Björn Larm, som är samordnare för kollektivavtal på Unionen. Framför allt om hur det går till när anställda sägs upp.
Enligt honom är utköp snarare regel än undantag när man gör sig av med folk. Framför allt hos arbetsgivare som saknar kollektivavtal.
– Där kollektivavtal saknas handlar det dels om okunskap. Dels finns det en mentalitet av ”jag har skapat det här bolaget och jag vet bäst”, vilket resulterar i en brukspatronmentalitet. Tycker du inte som techpatronen åker du ut.
Nyanlända spelutvecklare extra utsatta vid utköp
En utmaning för det fackliga arbetet är enligt honom att många anställda inom spelbranschen är nya på svensk arbetsmarknad. De känner inte till att det finns alternativ till utköp, nämligen lagen om anställningsskydd, las, där arbetsgivaren måste ha en saklig grund för uppsägningen och titta på möjligheter till omplacering.
– Och även om de känner till andra vägar gör man sällan en sak av det, av flera orsaker. Man vill inte vara kvar hos en chef som inte vill ha en och man vill inte vara en bråkmakare i branschen.
Många är i Sverige på arbetstillstånd och riskerar att få lämna landet om de inte får nytt jobb inom tre månader efter sin sista arbetsdag.
– De är extra utsatta. Ett utköpsavtal har ofta en snabb deadline, vilket skapar ytterligare ett pressat läge. Dessutom är avtalen inte alltid jättebra, säger Björn Larm.
Att den sitsen är utsatt håller Einar Humlin, förhandlingschef på arbetsgivarorganisation Tech Sverige, med om. De organiserar runt 1 350 techföretag och i dem jobbar runt 80 000 anställda. Här finns även en rad dataspelsföretag, som då har kollektivavtal.
Han håller inte med om att las rundas vid nedskärningar i tech.
– Jag talar ju för våra företag med kollektivavtal, där träffar man ofta avtalsturlistor. Det är inte en regel att köpa ut. Systemet bygger ju på att företagen betalar till Trygghetsrådet för att kunna ha avtalsturlistor och bygga på den kompetens som behövs.
Enligt Björn Larm på Unionen är det svårt att veta hur många som har kollektivavtal i spelbranschen, eller ens hur stor branschen är. Men han uppger att kollektivavtal, eller dialog om sådant, finns på ungefär hälften av bolagen som har fler än 75 anställda.
Facket får sällan information om utköp
Det finns även en intresseorganisation, Dataspelsbranschen. Men de är inte formell arbetsgivarorganisation och vill därför inte svara på frågor om arbetsrätt, skriver de till Kollega.
Problemet för facket vid utköp är, enligt Björn Larm, att Unionen sällan får information, vilket gör att man inte kan kontrollera om arbetsgivaren rundar las eller exempelvis diskrimineringslagen. Arbetsgivaren kan välja och vraka, och eftersom utköpsavtalen är en fråga mellan den enskilda anställda och företaget så har man ingenting att säga till om.
– Vi kan inte företräda våra medlemmar på ett bra sätt. De blir ensamma med stora beslut, så det är viktigt att man kontaktar facket när man blir erbjuden ett utköpsavtal.
Techbranschen
- En bred beteckning för företag som jobbar med exempelvis utrustning för mobila nätverk, tjänster för streaming av musik, utveckling av dataspel och digitalisering av finansiella tjänster.
- Tech Sverige är en bransch- och arbetsgivarorganisation för alla företag inom techsektorn. Datspelsföretag är medlemmar, men många är inte med, exempelvis några av de största som Ubisoft, Electronic Arts, King och Mojang.
Dataspelsbranschen är branschorganisationen för dataspel i Sverige och representerar den svenska spelbranschen, drygt 1 000 företag.
Källor: Tech Sverige och Dataspelsbranschen.
Einar Humlin tycker inte att det råder en välja-och-vraka-mentalitet bland Tech Sveriges medlemsföretag. Eller att uppfattningen att branschen bara villa ha unga och hungriga stämmer.
– Det är lite väl generaliserande och något som varit med från start. Så här mogen och etablerad har branschen aldrig varit. Det system vi formade med huvudavtalet för några år sedan innebär ju att man ska kunna omskola sig.
– Sedan tar projekt slut, konjunkturer går upp och ner. Det är jättetråkigt. Men om man tar till sig ny teknik kan man få anställning hos en annan arbetsgivare. Vi ska korta vägarna i omställning.
Så påverkar utköp lojalitet och arbetsmiljö
Unionens Björn Larm ser konsekvenser på de arbetsplatser som använder sig av utköp. Det skapar oro under processen eftersom anställda inte får veta vilka enheter som berörs eller varför vissa personer får gå. Lojaliteten till arbetsgivaren dalar när anställda känner att de har en fot utanför dörren. Dessutom brukar individuella förhandlingar dra ut på tiden.
– En annan sak är att arbetsgivaren sällan gör en analys av vilka tjänster som behövs. Plötsligt har man köpt ut den enda som kan marknadsföring eller ekonomi. Och då måste man nyanställda igen, vilket blir dyrt.
Checklista: Dina rättigheter vid utköp och uppsägning
- Om du får erbjudande om ett utköpskontrakt – kontakta facket. Skriv inte på direkt – tänk först. En enskild överenskommelse är alltid frivillig att ingå.
- Tänk över din situation: ju tryggare du är ekonomiskt, desto större strid kan du ta.
- Försök att få utköpsavtalet bättre genom att förhandla om längre uppsägningstid eller att bli arbetsbefriad under tiden.
- Om du tackar nej får du som lägst din uppsägningstid, om inte arbetsgivaren hittar andra arbetsuppgifter.
- Kolla med din a-kassa hur ett utköpsavtal kan påverka din ersättning.
- Om utköpet är orsakat av en arbetsbrist bör det framgå i avtalet.
Källa: Unionen
