Annons
Annons
  • Hjälp, jag drunknar i mejl! Illustration: Mattias Käll

Mejl: 10 tips för ordning i inkorgen

Publicerad 28 januari 2021, kl 08:00

Framkallar jobbmejlens inkorg vånda och stress? Lugn – det finns knep för att få ordning och spara tid. Här är 10 tips för att få struktur på din mejl.

Tappar du ofta kontrollen över din arbetsmejl och missar att svara för att tiden inte räcker till? Då är du inte ensam. Det här är inget ovanligt, menar strukturexperten David Stiernholm.

Läs mer: Så undviker du pinsam engelska i jobbmejlen

– De flesta som jag möter upplever att de får väldigt många mejl och att det kommer nya hela tiden. Underförstått betyder varje mejl att någon väntar på svar. Man har tappat kontroll över inflödet vilket i sin tur gör att man får dåligt samvete och känner stress.

Läs mer: 6 kalenderappar för bättre ordning

Det finns framför allt fem orsaker till att mejlen blir ett problem, enligt David Stiernholm:

➧ Vi läser ett mejl men gör inget åt det, för att vi inte hinner. Vi låter mejlet ligga för att inte glömma att återvända till det.
Konsekvens: En massa lösa trådar som tar både kraft och fokus.

➧ Vi uppmärksammar så fort ett nytt mejl kommer i stället för att ta det när det passar oss.
Konsekvens: Vi blir splittrade och tappar hela tiden fokus från det vi egentligen håller på med.

➧ Vi låter avklarade mejl ligga kvar i inkorgen i stället för att arkivera dem.
Konsekvens: Enorma mängder gamla mejl ligger på samma ställe samtidigt som det hela tiden kommer in nya.

➧ Vi är så stressade över mejlen att vi låter dem få högre prioritet än allt annat.
Konsekvens: Annat arbete blir eftersatt.

➧ Vi underskattar tiden det tar att beta av mejlen och tror vi kan göra det mellan olika jobb.
Konsekvens: Tiden blir för knapp för att hinna med mejlen.
 

10 tips för jobbmejlen

1. Agera direkt när du har läst klart ett mejl. Innebär mejlet en arbetsuppgift som du inte gör direkt? Sätt upp den på ordinarie att-göra-lista. Då glömmer du inte bort den och får bättre prioritering i arbetsflödet.

2. Bestäm din svarstid. Många tror att avsändaren förväntar sig ett snabbt svar, men det stämmer inte alltid. Mät hur snabbt andra svarar på dina mejl. Räkna fram mediansvarstiden och sätt din egen bortre gräns något tidigare än medianen.

3. Bestäm hur ofta du ska kolla mejlen. Stäng av funktionen som hämtar mejl automatiskt.

4. Stäng av notiser och aviseringar. Behöver du bli uppmärksammad på vissa speciella mejl? Skapa en regel som aviserar när just de kommer.


5. Arkivera eller släng.
När du har hanterat/svarat på ett mejl, arkivera eller släng det direkt.

6. Skriv kort. Träna på att formulera dig kortare om mejlandet stjäl för mycket av din arbetstid.

7. Mejla mindre. Får du för mycket e-post, skicka färre själv.

8. Återbruk. Skriver du samma meddelande till flera, återanvänd texterna. Skapa mejlmallar, använd snabbdelar-funktionen i Outlook eller en så kallad textexpansionsapp (exempelvis TextExpander) – alternativt spara standardtexter i ett separat dokument.

9. Ge det tid. Se mejlandet som en av dina arbetsuppgifter och sådana får faktiskt ta tid.

10. Använd sökmotorn. Googles Gmail har egen sökmotor som gör att du slipper sortera och strukturera. För digitala dokument behöver vi såväl mappstruktur som sökfunktioner, men i ett mejlprogram blir en mappstruktur fort rörig och ohanterlig. För mejlen klarar vi oss alldeles utmärkt med sökfunktionerna.

 

Text: Katarina Markiewicz, Illustration: Mattias Käll

  • Läs även...

    Olagligt för chefen att mejla efter arbetstid

    I Portugal är det olagligt för chefer att kontakta medarbetare efter arbetstid. Den som skickar mejl på kvällskvisten eller ringer på helgen kan dömas till böter. Dessutom har föräldrar med sjuka barn rätt att jobba hemifrån.

  • Läs även...

    EU vill stoppa jobbmejl efter arbetstid

    Anställda ska inte behöva svara på jobbmejl efter arbetstid. EU-parlamentet föreslår en lag som ska skydda europeiska arbetstagare från att ständigt vara tillgängliga för sina arbetsgivare.

  • Läs även...

    Olagligt att fota anställda med webbkamera

    Chefen kan ha rätt att läsa dina mejl. Ibland kan det till och med vara tillåtet att läsa privata konversationer. Chefen får också kolla vilka webbsidor du har besökt – men inte ta bilder av dig via webbkameran.

  • Läs även...

    Debatt: Du är rättslös utan facket

    Om du inte är med i facket står du i princip rättslös när det krisar på jobbet. Väljer du att stämma företaget på egen hand kan notan bli hundratusentals kronor i rättegångskostnader vid en förlust, skriver unionenmedlemmen Staffan Marklund.

  • Läs även...

    Här spelar kollegorna datorspel på distans

    Det senaste året har många anställda suttit som ensamma öar och jobbat. På spelhobbyförbundet Sverok har man schemalagt två timmars gemensamt spelande i månaden för att bryta isoleringen. Här listar de bästa spelen för att hänga med kollegorna digitalt.

  • Läs även...

    Försämrad psykisk hälsa under pandemin

    Ensamhet, oro, en känsla av meningslöshet. Nära hälften av Unionens medlemmar uppger att deras psykiska hälsa har försämrats under pandemiåret, visar Kollegas undersökning.