Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Så kan chefen stötta på distans
Det är svårare att upptäcka att en medarbetare mår dåligt när ni jobbar hemifrån. Då krävs det att du som chef är ännu mer frågvis och att ni har regelbunden kontakt, menar ledarskapsforskaren Lena Lid Falkman.
Som chef har du det yttersta ansvaret för hur dina medarbetare har det på jobbet. Om ni ses på kontoret går det att vara uppmärksam på tecknen; den som ofta drar sig undan, är stressad, trött, nedstämd eller har humörsvängningar, visar tydligt att något inte stämmer.
Men sedan coronakrisen slog till jobbar hundratusentals tjänstemän hemifrån. Det kan göra det svårare att stötta den som mår psykiskt dåligt.
Torkild Sköld är ledarskapsutvecklare och föreläsare. Han betonar vikten av regelbunden kontakt – trots den fysiska distansen.
– Sitter man hemma växer tankarna och det man tänker tenderar att bli verklighet. Till slut blir de sanning. Chefen måste på något sätt se till att det blir möjligt att kommunicera med medarbetarna. Och de möjligheterna finns även när vi arbetar hemifrån, säger han.
Att få någon att berätta att de mår dåligt kan vara svårt. För många är psykisk ohälsa fortfarande mer tabu än fysisk ohälsa. Det ställer i sin tur höga krav på ledarskapet, enligt Torkild Sköld.
– Det handlar om att bygga upp ett förtroende. Ledarskap är att få människor att må bra, så att de kan göra det som behöver göras. För det krävs en person som lyssnar och utgår från medarbetarnas behov, inte sina egna. Lyssna! Fråga och var nyfiken!
Även Lena Lid Falkman, ledarskapsforskare vid Handelshögskolan, betonar vikten av regelbunden – helst daglig – kontakt.
– Man kan ju ha en bra relation även om man inte ses. Det är stor skillnad på att vara en person som jobbar hemma själv, och en person som sitter hemma men jobbar tillsammans med kollegor och chef och har kontakt med dem många gånger per dag.
Det är fortfarande lättare att berätta att man har brutit benet än att man har brutit ihop
Hon tycker också att chefer ska våga fråga mer.
– Jag tror att chefen behöver bli ännu mer frågvis och faktiskt fråga rakt ut: ”Hur mår du egentligen?”. Jag tycker också chefer ska våga fråga vilken stöttning medarbetare vill ha. Vi är olika, och kan individanpassa arbetslivet mer. Det rättvisa är kanske inte att alla får det lika, utan att alla får det de behöver.
Lena Lid Falkman tror också att relationen mellan chef och medarbetare kan gynnas av distansarbete, förutsatt att man tar den på allvar.
– Distansarbete gör att vi måste kommunicera om kommunikationen – hur ofta ska vi höras eller ses och i vilket syfte? Det är en nyckel i relationen mellan chef och medarbetare, och det gör att distansarbete kan vara en fördel i relationen mellan kollegor och mellan chef och medarbetare.
Kristina Ström Olsson är hälsostrateg på Länsförsäkringar. Även hon tror att distansarbetet gör det svårare att upptäcka att någon mår dåligt.
– Det är fortfarande lättare att berätta att man har brutit benet än att berätta att man har brutit ihop. Och det blir inte lättare av att man nu måste göra det via telefonen.
Men det finns verktyg att använda sig av. Som chef bör man tala om att det är helt okej att höra av sig, oavsett vad det gäller. Det är också viktigt att planera in regelbundna samtal med medarbetarna.
– Jag tjatar alltid om vikten av kommunikation. Om man ofta har återkommande samtal med medarbetarna känns det mer naturligt att också prata om det som är svårt. För chefen gäller det att ta sig tid att lyssna.
Vilka tecken ska man vara uppmärksam på?
– Det kan till exempel handla om att en medarbetare blir svår att få tag på, verkar oengagerad, pratar negativt om arbetet och privatlivet eller blir svävande kring hur det går med arbetsuppgifterna.
Om någon visar tecken på att må psykiskt dåligt är det viktigt att träffas, tycker Kristina Ström Olsson.
– När man träffas fysiskt kan man läsa av kroppsspråk och tonalitet. Och gör man det utomhus kan man göra det coronasäkert.
Viktigt med REGELBUNDEN KONTAKT
- Kom överens med medarbetarna om vilka rutiner som ska gälla för kontakt. Avsätt tid för regelbundna individuella samtal, gruppmöten och coronasäkra sociala aktiviteter. Våga fråga och se till att du har tid att lyssna på svaren. Olika medarbetare kan ha olika behov av stöttning.
- Tänk på att många tycker att det är svårt att berätta att de mår dåligt. Därför kan du inte räkna med att medarbetarna ringer självmant. Ta egen kontakt, men uppmuntra också medarbetarna att höra av sig, även om frågor som inte har direkt jobbanknytning.
- Var extrauppmärksam på signaler på psykisk ohälsa. Om det plötsligt blir svårt att få tag i en medarbetare eller om medarbetaren verkar negativ och oengagerad kan det finnas anledning till fler samtal eller fysiska möten.
- Tveka inte att ta hjälp av experter, som exempelvis företagshälsovården, om du är osäker på hur du ska hjälpa.
- Tänk på din egen psykiska hälsa. Om du ska orka hjälpa någon som mår dåligt måste du må bra själv. Prata med din chef, se över din arbetsbelastning, var noga med rutiner, motion och matvanor.
Kristina Ström Olsson, hälsostrateg på Länsförsäkringar
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Här fixar kollegan jobbstarten
Vattenfall Eldistribution ska växa från 1 200 till 1 800 anställda på två år. För att avlasta chefer har anställda utbildats för att sköta delar av onboardingen.
På Vattenfall Eldistribution minns alla september 2023. Bolaget, som något år tidigare hade drygt tusen anställda, tog då emot hundra nya medarbetare på en gång.
– Vi tar emot nya grupper varje månad, men det där är fortfarande vårt rekord, säger Gustav Sundvall.
Som chef för lärande och utveckling var han med om att ta fram en ny modell för introduktion av medarbetare, för att klara rekryteringstakten.
Ett sådant blev att utbilda frivilliga medarbetare till att hålla i det som bolaget kallar för introduktionsdagar – tre dagar där nyanställda framför allt får det mesta av den bolagsövergripande information som de behöver.
– Det gäller bara tre dagar av en sex månader lång introduktionsperiod. Men det avlastar cheferna som kan fokusera mer på att få in de nya medarbetarna i deras roller ute på avdelningarna, förklarar Gustav Sundvall.
Medarbetarna sköter onboardingen
De introduktionsutbildade medarbetarna kommer in i bilden redan andra dagen av de nyanställdas första arbetsvecka.
– På tisdagen fokuserar de på grundläggande fakta om bolaget, energisystem och säkerhet. På torsdagen ses de igen och har workshop om värdegrund och spelar bolagets scenariospel. Sedan håller de i en tredje dag på distans efter en månad, säger Gustav Sundvall.
För flera av de utbildade medarbetarna har introduktionsuppgiften, som de ägnar sig åt ett par dagar per månad, blivit en injektion, berättar han.
– Det göder deras engagemang för arbetsplatsen otroligt mycket. De får stöttning från oss men äger till stor del utförandet själva.
Enligt Gustav Sundvall stärks företagskulturen av att nya och erfarna medarbetare möts så tidigt. I interna enkäter har 94 procent av de nyanställda sagt sig vara nöjda med sitt första halvår på företaget. De medarbetarledda introduktionsdagarna har fått extra goda betyg.
– Där är nöjdheten faktiskt 100 procent.
Text: John Palm
Vad tycker du om den nya Vattenfalls modell för onboarding?
Jane Tollqvist, avdelningschef tillstånd och rättigheter.
– Min avdelning har växt från 20 till 60 anställda på några år så det har varit mycket fokus på introduktion. De gemensamma dagarna som de anställda håller i är en väldigt viktig del. Sedan jobbar vi med fadderskap, från första dagen tills att den nya medarbetaren är helt självgående. Fokus är också på att alla ska hjälpa till att ta emot de nya på ett trevligt sätt.
Johan Tezelson, avdelningschef nätanslutningar.
– Introduktionen på bolagsnivå som medarbetare håller i har fungerat väldigt bra för mig, den skapar en tydlighet för oss chefer. Det bästa är att det blir socialt och interaktivt, medarbetarna får träffa varandra och kan börja bygga kontakter och prata om både praktiska saker och om kulturen på arbetsplatsen. Jag har inte sett detta på andra företag, men det fungerar riktigt bra.
Emma Löfgren, avdelningschef operativ teknik.
– Om vi inte hade det systemet skulle mina gruppchefer haft en orimlig arbetsbörda när vi rekryterar så mycket. Uppgifterna i samband med introduktioner behöver helt enkelt spridas ut. Sedan är det ofta erfarna medarbetare som är med och introducerar. För dem är det givande att få vara med och förmedla den kunskap och erfarenhet som de har.
Så blir du en toppchef – 10 saker som gör skillnad
Det finns en magisk formel för framgång. Tio gemensamma nämnare som förenar de bästa cheferna. Faktorer som vi alla kan öva upp och vässa.
Det finns tio saker som kännetecknar chefer för landets ledande företag och organisationer. Procenten i parentes indikerar hur stor andel av de AI-analyserade samtalen som berörde just den klokfaktorn.
MEDMÄNNISKAN (80 procent).
Visar aspekter av medmänsklighet, exempelvis nyfikenhet, passion, lyhördhet, förståelse, vilja och kraft. Bryr sig om människorna i organisationen, vilket gör att medarbetarna bryr sig om organisationen tillbaka.
2 BESLUTSFATTAREN (68 procent).
Är inte rädd att fatta fel beslut. Satsar på många, mindre beslut i stället för få och stora. Kommer till skott – men sover gärna först på saken. Är sedan beredd att ompröva beslutet.
3 FÖRBÄTTRAREN (68 procent).
Låter medarbetarna lära sig nya saker, förbättras och växa.
4 GRUPPSKAPAREN (65 procent).
Välfungerande grupper bygger på gemensamt arbete. Ledaren är en gruppskapare som bidrar till att ge medarbetarna syfte och mening. Inser att chefen arbetar för medarbetarna, inte tvärtom.
5 BORTPRIORITERAREN (59 procent).
Gör färre saker och fastnar inte i onödiga detaljer. Skippar attgöra-listan. Tänker tvärtom. Prioriterar bort och delegerar.
6 RELATIONSFÖRÄDLAREN (59 procent).
Framgång skapas genom relationer och samhörighet. Ger medarbetarna tillit och förtroende. Bryr sig genuint om andra.
7 KOMMUNIKATÖREN (55 procent).
Kraft och riktning är grundstenarna i god kommunikation. När ledaren vet vart ni är på väg och är tydlig med detta skapas också trygghet i organisationen.
8 SJÄLVKÄNNAREN (49 procent).
Tar vara på det som gör hen unik. Litar på sig själv och sina instinkter, men är öppen med svagheter och vågar visa sig sårbar. Rådfrågar andra.
9 SPANAREN (48 procent).
Utan spaning ingen aning. Reflekterar och tar sig tid för eftertanke. Det är extra viktigt i dag när vi översköljs av information. Gör omvärldsbevakningar och bollar idéer med andra som inte tänker som hen själv, för att vidga vyerna.
10 VÄLBEFINNAREN (46 procent).
Återhämtning och vila är en förutsättning för framgång. Laddar batterierna för att orka. Mår chefen dåligt smittar det lätt av sig till medarbetarna.
Text: Gertrud Dahlberg.
Källa: Klokfaktorerna - 10 förmågor som förenar framgångsrika ledare av Svante Randlert.
Koll på konferensen
Planerar du en konferens nu i höst? Som chef vill du att så många som möjligt har kul och följer med. Men det finns några fallgropar att se upp med.
Planera aktiviteter som inkluderar
Som chef är det viktigt att du tar i beaktning att alla anställda har olika förutsättningar och planerar utifrån det.
Ska alla övernatta?
Är det nödvändigt för en bra konferens att övernatta så informera i god tid. Ha en dialog med medarbetarna och erbjud alternativ. De som inte kan övernatta kan åka hem på kvällen och komma tillbaka nästa dag och de som tycker att det känns obekvämt att dela rum kanske kan erbjudas ett enkelrum.
Får jag bjuda på Alkohol?
Om företagets policy medger det och du vill bjuda på alkohol är det viktigt att du tar ansvar för det. Ledorden här är måttfullhet och frivillighet. Som chef är det bra att vara tydlig kring att det finns alkoholfria alternativ och att det inte är något tvång att dricka alkohol.
Konferens på en helg
Innan du planerar en konferens är det bra att ställa dig frågan vad som är syftet med konferensen.
Är det viktigt för verksamhetens behov att den ligger på en helg så är det okej, men då måste det kommuniceras ut i god tid så att anställda har möjlighet att planera för det. Är syftet att skapa sammanhållning i gruppen kanske en helgkonferens inte är den bästa idén eftersom allas livssituationer ser olika ut. En helgkonferens kan troligtvis även innebära bortfall.
Hur långt bort kan man förlägga konferensen?
Det finns ingen gräns, men det är fördelaktigt om det finns goda kommunikationsvägar, annars finns det en risk att anställda tackar nej av den orsaken.
Alla ska med!
Om aktiviteterna inte har med anställningen att göra är det rimligt att de är frivilliga. Sedan kan du som chef uppmana till att delta, men alla är inte intresserade av samma saker och vill någon inte vara med så får du respektera det. Be om inspel på aktiviteter innan konferensen. Det är också viktigt att du är tydlig innan konferensen kring vad som är obligatoriskt och vad som är frivilligt och hur eventuell övertid blir kompenserad.
